MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : Instructions relatives à la reprise de la distribution des prêts bonifiés, et plus particulièrement des prêts MTS-JA
Bases juridiques : Circulaire SG/DAFL/SDFA/C2007-1511 du 3 avril 2007 ; Circulaire DGFAR/SDEA/C2007-5007 SG/DAFL/SDFA/C2007-1506 du 13 février 2007
Résumé : La présente circulaire a pour objet de préciser les modalités transitoires d'instruction des demandes d'autorisation de financement (AF) par les DDAF (ou DDEA), dans l'attente du déploiement d'OSIRIS générique puis d'OSIRIS PB.
Cette circulaire décrit la procédure générale d'instruction et d'octroi des prêts bonifiés dans l'attente du déploiement des outils informatiques. Elle fournit dès à présent l'ensemble des supports opérationnels pour le traitement des prêts MTS-JA, et sera complétée au fur et à mesure par les supports nécessaires au traitement des autres catégories de prêts. Certaines annexes (dites transversales) de cette circulaire seront utilisées pour toutes les catégories de prêts.
MOTS-CLES : Prêts bonifiés - Instruction - Demandes d'AF - Prêts MTS-JA.

La présente circulaire a pour objet de préciser les modalités de traitement et d'instruction des demandes d'autorisation de financement (AF) par les directions départementales de l'agriculture et de la forêt (DDAF) ou directions départementales de l'équipement ou de l'agriculture (DDEA), de la réception de la demande d'AF au traitement de la confirmation de versement (CV), en attendant le déploiement d'OSIRIS générique puis d'OSIRIS PB.
Cette circulaire décrit l'ensemble de la procédure générale d'instruction et d'octroi des prêts bonifiés dans l'attente des outils informatiques (circulaire "socle"). Elle fournit dès à présent l'ensemble des supports opérationnels pour le traitement des prêts MTS-JA, et sera complétée au fur et à mesure des supports nécessaires au traitement des autres catégories de prêts.
Bien entendu, dès que les outils informatiques en cours de développement (OSIRIS) seront installés, la procédure transitoire décrite ci-après se trouvera allégée. Une nouvelle instruction vous sera alors adressée.
Dans la suite du texte, le terme "DDAF" signifie" DDAF" ou "DDEA" selon la structure en place dans le département.

I / Formulaires transitoires de demandes d'autorisation de financement
II/ Instruction des demandes d'AF
A. Réception de la demande d'AF
B. Instruction et délivrance des AF dans l'attente de la mise à disposition progressive des outils informatiques par le CNASEA.
1. Enregistrement et suivi des demandes d'AF
2. Contrôle formel et contrôle de la présence des pièces justificatives
3. Contrôle des critères d'éligibilité
4- Rejet de la demande d'AF
5. Calcul du coût budgétaire et engagement comptable
5.a) Réalisation de l'engagement comptable par la DR CNASEA
5.b) Informations des DDAF et des DRAF sur la consommation des enveloppes
III/ Réception et traitement des CV
Table des annexes

I / Formulaires transitoires de demandes d'autorisation de financement

L'instruction sous OSIRIS, ainsi que les modalités de gestion prévues dans la nouvelle convention d'habilitation des établissements de crédit, nécessitent une modification des différents formulaires utilisés jusque fin 2006.
Il est notamment nécessaire de renseigner des données non demandées jusque là. Par ailleurs, par souci de simplification, la présentation et la nomenclature de tous les formulaires de demandes d'aide du second pilier doivent maintenant être harmonisées.
Pour toutes ces raisons, les formulaires utilisés jusque fin 2006 ne sont plus utilisables en l'état, et de nouveaux formulaires sont mis en circulation.
Cependant, à la demande des établissements de crédit, afin de ménager une transition entre anciens et nouveaux formulaires, la solution suivante a été adoptée, temporairement, pour l'ensemble des formulaires :
- les formulaires utilisés jusque fin 2006 sont conservés,
- Ils doivent toutefois impérativement être accompagnés de la nouvelle annexe complémentaire élaborée pour recueillir les données maintenant nécessaires à l'instruction et à la gestion des prêts. L'annexe a été volontairement limitée aux données strictement nécessaires à ce jour, et ne reprend donc pas l'ensemble des renseignements demandés dans les nouveaux formulaires complets et définitifs qui seront mis en circulation dès que possible.
Ainsi, les demandes d'AF recevables sont les suivantes : elles ont été déposées par un établissement de crédit habilité à distribuer des prêts bonifiés pour la période 2007-2013 et comprennent :
- les formulaires de demande d'AF complets, à savoir l'original et 3 copies de chaque feuillet (feuillets des formulaires utilisés jusque fin 2006 et annexe complémentaire),
- L'exemplaire original de la nouvelle fiche de demande d'aide et d'engagement (transmise aux établissements de crédit en même temps que l'annexe complémentaire) signée par l'exploitant,
- La totalité des pièces justificatives nécessaires à l'instruction de la demande et dont la DDAF n'est pas déjà en possession,
Exemple : remplissage du formulaire de demande de MTS-JA pour l'achat d'un tracteur dans le cas d'une demande de prêt réalisée par un JA individuel, sans reprise ou acquisition de parts sociales.
L'établissement de crédit doit remplir le formulaire intitulé DAF-MTS-JA, à l'exception du numéro AMEXA et des montants demandés aux lignes 9 et 10 du cadre " Le prêt bonifié ".
L'établissement de crédit remplit également le formulaire DAF-MTS-JA-annexe, ainsi que le nouveau formulaire DAFL-MTS-JA-CONV 07-13 ANNEXE :
o cadre " IDENTIFICATION DU BENEFICIAIRE INDIVIDUEL (ou des JA transférant leurs droits à prêts à une EARL) " : seule la première ligne du tableau doit être remplie ;
o cadre " INFORMATIONS TECHNIQUES CONCERNANT LE DEMANDEUR OU L'EXPLOITATION " : si l'établissement de crédit n'a pas rempli ce cadre, la DDAF devra le renseigner ;
o cadre " DESCRIPTION DE L'OBJET FINANCE " ;
o cadre " PARTS SOCIALES (si le code objet débute par 7xx) " : ne doit pas être rempli dans le cas présenté en exemple ;
o cadre " DESCRIPTION GENERALE DU PRET " ;
o cadre " NUMERO D'ENGAGEMENT COMPTABLE " : doit être rempli par la DDAF.
La fiche de demande d'aide et d'engagement insérée dans le nouveau formulaire DAFL-MTS-JA-CONV 07­13 ANNEXE doit être fournie par l'établissement de crédit au JA demandeur du prêt qui la signe et la lui retourne. L'établissement conserve alors une copie dans le dossier de prêt, transmet une autre copie au demandeur, et envoie l'original en même temps que la demande à la DDAF qui le conserve.

Parallèlement au circuit de la fiche de demande d'aide et d'engagement, l'établissement de crédit envoie l'original des formulaires DAF-MTS-JA, DAF-MTS-JA-annexe et DAFL-MTS-JA-CONV 07-13 ANNEXE (annexe 1a) à la DDAF concernée, ainsi que 2 copies (une destinée à la DR-CNASEA et une autre retournée à l'établissement de crédit après la décision d'octroi ou de rejet par la DDAF), et conserve une troisième copie dans le dossier de prêt.

II/ Instruction des demandes d'AF

A. Réception de la demande d'AF

L'établissement de crédit adresse à la DDAF les formulaires complets de demande d'AF (y compris les fiche de demande d'aide et d'engagement signés des demandeurs du prêt), éventuellement regroupés, sous un bordereau d'envoi portant les numéros d'identification des demandes d'AF.
Dès réception de la demande d'AF en DDAF, la date de réception est portée sur le formulaire de demande, ainsi que le numéro du département et l'année, puis la DDAF accuse réception de cet envoi en retournant à l'établissement de crédit le bordereau d'envoi complété de la date de réception en DDAF.

B. Instruction et délivrance des AF dans l'attente de la mise à disposition progressive des outils informatiques par le CNASEA.

Dans l'attente de la mise en place des outils informatiques OSIRIS par le CNASEA, la procédure suivante vise à permettre aux DDAF de prendre en charge et d'être informée de toutes les étapes de l'instruction et de la mise en place d'un prêt. La procédure sera allégée ou modifiée au fur et à mesure de la mise à disposition des outils informatiques par le CNASEA.
Il est demandé de retracer avec la plus grande rigueur les différentes étapes de la procédure et de respecter les formats prédéfinis pour permettre la consolidation des données et leur reprise future dans l'application OSIRIS ⁽¹⁾

1. Enregistrement et suivi des demandes d'AF
Dès leur réception, vous devez enregistrer les demandes d'AF dans un fichier de suivi (Annexe 2b : fichier de gestion des prêts et de suivi des enveloppes). Ce tableau a pour vocation de suivre pour un prêt donné les différentes étapes du traitement de la demande, et retrace les informations permettant de décrire:
- le demandeur,
- l'investissement financé par le prêt,
- les caractéristiques financières du prêt,
- les éléments afférents à l'engagement comptable.
Ce tableau sera complété au fur et à mesure des différentes étapes de l'instruction, jusqu'au traitement de la CV.

2. Contrôle formel et contrôle de la présence des pièces justificatives
Vous devez avant tout vérifier que le formulaire de demande d'AF est complet et comporte bien et en nombre d'exemplaires suffisant:
- les annexes requises dûment renseignées,
- la fiche de demande et d'engagement correspondante signée
- l'ensemble des pièces justificatives nécessaires à l'instruction et non déjà possédées par la DDAF.
Dans le cas contraire, la DDAF en informe l'établissement de crédit selon des modalités convenues entre la DDAF et le correspondant de l'établissement de crédit.

3. Contrôle des critères d'éligibilité
L'éligibilité des demandes d'AF est contrôlée de manière exhaustive. Le contrôle comprend la vérification de l'éligibilité du demandeur (âge, nationalité, capacité professionnelle, revenus...) et de la demande (éligibilité de l'investissement, concordance avec le plan le cas échéant, taux d'aide, respects des plafonds...). Outre les éléments du dossier présents en DDAF, vous pourrez vous appuyer pour l'instruction sur :
- les informations issues de l'application agrinvest qui demeure accessible en mode consultation (vérification des droits et plafonds, des objets figurants dans les plans),
- les tables de subvention équivalente notifiées trimestriellement par voie de circulaire pour les vérifications faisant intervenir le montant de la subvention équivalente (vérification du plafond communautaire pour les prêts MTS/JA ou pour les prêts de consolidation sous régime de minimis) ,
Vous devez retracer le résultat des contrôles sur la fiche de contrôle d'éligibilité spécifique aux MTS-JA (annexe 3 : Fichier de contrôle de l'éligibilité du demandeur et de l'éligibilité de la demande). Cette fiche doit être datée et signée par l'agent qui a réalisé le contrôle de l'éligibilité, elle vaut rapport d'instruction.

4- Rejet de la demande d'AF
Si à l'issue de l'instruction décrites au 3- les conclusions sont " la non-conformité " de la demande, alors la procédure à retenir est celle décrite au point 211 de l'annexe à la Convention d'habilitation des établissements de crédit reprise dans la circulaire du 3 avril 2007, reproduit ci-dessous.

211 - Rejet

La demande d'AF est non recevable pour absence d'enveloppe départementale allouée pour l'année à la catégorie de prêt ou pour cause de non-conformité réglementaire : la DDAF retourne alors le formulaire à l'établissement de crédit et notifie le rejet en le motivant. Toutefois, dans le cas où le défaut de conformité peut manifestement être aisément redressé, le DDAF peut prendre contact avec l'établissement de crédit et, selon des formes convenues avec le correspondant départemental, procéder aux rectifications nécessaires de façon à éviter le rejet initial et le renvoi ultérieur d'une même demande.
La décision de rejet est retracée dans le tableau de suivi. Dans le cas où la demande d'AF fait l'objet d'une décision de rejet, il ne lui est pas attribuée de numéro d'ordre.

5. Calcul du coût budgétaire et engagement comptable
Si à l'issue de l'instruction décrite au 3- les conclusions sont " la conformité " de la demande, alors la DDAF attribue un numéro d'ordre à l'autorisation de financement qui est reporté dans le tableau de suivi. L'attribution de ce numéro d'ordre se fait, sauf cas particulier, en respectant l'ordre d'arrivée des demandes en DDAF par catégorie d'enveloppe.
Les différentes enveloppes notifiées par les DRAF respectent le regroupement suivant :

Il n'y a pas de fongibilité entre les différentes catégories de prêts de la sous-action 227-2-42

L'étape suivante est le calcul du coût budgétaire national, qui permet de mettre à jour le disponible des enveloppes pour chaque catégorie de prêts au fur et à mesure de l'octroi des prêts.
Ce calcul est réalisé à partir d'un fichier de calcul (annexe 2c : fichier de calcul du coût budgétaire national). Il est demandé de nommer chaque fichier par le numéro de l'AF concernée ⁽²⁾ afin de conserver une trace du calcul pour chaque demande de prêt.
Les éléments nécessaires au calcul, outre ceux renseignés sur l'AF, sont :
- Le taux de base : ce taux est décrit au point d) de l'article 3 des conventions habilitant les-établissements de crédit à distribuer des prêts bonifiés pour la période 2007-2013. Les valeurs de ce taux sont mises à jour par voie de circulaire en même temps que les taux des prêts calamités et que la table des valeurs de la subvention équivalente.
- Le taux de rémunération des établissements de crédit : en 2007 la valeur est de 25 points de base (=0,25%) et diminuera ensuite de 2 points de base (0,02%) au 1^er janvier de chaque année.
- Le taux de cofinancement communautaire : en métropole, il est fixé à 50% (pour la part relative à la bonification) pour les prêts MTS-JA, à l'exception des secteurs de l'aquaculture et des projets équestres sans activités d'élevage associées, pour lesquels il n'y a pas de cofinancement communautaire ⁽³⁾ Il n'y a pas de cofinancement communautaire pour les autres catégories de prêt (PSM, MTS-CUMA, prêts calamités,...).
Après calcul du coût budgétaire national, le fichier d'engagement comptable ⁽⁴⁾ (annexe 2d : fichier d'engagement comptable) doit être complété.
Le fichier d'engagement comptable daté et signé est ensuite transmis à la DR-CNASEA à laquelle est rattachée la DDAF.

5.a) Réalisation de l'engagement comptable par la DR CNASEA
Si les disponibilités de l'enveloppe sont suffisantes, la DR-CNASEA procède à l'engagement comptable sous OCEAN, et complète la fiche d'engagement avec les différents numéros d'engagement comptable. Elle la retourne ensuite à la DDAF. Il est demandé aux DR CNASEA de limiter au maximum le délai séparant la réception du formulaire d'engagement de son retour à la DDAF.
L'annexe du formulaire de demande d'AF est alors complétée par le numéro d'engagement comptable. L'AF est alors signée par le Préfet ou les services de la DDAF par délégation, qui en envoient une copie (feuillet de la couleur indiquée) à l'établissement de crédit et au CNASEA. Un courrier de notification de l'octroi de l'aide est envoyé au bénéficiaire du prêt par la DDAF (annexe 5 : courrier de notification de l'octroi de l'AF au bénéficiaire du prêt). Le fichier de gestion et de suivi est alors complété.
Un exemplaire de l'AF signé du DDAF est conservé par la DDAF.
Si les disponibilités de l'enveloppe sont insuffisantes pour pouvoir engager toutes les AF alors la DR CNASEA retourne le formulaire en indiquant en lieu et place du numéro d'engagement comptable la mention FA (file d'attente). La DDAF pourra pour des cas dûment justifiés modifier l'ordre de la file d'attente indiqué par le numéro d'AF et en informer la DR CNASEA.

5.b) Informations des DDAF et des DRAF sur la consommation des enveloppes
Le fichier de gestion des prêts et de suivi des enveloppes comporte un onglet de suivi mensuel de consommation des enveloppes. Vous transmettrez mensuellement ce tableau à votre DRAF ⁽⁵⁾ ou à un rythme plus élevé en cas de besoin. Les DRAF renverront quant à elles chaque mois la situation consolidée de leur région au Ministère de l'agriculture et de la pêche (SG/DAFL/SDFA/BCA).
Ces modalités de suivi des enveloppes par les DDAF sont destinées à accompagner provisoirement la gestion des enveloppes dans OCEAN puis OSIRIS. Dès que le système informatique sera en place, leur utilisation par les DDAF pourra être abandonnée. Les instructions nécessaires vous seront communiquées.

III/ Réception et traitement des CV

Un formulaire de confirmation de versement (CV) est envoyé à la DR CNASEA par l'établissement de crédit dès la réalisation du prêt (et dans un délai de 30 jours ⁽⁶⁾ à compter de la date de réalisation du prêt). Dans l'attente de la mise en circulation du formulaire définitif de CV, une annexe complémentaire doit être systématiquement jointe au formulaire utilisé sous la précédente convention (pour les mêmes raisons que les formulaires de demandes d'AF).
Les formulaires de CV sont réceptionnés et contrôlés par la DR CNASEA selon les dispositions décrites dans la convention habilitant les établissements de crédit à distribuer des prêts bonifiés pour la période 2007-2013, ainsi que dans son annexe I.
Dans l'attente de la mise à disposition via l'outil OSIRIS PB des informations concernant les CV (caractère mono ou multiversement, le cas échéant ajustement des montants de CV...), les établissements de crédit adresseront copie des exemplaires aux DDAF. Ces copies seront transmises par lot aux DDAF à un rythme adapté à la volumétrie locale et à l'avancement dans l'année civile (plus espacé en début d'année, plus rapproché en fin d'année). Dans tous les cas, le délai entre chaque envoi ne devra pas être excéder le mois.
Dans l'attente de la mise en place dans l'outil OSIRIS PB de la fonctionnalité de saisie des informations relatives aux justificatifs de l'investissement tels que prévus au point 224 de l'annexe au cahier des charges de la Convention, la DR CNASEA procèdera provisoirement à la saisie de ces informations sur une application dédiée dont le développement est en cours de finalisation. A la demande de la DDAF, le CNASEA adressera à celle-ci la liste (éventuellement le fichier) attestant de la réalisation des vérifications des justificatifs.
Dans le cas où le montant de justificatifs manquant est supérieur à 10% du montant des justificatifs attendus, ou supérieur à 1000 euros, la DR CNASEA en informe la DDAF. Celle-ci examine les suites à donner, notamment en matière de déclassement. Si la DDAF reçoit de la part de l'établissement de crédit un avis de modification régularisant le montant du prêt à la date de réalisation alors la DDAF ne donne pas suite au déclassement. Dans le cas contraire la DDAF procède au déclassement du prêt à compter de la date de réalisation.
Dans le cas où le montant de justificatifs manquants est inférieur à 10% du prêt et inférieur de moins de 1000 euros au montant de justificatifs attendus, la DR CNASEA procède à un ajustement du montant du prêts. Elle édite une nouvelle CV au montant ajusté dont elle transmet copie à l'établissement de crédit. Elle en informe la DDAF qui notifie l'ajustement du prêt au bénéficiaire du prêt ainsi qu'à l'établissement de crédit dans les 15 jours à compter de la date de décision.
Observation : Il est possible que l'établissement de crédit et le bénéficiaire du prêt, pour des raisons diverses, souhaitent revenir sur la demande d'autorisation de financement et demande son annulation dans ce cas, la DDAF pourra accepter d'annuler une demande d'AF tant que la confirmation de versement n'a pas été adressée par l'établissement de crédit au CNASEA.
Avant d'accepter d 'annuler une AF, la DDAF demandera à l'établissement de crédit et à l'emprunteur de lui fournir une attestation écrite du renoncement commun au bénéfice du prêt. Ce document sera conservé au dossier du prêt. Un formulaire d'engagement comptable sera adressé au CNASEA pour libérer les crédits correspondants.

Remarque : L'annexe 2a "mode d'emploi chronologique des 3 fichiers de gestion" récapitule étape par étape les procédures d'instruction des demandes d'AF et du suivi des enveloppes.

Le directeur des affaires financières
et de la logistique
François de La Guéronnière

( 1) Ce suivi nécessite une connaissance minimale du tableur excel. Un inventaire des fonctions et manipulations de fichiers à connaître est décrit en annexe pour faciliter une appropriation ciblée et rapide par les gestionnaires qui ne seraient pas familiers avec cet outil.
( 2) Cette opération se réalise automatiquement lors de l'enregistrement grâce au bouton "sauvegarder les données de l'AF".
( 3) La Commission européenne étudie la possibilité de retenir ces deux secteurs dans le périmètre des dispositifs cofinancés dans le cadre du PDRH comme les autres secteurs bénéficiant des aides à l'installation.
( 4) Le formulaire d'engagement groupé vise à limiter les supports papier dans le cas où plusieurs AF sont instruites simultanément. Les envois au CNASEA doivent respecter dans la mesure du possible un rythme infra-hebdomadaire.
( 5) Afin de respecter la confidentialité des données, les restitutions d'enveloppes pourront se limiter à un état agrégé de la consommation par enveloppe. Les informations relatives au suivi des AF ne seront pas transmises que ce soit par courrier papier ou électronique.
( 6) Jours ordinaires du calendrier sans distinction entre les jours ouvrables, les jours ouvrés, les jours fériés et les jours chômés, cf point 222 de l'annexe I de la convention d'habilitation des établissements de crédit à distribuer des prêts bonifiés à l'agriculture2007-13.

Table des annexes :

Les annexes marquées d'un * sont des annexes transversales à utiliser pour toutes les catégories de prêts bonifiés (hors éventuels prêts de consolidation et de trésorerie)

ANNEXES

HAUT