MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : Mise en œuvre de l'arrêté du 24 mai 2007 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels et collaborateurs du ministère de l'agriculture et de la pêche
Bases juridiques :
Décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat
Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat.
Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités des indemnités de stage prévues à l'article 3 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat.
Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l'article 10 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat.
Résumé : Conditions et modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels et collaborateurs du ministère de l'agriculture et de la pêche.
Mots-clés : missions, déplacements, voyages, transport, extérieur, séjours, indemnités, voyagiste, outre mer, étrangers.

Conformément au décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006, qui remplace désormais les cinq décrets qui régissaient auparavant les remboursements des frais de déplacement, un arrêté en date du 24 mai 2007, publié au Journal officiel de la République française du 10 mai 2007, fixe les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels du ministère et des personnes qui interviennent pour le compte de ses services.
La présente note de service porte sur les nouvelles modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels et collaborateurs du ministère de l'agriculture et de la pêche. Il est souligné que la responsabilité de l'ordonnateur s'est accrue. En effet toutes les pièces justificatives sont conservées chez lui, seuls l'ordre de mission et l'état de frais étant envoyés chez le payeur. Dès lors, une attention plus particulière sera portée à la vérification des états de frais.

1 - LE MARCHE VOYAGISTE DE L'ADMINISTRATION CENTRALE

Le recours aux services du voyagiste est obligatoire, conformément au code des marchés publics.
Dans le cas où le voyagiste établit une proposition de voyage à un tarif ne répondant pas au souhait du ministère, il appartient au service gestionnaire de demander une nouvelle proposition tarifaire plus satisfaisante. Il conviendra néanmoins de veiller au contenu des prestations à facturer (billet modifiable, remboursable, échangeable...).

2 - MISSION EN METROPOLE

o21 - Frais de repas : remboursement forfaitaire
Les frais de repas en France métropolitaine sont remboursés forfaitairement sur la base de l'indemnité fixée par l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006.
L'agent n'a pas à produire de factures de restauration ou de pièces justificatives quelconques. Par contre, il doit certifier par une mention sur l'état de frais, ou le cas échéant par une attestation sur l'honneur signée par ses soins, qu'il n'a pas pris de repas dans un restaurant administratif ou assimilé.

o22 - Frais d'hebergement : remboursement forfaitaire a 60€

Les frais d'hébergement en France métropolitaine sont remboursés sur la base d'un forfait fixé à 60 € par nuit, sur production d'une facture ou d'une pièce comptable originale (facture d'hôtel, camping, quittance de loyer...). Il n'y a pas de distinction entre Paris et la province. L'indemnité de nuitée n'est pas attribuée lorsque l'agent est logé gratuitement.
Cette pièce comptable doit comporter la date et le coût TTC des prestations. L'indemnité comprend la location de la chambre, la taxe de séjour, ainsi que le petit déjeuner. Il est conseillé aux missionnaires de veiller à la conformité de leur facture d'hébergement afin de ne pas rencontrer de problème lors du remboursement.

o23 - Versement des indemnites de sejour
Les agents peuvent prétendre au versement d'indemnités journalières dans les conditions prévues par le régime applicable sur le territoire où s'effectue leur déplacement. A titre d'exemple, un agent en provenance des DOM et effectuant son déplacement en métropole bénéficiera des taux d'indemnisation applicables en métropole.

o24 - Appreciation de la durée de la mission lors de l'utilisation du train et de l'avion

La mission commence à l'heure de départ de la résidence administrative et finit à l'heure de retour dans cette même résidence. Toutefois l'autorité administrative peut, pour des raisons d'ordre pratique (horaires, durée, coût des transports...) prendre en compte la résidence familiale dans la détermination des droits à indemnisation.
La durée de la mission peut ainsi être déterminée en fonction :
► de l'heure de départ de la résidence administrative ou de la résidence familiale,
► de l'heure de retour à la résidence administrative ou à la résidence familiale.
Pour un même déplacement, il est possible de considérer que la mission commence à l'heure de départ de la résidence administrative et s'achève à l'heure de retour dans la résidence familiale ou inversement.
Néanmoins, l'autorité administrative chargée de signer l'ordre de mission et l'état de frais, ainsi que l'ordonnateur, pourront demander à l'agent de justifier des délais de route qui sembleraient importants et/ou incohérents par rapport aux heures indiquées par exemple sur les titres de transport. Un certificat administratif signé par l'autorité administrative, devra alors être joint au dossier de l'agent pour en justifier la raison.

o25 - Frais de parking
Les frais de parking sont remboursés sur présentation d'une pièce justificative. La personne chargée de signer l'état de frais ainsi que l'ordonnateur pourront demander à l'agent de justifier toute incohérence, ou abus par rapport à la mission effectuée. Un certificat administratif signé par l'autorité administrative devra également être joint pour en justifier la raison.

o26 - Frais de taxi
L'utilisation de ce moyen de transport doit être justifiée conformément à l'arrêté du 24 mai 2007 et réservée aux parcours de courte distance. Le remboursement sera effectué sur présentation d'une pièce justificative.
A l'étranger, les frais de taxi pour se rendre de l'aéroport ou de la gare, vers la ville de destination indiquée sur l'ordre de mission sont remboursés. Ils ne le sont pas pour les voyages effectués à l'intérieur de cette ville.

o27 - Transports en commun
Lorsque l'agent se déplace par les transports en commun, il peut prétendre, sur la base la plus économique, à la prise en charge de ses frais de transport sur production des justificatifs de paiement auprès du seul ordonnateur.
En cas de nécessité de service et sur autorisation du supérieur hiérarchique, dans la limite des crédits disponibles, l'agent peut voyager en classe supérieure.

o28 - Suppression des abattements
Les abattements en cas de séjour dans une même localité à partir du 11ème jour sont supprimés.

3 - MISSION OUTRE-MER ET ETRANGER : OBLIGATION DE FOURNIR UNE FACTURE D'HEBERGEMENT

Pour pouvoir prétendre à la totalité des indemnités forfaitaires de séjour, la production par l'agent de sa facture d'hébergement est obligatoire. Aucune facture de restaurant n'est à joindre au dossier de l'agent.
Pour l'outre-mer, le taux maximal de l'indemnité de mission est réduit :
► de 65 % lorsque l'agent est logé gratuitement,
► de 17,5 % lorsqu'il est nourri à l'un des repas du midi ou du soir,
► de 35 % lorsqu'il est nourri gratuitement aux repas du midi et du soir.
Pour l'étranger, les taux des indemnités de mission sont réduits :
► de 65 % lorsque l'agent est logé gratuitement,
► de 17,5 % lorsqu'il est nourri à l'un des repas du midi ou du soir,
► de 35 % lorsqu'il est nourri gratuitement aux repas du midi et du soir.
A l'étranger, la notion de groupe classant les agents dans des catégories est supprimée. Les agents seront remboursés sur la base des indemnités prévues par l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006.

L'agent peut se faire rembourser, sur présentation de factures originales, les frais engagés pour la délivrance d'un passeport ou d'un visa, ou pour subir des vaccins obligatoires.
Lorsque le voyage est effectué par la voie aérienne, les frais de transports en commun ou de taxi pour se rendre de l'aéroport au lieu de mission indiqué sur l'ordre de mission peuvent être pris en charge. A l'étranger, les frais de taxi à l'intérieur de la localité de la mission ne sont pas remboursés.
Conformément à la dérogation prévue à l'article 7 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, en cas de mission effectuée à l'étranger par le ministre, les membres de son cabinet, ou par toute personne sur autorisation du directeur concerné, les indemnités journalières peuvent être majorées. Elles sont alors calculées sur la base de cinq tiers des taux fixés par l'arrêté susvisé du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006. Dans la mesure du possible, cette dérogation devra être mentionnée au préalable sur l'ordre de mission.

4 - TOURNEE OUTRE-MER OU DEPLACEMENT DE SERVICE A L'INTERIEUR DU PAYS DE RESIDENCE.

En application de l'arrêté du 3 juillet 2006 susvisé, le taux maximal de l'indemnité de mission qui peut être attribuée à l'occasion d'une tournée est égal à 70% du taux maximal de l'indemnité de mission applicable dans la collectivité d'outre-mer considérée tel que prévu à l'article 1 de l'arrêté précité.
L'agent en poste à l'étranger effectuant un déplacement de service à l'intérieur du pays de sa résidence administrative perçoit 90% du taux des indemnités journalières fixés par l'arrêté du 3 juillet 2006 susvisé.

5 - DISPOSITIONS COMMUNES

o51 - Remboursement des frais engagés par des personnes exterieures au MAP.

Toute personne étrangère au ministère de l'agriculture et de la pêche qui participe aux organismes consultatifs, ou qui intervient pour le compte et à la demande des structures du MAP, peut bénéficier de la prise en charge de ses frais de déplacement.
Les taux des indemnités de séjour susceptibles d'être allouées aux intéressés sont ceux des indemnités de mission prévues pour les agents de l'État, et le remboursement de leurs frais de transport s'effectue dans les mêmes conditions que pour ces derniers, leur résidence administrative étant confondue avec leur résidence familiale.
Il est nécessaire de préciser sur les ordres de mission, ou convocations valant ordre de mission, quelle est la structure chargée de payer les états de frais présentés, en vérifiant au préalable la disponibilité des crédits.

o52 - Avance sur frais de deplacement.

Les avances sont consenties à hauteur de 75 % du montant des frais prévisionnels pour les missions en France métropolitaine et l'outre-mer.
Pour l'étranger l'avance est consentie à hauteur de 100 % du montant des frais prévisionnels.
Toute mission non effectuée ayant fait l'objet d'une avance devra faire l'objet d'un remboursement par l'agent au payeur dans les plus brefs délais. Toute mission annulée, y compris le jour même de la mission, devra faire l'objet d'un signalement auprès du voyagiste et des services responsables de la réservations des billets. En effet, à défaut d'annulation, le voyagiste facture la mission au service gestionnaire.

o53 - Cartes d'abonnement.
L'achat par l'administration de cartes d'abonnement peut être autorisé lorsque la fréquence des déplacements pour les besoins du service le justifie, et afin qu'il en résulte une économie.

o54 - Utilisation du vehicule personnel
Lors de l'établissement du premier ordre de mission, lorsque le véhicule personnel est utilisé, ou dans le cas d'un changement de véhicule personnel, l'agent devra joindre à son dossier la copie de sa carte grise pour contrôle de la puissance fiscale du véhicule. Il n'est plus nécessaire de fournir ensuite une copie de la carte grise à l'appui des autres dossiers.
L'agent doit signer la certification, sur son ordre de mission, qu'il est bien assuré dans les conditions prévues à l'article 10 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006, même s'il se fait rembourser sur la base du tarif SNCF. L'agent doit alors signer sous cette mention.

o55 - Délais de transmission des dossiers.
Il est constaté que certains dossiers sont envoyés pour paiement plusieurs mois après la mission. Ces dossiers ne répondant plus aux procédures mises en place par le ministère nécessitent un traitement plus lourd, notamment par les services gestionnaires de l'administration centrale. Afin de ne pas retarder le traitement des dossiers envoyés dans les délais, les états de frais datant de plus de quatre mois ne feront pas l'objet d'un traitement prioritaire par les services gestionnaires, sauf urgence dûment signalée par courrier par la hiérarchie de l'agent.
A ce titre, il est rappelé que dès le retour de sa mission, l'agent doit faire parvenir son état de frais accompagné de toutes ses pièces justificatives, et conforme à la réglementation en vigueur. Le service gestionnaire, après contrôle de la conformité du dossier, rembourse l'agent dans les meilleurs délais.

o56 - Conditions tarifaires particulieres.
Dans le cas où le séjour du missionnaire est prolongé afin de faire bénéficier l'administration de meilleures conditions tarifaires de billets d'avion pour les voyages de l'outre-mer vers la métropole sur convocation de l'administration centrale, les indemnités de séjour supplémentaires peuvent être remboursées sous réserve de la production par l'autorité administrative d'un document justifiant l'analyse comparative des coûts et des bénéfices.

Le Secrétaire Général
Dominique SORAIN

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