MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : Mise en œuvre du plan d'action comptable ministériel 2007
Bases juridiques : Loi organique relative aux lois de finances du 1^er août 2001. Note du Secrétaire général du 6 décembre 2006 diffusée par note de service SG/DAFL/SDAB/N2006-1561 du 21 décembre 2006. Note du Directeur des affaires financières et de la logistique du 20 mars 2007 diffusée par note de service SG/DAFL/SDAB/N2007-1522 du 22 mars 2007. Note de service du 5 juin 2007 (SG/DAFL/SDAB/N2007-1533).
MOTS-CLES : plan d'action comptable - contrôle interne - réseau référents

La présente note de service a pour objet d'exposer, pour les services déconcentrés du ministère de l'agriculture et de la pêche, les nouvelles actions à mettre en œuvre au titre du plan d'action comptable ministériel (PACM) relatif au contrôle interne, actualisé en 2007. Elle rappelle les principales actions programmées en 2006.

En outre, cette note vise à présenter l'architecture du réseau "contrôle interne" à mettre en place prochainement au niveau des services déconcentrés.

1- Plan d'action comptable ministériel (PACM) :
1.1 - Rappel des actions figurant dans le PACM 2006
1.2 - Actions nouvelles du PACM 2007
2- Création d'un réseau "contrôle interne" :

1- Plan d'action comptable ministériel (PACM) :

La loi organique relative aux lois de finances du 1^er août 2001 (LOLF - article 31) a entraîné de nouvelles exigences pour l'ensemble des acteurs de la dépense publique (ordonnateurs, gestionnaires et comptables). Tous doivent participer au renforcement des dispositifs de contrôle interne et s'organiser pour maîtriser les risques dans les domaines budgétaire et comptable. Dans ce cadre, ces dispositifs de contrôle interne doivent permettre d'assurer la qualité budgétaire et comptable en vue notamment de la certification des comptes par la Cour des comptes.

Cela nécessite la mise en place, au sein des services, d'un ensemble de procédures organisées, formalisées et contrôlables qui attestent de la maîtrise et de la transparence de notre activité.

Dans ce contexte, l'Etat doit poursuivre le renforcement de la qualité budgétaire et comptable. Les actions qui concourent à la réalisation de cet objectif sont reprises dans un PACM. Ce plan fait partie intégrante du dispositif de contrôle interne visant à maîtriser les risques susceptibles d'affecter la qualité des comptes.
Ces dispositifs de contrôle interne, qui découlent de la mise en œuvre du PACM, seront audités par les corps de contrôle ministériels ou interministériels.
En prolongement du PACM institué en 2006, des actions nouvelles ont été inscrites dans le PACM 2007. Ces nouvelles actions prennent en considération :
- le rapport de la Cour des comptes sur la certification des comptes 2006,
- la note d'évaluation comptable de la Cour,
- les restitutions du contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD), pour l'exercice 2006, issues de la Direction générale de la comptabilité publique,
- les rapports d'audit comptable et financier.
Pour mémoire, afin que chacun comprenne les termes utilisés pour la mise en œuvre du contrôle interne, je vous communique, ci-après, la décomposition de l'activité comptable en fonction de laquelle le contrôle interne est organisé. Il existe ainsi :
- des cycles au nombre de 7 (charges, produits...) qui se décomposent en processus (commande publique...).
- Ces processus se décomposent en procédures (réception de la commande...) qui se décomposent en tâches (liquidation du bon de commande...).
- Les tâches regroupent un ensemble d'opérations (enregistrement de la réception de la commande, archivage des pièces justificatives...).
Vous trouverez, ci-joint (annexe 1), le PACM actualisé en 2007, qui comporte au total 16 actions et couvre la période 2007-2009. Ce plan cible en toute priorité le processus "commande publique" pour les services déconcentrés. Ce processus correspond aux dépenses de fonctionnement (autres que celles de personnel) régies par les textes sur les marchés publics. Plusieurs éléments justifient ce ciblage :
- l'importance de l'enjeu financier,
- le taux global d'anomalies ⁽¹⁾ significatif,
- l'origine des anomalies les plus représentatives (justification insuffisante, liquidation et imputation erronées des dépenses).

1.1 - Rappel des actions figurant dans le PACM 2006
Dans le cadre du PACM 2006, les principales actions, réalisées ou en cours de réalisation, sont les suivantes :
- Elaboration d'un schéma d'organisation financière couvrant chacun des programmes et budgets opérationnels relevant de vos directions respectives. A cet égard et conformément à la note de service du 5 juin 2007 (SG/DAFL/SDAB/N2007-1533) sur la mise en œuvre des schémas d'organisation financière au sein des services déconcentrés, vous voudrez bien me transmettre ce schéma pour le cas où vous ne l'auriez pas encore adressé.
L'examen des schémas d'organisation financière, reçus à ce jour, a fait ressortir que :
- dans la plupart des structures, le service fait et l'engagement juridique ne sont pas saisis dans l'application AGRI 2, sachant que, par ailleurs, l'application NDL n'intègre pas ces fonctionnalités,
- dans de nombreuses régions et comme préconisé, la DRAF, les DDAF et DDSV du chef-lieu de région, mutualisent leurs services dans la chaîne de traitement de la dépense et de la recette.
- Expérimentation auprès de trois sites pilotes régionaux (Basse-Normandie, Nord-Pas-de-Calais, Midi-Pyrénées) de la formalisation des responsabilités. A cet effet, des sessions d'information et de sensibilisation au contrôle interne réalisées par la DAFL (Bureau de la comptabilité - Section contrôle interne), ont été suivies d'audits conseil conduits par la Mission permanente d'inspection générale et d'audit (MIGA) du Conseil général de l'agriculture, de l'alimentation et des espaces ruraux (CGAAER).
- Pour le parc immobilier : finalisation du guide de procédures comptables programmé dans le PACM 2006, au cours du 2^nd semestre 2007 sachant qu'il n'existe pas de guide interministériel en la matière. Dans ce même délai, un contrôle de deuxième niveau devra être réalisé dans les quatre services déconcentrés restants (sur les dix prévus dans le PACM 2006).

1.2 - Actions nouvelles du PACM 2007
Afin de mettre en œuvre les nouvelles actions du PACM 2007 et de respecter le calendrier correspondant, des groupes de projet (cf. point 2), seront organisés par le Secrétariat général (Direction des affaires financières et de la logistique).
Les actions du PACM 2007 devront être réalisées selon le calendrier suivant (cf. feuille de route en annexe 2) :

- Processus "Commande publique" :

 2008
- Sur les trois sites pilotes régionaux (Basse-Normandie, Nord-Pas-de-Calais, Midi-Pyrénées), il conviendra de déployer des organigrammes fonctionnels nominatifs (cf. modèle en annexe 3) préfigurés par les schémas d'organisation financière mis en oeuvre en 2007 dans les services déconcentrés (cf. point 1.1). Ces organigrammes se différencient des simples organigrammes fonctionnels le plus souvent utilisés et qui se limitent à identifier les acteurs d'une structure et leurs fonctions principales. Les organigrammes fonctionnels nominatifs constituent des supports :
- d'identification des acteurs,
- de formalisation des responsabilités,
- d'attribution des tâches.
L'acteur principal (titulaire) doit être identifié pour chacune des opérations pour lesquelles il intervient. Afin de répondre au principe de continuité des opérations, son suppléant doit également être mentionné.
 2009
- Ces organigrammes fonctionnels nominatifs devront être déployés dans l'ensemble des structures régionales (DRAF et DDSV/R).

- Processus " Parc immobilier" :

 2008
- Déploiement de l'organigramme fonctionnel nominatif pour ce processus.
- Dans le cadre du dispositif de fiabilisation du parc immobilier, un contrôle de deuxième niveau sera mis en œuvre par l'administration centrale (Secrétariat général/Direction des affaires financières et de la logistique/Sous-direction de la logistique et du patrimoine - Service de contrôle budgétaire et comptable ministériel/Département comptable ministériel), en concertation avec les services déconcentrés et les référents relais.
Ce contrôle portera sur l'exactitude de la superficie des biens et sur l'appréciation du coefficient d'entretien.

2- Création d'un réseau "contrôle interne" :

Afin de mieux faire partager les informations sur les méthodes et les actions de contrôle interne et faciliter leur déploiement, il convient de mettre en place un réseau de référents au niveau des services déconcentrés.

Vous trouverez, ci-joint (annexe 4), le schéma d'organisation du réseau de référents "contrôle interne" retenu pour les services déconcentrés. Vous trouverez également joint pour information, le schéma d'organisation du réseau de référents retenu pour l'administration centrale (annexe 4bis), ainsi que le schéma d'organisation du réseau "contrôle interne" à l'échelle du ministère (annexe 4ter).
Pour les services déconcentrés, le schéma comporte deux niveaux :
· Le groupe de projet "services déconcentrés" qui sera compétent pour proposer des actions à intégrer éventuellement dans le PACM et pour assurer le suivi de sa mise en œuvre dans les structures concernées. Ce groupe sera composé :
- du référent technique ministériel (SG/DAFL - Bureau de la comptabilité), chargé notamment de piloter et d'animer le déploiement du contrôle interne au sein du ministère,
- de trois experts des services centraux (Direction générale de l'alimentation, Direction générale de l'enseignement et de la recherche, SG/Service de la modernisation/Bureau des services déconcentrés),
- de sept référents représentant respectivement les groupements des secrétaires généraux, DRAF, DDAF, DDSV, ainsi que le représentant des régions Basse-Normandie, Nord-Pas-de-Calais et Midi-Pyrénées.

Les décisions portant sur le contrôle interne, et notamment les actions à intégrer dans le PACM, seront prises par le Secrétaire général du ministère sur la base des travaux et des propositions du groupe de projet. Le Comité des directeurs d'administration centrale (CODAC) sera compétent pour examiner et valider l'ensemble des actions inscrites au PACM.

· Le réseau de référents relais, qui regroupera les 26 référents régionaux désignés à l'échelon de chaque DRAF et de chaque DAF au sein de leur structure chargée de la mise en œuvre du PACM. Ce réseau sera chargé :
- d'assurer la mise en œuvre et le suivi des actions inscrites au PACM, notamment leur déploiement au niveau des services déconcentrés du ministère,
- de mener des actions d'information et de sensibilisation au contrôle interne auprès des directions départementales du ministère, le cas échéant en collaboration avec les cellules de qualité comptable des trésoreries générales,
- d'alimenter le travail du groupe de projet précité,
- de piloter, au niveau des services déconcentrés, les contrôles de second niveau avant transmission au service de contrôle budgétaire et comptable ministériel et à la direction des affaires financières et de la logistique.
Afin que ce réseau "contrôle interne" puisse être créé dans les meilleurs délais, je vous saurais gré de bien vouloir me faire parvenir, sous le présent timbre et avant le 30 novembre 2007, les coordonnées des référents que vous aurez désignés pour le groupe de projet et le réseau de référents, respectivement. Dans la mesure du possible et pour les 26 référents régionaux, les référents ainsi désignés auront une position transversale au sein des structures concernées ainsi que les connaissances budgétaires, financières et comptables s'agissant de la chaîne de traitement de la dépense et de la recette.
Par souci d'efficacité et d'économie de moyens, il conviendra de limiter les réunions formelles et de privilégier autant que possible les moyens modernes de communication telles que la messagerie électronique ou la visioconférence.
En application de la LOLF et dans le cadre de la certification des comptes, la Cour des comptes a renforcé ses contrôles en les axant sur les procédures mises en œuvre pour maîtriser les risques budgétaire et comptable. Le développement d'une démarche de contrôle interne fondée sur la qualité de nos procédures témoignera de notre volonté de maîtrise des risques et concrétisera l'exercice des nouvelles responsabilités que vous confère la réforme financière en cours.
La mission de contrôle interne du Secrétariat général (Direction des affaires financières et de la logistique : Valérie Février - valerie.fevrier@agriculture.gouv.fr, tél : 01 49 55 42 87 et
Marie-Noëlle Proutheau - marie-noelle.proutheau@agriculture.gouv.fr, tél : 01 49 55 60 26) reste à votre disposition. Elle apportera à vos équipes tout le concours que vous jugerez nécessaire.

( 1) pour les services déconcentrés, ce taux s'élève à 3,26% en 2006, sachant que selon les critères du CHD, un taux situé entre 2% et 5%, considéré comme moyen, nécessite la mise en place d'actions correctrices.

HAUT