MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : Compétences des différents pouvoirs adjudicateurs en administration centrale - Rôle du responsable ministériel des achats désigné pour le ministère de l'agriculture et de la pêche
Bases juridiques :
décret n2006-975 du 1^er août 2006 modifié portant code des marchés publics,
décret n2009-300 du 17 mars 2009 portant création du service des achats de l'État,
décision du 27 mars 2009 portant nomination du responsable ministériel des achats,
(publiée au Bulletin officiel du Ministère de l'agriculture et de la pêche)
note de service SG/SAFSL/SDABC/SDLP/N2009-1502 du 20 janvier 2009 relative à la mise à jour des règles de traitement des achats au sein de l'administration centrale- règles relatives aux marchés à procédure adaptée passés par les services centraux
Résumé : La présente circulaire actualise les compétences de chacun des pouvoirs adjudicateurs en administration centrale. Par ailleurs, dans le cadre de la révision générale des politiques publiques, un " responsable ministériel des achats " a été désigné pour piloter certains segments d'achats courants du ministère et assurer le rôle de référent par rapport au service des achats de l'Etat, nouvellement créé. La présente circulaire explicite l'organisation à mettre en place entre les différents pouvoirs adjudicateurs et ce responsable ministériel des achats.
Mots-clés : marchés publics, achat, pouvoir adjudicateur, responsable ministériel des achats

1. Les compétences des pouvoirs adjudicateurs au sein de l'administration centrale sont actualisées.
1.1 Le regroupement des achats de même nature autour d'autorités spécialisées est maintenu.
1.2. Certaines compétences en matière d'achat sont redistribuées de la façon suivante :
1.3. Dans certains cas limitatifs, les achats doivent être effectués après avis d'une autre direction.
1.4. Un dispositif particulier est prévu pour éviter la passation d'éventuels achats " dissidents" :

2. Modalités d'intervention du responsable ministériel des achats au sein du ministère :
2.1. La mise en place du service des achats de l'Etat (SAE).
2.2. La désignation d'un responsable ministériel des achats (RMA).
2.3. Le rôle du RMA varie selon que le segment d'achat est jugé ou non prioritaire par le service des achats de l'Etat.
2.3.1. Le RMA intervient en priorité sur les segments d'achat relevant du périmètre d'intervention du SAE.
2.3.2. Pour les achats qui ne relèvent pas du périmètre du SAE, le RMA peut intervenir dans les segments prioritaires, à fort enjeu économique.
2,3.3. Dans le cas des achats spécifiques relevant de l'annexe F, le RMA intervient en soutien.

3. Le RMA est également amené à intervenir au niveau des services déconcentrés du ministère ; ce domaine d'intervention du RMA n'est pas traité dans la présente circulaire.

1. Les compétences des pouvoirs adjudicateurs au sein de l'administration centrale sont actualisées.

Les nouvelles orientations en matière d'organisation des achats nous conduisent à ajuster la répartition des compétences en matière de passation des marchés publics prévues par la circulaire DAF/SDAB/C2005-1501 - SAJ/SDPESTM/C2005-9101 du 4 janvier 2005 qui est, de fait, abrogée.

1.1 Le regroupement des achats de même nature autour d'autorités spécialisées est maintenu.

Conformément à l'article 5-II du code des marchés publics, pour une prestation donnée, ce sont les besoins de l'ensemble des services de l'administration centrale qui doivent être pris en compte pour déterminer la procédure de passation à mettre en œuvre.

Ce principe conduit, pour la majorité des achats, à ce qu'une autorité unique (appelée pouvoir adjudicateur) évalue le besoin, passe et suive les marchés correspondants, quels que soient les services qui seront en définitive utilisateurs de la prestation commandée. L'appréciation des seuils des marchés publics est donc réalisée au regard des besoins de la totalité des services et directions et non au niveau de chacun d'entre eux.
Les annexes A à E à la présente circulaire précisent les champs de compétence respectifs des directions et services.

La mutualisation des achats répond également à un souci d'efficacité économique : elle permet de renforcer la position du ministère face aux fournisseurs et d'obtenir des offres plus compétitives. Le nombre des procédures administratives liées à l'achat est par ailleurs réduit.

Par exception, certains besoins particuliers, liés à la gestion de proximité des services, justifient un fractionnement de l'achat au sein de l'administration centrale. Pour ces achats spécifiques, cités en annexe F, chaque directeur général, directeur ou chef de service est compétent pour passer directement ses propres marchés. La computation des seuils de ces marchés est réalisée à leur propre niveau, dans les conditions prévues à l'article 27 du code des marchés publics.

1.2. Certaines compétences en matière d'achat sont redistribuées de la façon suivante :

L'achat et le développement de logiciels et de progiciels spécifiques, l'assistance à maîtrise d'œuvre informatique ainsi que l'infogérance d'un système informatique, antérieurement prévus à l'annexe F, relèvent désormais de la seule compétence de la Sous-direction des systèmes d'information.
L'achat de prestations de formation initiale professionnelle (hors services de qualification et d'insertion professionnelle) qui relevait de la seule Sous-direction du développement professionnel et des relations sociales, relève désormais de chacune des structures (annexe F), sous réserve d'un avis préalable de la SDDPPRS (voir point 1.3).
L'ancienne rubrique relative à l'organisation de " colloques et d'évènements " est scindée en deux :
► chaque structure est compétente pour les achats nécessaires à l'organisation pour son propre compte d'un colloque ou d'un séminaire.
► la DICOM est responsable des achats nécessaires à l'organisation des colloques et des séminaires entrepris pour le compte de plusieurs structures.

1.3. Dans certains cas limitatifs, les achats doivent être effectués après avis d'une autre direction.

La SDDPRS doit rendre un avis sur tout projet de marché de formation professionnelle continue spécifique et de formation initiale professionnelle (hors services de qualification et d'insertion professionnelle) passé dans le cadre de la rubrique F.
La DICOM doit rendre un avis sur tout marché de création d'imprimés simples ou spécifiques passé dans le cadre de la rubrique F.
Lors de l'engagement comptable du marché, cet avis est demandé par le CSCF.

1.4. Un dispositif particulier est prévu pour éviter la passation d'éventuels achats " dissidents" :

L'annexe I de la présente circulaire précise, pour chaque catégorie d'achat :
- le compte de charges adéquat, numérotation utilisable dans le logiciel ACCORD,
- ou le groupe marchandises et la désignation qui seront utilisables dans le logiciel CHORUS.
Le centre de service comptable et financier (CSCF) vérifie pour chaque achat que le pouvoir adjudicateur est bien autorisé à utiliser le compte de charges ou le groupe marchandises afférent.
Par ailleurs, le BCPA et le CSCF s'assurent qu'un marché n'a pas déjà été conclu pour répondre aux mêmes besoins.
Ce double contrôle permet de faire respecter le principe de spécialité des pouvoirs adjudicateurs et de détecter la passation de marchés " dissidents ".

2. Modalités d'intervention du responsable ministériel des achats au sein du ministère :

En 2007, le Conseil de modernisation des politiques publiques a lancé une réforme de l'organisation des achats de l'État. Son objectif est de doter l'État de méthodes d'achat plus efficaces et plus respectueuses du développement durable. Cette organisation repose sur la création d'un service des achats de l'Etat et sur la désignation dans chaque ministère d'un responsable des achats.

2.1. La mise en place du service des achats de l'Etat (SAE).

Ce service à compétence nationale, rattaché au ministère chargé du budget, définit la stratégie à suivre pour certains segments d'achat courants, au plan interministériel. Il fixe le périmètre d'achat le plus pertinent (national, régional ou local) et détermine le service chargé de mener l'achat pour le compte de l'Etat (un ministère, l'UGAP, le SAE lui-même ou un de ses relais locaux placé sous l'autorité des préfets).
Dès lors que le SAE décide de lancer une procédure d'achat pour le compte des services de l'Etat, cette décision s'impose à tous les ministères.

2.2. La désignation d'un responsable ministériel des achats (RMA).

Le RMA participe aux travaux du SAE et à l'élaboration des stratégies interministérielles. Il coordonne ensuite les directions du ministère pour mettre en place les orientations définies par le SAE en matière d'achat courants.
Il est par ailleurs responsable de l'animation de la filière achat du ministère (tous types d'achats) et participe à sa professionnalisation.
Le Sous-directeur de la logistique et du patrimoine a été désigné en tant que RMA. Il exerce ses fonctions sous l'autorité du Secrétaire général et est amené à rendre des comptes au directeur du SAE
Sa responsabilité sur les achats est de nature technique : le RMA ne se substitue pas aux pouvoirs adjudicateurs lors de la signature des marchés mais leur apporte un appui en terme de techniques d'achat.

2.3. Le rôle du RMA varie selon que le segment d'achat est jugé ou non prioritaire par le service des achats de l'Etat.

2.3.1. Le RMA intervient en priorité sur les segments d'achat relevant du périmètre d'intervention du SAE.
L'activité du SAE couvre aujourd'hui neuf segments d' achats courants :
► les fournitures, mobiliers et matériels de bureau ;
► les matériels informatiques, les progiciels et services associés ;
► les matériels et les services de télécommunication ;
► les services de transports de biens et de personnes ;
► l'entretien et les aménagements immobiliers, les maintenances d'installations techniques ;
► les véhicules non spécialisés, les carburants et lubrifiants ;
► les matériels et services d'impression, expéditions, affranchissements et routages ;
► les énergies, les fluides ;
► les services financiers, services d'assurances et services bancaires.
Cette liste peut être complétée par arrêté du ministre du budget, pris après avis du comité d'orientation du SAE.

Pour ces achats, le RMA :
► veille à ce que le ministère participe activement aux réflexions menées par le SAE,
► diffuse auprès des services intéressés les orientations ainsi fixées,
► coordonne les services prescripteurs pour le recensement de leurs besoins en vue des marchés interministériels,
► s'assure que le ministère intègre systématiquement les marchés initiés par le SAE.
Le RMA diffuse en interne des outils, méthodes de travail et bonnes pratiques (fiches de procédures, articles de vulgarisation relatifs aux achats, panier de prix...). Ces informations sont mises à disposition sur l'intranet du ministère, sous la rubrique " commande publique ".
Pour les achats stratégiques, le RMA peut proposer aux services prescripteurs de réaliser un référencement des fournisseurs potentiels (profil des fournisseurs, solidité financière, atouts de l'entreprise en terme de démarches qualité, politique de coûts, références ...).
Le RMA participe enfin au suivi de la performance, au moyen d'indicateurs de suivi et de la cartographie des achats du ministère. Il en rend compte au Secrétaire général et au directeur du SAE.
Pour atteindre ses objectifs, le RMA s'appuie sur les compétences du bureau de la commande publique et des achats et du bureau des moyens logistiques.
Les achats courants visés ci-dessus relèvent de la SDLP et de la SDSI (pour les matériels informatiques, les progiciels et services associés, les matériels et les services de télécommunication). Une convention passée entre les deux structures précise l'organisation à mettre en place.

2.3.2. Pour les achats qui ne relèvent pas du périmètre du SAE, le RMA peut intervenir dans les segments prioritaires, à fort enjeu économique.
Les achats courants non couverts par le SAE sont les suivants :
- les achats de formations,
- les achats de communication,
- les achats de restauration,
- les frais de représentation,
- les marchés de prestations intellectuelles, notamment les prestations informatiques.
Les achats " métiers " correspondant à des besoins techniques propres au ministère, ne relèvent pas non plus du périmètre du SAE (achat de vaccins, prestations d'observation en mer, ...).
Pour ces achats, l'intervention du RMA comprend :
► une programmation annuelle des marchés,
► une assistance en tant que de besoin du Bureau de la commande publique et des achats, dès que le montant de l'achat envisagé dépasse 20 000 €HT. Cette assistance a pour objectif de sécuriser et d'optimiser les achats, de standardiser les procédures et d'alléger les tâches administratives des directions,
 des actions tendant à la professionnalisation de la filière achats (formations, élaboration de fiches de postes spécialisées).
Le RMA peut également fixer des objectifs qualitatifs en terme d'achat (exemple : intégration de critères environnementaux et sociaux dans le cahier des charges d'un marché) ou de véritables objectifs économiques (exemple : pourcentage d'économie à dégager dans le cadre d'une négociation avec des fournisseurs).
Ces objectifs sont définis dans le cadre de rencontres périodiques entre le RMA et chaque service (SDSI, DICOM, SDDPRS, SAJ, DGAL, DPMA, DGPAAT).

2.3.3. Dans le cas des achats spécifiques relevant de l'annexe F, le RMA intervient en soutien.

Le RMA n'intervient pas directement pour ce type d'achats, toutefois les bonnes pratiques acquises dans la passation des achats relevant directement du RMA doivent également être appliquées.

3. Le RMA est également amené à intervenir au niveau des services déconcentrés du ministère ; ce domaine d'intervention du RMA n'est pas traité dans la présente circulaire.

Ce nouveau dispositif fait l'objet d'une mise en œuvre progressive qui gagnera en consistance avec la mise en place des contrats de services précités. Un bilan sera effectué sur la mise en place du RMA au terme d'une année de fonctionnement.

Le Secrétaire Général
Jean Marie AURAND

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