MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : Bilan de clôture 2007 - Rattachement des charges et des produits à l'exercice
Bases juridiques : Loi organique relative aux lois de finances du 1^er août 2001
Résumé : L'inventaire des charges et des produits à rattacher à l'exercice, des provisions et des engagements hors bilan aura lieu dès le mois de décembre 2007. Les opérations de recensement de l'année 2007 présentent des nouveautés par rapport à celles du bilan d'ouverture, tant par leur périmètre que par leur mise en œuvre. La présente note décrit ces éléments nouveaux, en précisant les différences entre services centraux et services déconcentrés.
Mots-clés : bilan 2007, inventaire, charges à payer, charges constatées d'avance, provisions pour risques et charges, engagements hors bilan, produits à recevoir.

Présentation
I - Bilan 2006 des charges à payer et des provisions pour risques et charges
II - Description de la procédure de recensement et calendrier des opérations
III - Définitions des notions
IV - Périmètre du recensement
V - Simplifications et nouveautés à prendre en compte
VI - Plan de contrôle du responsable de rattachement
I - Bilan 2006 des charges à payer et des provisions pour risques et charges
II - Description de la procédure de recensement et calendrier des opérations
III - Définitions des notions
IV - Périmètre du recensement
V - Simplifications et nouveautés à prendre en compte
VI - Plan de contrôle du responsable de rattachement

Présentation

Dans l'optique de la certification des comptes de l'Etat par la Cour des comptes, le recensement puis la comptabilisation des charges et des produits à rattacher à l'exercice constituent un enjeu majeur pour les services de l'Etat.
La loi organique n 2001-692 du 1^er août 2001 impose à l'Etat un cadre comptable, basé sur la constatation des droits et obligations. Ce cadre comptable doit permettre de mieux retracer toutes les charges et les produits de l'Etat, afin de donner une image de la situation financière et patrimoniale de l'Etat fondée sur les principes de sincérité, de régularité et de fidélité du résultat.
La présente note a pour objet de mettre en lumière les éléments importants et nouveaux relatifs aux opérations de recensement à venir concernant les dépenses : charges à payer (CAP), charges constatées d'avance (CCA), provisions pour risques et charges (PVC), engagements hors bilan et les produits: produits à recevoir.

Plan de la note

I - Bilan 2006 des charges à payer et des provisions pour risques et charges
II - Description de la procédure de recensement et calendrier des opérations
III - Définitions des notions
IV - Périmètre du recensement
V - Simplifications et nouveautés à prendre en compte
VI - Plan de contrôle du responsable de rattachement

I - Bilan 2006 des charges à payer et des provisions pour risques et charges

A l'issue des opérations de recensement des charges et des produits à rattacher, un bilan est dressé chaque fin d'année, retraçant ainsi les créances et les dettes de l'Etat.
L'établissement de ce bilan est très important car il constitue un véritable outil de gestion et de pilotage pour les gestionnaires. En effet, la connaissance des charges à payer doit permettre de faciliter les arbitrages budgétaires notamment dans le cadre des négociations menées à l'occasion du dialogue de gestion.
Vous trouverez en annexe 1 le bilan fin 2006, certifié par la Cour des comptes, des charges et des provisions pour risques et charges consolidé sur l'ensemble des services du ministère. Ce document concrétise les travaux auxquels vous avez participé. Deux remarques peuvent être faites:
- Pour le ministère, les charges à payer et les provisions pour charges constituent des enjeux financiers très importants avec des montants qui s'élèvent respectivement à 937 M€ et à 2.505 M€. Ces montants sont répartis par sous-action sur chacun des programmes du ministère,
- Les montants de reports de charges et de charges à payer, bien qu'étant des notions différentes, sont régulièrement utilisés lors des négociations budgétaires qui sont menées dans le cadre du projet de loi de finances. Cependant, malgré les contraintes budgétaires qui pèsent sur le ministère, on peut attendre une évolution à la baisse des reports de charges entre 2006 et 2007, estimée à ce jour à -100 M€. Cette baisse profite à tous les programmes du ministère. Elle témoigne des efforts faits par les services pour redresser les comptes du ministère.

II - Description de la procédure de recensement et calendrier des opérations

Dans le cadre des travaux du bilan d'ouverture, vous avez participé en début d'année à l'inventaire des charges et des produits à rattacher à l'exercice. La constitution du bilan au 31 décembre 2007 implique un nouvel inventaire qui commencera à partir de la mi-décembre.
Comme l'année dernière, ce recensement aura lieu :
 dans les directions et services d'administration centrale : sous la coordination du Secrétariat Général (DAFL/SDAB) et du contrôleur budgétaire et comptable ministériel (CBCM),
 dans les services déconcentrés : sous la coordination de chaque ordonnateur et de la trésorerie générale
A l'instar de ce qui s'est passé en 2005 et en 2006, le recensement s'effectue à partir de l'outil de recensement des charges et produits inventaire de l'Etat (ORCHIDEE). Le gestionnaire saisit les données utiles au recensement dans l'application ORCHIDEE (y compris les données qui concernent les opérateurs de l'Etat). Le service gestionnaire établit ensuite un certificat administratif attestant que le recensement des charges et des produits à rattacher au bilan a été réalisé de façon exhaustive et que les dossiers justificatifs correspondant aux saisies dans l'application ORCHIDEE sont complets et sont tenus à la libre disposition des personnes habilitées à en contrôler le contenu.
Le responsable de rattachement (un pour l'ensemble des services centraux et un sur chacun des services déconcentrés du ministère) va valider les données issues d'ORCHIDEE après avoir effectué le plan de contrôle interne sur les services gestionnaires qui lui sont rattachés. Il signe la déclaration de conformité attestant le respect des procédures interministérielles et de l'exhaustivité du périmètre de recensement.
La saisie des données commencera dès livraison de l'application ORCHIDEE v3. Vous serez avertis de la date de mise à disposition de cet outil.
Elle doit être achevée avant le 31 janvier 2008 en administration centrale. Pour connaître les dates limites de saisie arrêtées au niveau local, les services déconcentrés devront se rapprocher de leur trésorerie générale respective.
Compte tenu des enjeux financiers pour le ministère, les gestionnaires des services centraux devront cette année apporter une attention toute particulière aux dépenses d'intervention ⁽¹⁾ notamment en matière de transferts directs et indirects. Les gestionnaires des services déconcentrés devront être notamment vigilants quant aux montants qui seront recensés au titre des bourses sur critères sociaux ⁽²⁾ du financement des établissements d'enseignement privé sous contrat ⁽³⁾ et des analyses vétérinaires ⁽⁴⁾
En conséquence, le recensement des charges et produits à rattacher nécessite une implication forte de l'ensemble des services gestionnaires.

III - Définitions des notions

Les définitions des notions figurent en annexe 2 pour les charges à rattacher et les engagements hors bilan et en annexe 3 pour les produits à rattacher.

IV - Périmètre du recensement

e Charges à rattacher et engagements hors bilan

Quatre types de charges font l'objet d'un recensement : les charges à payer, les charges constatées d'avance, les provisions pour risques et charges et les engagements hors bilan. Pour ce qui concerne les engagements hors-bilan, seule l'administration centrale est concernée.
Ces charges correspondent à quatre catégories de dépenses : dépenses de fonctionnement, dépenses de personnel, dépenses d'investissement, et dépenses d'intervention.
Le tableau suivant présente les types de charges recensées par les services centraux et/ou déconcentrés, en précisant si le recensement utilise l'outil ORCHIDEE ou non.

Le tableau suivant présente les catégories de dépenses qui sont recensées par les services centraux et/ou déconcentrés, en précisant les seuils en deçà desquels le recensement est facultatif.

Le détail des charges à rattacher par catégories de dépenses est présenté en annexe 4.

e Produits à rattacher

Les produits à recevoir feront l'objet d'un recensement dans ORCHIDEE alors que les produits constatés d'avance seront traités par le service de la FCE (Fonction Comptable de l'Etat - DGCP).
Cas particuliers :

1- Régie de recettes :
Sont exclus du recensement ORCHIDEE, les produits déjà encaissés par la régie de recettes. Il s'agit des recettes encaissées par le régisseur et qui n'ont pas donné lieu à reversement au comptable au
31 décembre 2007.

2- Rétablissements de crédits :
Les " titres à émettre " relatifs à des rétablissements de crédits doivent être recensés dans ORCHIDEE comme des produits à recevoir. Ils ne donneront cependant pas lieu à comptabilisation en produits à recevoir lors de la consolidation car ce sont en réalité des annulations de dépenses à venir.
Les produits à recevoir correspondent à trois catégories de recettes : recettes de fonctionnement, recettes de personnel et recettes d'intervention.
Le tableau suivant présente les types de produits recensés par les services centraux et/ou déconcentrés, en précisant si le recensement utilise l'outil ORCHIDEE ou non.

Le tableau suivant présente les catégories de recettes qui sont recensées par les services centraux et/ou déconcentrés, en précisant les seuils en deçà desquels il n'y a pas de recensement.

Le détail des produits à rattacher par catégories de recettes est présenté en annexe 5.

V - Simplifications et nouveautés à prendre en compte

Le détail des simplifications et des nouveautés à prendre en compte au titre des opérations d'inventaire de 2007 figure en annexe 6.

VI - Plan de contrôle du responsable de rattachement

Pour cette année, le plan de contrôle mis en œuvre par l'ensemble des responsables de rattachement du ministère tant au niveau des services déconcentrés que des services centraux comportera à la fois des contrôles obligatoires mais aussi des contrôles dits personnalisés choisis en fonction des spécificités et des enjeux financiers du ministère. Le plan de contrôle s'inscrit en conséquence dans une nouvelle perspective plus appropriée à la maîtrise des risques.
Les contrôles obligatoires, d'ores et déjà mis en œuvre l'an dernier, sont reconduits pour le prochain recensement. Ils consistent pour le responsable de rattachement :
P à s'assurer de l'exhaustivité du périmètre des acteurs du recensement.
P à fiabiliser les opérations recensées en effectuant une comparaison entre les chiffres recensées par les gestionnaires et les données extraites des précédents recensements.
Les contrôles " personnalisés " ciblent des catégories et des natures de charges représentatives en terme d'enjeux ou de risques financiers. De plus, ces contrôles intègrent également des seuils différents. Tous ces éléments sont décrits dans le tableau ci-dessous :

Des notes ultérieures apporteront, au fur et à mesure de la communication par la DGCP, des précisions sur l'outil ORCHIDEE, le dispositif de fiabilisation des charges à rattacher et tout autre élément nécessaire.
La cellule du contrôle interne du bureau de la comptabilité se tient à votre disposition pour vous apporter toutes les informations indispensables à la réalisation de ces opérations d'inventaire.
Par ailleurs, une documentation actualisée est à votre disposition sur l'extranet AIFE à l'adresse suivante : http://extranet-aife.finances.ader.gouv.fr.

( 1) Pour les dépenses d'intervention (subvention pour charges de service public et transferts directs et indirects), les services centraux ont comptabilisé fin 2006, 2.367 M€ de passifs d'intervention qui se répartissent entre 548 M€ au titre des charges à payer et 1.819 M€ au titre des provisions pour charges.

( 2) 25,9 M€ de charges à payer et 4,1 M€ de provisions pour charges ont été comptabilisées fin 2006 au titre des bourses sur critères sociaux.

( 3) 60,3 M€ de charges à payer et 32,5 M€ de provisions pour charges ont été comptabilisés fin 2006 au titre du financement de l'enseignement agricole privé.

( 4) Au niveau des services déconcentrés, 26,2 M€ de charges à payer ont été comptabilisées fin 2006 sur les sous-actions 21 et 23 du programme 206.

ANNEXES

HAUT