ORDRE DE METHODE

MINISTERE DE L'ALIMENTATION,
DE L'AGRICULTURE ET DE LA PÊCHE

Objet : Tutelle des établissements de l'élevage - guide
Références :
- les articles R.653-42 à R. 653-48 du code rural
- l'arrêté du 10 avril 2007 relatif aux établissements de l'élevage
- l'arrêté du 30 décembre 2008 portant agrément des établissements de l'élevage.
Résumé : L'objet de cette note est de présenter le nouveau dispositif d'exercice de la tutelle des établissements de l'élevage (EdE) et de vous transmettre le guide de la tutelle. La responsabilité de cette tutelle relève du Préfet de département. Le pilotage de cet exercice est confié à la DRAAF. Cette tutelle s'appuie sur la réalisation d'audits conduits selon un rythme modulable en fonction des résultats mesurés par rapport à des objectifs définis.
Mots-clés : tutelle, identification, certification, EdE

I - Contexte
Les pouvoirs public confient aux établissements de l'élevage agréés des missions dont ils ont la charge exclusive dans une circonscription définie :
► l'identification des animaux de rente,
► l'enregistrement et la certification de la parenté (ECP) des ruminants.
Les EdE ont été agréés par l'arrêté du 30 décembre 2008, arrêté qui définit les exigences relatives aux missions confiées. L'exercice de la tutelle vise à faire partager les objectifs retenus, garantir l'autonomie de moyen du délégataire et s'assurer d'une reddition des comptes. Il y a donc lieu de suivre localement la façon dont les EdE s'acquittent de leurs missions, tant sur le plan technique que financier. Au delà de ce suivi, l'exercice de la tutelle comporte une participation à la définition d'objectifs à atteindre par l'établissement, pour chacun des deux dispositifs (identification et enregistrement et certification de la parenté).
Au niveau national, la synthèse des suivis permet de définir des orientations globales. Des outils communs et formalisés ont été élaborés pour permettre l'accession à une vision d'ensemble et aider les services déconcentrés dans l'exécution de leurs missions.
II - Exercice de la tutelle
A - Attendus de l'exercice de la tutelle

1- Formaliser les modalités d'échanges d'informations entre les différents acteurs.
2- S'assurer que les conditions d'agrément soient remplies tout au long de l'exercice.
3- Décliner les objectifs nationaux pluriannuels qui sont proposés en objectifs annuels et définir des sous-objectifs complémentaires adaptés au contexte local en concertation avec l'EdE.
4- Suivre en continu les indicateurs correspondants et évaluer le fonctionnement de l'EdE en regard de ses objectifs.
5- Infléchir le pilotage du dispositif local en conséquence.
6- Remonter les indicateurs et proposer des orientations au niveau national.
B - Méthode
Le guide de la tutelle des EdE, disponible à l'annexe I, contient l'ensemble des outils nécessaires à cet exercice ainsi que leur articulation. Il définit les objectifs et indicateurs qui se déclinent au niveau local par une formalisation, conjointe entre les professionnels et la tutelle, de sous-objectifs et d'indicateurs adaptés à la typologie de la production et aux contraintes spécifiques.
Le suivi des dispositifs s'appuie sur l'analyse d'indicateurs techniques et financiers en nombre limités et passe par l'organisation de rencontres régulières entre la tutelle, l'EdE et les éventuels délégataires.
Outre ce suivi, l'évaluation de l'EdE est modulée en fonction des performances de chaque dispositif. Cette évaluation repose sur 3 outils :
► une grille d'évaluation,
► les éléments du système de gestion de la qualité mis en place par les EdE notamment les rapports d'audit,
► le questionnaire et le bilan annuel des services centraux du MAP.
Le bilan annuel tiré de l'exercice conduit à :
► mesurer la qualité des dispositifs et notamment l'atteinte des objectifs,
► mesurer l'efficacité des actions menées par l'EdE,
► mesurer les coûts de l'identification,
► mesurer les coûts de l'ECP,
► définir les axes d'amélioration.
Le bilan est présenté lors d'une réunion annuelle à l'ensemble des acteurs concernés pour permettre de dégager les objectifs et les actions de la prochaine campagne. Les éventuelles évolutions réglementaires sont également présentées. La synthèse du bilan et les indicateurs sont mis à disposition de l'administration centrale pour effectuer un bilan national et proposer des actions d'ensemble.
Une fois l'audit initial réalisé par vos soins, la fréquence de l'évaluation de l'EdE est triennale à condition que les cibles fixées soient atteintes. Cette fréquence pourra être allégée par la suite au regard du déploiement complet du système de management de la qualité mis en place par les EdE.
C - Organisation

1 - Organisation de l'exercice de la tutelle
2 - Les acteurs et leur rôle dans l'exercice de la tutelle
Le préfet du département dans lequel est situé le siège de l'EdE exerce la tutelle, il en assume la responsabilité vis-à-vis des usagers
Le DRAAF assure le pilotage de l'exercice en tant que responsable du -BOP et allocataire des moyens tant sur le plan budgétaire que sur le plan des ressources humaines. Il lui revient de répartir les moyens de façon adaptée à la conduite de l'exercice de la tutelle dans la région ainsi que d'évaluer l'exécution de cet exercice.
Le DRAAF assure la coordination, organise le recours à une mutualisation des compétences au niveau régional et rend compte aux responsables de programme via le dialogue de gestion et à travers des indicateurs de gestion et d'activité.
Les auditeurs du MAP en charge de l'évaluation de l'EdE sont choisis en fonction de l'organisation régionale.
Recommandation : il conviendra d'adapter l'organisation de la tutelle à la dimension de la circonscription de compétence de l'EdE.
Lorsque la DRAAF assure de façon opérationnelle l'exercice de la tutelle d'un EdE interdépartemental, il convient de s'assurer d'une délégation de signature du préfet de département vers le préfet de région si nécessaire.
Proposition : le suivi de la traçabilité s'appuie sur les compétences de la DDSV et le suivi des aspects institutionnels et de la génétique s'appuie sur les compétences de la DDAF.
Le bilan national est effectué par l'administration centrale et présenté en commission nationale d'identification.

D - Déploiement

Le déploiement s'effectue de façon progressive une fois les cibles des objectifs validées notamment en commission nationale d'identification. Une note d'information vous parviendra à cet effet.
L'année 2009 correspond à la phase de mise en place de l'exercice de la tutelle :
La tutelle vérifie que l'EdE remplit les conditions d'agrément (1ère partie de la grille d'évaluation) et dispose des moyens humains, organisationnels et financiers pour accomplir les missions qui lui sont confiées. Ces informations sont traitées en administration centrale.
L'analyse comptable de l'année civile 2009 est partielle. Elle vise à mesurer l'équilibre budgétaire de chaque mission et l'efficience des missions.
Les tarifs sont validés à la lumière de l'analyse comptable.
Les résultats sont présentés en CDSPA.
Une circulaire vous est envoyée à cet effet.
L'année 2010 correspondra au déploiement complet de l'exercice :
La tutelle vérifie que l'ensemble des points prévus par le cahier des charges et par la grille d'évaluation est conforme. Le SMQ des EdE est déployé entièrement.
L'analyse comptable de l'année civile 2009 est exhaustive.
Les tarifs sont validés à la lumière de l'analyse comptable.
Le compte-rendu du CDSPA est exhaustif. Il contient la synthèse de l'évaluation de l'EdE.
Une circulaire vous sera envoyée à cet effet.
L'année 2011 et les suivantes correspondront au pilotage des dispositifs en vitesse de croisière, l'évaluation de l'EdE et l'analyse comptable sont plus ou moins approfondies en fonction de la performance des dispositifs :
► le suivi est axé sur les objectifs et les indicateurs ;
► l'audit de l'EdE est effectué tous les 3 ans lorsque l'EdE ne présente aucune non-conformité majeure et que les cibles nationales sont atteintes ;
► l'analyse comptable est déterminée en fonction des écarts observés.
Les tarifs sont validés à la lumière de l'analyse comptable.
Le compte-rendu du CDSPA est exhaustif. Il contient la synthèse de l'évaluation de l'EdE basé sur les résultats du système de management de l'EdE et/ou du compte-rendu d'audit à l'aide de la grille.
Une circulaire vous sera envoyée à cet effet.

Une fois les circulaires envoyées, je vous remercie de me faire part des difficultés que vous pourriez rencontrer dans l'application de celle-ci.

Le directeur général adjoint
Chef du service de la Coordination des Actions Sanitaires
CVO
Jean-Luc ANGOT
Pour le directeur des politiques agricole, agroalimentaire et des territoires
Le sous-directeur des produits et marchés
Éric GIRY

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