NOTE DE SERVICE D'ACTION

MINISTERE DE L'ALIMENTATION,
DE L'AGRICULTURE ET DE LA PÊCHE

Objet : tutelle des établissements de l'élevage et bilan annuel 2008
Références :
les articles L.212-7 et R.653-42 à R. 653-48 du code rural,
l'arrêté du 10 avril 2007 relatif aux établissements de l'élevage,
l'arrêté du 30 décembre 2008 portant agrément des établissements de l'élevage et son annexe,
la circulaire C2009-8006 du 10 août 2009 relative au guide de la tutelle des établissements de l'élevage.
Résumé : cet OSA a pour objet d'initier l'exercice de la tutelle des établissements d'élevage (EdE) selon les nouvelles modalités définies par le guide. Une évaluation ciblée sur la maîtrise des délégataires de l'EdE, sur la comptabilité analytique et la tarification de l'EdE devra être effectuée à l'aide d'une grille d'évaluation et du questionnaire du bilan annuel dument rempli par l'EdE. L'ensemble de ces éléments devra être retourné avant le 15 septembre 2009.
Mots-clés : bilan - délégation - identification - certification de filiation - tutelle - EdE

1. Contexte

Les pouvoirs publics confient aux établissements de l'élevage des missions d'identification et d'enregistrement et de certification de la parenté. Ils ont la charge exclusive dans une circonscription définie par l'arrêté portant agrément des EdE du 30 décembre 2008. L'annexe de ce dernier définit des exigences et des conditions de fonctionnement.
Il y a donc lieu de suivre localement la façon dont les EdE s'acquittent de leurs missions, tant sur le plan technique que financier. Au delà de ce suivi, l'exercice de la tutelle comporte une participation à la définition d'objectifs à atteindre par l'établissement.
L'année 2009 correspond à une phase de mise en place du dispositif, parallèlement au déploiement du système de gestion de la qualité des EdE. C'est pourquoi l'évaluation de l'EdE est volontairement ciblée sur une partie des conditions d'agrément : des marges de progrès ont été définies sur l'année 2008 au cours du bilan annuel 2007 et lors de l'instruction des dossiers d'agrément en fin d'année 2008. Il convient donc que les exigences qualifiées de 'pré-requis' dans le cahier des charges d'agrément des EdE soit effectives en 2009.
Par ailleurs un déploiement progressif de l'évaluation permettra une appropriation plus aisée de ces nouvelles modalités d'exercice de la tutelle.
Au niveau national, la synthèse des suivis permet de définir des orientations globales. Des outils communs et formalisés sont donc élaborés pour permettre l'accession à une vision d'ensemble et vous aider dans votre mission.
A noter que cet exercice doit s'articuler avec la mise en place de la RGPP au sein des services déconcentrés et notamment le rôle de pilotage dévolue à la DRAAF.
Il vous est demandé pour le 30 septembre 2009 notamment à l'aide du guide de la tutelle proposé par la circulaire/ordre de méthode C2009-8006 du 10 août 2009 :
► de vous assurer de l'envoi par l'EdE du questionnaire relatif au bilan annuel 2008 ;
► d'analyser l'évolution des ratios comptables proposés dans le guide et disponibles dans le questionnaire du bilan annuel en regard des moyennes nationales et régionales ;
► d'évaluer l'EdE, à l'aide de la grille extraite du guide de la tutelle jointe en annexe de cette OSA, et de s'assurer que les exigences de l'agrément sont effectives notamment la conformité des règles comptables et la maîtrise des délégataires et des prestataires.
Les anomalies identifiées devront faire l'objet d'actions correctives avec le cas échéant un échéancier de mise en place.
Enfin lors de l'approbation du budget modificatif 2009 et du budget prévisionnel de l'exercice 2010 de la structure support de l'EdE, approbation associée à celle de la validation de la tarification de l'identification, vous devrez vous assurez qu'il n'existe pas d'incohérence entre le volume prévisionnel des recettes et les dépenses à engager sur les missions d'identification.

2. Récolte des informations

2.1 Grille d'évaluation

La grille d'évaluation disponible à l'annexe 1 est un extrait de la grille d'évaluation du guide de la tutelle. Elle s'attache à analyser les pré-requis notamment les exigences communes entre l'identification et l'ECP définies dans le cahier des charges, pour vérifier que l'EdE dispose des moyens humains, organisationnels et financiers pour accomplir les missions qui lui sont confiées. Comme en 2008, vous devez évaluer l'EdE à l'aide de la grille. Le bilan des évaluations sera traité et restitué par l'administration centrale.
La DDAF et/ou la DDSV ou la DRAAF selon les cas devront retourner cette grille complétée avant le 30 septembre 2009 à la Direction Générale de l'Alimentation - Sous Direction de la Santé et de la Protection Animales - Bureau de l'identification et du contrôle du mouvement des animaux- 251 rue de Vaugirard, 75 732 Paris cedex 15 soit au format 'papier' soit au format informatique à l'adresse suivante : bicma.sdspa.dgal@agriculture.gouv.fr. Dans ce dernier cas merci d'indiquer le numéro du département siège de l'EdE dans le nom du fichier.

2.2 Questionnaire et bilan 2008

Le bilan de l'activité des EdE présente un volet technique qui vise à évaluer la conformité des procédures mises en œuvre par l'EdE et un volet financier qui vise à en mesurer le coût. Le bilan technique et le bilan financier sont établis sur l'année civile.
Le volet technique (tableau 12 du questionnaire) s'attache à analyser :
 la maîtrise des délégations et des prestataires,
 le suivi des élevages,
 la formalisation des procédures,
 le suivi des dysfonctionnements et des suites à donner,
 la certification de la parenté.
Pour le volet financier le questionnaire est basé sur le même principe que le questionnaire 2007. Il intègre les exigences du cahier des charges d'agrément des EdE. Il permet notamment l'analyse comptable des missions "identification" et "ECP" ainsi que la comparaison des coûts entre chaque circonscription mais surtout d'une année sur l'autre pour un même délégataire. Afin d'homogénéiser les réponses, une page d'aide à la rédaction de la réponse est proposée en début de questionnaire et certaines questions sont complétées d'annotations en bas de page.
Ce questionnaire est un fichier au format Excel qui est communiqué aux EdE via leur messagerie électronique par la cellule BDNI de la DGAl. Il doit être complété par l'EdE directement sur le fichier informatique et renvoyé, via messagerie électronique avant le 30 septembre 2009 à la cellule BDNI de la DGAl à l'adresse suivante : msi.dgal@agriculture.gouv.fr.
Par ailleurs, les EdE devront faire parvenir 1 copie du document rempli à la tutelle, DDAF et/ou DDSV ou DRAAF selon les cas.
Les tableaux " bilan technique " (tableau 12) et " ratios identification " du fichier seront transmis systématiquement à la DRAAF.
A noter que le bilan financier porte sur l'exercice 2008. Le renouvellement de l'agrément des EdE en décembre 2008 a modifié, dans certaines circonscriptions, la structure juridique support de l'EdE notamment en cas de regroupement et de suppression de subdélégation. Il conviendra donc pour la tutelle de s'assurer que le destinataire ciblé a reçu le questionnaire.

3. Analyse et actions à mener

3.1 Audit de l'EdE

3 points importants ont été mis en évidence par la synthèse des audits effectués en 2008 par vos soins : la maîtrise des délégataires, la maîtrise des prestataires et l'effectivité des outils de comptabilité analytique. C'est pourquoi ces points devront faire l'objet d'une attention particulière lors de l'évaluation de cette année.
A l'aide du cahier des charges (chapitre 1.2) et du guide de la tutelle vous devrez vous assurer que les enregistrements comptables nécessaires à la lisibilité financière des missions déléguées sont en place et vous permettent de retracer l'exhaustivité des mouvements financiers relatifs aux missions et ce de façon analytique : les dépenses et les recettes de chaque sous-action doivent être directement disponibles et affectées sur une ligne spécifique conformément à la ventilation définie dans le cahier des charges des EdE au chapitre 1.2.1.
Pour mémoire les sous-actions sont :
 l'enregistrement et la certification de la parenté,
 l'identification bovine,
 l'identification ovine et caprine,
 l'identification porcine,
 l'identification des autres espèces.
A l'aide du cahier des charges (chapitre 1.1) et du guide de la tutelle vous devrez vous assurez que l'ensemble des missions confiées aux prestataires et aux délégataires des EdE sont encadrées par des conventions conformes c'est à dire signées, à jour (moins de 5 ans) et qui reprennent pour le champ de compétence défini, les exigences définies par l'agrément des EdE :
 la mise en place d'un système de management de la qualité pour les tâches définies dans le cahier des charges,
 la lisibilité comptable permettant de reconstituer les comptes des missions déléguées c'est à dire que les enregistrements prévus existent chez le délégataire (C.f. paragraphe précédent),
 et le suivi des délégataires et des prestataires notamment ses modalités et sa fréquence.

Toute anomalie relative aux éléments indiqués ci-dessus doit faire l'objet d'une mise en conformité immédiate. Les actions correctives seront indiquées dans la grille à la colonne 'observations'.

3.2 Analyse du questionnaire annuel

Sur le volet technique, une comparaison entre l'année 2007 et l'année 2008 doit permettre de vérifier l'avancée dans la mise en place des procédures prévues notamment par la mise en place du système de management de la qualité. Ce dernier étant en cours de déploiement, aucune action corrective n'est exigée sur ce volet, en dehors des points redondants avec la grille d'évaluation citée dans le chapitre précédent.
Sur le volet financier, un tableau 'ratios identification' a été mis en place au sein du questionnaire pour vous offrir les indicateurs par espèce de ruminants nécessaires à l'évaluation de l'efficience du dispositif de traçabilité et de l'EdE.
En vous appuyant sur la méthode définie dans le guide de la tutelle (chapitre 2.4.2) :
 vous devez vous assurer de la correspondance entre les recettes et les dépenses par sous-action et a minima par action pour l'exercice clos 2008,
 vous devez mesurer pour chaque sous-action, l'efficience de l'EdE en regard de l'année précédentes, du niveau national et du niveau régional (ex: coût par bovin, coût par mouvement et coût par ETP). Les ratios 2008 seront disponibles avant la fin de l'année 2009. Les ratios 2007 sont directement disponibles dans le questionnaires.

Aucune action corrective n'est définie sur ces aspects, l'objectif étant de créer un référentiel.

3.3 actions sur l'année civile 2009 : tarification et budget

Pour l'exercice budgétaire 2009, vous devrez vous assurer de la correspondance des recettes et des dépenses sur chaque action au moment de la validation du budget modificatif. Une marge de 5% d'excédents sur la mission d'identification est tolérée sur cet exercice. Tout excédent supérieur à 5% du montant total des dépenses devra se traduire par une baisse équivalente de la tarification d'identification sur le même exercice, via une remise, ou sur l'exercice suivant.
Pour l'exercice budgétaire prévisionnel de 2010, vous devrez vous assurer :
 de la transparence de la facturation des services d'identification aux détenteurs par une individualisation stricte des tarifs d'identification de tout autres services ;
 de la correspondance des recettes et des dépenses sur l'action 'identification' au moment de la validation du budget primitif ou prévisionnel. Aucune marge d'excédents ne sera acceptée sur cet exercice.

Tout écart relatif aux indications ci-dessus pourra se traduire par une baisse équivalente de la subvention relative à l'identification.

Je vous remercie de me faire part des difficultés que vous pourriez rencontrer dans l'application de cette circulaire.

Le directeur général adjoint
Chef du service de la Coordination des Actions Sanitaires
CVO

Jean-Luc ANGOT
Pour le directeur des politiques agricole, agroalimentaire et des territoires
Le sous-directeur des produits et marchés
Éric GIRY

ANNEXES

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