MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : Bilan de clôture 2006 - Rattachement des charges à l'exercice
Bases juridiques : Loi organique relative aux lois de finances du 1^er août 2001
Note de service N 2006-1547 de la SDAB et de la SDLP du 05 septembre 2006 relative au dispositif de fiabilisation du bilan d'ouverture
Résumé : L'inventaire des charges à rattacher à l'exercice et des provisions aura lieu dès le mois de janvier 2007. Les opérations de recensement de l'année 2006 présentent des nouveautés par rapport à celles du bilan d'ouverture, tant par leur périmètre que par leur mise en œuvre. La présente note décrit ces éléments nouveaux, en précisant les différences entre services centraux et services déconcentrés.
Mots-clés : bilan 2006, inventaire, charges à payer, charges constatées d'avance, provisions pour charges, engagements hors bilan.

I - Définitions
II - Calendrier
III - Périmètre du recensement : services centraux et services déconcentrés
IV - Nouveautés à prendre en compte

La loi organique n° 2001-692 du 1^er août 2001 relative aux lois de finances (LOLF) a conduit l'Etat à adapter son cadre comptable. La comptabilité générale, fondée sur le principe de la constatation des droits et obligations, permet à l'Etat d'avoir une connaissance précise de son patrimoine. Dans ce cadre, un bilan est dressé chaque fin d'année, retraçant les créances et les dettes de l'Etat. L'établissement de ce bilan donne lieu à des opérations d'inventaire.
La comptabilisation des charges à payer, des charges constatées d'avance, des provisions pour charges et des engagements hors bilan permet de rattacher l'ensemble des charges de l'Etat à l'exercice comptable dont ils dépendent. Elle contribue ainsi à l'image fidèle de la situation financière et patrimoniale de l'Etat.
Dans le cadre des travaux du bilan d'ouverture, vous avez participé en début d'année à l'inventaire des charges rattachables à l'exercice et des provisions pour charges. La constitution du bilan au 31 décembre 2006 implique un nouvel inventaire qui commencera début janvier (cf. calendrier ci-après).
Comme l'année dernière, ce recensement aura lieu :
 dans les directions et services d'administration centrale : sous la coordination du Secrétariat Général (SDAB et SDLP) et du contrôleur budgétaire et comptable ministériel (CBCM)
 dans les services déconcentrés : sous la coordination de chaque ordonnateur et de la trésorerie générale
La présente note est basée sur le document de présentation de la DGCP (direction générale de la comptabilité publique) relatif à l'inventaire au 31 décembre 2006. Elle a pour objet de mettre en lumière les éléments importants et nouveaux relatifs aux opérations de recensement à venir concernant les dépenses : charges à payer (CAP), charges constatées d'avance (CCA), provisions pour charges (PVC) et engagements hors bilan.

Plan de la note

I - Définitions des notions
II - Calendrier
III - Périmètre du recensement : services centraux et déconcentrés
IV - Nouveautés à prendre en compte

I - Définitions

Le rattachement des charges à l'exercice se fonde sur la date de réalisation de l'événement. C'est le service fait qui permet de constater avec certitude la réalité de l'obligation de l'Etat et le montant de la dette correspondante.

CHARGES A PAYER (CAP)

Charges qui ont donné lieu à service fait au cours de cet exercice, mais qui n'ont pas été comptabilisées avant la clôture de celui-ci.
Il s'agit de dettes précises, certaines quant à leur objet, mais dont l'échéance ou le montant présente un faible degré d'incertitude.
Exemples :
 une commande a été livrée avant le 31/12/2006 (service fait) mais la facture (pièce justificative) n'est pas encore reçue
 la consommation d'électricité depuis la dernière facture reçue en N jusqu'au 31/12/N ne sera facturée qu'en N+1
 Une commande a été livrée et la facture reçue, mais la dépense n'est pas mandatée ou ordonnancée à la clôture de l'exercice
 Malgré son ordonnancement ou mandatement, la dépense n'a pas été comptabilisée pour cause de refus de validation du comptable (cas marginal)
 Charges à payer recensées en 2005 et qui n'ont pas été payées en 2006
Notions à ne pas confondre : charges à payer et restes à payer
Les restes à payer sont la différence entre les engagements juridiques et les paiements de l'année sans considération du service fait.

CHARGES CONSTATEES D'AVANCE (CCA)

Charges dont la comptabilisation est intervenue au cours de l'exercice, mais pour lesquelles le service fait interviendra sur l'exercice suivant.
Exemples :
 pour un abonnement annuel de septembre 2006 à août 2007, le service fait est la livraison du magazine, et la charge constatée d'avance correspond aux numéros livrés en 2007, soit les 8/12èmes du montant de l'abonnement
 par contre, les abonnements forfaitaires ne sont pas des charges constatées d'avance car l'administration ne peut dans ce cas être remboursée en cas de rupture du contrat
Notions à ne pas confondre : Charges constatées d'avance et avance
Dans les 2 cas, il n'y a pas de service fait en 2006, mais les avances versées (sur marché par exemple) constituent un droit de créance sur la réalisation ultérieure de l'opération.

Notions à ne pas confondre : charges constatées d'avance et produit à recevoir
Le trop perçu par le tiers est un produit à recevoir pour l'Etat. Un versement a été fait indûment alors que le service n'avait pas été fait et ne le sera pas.

PROVISIONS POUR RISQUES ET CHARGES (PVC)

Passifs dont le montant ou l'échéance n'est pas fixé de façon précise.
Une provision pour charge doit être constatée au 31 décembre 2006 si trois conditions sont remplies :
 Il existe une obligation de l'Etat vis-à-vis de tiers. Cette obligation est soit juridique (contractuelle, légale ou réglementaire) soit reconnue par l'Etat (résultant d'une politique affichée ou d'une déclaration autorisée suffisamment explicite).
 Une sortie de ressources probable ou certaine sera nécessaire pour éteindre l'obligation de l'Etat, sans contrepartie attendue pour ce dernier.
 Le montant de l'obligation peut être estimé de façon fiable.
Ces trois éléments s'évaluent à la date d'arrêté des comptes.
La catégorie particulière des provisions pour risques comprend trois éléments :
 Provisions pour mises en jeu de garantie : elles ne concernent que le ministère des finances
 Provisions pour litiges : elles sont recensées par le service des affaires juridiques (SAJ), mais non intégrées dans ORCHIDEE (des précisions seront apportées ultérieurement)
 Autres provisions pour risques : des précisions seront apportées ultérieurement
Exemples :
 Les charges de fonctionnement, charges de personnel, immobilisations et subventions pour charges de service public donnent lieu à contrepartie : elles ne génèrent donc pas de provisions pour charges.
 Des provisions pour litige sont constituées lorsque l'Etat court de forts risques d'être condamné au versement d'une somme lors d'un jugement qui interviendra après le 31 décembre.

ENGAGEMENTS HORS BILAN

Les engagements hors-bilan sont des passifs éventuels, c'est-à-dire :
 Des obligations potentielles de l'Etat à l'égard d'un tiers
 Ou des obligations de l'Etat à l'égard d'un tiers qui existent à la clôture de l'exercice mais dont il n'est pas probable ou certain qu'elles provoqueront une sortie de ressources
Ces engagements n'apparaissent ni à l'actif ni au passif du bilan, ils sont mentionnés dans l'annexe.
Exemples : garanties d'emprunts, cautions versées ou reçues...

II - Calendrier

La saisie des données commencera dès livraison de l'application ORCHIDEE v2. Vous serez avertis de la date de mise à disposition de cet outil.
Elle doit être achevée avant le 02 février 2007 en administration centrale ; les services déconcentrés devront se rapprocher de leurs trésoreries générales respectives.

III - Périmètre du recensement : services centraux et services déconcentrés

Sont concernés par le recensement tous les services de l'Etat de tous les ministères.
 Services centraux et déconcentrés
 Services à compétence nationale
 Ordonnateurs principaux et secondaires
Les budgets annexes et comptes de commerce sont exclus du recensement, de même que les ordonnances de virement et bordereaux d'annulation.
Le principe est le suivant : chaque service recense les charges pour lesquelles il est unité opérationnelle. Le recensement lui-même se fait au niveau du service gestionnaire, unité administrative beaucoup plus fine que l'unité opérationnelle.
Quatre types de charges font l'objet d'un recensement : les charges à payer, les charges constatées d'avance, les provisions pour risques et charges, et les engagements hors bilan. Pour ce qui est des engagements hors-bilan (pour lesquels seule l'administration centrale est concernée), des précisions seront apportées dans une prochaine note.
Ces charges correspondent à quatre catégories de dépenses : dépenses de fonctionnement, dépenses de personnel, dépenses d'investissement, et dépenses d'intervention.
Le tableau suivant présente les types de charges recensées par les services centraux et/ou déconcentrés, en précisant si le recensement utilise l'outil ORCHIDEE ou non.

Le tableau suivant présente les catégories de dépenses qui sont recensées par les services centraux et/ou déconcentrés, en précisant les seuils en deçà desquels le recensement est facultatif.

Précisions concernant les catégories de dépenses :

Dépenses de fonctionnement
Les dépenses de fonctionnement suivantes sont concernées par le recensement des charges à payer.

Les dépenses de fonctionnement suivantes sont concernées par le recensement des charges constatées d'avance.

Les dépenses de fonctionnement ne donnent normalement pas lieu à l'enregistrement de provisions pour charges car l'Etat perçoit une contrepartie.
Seuls sont concernés des cas particuliers dans lesquels l'Etat ne perçoit aucune contrepartie à son décaissement : loyer payé pour logement inoccupé, rupture de contrat, restructurations...
Dépenses de personnel
Cette année, les rémunérations en PSOP (paiement sans ordonnancement préalable) sont recensées dans l'outil ORCHIDEE. Ce recensement se fait par évaluation. Le recensement des pensions ne concerne pas le ministère de l'agriculture.
Les rémunérations en DAO (dépenses après ordonnancement) sont recensées si leur montant dépasse un seuil de 1000 €. Pour les services centraux, sont notamment concernés les prestations sociales, les capitaux décès et les mises à dispositions au profit du ministère. Pour les services déconcentrés, sont principalement concernés les prestations sociales, les capitaux décès et la paye des vacataires et contractuels.
Dans les deux cas, les charges recensées seront essentiellement des charges à payer.
Les charges constatées d'avance n'existent pas en matière de personnel.
Les dépenses de personnel ne donnent normalement pas lieu à l'enregistrement de provisions pour charges car l'Etat perçoit une contrepartie.
Seuls sont concernés des cas particuliers dans lesquels l'Etat ne perçoit aucune contrepartie à son décaissement : indemnité de licenciement, indemnité pour congé non-pris...
Dépenses d'investissement
Le périmètre du recensement est étendu à toutes les immobilisations, corporelles ou incorporelles.
Les dépenses d'investissement suivantes sont concernées par le recensement des charges à payer.

Les charges constatées d'avance n'existent pas en matière d'investissement.
Les dépenses d'investissement ne donnent normalement pas lieu à l'enregistrement de provisions pour charges car l'Etat perçoit une contrepartie.
Seuls sont concernés des cas particuliers dans lesquels l'Etat ne perçoit aucune contrepartie à son décaissement : charges de démantèlement, de dépollution, de remise en état...
Dépenses d'intervention
Il s'agit d'un enjeu financier très important pour le ministère : dans le bilan d'ouverture, 520.564.673 € ont été recensés en charges à payer pour les dépenses d'intervention en administration centrale et 642.050.499 € en services déconcentrés.
Les dépenses d'intervention suivantes sont concernées par le recensement des charges à payer et des provisions pour charges.

Sont exclus les transferts versés par prélèvement sur les recettes et les fonds structurels européens.
Les charges constatées d'avance n'existent pas en matière d'interventions.

NB : Les services déconcentrés sont appelés à une vigilance particulière pour la conduite de ces opérations de recensement. En particulier, les bourses sur critères sociaux, le financement des établissements d'enseignement privé, l'hydraulique... ne doivent pas être oubliés.

IV - Nouveautés à prendre en compte

® La mention des codes MPA (mission programme action) est désormais obligatoire dans ORCHIDEE.
® Pour les dépenses d'intervention, le service fait est constitué dès la signature de l'acte attributif, et non à sa notification.
® Les charges à payer 2005 qui n'ont pas été payées en 2006 doivent être comptabilisées à nouveau.
® Les pièces justificatives conservées par les services gestionnaires devront porter les mentions suivantes :
 " Charges à payer 2006 " ou CAP 2006 pour les charges à payer
 " Charges constatées d'avance 2006 " ou CCA 2006 pour les charges constatées d'avance
 " Provisions pour charges 2006 " ou PVC 2006 pour les provisions
® Les services gestionnaires doivent désormais organiser un suivi des charges à payer. Ce suivi est nécessaire pour que les dossiers de liquidation ou mandatements établis en 2007 mentionnent bien le service fait comme datant de 2006 ou avant.
Des notes ultérieures apporteront, au fur et à mesure de la communication par la DGCP, des précisions sur l'outil ORCHIDEE, le dispositif de fiabilisation, les produits à rattacher et tout autre élément nécessaire.

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