MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : Organisation de la collecte et de l'affranchissement du courrier
Résumé : Mise en place d'un site unique d'affranchissement à Barbet de Jouy pour le courrier de l'administration centrale
Mots-clés : Courier central - affranchissement - courrier externe - courrier interne - tri - Navette - collecte du courrier

La fonction " courrier " au sein de l'administration centrale du MAP, a fait l'objet en décembre 2004 d'un audit réalisé avec l'assistance méthodologique et opérationnelle d'un bureau d'études. Les modes d'organisation et de fonctionnement de l'activité courrier sur les différents sites du ministère sont multiples et plusieurs types de dysfonctionnements étaient constatés.
L'objectif était de :
► Rationaliser, homogénéiser et fiabiliser le traitement du courrier.
► Optimiser l'organisation courrier intra sites ainsi que l'organisation des flux inter sites, notamment sur les modalités de distribution/collecte, le niveau de qualité de service à atteindre.
► Sécuriser et formaliser les règles de traitement courrier.
► Professionnaliser la fonction / les équipes courrier et optimiser les ressources internes
► Maîtriser les coûts d'exploitation
Les conclusions de cet audit ont préconisé un certain nombre de pistes de modernisation du traitement du courrier au MAP, notamment la mise en place d'un pôle d'affranchissement unique sur le site de Barbet de Jouy impliquant la suppression des machines à affranchir installées sur les autres sites parisiens.
Différents travaux et achats ont été réalisés (adaptation de locaux aux transferts logistiques, acquisition d'équipements adéquats (chariots, sacoches, logiciel d'enregistrement et de suivi des recommandés, meubles courriers sécurisés dans les étages...)
Aujourd'hui, le pôle unique d'affranchissement est en voie d'être opérationnel. Les trois machines à affranchir du pôle courrier Barbet de Jouy ont été remplacées par des machines affranchir intelligentes (MAI) et sont connectées depuis le 15 décembre 2007. La suppression des machines restantes implantées à Lowendal et à Vaugirard est programmée pour le 31 décembre 2007.
Ce point unique d'affranchissement nécessite une réorganisation des procédures de collecte/distribution et d'acheminement du courrier entrant, sortant ainsi que du courrier interne.

MODALITES DE FONCTIONNEMENT

COURRIER EXTERNE

Courrier entrant

Comme c'est aujourd'hui le cas, le courrier entrant sera acheminé aux heures habituelles sur l'ensemble des sites par les services de La Poste.

Courrier sortant

A compter du 1^er janvier 2008, le courrier destiné à être affranchi sera collecté du lundi au vendredi par la navette (chargée également du transport de personnes), a minima, une fois en matinée et une fois l'après midi pour être acheminé sur le site de Barbet de Jouy selon les horaires suivants (cf. horaire de la navette en p-j) :
► Lowendal 08 h 40 - 15 h 10
► Fontenoy 08 h 50 - 15 h 20
► Vaugirard 09 h 00 - 15 h 30
► Maine 09 h 10 - 15 h 40
Ce courrier conditionné pour l'affranchissement sera OBLIGATOIREMENT trié par les points courrier, afin de permettre une plus grande réactivité de la part des agents en charge de l'affranchissement sur le site de Barbet de Jouy et de respecter l'heure de la remise dans le circuit de La Poste.
Le tri doit être fait par :

1. Destination : Paris, Banlieue, Province, Avion

2. Format : C4, C5, C6, DL...

3. Tarification : Lettre, Ecopli (distinction à faire)

4. Recommandés et affranchissements spécifiques : Chronopost, courrier suivi...
Ce courrier, après tri par les points courrier, destiné à être affranchi par le site de Barbet de Jouy sera placé dans les sacoches spécifiques identifiant le service émetteur, puis remis dans le circuit postal.
Tous les plis collectés dans la plage horaire indiquée ci-dessus seront affranchis à jour J.

COURRIER INTERNE

Courrier entrant :
Il sera acheminé dans des sacoches " Courrier interne - Direction X " par la navette aux horaires habituels et entreposé dans les points courrier de chaque site.

Courrier sortant :

Ce courrier placé dans les sacoches spécifiques " courrier interne " (plis non destinés à être affranchis) sera collecté et acheminé par la navette. Charge à chaque service sur chacun des sites de récupérer sa sacoche auprès du point courrier.
Ces sacoches seront mises à disposition dans les points courrier de chaque site pour être collectées par la navette aux même horaires que ceux du courrier externe (cf. à la rubrique précédente)

N.B. :

Courrier volumineux externe et interne

Si un flux important de courrier doit être expédié, les directions doivent informer préalablement le service du Courrier central ainsi que le chauffeur de la navette, afin que soient organisés la collecte et l'affranchissement des plis en conséquence.

La navette

Depuis le 10 décembre 2007, la navette est rattachée au Bureau des moyens logistiques. L'agent chargé de conduire ce véhicule est affecté au département courrier.
Il a pour mission d'assurer :

1. la collecte et l'acheminement du courrier sur l'ensemble des sites selon une organisation validée (cf. aux horaires de la navette joints à cette note)
2. le transport des personnes en charge des documents destinés à la Paierie et à la TG de Nanterre
3. le transport des personnes (inter sites)
4. la transmission des titres de transport du département Missions
5. la liaison courrier ASMA-SMAR
6. transport ponctuel de documents et de colis divers sur demande expresse et en fonction de la disponibilité

Les missions 1 et 2 ont un caractère prioritaire.

En cas d'absence du conducteur de la navette

En l'absence du conducteur régulier de la navette, seuls seront assurés la collecte et l'acheminement du courrier inter sites, ainsi que le transport des personnes en charge des documents destinés à la paierie et la trésorerie générale.
Les services seront informés suffisamment à l'avance par voie d'affiche et de courriel, toutes les fois que cela sera possible, de l'absence temporaire du conducteur de la navette.

Collecte et l'acheminement

Il y aura un passage unique le matin et un autre l'après midi sur chacun des sites pour la collecte et la dépose du courrier interne et externe, selon les horaires suivants :
► Lowendal 10 h 30 - 15 h 10
► Fontenoy 10 h 40 - 15 h 20
► Vaugirard 11 h 00 - 15 h 30
► Maine 11 h 10 - 15 h 40
Pour ces deux ramassages, un affranchissement à jour j sera assuré par le courrier central de Barbet de Jouy.

Transport des documents destinés à la paierie et la trésorerie générale

Les mardis et vendredis, les personnes chargées d'acheminer les documents destinés à la paierie et la trésorerie générale seront conduites vers ces destinations aux heures habituelles.
De même une collecte sera assurée ces mêmes jours sur le site de la rue du Helder.
Afin d'organiser avec elles les modalités de transport, elles seront également averties par courriel et/ou téléphone de l'absence temporaire du conducteur de la navette.
Vous voudrez bien demander aux personnes chargées du courrier dans vos services, de veiller au respect de ces dispositions, afin de contribuer à l'amélioration, la sécurisation et à la bonne marche de la fonction courrier dans notre ministère. Elles voudront bien tenir informé le Bureau des moyens logistiques des difficultés qu'elles pourraient rencontrer dans la mise en œuvre de ces nouvelles mesures.

Le Sous-directeur de la logistique
et du patrimoine
Jean-Yves MARTIN

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