MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : Mise en œuvre des schémas d'organisation financière au sein des services déconcentrés du MAP dans le cadre du contrôle interne budgétaire et comptable.
Bases juridiques : Loi organique relative aux lois de finances du 1^er août 2001. Note du Secrétaire général du 6 décembre 2006 diffusée par note de service SG/DAFL/SDAB/N2006-1561 du 21 décembre 2006. Note du Directeur des affaires financières et de la logistique du 20 mars 2007 diffusée par note de service SG/DAFL/SDAB/N2007-1522 du 22 mars 2007.
MOTS-CLES : qualité comptable-contrôle interne.

En complément de la note du Secrétaire général du 6 décembre 2006 relative au plan d'action ministériel contrôle interne et de la note du Directeur des affaires financières et de la logistique du 20 mars 2007 relative au lancement du contrôle interne budgétaire et comptable, la présente note de service a pour objet d'apporter à l'ensemble des services déconcentrés du ministère de l'agriculture et de la pêche les éléments nécessaires pour élaborer les schémas d'organisation financière qui constituent la phase préalable de la mise en place effective des dispositifs de contrôle interne.
La démarche de contrôle interne vise en fait à la clarification et à la consolidation des responsabilités par une formalisation de la chaîne des responsabilités. La définition des tâches de chaque acteur (qui est habilité à engager une dépense, à certifier le service fait, etc...) participe de cette démarche, de même que la documentation de travail, les sécurités informatiques usuelles, la mise en place de contrôles en interne et les règles de conservation ou d'archivage des dossiers.
Pour tous les services déconcentrés, la priorité de 2007, en application du plan d'action ministériel validé par la Cour des comptes, doit en effet porter dans un premier temps sur la partie organisationnelle du dispositif (élaboration des schémas d'organisation financière définissant les délégations et habilitations). Ces schémas permettront dans un second temps d'élaborer des organigrammes fonctionnels détaillés par processus.
Au travers de ces schémas, il s'agit d'expliciter les règles et l'organisation de chaque service pour les actes essentiels du processus budgétaire et comptable. Un cadre harmonisé est nécessaire pour s'assurer que ces actes sont identifiés et organisés dans chacun des services déconcentrés. Cette formalisation des responsabilités selon un cadre harmonisé permettra en outre la réalisation des audits rendus nécessaires pour la certification des comptes et par le souci d'améliorer la qualité de notre organisation.
Ces schémas doivent décrire les structures et les agents habilités à gérer les mouvements de crédits, à initier les engagements juridiques, à s'assurer du service fait, à initier les dossiers de mandatement, à procéder aux inventaires, à conserver les pièces justificatives etc.... De plus, ils doivent permettre de traduire les relations financières existant entre les différents acteurs (responsables de BOP et d'unités opérationnelles de gestion) tout en précisant la répartition des activités programmées au sein des BOP.
Dans un premier temps, il a été décidé d'exclure du schéma d'organisation financière les recettes pour ne retenir que les dépenses publiques classiques à l'exception de celles qui relèvent du dispositif des enveloppes de droits à engager ⁽¹⁾ ainsi que celles qui relèvent des procédures spéciales ⁽²⁾
L'annexe ci-jointe, vous donne le canevas des schémas d'organisation financière qu'il vous est demandé d'établir de manière à organiser la traçabilité de la chaîne de décision financière et de son exécution.

Certaines colonnes de cette annexe appellent des développements particuliers déclinés ci-après :

c Colonnes 1 à 3 : Désigner les services et les agents habilités à intervenir sur la programmation budgétaire initiale des BOP ⁽³⁾ à demander les crédits au responsable de programme à partir d'un budget prévisionnel, à programmer les activités à partir du projet de budget approuvé par le responsable de programme et transmis pour avis sur la soutenabilité au contrôleur financier en région, à recevoir les crédits et à répartir ces moyens financiers entre les différentes unités opérationnelles (UO) chargées de mettre en œuvre ces activités, à corriger la programmation et la répartition en cours de gestion afin d'optimiser les possibilités de redéploiement (réallocation des ressources) et de mettre en œuvre la fongibilité asymétrique des crédits,
c Colonne 4 : Répertorier de manière exhaustive et détaillée tous les programmes dont sont issus les crédits mis à disposition de la structure concernée ; que ces crédits émanent du MAP ou d'autres ministères,
c Colonnes 5 et 6 : Il s'agit pour chaque programme répertorié d'indiquer le numéro du BOP correspondant ainsi que le nom de l'entité responsable d'UO,
c Colonnes 7 à 10 : Indiquer les services et les agents habilités à initier, à saisir et à viser des engagements juridiques à partir des moyens financiers alloués par le responsable de BOP,
c Colonnes 11 et 12 : Déterminer les services et les agents habilités à certifier et à valider dans l'application AGRI 2 le service fait qui peut se matérialiser par exemple par un procès-verbal de réception, un bon de livraison ...,
c Colonnes 13 et 14 : Indiquer les services et les agents habilités à saisir et valider dans l'application AGRI 2 les dossiers de mandatement ainsi que ceux qui sont chargés d'effectuer les contrôles de conformité et de régularité des actes permettant ainsi aux trésoriers payeurs généraux de région ou de département de réaliser la phase de paiement de la dépense,
c Colonnes 15 et 16 : Désigner les services et les agents chargés d'une part, de recenser et de consolider les charges à payer, les produits à recevoir, les charges et produits constatés d'avance, les provisions pour risques et charges ainsi que les engagements hors bilan via l'Outil de Recensement des Charges et produits Inventaire de l'Etat (ORCHIDEE) ⁽⁴⁾ et d'autre part, de conserver les pièces justificatives.
Il vous est donc demandé de désigner formellement sur cette annexe les services et personnes en charge de chaque acte sur la chaîne de décision financière et de son exécution.
Les schémas d'organisation financière de vos services devront être établis dans un délai de deux mois. Vous voudrez bien m'en transmettre un exemplaire avant le 31 juillet 2007 de préférence par voie électronique à l'adresse suivante : valerie.fevrier@agriculture.gouv.fr.

( 1) La circulaire DAF/SDAB/C2000-1523 du 18 décembre 2000 relative au paiement par le CNASEA des aides au titre du règlement développement rural (RDR) ainsi que certaines aides hors RDR décrit le schéma général des circuits administratifs et financiers entre l'administration centrale du MAP, les préfets (directions départementales de l'agriculture et de la forêt, directions régionales de l'agriculture et de la forêt) et le CNASEA. Les engagements initiaux envers les bénéficiaires finaux des aides relèvent des services déconcentrés dans la limite d'enveloppes de droits à engager déterminés par le responsable de programme. Le paiement de ces aides est ensuite effectué aux bénéficiaires par le CNASEA quand ceux-ci réunissent les conditions du versement des aides.
( 2) Les procédures spéciales concernent toutes les importations disponibles dans AGRI 2 (ADAGE, frais de déplacement et vacations examens).
( 3) La programmation découle du dialogue de gestion qui s'instaure entre le responsable de programme et le ou les responsables de BOP. Le suivi de la programmation des BOP et de leur répartition par UO est réalisée à partir de l'outil OPUS.
( 4) Les états ainsi constitués via l'outil ORCHIDEE sont transmis au responsable d'inventaire de la Trésorerie générale

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