MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : Bilan de clôture 2006 - Inventaire des charges et produits à rattacher dans les services déconcentrés du ministère de l'agriculture
Bases juridiques : Loi organique relative aux lois de finances du 1^er août 2001
Notes de service n°2006-1559 et 2006-1560 du 14 décembre 2006 de la DAFL relatives à l'inventaire des charges et produits à rattacher au ministère de l'agriculture
Résumé : Les opérations de recensement des charges et produits à rattacher dans le cadre du bilan de clôture 2006 ont commencé dans les services déconcentrés. La présente note a pour objectif d'identifier les bonnes pratiques que les services gestionnaires devront utiliser lors de ce recensement, et d'apporter des précisions sur quelques sujets à enjeux.
Mots-clés : Bilan de clôture 2006, inventaire des charges et produits à rattacher, services déconcentrés, traçabilité

1 - Sources documentaires
a - les guides métiers
b - une catégorie à enjeux : les charges d'intervention
c- ORCHIDEE V2
2 - Traçabilité des charges et produits recensés
3 - cas particuliers
a - le cas particulier du BOP déconcentré du programme 154
b - transfert des bourses au niveau régional
c - engagements sans traduction comptable dans les DDSV
4 - dispositif de fiabilisation

Des informations sur les opérations d'inventaire relatives au bilan de clôture 2006 vous ont déjà été communiquées (notes de la direction des affaires financières et de la logistique n°2006-1559 et 2006-1560 du 14 décembre 2006).
La présente note aborde les point suivants :
- pratiques à mettre en œuvre afin d'assurer une bonne traçabilité des charges et produits recensés
- dispositif de fiabilisation
- documentation disponible
- autres précisions

1 - Sources documentaires

En tant que services gestionnaires, vous devez effectuer :

1. le recensement des charges et produits à rattacher au 31 décembre 2006
2. le collationnement des pièces justificatives
3. la transmission des données à votre responsable de rattachement

Des guides sont disponibles sur le site Extr@lolf à l'adresse suivante :
https://mioga.minefi.gouv.fr/drb/home/Extralolf/NouvelleComptabilite/BilanOuverture/BOPalier2006ChargesProduits.htm
identifiant : rb
mot de passe : lolf
Sur cette page sont disponibles :
- une présentation générale des opérations de recensement
- l'outil ORCHIDEE V2 (module saisie et consolidation) ainsi que les guides utilisateurs
- des guides " métier " à l'attention des gestionnaires
- le plan de contrôles du responsable de rattachement des charges et produits à l'exercice

a - les guides métiers
A ce jour, les guides " métier " suivants sont disponibles :
- pour les charges : fonctionnement, personnel, immobilisation, intervention et régie
- pour les produits : fonctionnement, intervention, personnel, et régie
- les guides paie PSOP (paiement sans ordonnancement préalable) et pensions qui font l'objet d'un mode opératoire spécifique (rappel : le ministère de l'agriculture ne recense les pensions que dans le cas des produits à recevoir)
Ces différents guides listent de façon détaillée toutes les pièces justificatives qu'il vous reviendra de rassembler et de conserver par nature et par métier.

b - une catégorie à enjeux : les charges d'intervention
Le guide métier " subventions pour charges de service public et charges d'intervention " doit retenir votre attention puisque les enjeux pour le ministère sont particulièrement importants en matière d'intervention.
Des schémas d'analyse séquentielle de la chaîne de la dépense en 6 phases (de l'établissement de la politique publique à la validation/paiement de la dépense par le comptable ) ont été élaborés par la DGCP (direction générale de la comptabilité publique) afin de mieux permettre aux services gestionnaires de positionner le recensement des charges en " charges à payer " ou en " provisions pour charges " voire en " engagements hors bilan ".
Au préalable il convient d'analyser, au vu des actes attributifs, le positionnement sur l'arbre décisionnel :
- acte attributif annuel ou pluri-annuel
- les conditions d'attribution
- les conditions de versement
Ensuite, sur le schéma analytique retenu, il convient de positionner la date clé du 31/12/20006 (clôture de l'exercice) sur la phase de la dépense en cours afin de déterminer :
- les conditions du recensement ( oui ou non)
- la nature du recensement
- le montant de l'opération recensée
Pour les charges d'intervention, le critère de rattachement des charges à l'exercice est l'acte attributif. L'acte attributif peut revêtir différentes formes, notamment :
- une décision individuelle d'attribution
- une convention d'attribution
- un acte unilatéral (ex : un arrêté attributif)
- un décompte détaillant le calcul de la dotation (ex : un arrêté attributif)
- un mémoire établi par le prestataire, ou un certificat de paiement mentionnant le montant des frais engagés pour l'Etat
Les pièces justificatives devront être conformes aux textes réglementaires qui régissent ces types de charges.
L'exercice de rattachement est celui au cours duquel le droit des bénéficiaires a été établi. Ni l'accusé de réception d'une demande de subvention, ni l'autorisation de commencer les travaux ne valent promesses de subventions.
Rappel : les services déconcentrés ne recensent pas les subventions pour charges de service public. Les subventions pour charges de service public correspondent aux versements effectués par l'Etat au profit de tiers identifiés, appelés opérateurs, afin de couvrir leurs propres charges de fonctionnement, engendrées par l'exécution de politiques publiques relevant de la compétence directe de l'Etat, mais que ce dernier leur a confiées, et dont il conserve le contrôle. Ces versements ont donc pour contrepartie la réalisation des missions confiées par l'Etat.

c- ORCHIDEE V2
Comme l'année dernière, c'est la version Excel d'ORCHIDEE qui doit être utilisée et non la version Open Office.
Soyez particulièrement vigilants lors de l'identification dans ORCHIDEE.
Exemple : la DDAF de Gironde

Rappel : le code programme et le code action doivent obligatoirement être saisis sur ORCHIDEE

2 - Traçabilité des charges et produits recensés

La Cour des Comptes certifie désormais les comptes de l'Etat, et donc les comptes du ministère de l'agriculture. Dans le cadre de cette mission, la Cour peut être amenée à auditer vos services. Dans ce contexte particulier, le ministère se doit de respecter au plus près les recommandations de la DGCP (direction générale de la comptabilité publique) relayées par les Trésoreries générales et la DAFL afin de s'approcher au maximum de l'objectif de traçabilité des charges et produits recensés.
Concrètement, cette notion de traçabilité signifie que pour l'ensemble des charges et produits recensés par vos services, un dossier justificatif complet doit être constitué et accessible à tout moment. Selon la nature de charges ou produits à recenser, les pièces doivent justifier les éléments présentés ci-après.
Pour les charges à payer, il faut justifier le service fait, la date du service fait et le montant.
Exemple : pour l'achat d'un bureau, le bon de livraison et la facture (ou tout autre document justifiant le montant) sont nécessaires
Pour les charges constatées d'avance, il faut justifier le montant ainsi que la date du fait générateur et la périodicité.
Exemple : pour l'abonnement à une revue, la facture suffit (si elle indique la période couverte)
Pour les produits à recevoir, il faut justifier le fait générateur, la date du fait générateur et le montant.
Exemple : si une DDAF réalise une prestation de maîtrise d'ouvrage pour une commune, il faut le marché (qui doit préciser le montant) ainsi qu'un certificat daté qui atteste de la réalisation de la prestation, et le titre de créance.
Pour les produits constatés d'avance, il faut justifier le montant, ainsi que la date du fait générateur et la périodicité.
Exemple : si une DRAF réalise une étude pour une association sur 2006 et 2007, il faut la convention, laquelle doit mentionner la période de réalisation de l'étude, ainsi que le titre de créance
Pour les provisions pour charges, il faut justifier l'existence d'une obligation de l'Etat, sa date, ainsi que le montant.
Exemple : l'Etat s'est engagé par convention à verser une subvention de fonctionnement à une association sous réserve de la production de documents qui n'ont pas été validés avant le 31 décembre. Les pièces justificatives seront la convention datée (qui doit mentionner un montant ferme), ainsi qu'un certificat qui atteste de la non transmission des pièces demandées au 31 décembre.
Pour les engagements hors bilan, il faut justifier l'existence d'une obligation de l'Etat, sa date, ainsi que le montant.
Exemple : une convention pluriannuelle prévoit le versement de subventions à une exploitation. Les montants prévisionnels des années à venir doivent être inscrits en engagements hors bilan. La pièce justificative sera la convention datée sur laquelle figurent les montants prévisionnels.
Pour les définitions de ces différent éléments, reportez-vous aux notes du 14 décembre 2006 (références dans les bases juridiques en page 1).
Rappelons que ce sont les services gestionnaires qui ont saisi les informations dans ORCHIDEE qui doivent conserver les dossiers justificatifs. De même, les originaux des pièces doivent porter les mentions décrites dans les deux notes du 14 décembre : CAP 2006 pour les charges à payer, CCA 2006 pour les charges constatées d'avance, PAR 2006 pour les produits à recevoir, PCA 2006 pour les produits constatés d'avance, et PVC 2006 pour les provisions pour charges. Le classement de ces pièces est primordial puisqu'il concourt à l'accessibilité des éléments justificatifs et donc à la traçabilité des charges et produits.
Pour chaque charge ou produit, l'ensemble des pièces doit être accessible rapidement et facilement.
Dans les cas où un montant global (même type de charges) a été saisi dans ORCHIDEE, le détail doit figurer dans le dossier justificatif.
Dans le cas où le montant a été évalué, il faut un certificat administratif présentant la méthode de calcul, ainsi que toutes les sources ayant servi de base aux calculs.
Le recensement effectué lors du bilan d'ouverture doit servir de base à votre travail. En effet, les charges à payer recensés au 31 décembre 2005 et non-payés au 31 décembre 2006 doivent être recensées à nouveau en tant que charges à payer dans le bilan de clôture 2006. Il en va de même pour les produits à recevoir enregistrés au bilan d'ouverture et non-perçus en 2006. Les provisions pour charges et engagements hors-bilan du bilan d'ouverture peuvent également être reconduits ou être recensés en charges à payer.

3 - cas particuliers

a - le cas particulier du BOP déconcentré du programme 154
Le BOP (budget opérationnel de programme) DRAF 15406M du programme 154 disparaît en 2007 et est intégré au BOP mixte 15403C. En conséquence, le paiement des crédits concernés (hydraulique, ouvrages domaniaux, animation et développement rural, actions en faveur du cheval) est transféré au CNASEA.
Cependant, la comptabilisation des charges à payer, provisions pour charges et engagements hors-bilan au 31 décembre 2006 reste de votre compétence. Vous devrez donc inclure ces politiques dans votre périmètre d'inventaire.

b - transfert des bourses au niveau régional
Le paiement des bourses a été transféré au niveau régional au 1^er janvier 2007 (cf. circulaire DGER/SDPOFE/C2007-2002 du 4 janvier 2007). Les charges à payer au 31 décembre 2006 doivent néanmoins être comptabilisées par les DDAF, qui assuraient le paiement en 2006.
Il faut pour cela créer un fichier spécifique dans ORCHIDEE destiné uniquement au recensement des bourses. Dans les données d'identification, vous devrez enregistrer le TPG de votre département comme comptable assignataire au 31/12/06 (comme pour le recensement des autres charges et produits) et la trésorerie générale de région comme comptable assignataire au 01/01/07 (contrairement aux autres charges et produits pour lesquels il s'agit de la TG de département).
Les pièces justificatives concernant les bourses doivent être conservées par les DDAF.

c - engagements sans traduction comptable dans les DDSV
Rappelons que les charges à payer peuvent être enregistrées sans qu'aucune consommation d'AE n'ait eu lieu (par exemple, en raison d'une insuffisance d'AE ouvertes), puisque c'est le service fait qui permet de les rattacher à l'exercice. Il vous appartient de produire un document justifiant la réalisation du service fait pour chaque charge à payer enregistrée (ce document peut éventuellement être un certificat administratif).
Par ailleurs, s'agissant des dépenses relatives à l'abattage des troupeaux, la date d'attribution de la subvention à retenir est celle de l'arrêté préfectoral. Il conviendra de recenser, le cas échéant, les charges à payer.

4 - dispositif de fiabilisation

Votre responsable de rattachement des charges et produits à l'exercice doit exécuter un plan de contrôles (disponible sur extr@lolf, comme indiqué plus haut). Ce plan consiste en une série de contrôles sur un échantillon de charges et produits saisis sur ORCHIDEE par les services gestionnaires : ces contrôles ont lieu au fil de l'eau, avant l'envoi des fichiers ORCHIDEE à la base web. Le responsable établit une déclaration de conformité qui atteste de la réalisation de son plan de contrôles et du respect des procédures interministérielles. Il établit également un dossier justificatif des contrôles.
Dans le cadre des travaux d'inventaire, les services dépense et recouvrement de la Trésorerie générale pilotent, coordonnent et contrôlent les travaux réalisés par le responsable du rattachement des charges et produits à l'exercice.
Votre Trésorerie générale de rattachement vous contactera pour vous demander les pièces justificatives d'un échantillon d'opérations. Parallèlement, un contrôle exhaustif des mandats sera mené par le service dépense pour vérifier que des charges à rattacher ou provisions pour charges n'ont pas été oubliés : vous serez informés en cas d'erreur, mais vous n'aurez pas de fichiers rectificatifs à remplir.

Le sous-directeur des
affaires budgétaires
Michel GOMEZ

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