MINISTERE DE L'AGRICULTURE,
DE L'ALIMENTATION, DE LA PECHE ET DES AFFAIRES RURALES

En 2001 (mise en place au 1^er octobre 2001) Microsoft a décidé de changer son système de mise à jour de ses produits. Ainsi est née la Software Assurance (SA) qui correspond à un abonnement permettant de bénéficier des mises à jour mineures et majeures des logiciels Microsoft (Office, Serveur, clients...). Afin de pouvoir être éligible à cette Software Assurance il fallait avant le 31 juillet 2002 mettre le parc logiciel à niveau, c'est-à-dire dans la version la plus récente des produits (Office 2000, Clients 2000, ...).

A partir de cette date n'existent plus que 3 références : la licence pleine (L), la Software Assurance seule, et la licence plus la Software Assurance (L+SA).

A partir du 31 juillet 2002 tout changement de version logicielle, si la Software Assurance n'est pas achetée, se traduit par l'achat d'une licence pleine avec ou sans Software Assurance associée.

Les divers services ou structures du MAAPAR ayant un niveau de recouvrement faible en licences, cela se serait traduit par un coût extrêmement élevé en cas de changement de version logicielle. De plus, il n'était pas envisageable de laisser la situation perdurer car le non-recouvrement des postes de travail par une licence d'utilisation des logiciels aurait entraîné la responsabilité des directeurs et des RSI en cas de plainte pour " piratage ".

La SDSI a donc décidé de négocier avec Microsoft un Accord Entreprise (AE) afin de centraliser l'achat des licences et surtout de bénéficier de tarifs moindres.

Cette négociation a débouché sur plusieurs accords :

• Le MAAPAR sera considéré comme " à jour ", soit éligible à la Software Assurance, si le taux de couverture (en licences ou mise à jour supérieures ou égales à 2000) est de 75% par rapport au nombre de postes de travail ;
• L'accord ne portera que sur les produits Office et Client serveur ;
• Les services du MAAPAR (Administration Centrale + Services Déconcentrés) doivent faire un effort pour acheter un maximum de mises à jour en version 2000 des produits Office et Client serveur, et ce, avant la date (établie internationalement) du 31 juillet 2002 ;
• L'accord portera sur 8000 licences Office, 3000 licences Office Pro et 8000 licences clients.

La SDSI a organisé une enquête auprès de chaque structure de l'administration centrale et des services déconcentrés pour connaître l'inventaire en licences et en versions de leur parc.

Les achats ont été nombreux et ont permis de négocier un prix beaucoup plus bas que le contrat précédent (Select5). Cependant les efforts n'ont pas été suffisants pour arriver à la couverture de 75% et les prix ont donc été négociés comme suit :

800 000€ pour finir de mettre à jour le ministère et 2.6 M€ au titre de la Software Assurance pour nous couvrir jusqu'en 2005, soit 3.4M€ sur 3 ans.

Cette somme est à prélever sur les dotations des structures à raison, de façon globale pour l'administration centrale et les services déconcentrés, de 800 000€ en 2003, 1.3M€ en 2004 et 1.3 M€ en 2005.

Fortuitement les 800000€ dus au titre de la mise à jour correspondent aux 800000€ dus pour la première année (valeur négociée afin de ne pas faire supporter un coût trop élevé en 2003 suite à l'effort déjà réalisé en 2002 pour se mettre à jour)

A la demande des directeurs il a été acté que les structures non à jour (c'est-à-dire n'ayant pas atteint le taux de 75% de recouvrement en licences supérieures ou égales à 2000) supporteraient seules les 800 000€ dus au titre de la mise à jour.

Afin d'arrêter la quote-part de chaque structure, la SDSI a réalisé une seconde enquête sur le point de connaître exactement le nombre de postes de travail de chacune d'entre elles. Cette dernière enquête, croisée avec la précédente, a permis de calculer le taux de recouvrement de chaque site.

Les 800000€, au titre de la mise à niveau du parc, ont donc pu être repartis sur les seules structures non à jour, et ce au prorata de l'écart en licences pour arriver à 75% de recouvrement du parc local.

La méthode de calcul appliquée est la suivante :

S = Somme des postes non à jour

S1 = 75% de S

M = 800000/S1

Soit E l'écart de la structure en licences par rapport à 75% de son nombre de poste, le coût de la mise à jour est de C=E*M.

Pour les 2.6m€ dus au titre de la Software Assurance, cette valeur a été divisée par 75% de la somme de tous les postes pour obtenir un coût au poste.

Cela représente environ 125€ pour mettre un poste à jour et 65€ pour la Software Assurance.

L'accord entreprise ayant été négocié sur la base de 800 000€ en 2003 et 1.3M€ les 2 années suivantes cela représente par rapport au 3.4M€ de l'AE :

23.53% en 2003

38.235% en 2004

38.235% en 2005

Afin de ne pas faire supporter un effort financier trop important aux structures, le coût, qu'il soit au titre de la mise à jour ou de la Software Assurance a été reparti selon ces pourcentages sur les 3 années.

Exemple concret de 2 structures, l'une à jour et l'autre pas :

La dotation 2003 des directions d'administration centrale, ainsi que, de façon globale, celle des services déconcentrés sera ponctionnée des montants globaux résultant de ce calcul selon le tableau joint en annexe.

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ANNEXE