MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : Formations d'accompagnement au déploiement de la suite bureautique OpenOffice
Résumé : Cette note présente le dispositif de formation visant à l'appropriation de la suite bureautique OpenOffice par les agents des services déconcentrés du MAP (DRAF, DDAF, DDSV). Ce dispositif est structuré en deux temps : d'abord, la formation de formateurs internes et de personnes ressources ; ensuite, la formation des utilisateurs par les formateurs internes. Pour les DDEA, seule la formation de personnes ressources est envisagée dans ce dispositif, les autres publics seront pris en charge selon les modalités prévues par le Ministère de l'écologie du développement et de l'aménagement durable (MEDAD). Toutefois, les solutions les plus pertinentes seront étudiées localement.
Cette note présente la formation des formateurs internes et des personnes ressources et celle des utilisateurs.
Mots-clés : Formation, bureautique, OpenOffice, MigrOOo

1. Contexte général
2. Présentation du dispositif global de formation des utilisateurs en services déconcentrés
3. Présentation du dispositif de formation des formateurs internes et des personnes ressources
4. Présentation du dispositif de formation des utilisateurs

1. Contexte général

Le ministère de l'agriculture et de la pêche (MAP) utilise la suite bureautique " Office " de l'éditeur Microsoft. L'émergence de la suite OpenOffice, solution alternative libre de niveau professionnel, a conduit la sous-direction des systèmes d'information (SDSI) à étudier de manière approfondie les termes de choix entre ce produit et la version 2007 de la suite Microsoft. Les conclusions de cette étude ont montré la pertinence du choix d'OpenOffice.
Après consultation de l'ensemble des directions d'administration centrale et des groupements des services déconcentrés et débat au Conseil des systèmes d'information, le Secrétaire général a validé le choix de la suite OpenOffice par décision du 9 janvier 2007.
L'administration centrale et les services déconcentrés du MAP sont de ce fait engagés dans une démarche de migration de la suite MS Office vers la suite OpenOffice. Le projet de migration dénommé MigrOOo piloté par le service de la modernisation (sous-direction des systèmes d'information) prévoit dans le plan de la migration, daté du 18 juin 2007, le déploiement de la solution entre le deuxième semestre de 2007 et la fin de l'année 2008.

2. Présentation du dispositif global de formation des utilisateurs en services déconcentrés

La suite bureautique OpenOffice comporte trois logiciels : " Writer ", " Calc " et " Impress ", respectivement équivalents à " Word ", " Excel " et " PowerPoint ".
Pour assurer l'accompagnement des utilisateurs lors de leur phase d'appropriation de ces trois logiciels, un dispositif en deux temps est mis en place :
► dans un premier temps, formation des formateurs internes et des personnes ressources par la société Bull, prestataire de service ;
► dans un second temps, formation des utilisateurs par les formateurs internes.
Les formateurs internes ont pour mission de déployer la formation dans leurs structures d'affectation ; le rôle des personnes ressources est d'assister les utilisateurs et d'assurer un support de premier niveau.
Les fonctions de formateur interne et de personne ressource peuvent être occupées par une même personne ou par des personnes différentes. De même, une même personne peut être formateur interne et/ou personne ressource pour un, deux, ou trois des logiciels de la suite OpenOffice.

3. Présentation du dispositif de formation des formateurs internes et des personnes ressources

3.1. Public cible
Le public visé par cette formation est constitué des formateurs internes et des personnes ressources désignées par les directeurs des services déconcentrés sur sollicitation de la SDSI.

3.2. Animation
Le bureau de la formation continue (FORMCO), en appui au service de la modernisation en charge du pilotage du projet, propose pour assurer l'accompagnement des participants l'organisation des sessions de formation. La formation est dispensée par la société Bull recrutée par la SDSI dans le cadre d'un marché public qui inclut les frais de déplacement du formateur et les frais d'animation pédagogique.

3.3. Durée
Pour chaque logiciel, un tronc commun aux formateurs internes et aux personnes ressource est dispensé. A ce tronc commun s'ajoute un volet pédagogique à destination exclusive des formateurs internes.
La durée de la formation dépend donc du logiciel (Writer, Calc ou Impress) et de la fonction du stagiaire (formateur interne ou personne ressource) :

3.4. Contenu de la formation
Le contenu de la formation a été arrêté par la sous-direction des systèmes d'information dans le cadre du marché public qu'elle a conclu avec la société Bull. Il est présenté dans l'annexe1.
Les délégués régionaux à la formation continue (DR FORMCO) doivent attribuer régionalement un code EPICEA distinct par session programmée (pour chaque cursus de formation). Pour cela, la codification se fera dans le domaine U - INFORMATIQUE et dans le thème 01 maîtrise des outils bureautiques.

3.5. Organisation des sessions de formation
Les formations des formateurs internes et des personnes ressources font l'objet d'une organisation régionale pilotée par les DR FORMCO (réservation des salles de formation, codification de l'action sous EPICEA, gestion des inscriptions et des convocations, évaluation de la formation).
Les sessions se déroulent selon le calendrier et la répartition géographique figurant à l'annexe 2.

3.6. Modalités d'inscription
- Les candidats à cette formation rempliront la fiche d'inscription qui sera ensuite adressée par courriel au responsable local de formation (RLF) de leur structure.
- Les RLF communiqueront le nom des personnes à convoquer (liste par session) à leur délégué régional FORMCO
- Le délégué régional FORMCO confirme son inscription à l'agent, par courrier adressé sous couvert du RLF, en lui communiquant toutes les informations administratives et logistiques (lieu exact, horaires, code EPICEA de la session, différentes possibilités d'hébergement). Si la session pour la date souhaitée est complète, le délégué régional proposera une autre date de formation sur le même site. Dans un souci de meilleure organisation et de réduction des coûts, il est préférable que chaque agent s'inscrive dans sa région d'affectation ou dans la région limitrophe.

3.7. Prise en charge des frais de déplacement et de séjour
Le remboursement des frais de déplacement et de séjour des stagiaires formateurs internes et personnes ressources est assuré par leur structure d'affectation. Dans le cadre du projet, la SDSI apporte une contribution à cette prise en charge. Pour cela, des délégations de crédits seront réalisées auprès des DRAF à partir des crédits gérés par la SDSI. Le montant de ces délégations sera calculé au pro rata du nombre de stagiaires de la région inscrit à une action de formation.

3.8. Suivi
A l'issue du dispositif, les DR FORMCO transmettent au bureau de la formation continue un état des réalisations des formations en précisant pour chaque logiciel le nombre d'inscrits, les fiches d'émargement correspondantes et une synthèse des évaluations de la formation par les stagiaires.

4. Présentation du dispositif de formation des utilisateurs

4.1. Public cible
Le public visé par cette formation est constitué des agents des services déconcentrés du MAP qui souhaitent se familiariser avec les logiciels de la suite OpenOffice. Ils disposent également d'un dispositif d'auto-formation en ligne (http://migrooo.national.agri/).

4.2. Organisation des sessions de formation
Les sessions de formation des utilisateurs débutent dès que les formateurs internes et les personnes ressources ont été formés. Elles sont à l'initiative des responsables locaux de formation (RLF) de chaque structure, dans le cadre de leur plan local de formation. Le DR FORMCO apportera, autant que nécessaire, son appui méthodologique aux RLF.
Les sessions font principalement l'objet d'une organisation départementale. Toutefois, des actions mutualisées sont possibles quand elles s'avèrent nécessaires.

4.3. Animation
La formation est dispensée par les formateurs internes formés dans le premier temps du dispositif. Les RLF font appel prioritairement aux formateurs internes de leur propre structure ou aux formateurs internes en poste dans le département où est organisé l'action de formation.
Les formateurs internes seront indemnisés pour leurs formations de démultiplication selon le cadre défini par la note de service (SG/SRH/SDDPRS/N2008-1036) du 30 janvier 2008.

4.4. Modalités d'inscription et de prise en charge des frais
Les formations aux utilisateurs se dérouleront selon les modalités habituelles pour toute formation mise en oeuvre par le RLF des structures ou organisée en inter-départemental. L'organisation principalement locale des sessions de formation est conçue pour diminuer autant que possible les frais de déplacement et de séjour des agents en formation.
Si toutefois des actions mutualisées entre plusieurs département sont organisées, les frais engagés à cette occasion pour le déplacement des agents en formation sont à la charge des services où sont affectés ces agents. De plus, les frais de déplacement et de séjour des intervenants devant démultiplier ces actions dans les structures ne disposant pas de formateurs internes dans leur propre communauté de travail, seront à la charge des services qui demandent leur intervention.

Le sous-directeur du développement professionnel
et des relations sociales
Eric GIRARD-REYDET

ANNEXES

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