MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : Modalités des commandes de billets dans le cadre des missions et déplacement des agents affectés en administration centrale pour l'année 2006.
Bases juridiques :
Résumé : Les procédures en place font l'objet de quelques aménagements. Le ticket électronique est généralisé.
MOTS-CLES : mission, commande de billet, déplacement, avion, train, ticket électronique.

CHOIX DU PRESTATAIRE
ANNULATION DES COMMANDES
BONS DE COMMANDE
COMPTE DE RESULTATS AMERICAN EXPRESS
FIN D'EXERCICE
FORMATION DES AGENTS A ULYSSE
DEPLACEMENT A L ETRANGER ET OUTRE MER

ANNEXES

A l'issue d'un appel d'offre ouvert lancé conformément au code des marchés publics, le prestataire AMERICAN EXPRESS a été à nouveau retenu pour une période de trois ans débutant le 1^er janvier 2006.
La présente note de service a pour objet de préciser les modalités de commandes de billets auprès du titulaire du marché, dans le cadre des missions et déplacements des agents affectés en administration centrale.

Le ticket électronique ou "E-TICKET"

Compte tenu de l'essor des échanges d'informations par voie électronique, les transporteurs ainsi que les agences de voyages généralisent l'utilisation du ticket électronique au détriment du billet dit " papier " qui devient maintenant l'exception.
Par conséquent, dans un souci d'économie et de sécurisation, il est impératif qu'un changement radical dans la commande des titres de transport se mettre en place au sein de l'administration centrale.

Dans tous les cas où le transporteur assure cette prestation le ticket électronique devient donc la règle. Dans le cas où cette prestation n'est pas en place, le billet " papier " est maintenu.

Ce billet électronique va se généraliser. Il présente des avantages.
En effet, outre des économies substantielles, le ticket électronique est gage de sécurité car il est impossible de l'égarer et le missionnaire est sûr de le recevoir à temps car il est prévu que l'agent et l'assistant reçoivent de l'agence le plan de voyage par e-mail. Par ailleurs les modifications des dates et heures de voyage peuvent se faire à distance jusqu'au dernier moment.
Il est à noter que le coût d'émission d'un billet " papier " est facturé de 25 à 35€ de plus par le transporteur. A cela, il faut ajouter 8 € de frais de gestion par le titulaire du marché, ainsi que 5 € pour chacune des deux livraisons quotidiennes.
Les modalités pratiques pour obtenir le ticket électronique sont les suivantes. Il suffit que le missionnaire donne son numéro de carte d'identité, de passeport ou de permis de conduire à l'agence de voyage, pour qu'elle l'enregistre dans son profil voyageur et qu'il soit porteur de la même pièce à l'embarquement.

ANNULATION DES COMMANDES

Les annulations de commande doivent être réalisées selon la procédure suivante :
- Téléphoner à l'agence de voyage pour annuler la commande et confirmer l'annulation par fax avant la date de départ initialement prévue.
- Annuler l'ordre de mission dans Ulysse afin que les crédits soient remis en place sur la dotation. Néanmoins, s'il y a un reliquat de frais, il convient de créer un état de frais. Ceci s'applique en cas d'annulation après la date de départ initialement prévue.

De nombreux appels parviennent au département des missions pour des demandes d'annulation d'ordres de missions ou d'états de frais. Or, le département des missions n'est pas habilité à annuler ou refuser une dépense ordonnée par une structure. L'annulation de dépense est de la compétence des responsables hiérarchiques.
L'annexe 2 précise les conditions d'annulation et de remboursement à la SNCF.

BONS DE COMMANDE

Le tarif des titres de transport doit impérativement figurer sur le bon de commande car des dysfonctionnements ont été constatés lors de la réception des factures American express. En cas de non-respect de cette procédure, les commandes des billets de transport ne seront pas traitées.

COMPTE DE RESULTATS AMERICAN EXPRESS

Lors du dernier comité de suivi, AMERICAN EXPRESS a annoncé que la disparition des commissions des transporteurs, entraînait des frais de gestion de 66965€ pour l'année 2005. Cette somme doit être acquittée en début d'année 2006. Ces frais seront imputés en début de gestion 2006 sur les enveloppes de chaque direction au prorata des dépenses constatées en 2005.

FIN D'EXERCICE

Pour être pris en charge et comptabilisés sur l'exercice budgétaire de l'année en cours (année n), les dossiers doivent être envoyés et réceptionnés par le département mission une semaine avant la date de clôture des liquidations. Si ce délai n'est pas respecté, les dossiers sont traités sur l'exercice budgétaire de l'année n+1.

FORMATION DES AGENTS A ULYSSE

Lors du dernier trimestre 2003, 350 personnes "interfaces" ont été formées à la gestion des frais de déplacement dans Ulysse.
Le bureau des moyens logistiques envisage d'élargir la gestion de ces documents aux missionnaires. En effet, le système permet à tous les agents de pouvoir se connecter avec leur propre n° d'identifiant. Ils pourront alors créer des documents, s'informer du statut de leur dossier en temps réel, voire établir complètement celui-ci.
Des actions de formation sont prévues dans le courant de l'année, et une publication sera faite pour vous informer des dates et lieux de formation.

DEPLACEMENT A L ETRANGER ET OUTRE MER

En 2006 le "workflow" de validation est modifié. Le contrôle financier ne vise plus les ordres de mission pour les déplacements à l'étranger et l'outre-mer. La DPEI valide les ordres de mission à l'étranger dans Ulysse, mais ne vise pas l'ordre de mission.
Les modifications des procédures font l'objet de l'annexe 1.

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