MINISTERE DE L'AGRICULTURE
ET DE LA PECHE

Objet : entretien d'évaluation
Résumé : mise en œuvre des entretiens d'évaluation : finalités et modalités de réalisation
MOTS-CLES : Evaluation, management, entretien, formation

I. Finalités
II. Procédure
III. Modalités de mise en œuvre
1) Concertation :
2) Formation
3) Cas particuliers
Annexes
- fiche de poste et lexique
- compte rendu
- formulaire de demande de formation

Les arrêtés ministériels du 22 avril 2004 relatifs à la procédure d'évaluation et de notation des personnels du MAP pris en application du décret n° 2002-682 du 29 avril 2002 relatif aux conditions générales d'évaluation, de notation, et d'avancement des fonctionnaires de l'Etat prévoient que tout agent du ministère qu'il soit fonctionnaire ou agent non titulaire (à condition d'avoir un an d'ancienneté) fait l'objet d'une évaluation qui comporte un entretien et qui donne lieu à un compte-rendu.
La présente note de service a pour objectif de préciser d'une part les finalités et le contenu de cet entretien et d'autre part les modalités d'application pour les personnels d'administration centrale, de services déconcentrés et les personnels ATOSS des établissements d'enseignement.
S'agissant des personnels ATOSS, la mise en œuvre effective est conditionnée par les résultats de l'évaluation de l'expérimentation à poursuivre.
La présente note de service s'inscrit dans la continuité des notes de service DGA/SDDPRS/N2000-1260 du 28 septembre 2000, DGA/SDDPRS/N2001-1244 du 6 septembre 2001 et DGA/SDDPRS/GESPER/N2003-1104 du 11 mars 2003 qui préconisaient la mise en place des entretiens d'activité au MAP avec un accompagnement sur le plan de la formation par le Bureau FORMCO.

I. Finalités

L'évaluation annuelle des agents du ministère est un temps d'expression, d'écoute, de dialogue et d'ajustement sur les attentes réciproques, les objectifs professionnels, les résultats visés et les moyens pour y parvenir. L'état d'esprit et la déontologie de l'entretien doit permettre, par la confidentialité des propos, d'assurer une confiance et un respect mutuel des acteurs de l'évaluation.
L'évaluation permet à chacun de clarifier les missions attendues et de mieux situer son action dans l'organisation, avec pour objectif l'amélioration de l'action des services publics à l'égard des usagers.
L'évaluation est un questionnement sur les processus de travail afin de repérer ce qui a facilité ou freiné la réalisation des objectifs et de rechercher ensemble des solutions.
C'est donc une opportunité pour les cadres d'en tirer les enseignements pour l'année suivante notamment sur le plan managérial car le fonctionnement d'un poste dépend largement du contexte humain et organisationnel.
C'est l'occasion de reconnaître et valoriser le travail accompli par chacun au cours de l'année écoulée et de repérer les marges de progrès individuelle et collective.
Cette évaluation va porter également sur le développement des compétences professionnelles en fonction des missions confiées ou des projets d'évolution de carrière.
Compte tenu de ces finalités, un entretien d'évaluation peut durer entre 3/4 heure et 2 heures.
Les entretiens d'évaluation sont distincts de la procédure de notation qui fait l'objet d'une note de service particulière.

II. Procédure

Chaque année, cet entretien est conduit par le supérieur hiérarchique direct. La date de l'entretien est communiquée à l'agent au moins quinze jours à l'avance.
L'entretien porte principalement sur :
- le bilan de l'activité de l'agent qui s'apprécie dans le cadre des conditions d'organisation et de fonctionnement du service et des objectifs collectifs définis en réunion de service, déclinés individuellement en prenant en compte les moyens définis au cours de l'entretien précédent ;
- Les objectifs arrêtés pour l'année suivante et les moyens nécessaires à leur réalisation ;
- Les perspectives d'évolution professionnelle de l'agent en termes de carrière, de mobilité et d'aspirations individuelles ;
- Les besoins de l'agent, notamment en terme de formation, au regard de ses missions, des objectifs précédemment arrêtés, de ses perspectives d'évolution et de ses aspirations individuelles.

Le supérieur hiérarchique direct est l'autorité administrative investie d'un pouvoir d'organisation sur un service au sens des décrets et arrêtés fixant l'organisation et les attributions des services du ministère. Ainsi, en service déconcentré, l'autorité chargée de conduire l'évaluation ne peut être inférieure au chef d'un service. En administration centrale, cette autorité ne peut être inférieure au chef de bureau.
Toutefois, lorsque l'organisation du service nécessite une division de cette structure réglementaire en subdivisions territoriales ou fonctionnelles, le responsable de cette subdivision, s'il est dépositaire d'une autorité fonctionnelle (matérialisée par exemple par l'octroi d'une délégation de signature), est habilité à conduire l'entretien d'évaluation. Cette exception doit être soumise à l'avis du CTP local.
Dans le cas des membres des corps de l'inspection du travail et des contrôleurs du travail :
Les entretiens des chefs des services départementaux de l'inspection du travail, de l'emploi et de la politique sociale agricoles sont conduits par le chef du service régional de l'inspection du travail, de l'emploi et de la politique sociale agricoles. Les entretiens des chefs de service régionaux de l'inspection du travail, de l'emploi et de la politique sociale agricoles sont menés par les chargés de mission d'inspection des services de l'inspection du travail, de l'emploi et de la politique sociale agricoles placés auprès du directeur général de la forêt et des affaires rurales.
L'entretien s'appuie sur une fiche de poste (cf. annexe1) décrivant les missions confiées à l'agent ainsi que les compétences requises pour exercer ces missions. Celle-ci sera arrêtée conjointement par l'agent et son supérieur hiérarchique direct. Elle sera revue annuellement mais pourra aussi être modifiée en cours d'année en fonction des nécessités du service.

Un compte rendu (cf. annexe 2), synthèse de l'entretien, sera élaboré par le supérieur hiérarchique. L'agent dispose d'un délai de quinze jours pour y porter toute observation qu'il juge utile (sur la fiche de poste, les objectifs, la conduite de l'entretien, ses perspectives de carrière et de mobilité, et ses besoins de formation...etc.) avant d'y apposer sa signature.
Le compte rendu sera versé au dossier administratif de l'agent.
En application de l'article 25 du décret n°82-451 du 28 mars 1982 relatif aux commissions administratives paritaires, ces dernières sont compétentes pour connaître des questions d'ordre individuel résultant notamment de l'application de l'article 55 de la loi du 11 janvier 1984 relatif à la notation. Elles ont, par ailleurs, à connaître des questions relatives à l'avancement des agents d'un corps. En raison du lien établi entre ces domaines et l'évaluation, un recours contre le compte rendu d'évaluation est possible.
Ainsi l'agent peut solliciter la révision d'une partie ou de la totalité du contenu du compte rendu portant sur la période de référence, par écrit, de façon motivée, auprès du président de la commission administrative paritaire compétente ou, le cas échéant, de la commission consultative paritaire. Celle-ci peut, après examen de ce recours, demander la révision du compte rendu d'évaluation.

III. Modalités de mise en œuvre

Les entretiens d'évaluation devront être organisés au cours du 4^ème trimestre de l'année 2006. Les comptes rendus devront être adressés aux bureaux de gestion concernés avant le 31 janvier de l'année 2007, en un seul envoi et en classant les CR des agents selon leur corps d'appartenance.
Pour favoriser une bonne mise en œuvre de ces entretiens, il est demandé d'organiser une concertation avec les partenaires sociaux au niveau local et de s'appuyer sur un dispositif de formation de l'ensemble des personnels.
S'agissant des établissements d'enseignement, les modalités seront précisées lors de la mise en œuvre des entretiens d'évaluation dans ce secteur.

1) Concertation :

Chaque année, le CTP local assurera le suivi du dispositif des entretiens d'évaluation, notamment au regard des objectifs collectifs de la structure.
Avant la mise en place des entretiens, le CTP local examinera les modalités d'application de ce dispositif afin de le rendre conforme aux règles énoncées dans la présente note de service.
Cette étape semble indispensable pour garantir une l'homogénéité des pratiques et donc l'équité entre tous les agents.
Il est demandé à chaque cadre qui aura mené des entretiens de restituer auprès de son équipe une synthèse de son analyse finale, dans le respect du principe de confidentialité des données à caractère individuel. Il devra faire remonter à l'échelon hiérarchique supérieur les éléments qui sont à prendre en compte au niveau du collectif de travail.

2) Formation

S'agissant des services déconcentrés et de l'administration centrale, les structures devront s'appuyer sur le dispositif d'accompagnement proposé par le bureau FORMCO à savoir : 2 jours de formation pour les cadres et 1 jour pour les agents. Une demande spécifique est à faire à l'aide du formulaire ci-joint (annexe 3) qui sera adressé à Jacky BRETAGNE, chargé de mission, tél : 04 67 10 19 14.
Les dispositions inscrites dans la note de service DGA/SDDPRS/N2001-1244 du 6 septembre 2001 restent en vigueur à savoir que le coût global de cette formation sera subventionné à hauteur de 70% par des crédits spécifiques FORMCO qui seront délégués à la structure.

3) Cas particuliers

Fusion DDE-DDAF et entretiens d'évaluation. La fixation des objectifs pour 2007 est à réaliser par le nouveau chef de service au sein de la DDEA au cours du 1^er trimestre 2007.
Pour les agents changeant de responsable hiérarchique, l'entretien d'évaluation est à conduire en 2 étapes. La première consisterait à dresser le " bilan " avec l'actuel chef de service, dans la mesure du possible avant la fin de l'année 2006. La seconde viserait à définir des objectifs avec le nouveau chef de service après le 1^er janvier 2007.

Fiche de poste assurance Qualité. La fiche de poste assurance qualité est un des éléments du plan qualité qui s'intègre dans le système d'assurance qualité du réseau de l'alimentation. A ce titre, elle correspond à un besoin spécifique. Les finalités de la fiche entretien évaluation rappelées au chapitre 1 sont plus générales, évolutives et susceptibles d'ajustements. Les finalités de ces fiches étant différentes, elles ne sont pas substituables, mais doivent être établies en cohérence.

Suivi national

Un suivi du dispositif est organisé par le Service des ressources humaines.
Une évaluation de la formation est mise en place par le bureau FORMCO en collaboration avec les délégués régionaux.

Le Secrétaire général
Dominique Sorain

ANNEXES-
fiche de poste et lexique
- compte rendu
- formulaire de demande de formation

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