MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L'AGROALIMENTAIRE ET DE LA FORÊT

Objet : Processus de décision des projets de développement d'applications informatiques au MAAF - Démarche PIMENT
Résumé :
L'objet de la circulaire est de présenter et de décrire la démarche PIMENT de préparation et de décision des projets informatiques du ministère de l'agriculture, de l'agroalimentaire et de la forêt (MAAF).
Cette démarche s'applique à tout projet d'informatisation, quelles que soient son ampleur et sa nature (gestion, communication...) dès lors que la maîtrise d'ouvrage est interne au ministère ou déléguée à un opérateur sous tutelle, ou que le logiciel produit a une interaction avec le système d'information du ministère.
Mots-clés :
PIMENT - Gouvernance - Systèmes d'information - Projets informatiques - Sécurité des systèmes d'information - ISP - Analyse de la valeur - MAREVA - CMMI
Annexe : chronogramme-type de la démarche PIMENT

1 Contexte

Le ministère de l'agriculture, de l'agroalimentaire et de la forêt (MAAF) s'appuie sur des systèmes d'information nombreux et complexes, qui contribuent à son bon fonctionnement et à la mise en œuvre des politiques publiques qu'il conduit. Les projets d'informatisation nécessaires au bon déroulement de ses missions induisent des charges importantes dans un contexte d'ajustement des moyens humains et financiers.
Les projets informatiques ont par ailleurs un effet structurant sur l'organisation, le fonctionnement et les compétences des services dont il convient de prendre la mesure dès la décision de lancement.
Par conséquent, le choix des projets à conduire doit être éclairé et les projets lancés doivent faire l'objet d'un suivi rigoureux afin de s'assurer du respect des délais et charges prévus, ainsi que des principes et règles en vigueur au MAAF et ce, pendant tout le cycle de vie du projet, de la déclaration d'intention à la mise en production puis au cours de la vie du logiciel créé.
Afin d'atteindre ces objectifs, la démarche PIMENT (Pilotage et Management) a été mise en place et formalisée dans une note de service en date du 24 octobre 2007.
L'objet de la présente circulaire est d'actualiser la démarche en intégrant :
□ le bilan de sa mise en œuvre sur la période 2007 - 2012,
□ les démarches méthodologiques introduites depuis 2007 au sein du ministère dans la conduite et la réalisation des projets informatiques,
□ les objectifs définis par le schéma directeur national des systèmes d'information (SDNSI V4 - avril 2012).

2 Champ d'application de la démarche PIMENT

1.1. Définitions

□ Un projet est un ensemble d'activités qui vise à fournir un résultat précis demandé par une maîtrise d'ouvrage, dans un délai donné, avec un budget déterminé. Il est mis en œuvre avec des ressources limitées et une organisation dédiée et non pérenne. Il peut porter sur la conception et la mise en œuvre de nouveaux logiciels ou bien, sur l'évolution ou le maintien en condition opérationnelle (MCO) de logiciels existants. Le résultat du projet est la réalisation d'un ou plusieurs logiciels.
□ Un projet informatique s'achève lorsque le ou les logiciels attendus sont déployés, prêts à l'emploi pour les utilisateurs.
□ Dans certains cas, les projets de transformation sont de grande ampleur et portent sur l'informatisation d'un ensemble cohérent de processus, on parle alors de programme. Un programme est composé de plusieurs projets.
□ Le maintien en condition opérationnelle (MCO) d'un logiciel regroupe l'ensemble des moyens et procédures nécessaires pour que ce logiciel reste, tout au long de sa durée d'utilisation, apte à l'emploi qui lui est assigné. Il commence à l'issue du projet qui a conduit à son déploiement. Il comprend la correction des anomalies, les opérations de migration technique des composants matériels ou logiciels, l'intégration des évolutions réglementaires et des nouveaux besoins fonctionnels autres que réglementaires.
 Le porteur du besoin, à l'origine du projet, est la maîtrise d'ouvrage (MOA). Elle définit et formalise les objectifs et les fonctionnalités attendues. Elle est en relation constante avec les utilisateurs finaux du logiciel. Elle vérifie la bonne prise en compte du besoin par les équipes de maîtrise d'œuvre pendant le déroulement du projet et notamment pendant la phase de qualification. Elle assure l'accompagnement du déploiement du logiciel et coordonne l'évolution des processus induits.
 Les utilisateurs, bénéficiaires finaux du logiciel produit, ont un rôle déterminant dans l'expression des besoins et participent à la recette des logiciels développés. Ils bénéficient en outre d'un accompagnement à la conduite du changement pendant la phase d'appropriation ainsi que d'une assistance durant toute le vie opérationnelle du logiciel.
 La maîtrise d'œuvre (MOE) est en charge de la définition du projet, de sa conception et de sa réalisation jusqu'à la mise en production du ou des logiciels qui en résultent ainsi que de la conduite opérationnelle du projet. En phase de cadrage, elle assiste la maîtrise d'ouvrage pour la réalisation de l'étude préalable.

1.2. Périmètre

La démarche PIMENT s'applique à l'ensemble des projets et programmes informatiques dont la maîtrise d'ouvrage est :
 assurée par une direction d'administration centrale (DAC) du MAAF ou par un service du secrétariat général (SG),
 ou déléguée par le MAAF à un établissement public (EP) sous tutelle,
 ou assurée par un établissement public (EP) sous tutelle dès lors que le logiciel généré a une adhérence avec le système d'information du ministère ou est utilisé par les services du ministère.
Si un programme est découpé en projets, la démarche PIMENT s'applique au programme, puis aux projets qui y sont rattachés.
Le maintien en condition opérationnelle des logiciels doit être présenté sous la forme d'une feuille de route annuelle qui référence l'ensemble des travaux à conduire sur l'année. La démarche PIMENT s'applique alors au seul périmètre portant sur les nouveaux besoins (hors évolutions règlementaires).

3 Objectifs et principes de la démarche PIMENT

La démarche PIMENT vise à assurer la bonne administration du patrimoine du ministère et des établissements publics sous sa tutelle en matière de système d'information. Elle permet de vérifier l'adéquation des évolutions informatiques avec les politiques publiques ministérielles et les orientations définies par le schéma directeur national des systèmes d'information.
Elle répond au besoin de gouvernance des systèmes d'information du ministère et de ses établissements publics en formalisant les éléments nécessaires à la décision de lancement puis au pilotage des projets. Elle s'inscrit dans le cadre plus global et interministériel de la sécurisation des projets.
Ces éléments reposent sur deux principes qui doivent être pris en compte dès la phase de cadrage et jusqu'au bilan du projet :
 l'augmentation de la valeur créée par le logiciel produit par le projet, plus largement le système d'information cible du programme et son apport en matière de modernisation de l'action publique,
 le renforcement de la maîtrise des systèmes d'information.

1.3. Augmentation de la valeur créée par le logiciel ou le système d'information et son apport en matière de modernisation de l'action publique

L'analyse de cette création de valeur porte sur :
 la revue des processus métiers impactés : une meilleure efficacité du traitement de l'information se traduit souvent par la rationalisation, l'optimisation ou la refonte complète des processus métiers.
 la prise en compte de l'évolution des technologies de l'information et de communication : généralisation du nomadisme, développement de la géomatique...
 le développement de la simplification des démarches administratives et de la collecte unique des données sur le principe du " dites-le nous une (seule) fois ".
 l'étude prévisionnelle de la valorisation des données avec notamment :
 l'expression des besoins en matière d'analyse et de restitution,
 l'identification des données susceptibles d'alimenter le portail national des données publiques www.data.gouv.fr,
 le recours aux données cartographiques et leur intégration dans le portail des territoires et des citoyens www.geoportail.gouv.fr.
L'estimation de la valeur d'un projet est basée sur la mise en œuvre de la méthode interministérielle MAREVA (Méthode d'Analyse et de REmontée de la Valeur). Cette méthode permet de calculer la rentabilité du projet selon cinq axes :
 la nécessité (technique, politique, réglementaire) du projet ou les risques qu'il y aurait à ne pas le conduire,
 les bénéfices du projet pour l'Etat (ministère notamment), le cas échéant pour l'établissement public et pour les agents,
 les bénéfices du projet pour les usagers (particuliers, entreprises, associations...),
 la rentabilité du projet en termes financiers,
 les risques (techniques, organisationnels, sociétaux, juridiques...) associés au projet.

1.4. Renforcement de la maîtrise des systèmes d'information

Il s'appuie sur :
 l'urbanisation du système d'information
La méthode d'intégration et de suivi de l'urbanisation du système d'information est une démarche continue d'optimisation de l'organisation globale du système d'information en vue de le rendre plus évolutif, plus performant et plus robuste.
 la prise en compte de la sécurité dans les projets
La méthode d'Intégration de la sécurité dans les projets (ISP) permet aux maîtrises d'ouvrage (MOA) et maîtrises d'œuvre (MOE) une meilleure prise en compte de la sécurité des systèmes d'information (SSI) dans toutes les phases du projet. Au terme de l'analyse préalable conduite, et en application des dispositions du référentiel général de sécurité (RGS), le système d'information est susceptible d'être homologué par l'autorité compétente.
 la maîtrise du cycle de vie des données par la prise en compte de l'archivage de l'information
Une analyse des besoins concernant le cycle de vie des données ou documents candidats à l'archivage, les règles sur leur durée de conservation, leur sort final, les volumes à transférer, les fréquences, les modes de transfert, doit être intégrée tant au moment de l'étude préalable qu'au moment des phases de définition et de conception du projet.
 la mise en œuvre de bonnes pratiques de gestion de projet
La réalisation de logiciels utilisés en interne ou destinés aux usagers de notre administration doit répondre à un objectif de maîtrise des processus d'ingénierie informatique et de contrôle de la qualité des logiciels. Au sein du ministère, l'utilisation du référentiel MAP-CMMI basé sur le modèle international Capacity Maturity Model Integration (CMMI) définit les bonnes pratiques à destination de la maîtrise d'œuvre (MOE) et de la maîtrise d'ouvrage (MOA) du projet. Le référentiel prend en compte l'ensemble du cycle de vie d'un projet, de la définition à la réalisation du logiciel final.

4 Acteurs de la démarche PIMENT

1.5. Projets pilotés par une maîtrise d'ouvrage interne au ministère (DAC ou service du SG)

 Le secrétaire général (SG) est le garant de la cohérence du système d'information du MAAF et du bon usage des moyens humains et financiers. Il est également l'autorité qui homologue en terme de sécurité le système d'information avant sa mise en production.
 Le président du conseil des systèmes d'information (CSI) est chargé d'assurer la cohérence et l'interopérabilité des systèmes d'information utilisés par les services du ministère. Il est saisi pour information ou avis avant le lancement des projets.
 Le sous-directeur des systèmes d'information (SDSI) est en charge de l'organisation, de la mise en œuvre et de l'administration des systèmes d'information et des infrastructures de télécommunication.
Il désigne la maîtrise d'œuvre de tout projet en concertation avec la MOA. Cette maîtrise d'œuvre est généralement assurée par les équipes de la SDSI mais peut être confiée, le cas échéant, à un acteur externe.
Par ailleurs, au sein de la SDSI :
 le bureau du pilotage des systèmes d'information (BPSI) s'assure du respect de la mise en œuvre de la démarche PIMENT. Il est en charge de l'appui méthodologique des MOA pour l'estimation de la valeur d'un projet (méthode MAREVA) d'une part et, d'autre part, pour l'intégration de l'urbanisation pendant tout le cycle de vie du projet.
 le bureau des méthodes, du support et de la qualité (BMSQ) est en charge de l'appui méthodologique des MOE et MOA sur le référentiel MAP-CMMI de gestion de projet.
 la mission sécurité des systèmes d'information (MSSI) est en charge de l'appui méthodologique sur la méthode ISP de prise en compte de la sécurité dans les projets.
 La délégation à l'information et à la communication (DICOM) dans sa composante information et médias est responsable des projets structurants et de la coordination des technologies internet (mise en place de la base de données multimédias). Elle est saisie pour avis par la maîtrise d'ouvrage et assiste le CSI sur l'opportunité et la conformité des projets s'agissant de la politique ministérielle pour la société de l'information.
 La mission archives de l'administration centrale est en charge de l'appui méthodologique des maîtrises d'ouvrage pour la prise en compte du cycle de vie des données, en collaboration avec la SDSI.

1.6. Projets pilotés par une maîtrise d'ouvrage sous tutelle (EP) du ministère

Le directeur général de l'établissement détermine les acteurs intervenant dans la mise en œuvre de la démarche.

5 Déroulement de la démarche PIMENT

Le déroulement de la démarche PIMENT suit le cycle de vie des systèmes d'information qui comporte trois phases :
 la phase de cadrage,
 la phase de vie du projet,
 la phase de vie du logiciel.

1.7. Phase de cadrage

Cette phase, à l'issue de laquelle est prise la décision de lancer ou non le projet se divise en deux étapes :
 l'étape de déclaration :
Toute maîtrise d'ouvrage ayant un projet d'informatisation doit adresser une déclaration d'intention assortie d'une expression de besoins à sa direction des systèmes d'information (DSI, la sous-direction des systèmes d'information pour le ministère). La DSI accuse réception de cette demande à la MOA et désigne un responsable chargé d'appuyer la MOA dans l'étape suivante.
 l'étape d'étude préalable :
La maîtrise d'ouvrage, porteuse du projet, élabore un dossier d'étude préalable qui comporte :
 les objectifs et principaux enjeux du projet,
 les besoins fonctionnels en intégrant les points mentionnés au § 3,
 les acteurs concernés,
 le planning prévisionnel,
 les enjeux auxquels devra répondre le plan de conduite du changement (communication, formation et assistance),
 le résultat de l'analyse de la valeur (méthode MAREVA),
 la pré-étude du besoin de sécurité du logiciel (méthode ISP ou EBIOS),
 l'étude d'urbanisation.
L'étude préalable, lorsque cela s'avère nécessaire, notamment pour les projets d'ampleur ou pour lesquels plusieurs réponses de nature différente sont possibles, est précédée d'une étude préliminaire permettant d'analyser le projet et d'envisager les différentes solutions à sa mise en œuvre.

1.8. Prise de décision et programmation budgétaire

1.8.1. Saisine du conseil des systèmes d'information du ministère

La maîtrise d'ouvrage transmet le dossier d'étude préalable conjointement au CSI et à la SDSI (BPSI). Lorsque la charge MOE du projet est supérieure ou égale à 500 j/homme, le CSI est saisi pour avis. Pour les projets moins importants en terme de charge MOE, les dossiers sont transmis au CSI pour information. Les besoins nouveaux des projets traités en MCO respectent le même protocole.

1.8.2. Saisine de la DICOM

Le CSI recueille, le cas échéant, l'avis de la DICOM sur l'opportunité et la conformité du projet s'agissant de la politique de l'information du MAAF.

1.8.3. Saisine de la direction interministérielle des systèmes d'Information et de communication de l'Etat (DISIC)

La DISIC oriente, anime et coordonne les actions des administrations de l'État visant à améliorer la qualité, l'efficacité, l'efficience et la fiabilité du service rendu par les systèmes d'information et de communication (décret de création 2011-193 du 21/02/2011).
A cet effet, les projets relatifs à des opérations à caractère interministériel ou portant sur des infrastructures informatiques, des réseaux de communication, des services logiciels communs, des systèmes d'information de gestion relatifs à des fonctions transversales des administrations de l'État dont le montant prévisionnel global est compris entre 5 et 9 M€ lui sont transmis pour information et les projets ou programmes dont la charge globale est supérieure ou égale à 9 M€ lui sont soumis pour avis (arrêté du 01/06/2011 - application article 7 du décret).

S'agissant des opérateurs, cette obligation de saisine concerne également les projets situés en dehors du périmètre de la présente circulaire. Dans ce cas l'avis préalable du CSI sera requis.
La transmission des projets concernés à la DISIC intervient après la production de l'avis du CSI.
La sous-direction des systèmes d'information du ministère (BPSI) est chargée de la saisine de la DISIC et plus généralement des relations avec cette direction.

1.8.4. Décision de lancement

A partir des éléments de l'étude préalable, de l'avis du CSI et, le cas échéant, de l'avis de la DISIC, le secrétaire général et le directeur de l'administration centrale concerné prennent la décision de lancement du projet qui donne lieu à une formalisation écrite à laquelle est annexée l'étude préalable.
La décision est prise par le directeur général lorsqu'il s'agit d'un établissement public.

1.8.5. Articulation avec la programmation budgétaire

La démarche PIMENT, en permettant de matérialiser la décision de lancement des projets, facilite leur programmation budgétaire (projet de loi de finances - PLF, loi de finances initiale - LFI).
En effet, si un projet à coût réduit peut être réalisé en cours d'année dès lors qu'une reprogrammation des crédits le permet, un projet plus important doit être présenté au plus tard en février de l'année précédant son lancement pour une prise en compte dans le PLF. Lorsque ce projet nécessite une ressource budgétaire annuelle supérieure à 500 K€, il doit s'inscrire, sauf exception, dans la programmation triennale.
En outre, la démarche PIMENT contribue à la capacité du ministère à compléter les indicateurs de performance interministériels sur le pilotage des projets (projet annuel de performance - PAP, rapport annuel de performance - RAP).

1.9. La phase de vie du projet

Cette phase débute avec la décision de lancement. S'il est conduit au sein du ministère, le projet se déroule en s'appuyant sur le référentiel MAP-CMMI.
Par ailleurs, si un changement substantiel de périmètre fonctionnel, de budget ou de délai intervient au cours du projet, la maîtrise d'ouvrage doit réactualiser l'étude préalable et en présenter les résultats au président du CSI.
Le président du CSI peut également demander à tout moment à la maîtrise d'ouvrage ou à la maîtrise d'œuvre l'état de situation d'un projet.
En cas de constat de difficultés importantes ou de dérives, il peut alerter le secrétaire général et le directeur concerné ou formuler des recommandations aux différents acteurs.
La phase de vie du projet se termine par la mise en production du ou des logiciels attendus. Le déploiement du ou des logiciels ne peut intervenir qu'après homologation sécurité si elle est nécessaire et vérification de la conformité juridique et réglementaire (obligations CNIL en particulier).

1.10. La phase de vie du logiciel

La vie du logiciel démarre après son déploiement et s'achève par son arrêt définitif.
Dans l'année qui suit le déploiement du logiciel, la MOA, assistée par la MOE, doit fournir un bilan qui comprend une évaluation de la satisfaction des utilisateurs et une comparaison entre le réalisé (produit livré) et le prévisionnel (étude préalable du projet). Ces résultats s'expriment en termes de périmètre fonctionnel couvert, d'urbanisation, de planning, de ressources consommées (humaines et financières) et de gains obtenus.
Ce bilan, susceptible d'être présenté en CSI, constitue un élément fondamental de la capitalisation de l'expérience acquise au cours du projet.

6 Documents d'accompagnement de la démarche PIMENT

La présente circulaire s'accompagne d'un guide à destination des acteurs de la démarche PIMENT précisant le rôle des intervenants ou commissions, la chronologie des actions ainsi que le contenu des documents attendus et élaborés au cours de la démarche.
Par ailleurs, les documents relatifs aux démarches méthodologiques mises en œuvre par la SDSI sont disponibles sur l'espace ressource intranet dédié aux systèmes d'information EPSI (epsi.national.agri).

Le secrétaire général,
Jean-Marie Aurand

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