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MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE
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SECRÉTARIAT
GÉNÉRAL |
NOTE DE SERVICE SG/SRH/SDDPRS/N2008-1226 Date: 08 octobre 2008 |
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Date de mise en application :
immédiate |
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Objet : Mise en œuvre
des modalités de formation professionnelle tout au long de la
vie (FPTLV) dans les services du ministère de l'agriculture et
de la pêche.
Bases juridiques et réglementaires:
-Loi n2007-148 du 2 février 2007 de modernisation de la
fonction publique.
-Décret n2007-1470 du 15 octobre 2007 relatif à la
formation professionnelle tout au long de la vie des fonctionnaires
de l'Etat.
-Décret n2007-1942 du 26 décembre 2007 relatif à la
formation professionnelle des agents non titulaires de l'Etat et de
ses établissements publics et des ouvriers affiliés au
régime des pensions résultant du décret n 2004-1056
du 5 octobre 2004.
- Circulaire du 19 décembre 2007 prise pour l'application du
décret n2007-1470 du 15 octobre 2007 relatif à la
formation professionnelle tout au long de la vie des fonctionnaires
de l'Etat.
Résumé : Présentation des modalités de
la FPTLV et recommandations pour leur mise en œuvre par les
différents acteurs impliqués.
Mots-clés : Formation, parcours
professionnel.
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Destinataires |
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Pour exécution
: |
Pour information
: |
SOMMAIRE
I -
Introduction
1 ) Présentation du contexte
2 ) Les objectifs de cette réforme
II - Les
acteurs de la formation professionnelle tout au long de la
vie
AU NIVEAU
NATIONAL
AU NIVEAU REGIONAL
AU NIVEAU LOCAL
III - Les
dispositions prévues pour la formation professionnelle tout au
long de la vie
1 ) Les actions de formation continue : une typologie
fondée sur leur finalité
2 ) Le droit individuel à la formation
(DIF)
a)
Définition
b) Modalités d'utilisation
c) Différence entre la demande d'utilisation du DIF
et l'inscription à l'action de formation
d) Gestion du DIF
e) En cas de litige (mobilisation du DIF)
3 ) L'entretien de
formation (ou la partie " formation " de l'entretien
d'évaluation)
a) Quand a-t-il lieu ?
b) Qui le conduit ?
c) Quelles suites ?
d) En cas de désaccord à l'issue de l'entretien
(rattachement d'une action à un type T1/T2/T3, ...)
e) Cas particulier :
l'entretien de prise de poste
4 ) L'allocation de formation
IV -
L'insertion de la formation dans le parcours professionnel d'un
agent
1 ) L'appui à la
préparation des examens et concours
(PEC)
2 ) Les actions de
formation statutaires (1 de l'article 1er du décret du 15
octobre 2007)
3 ) La période de professionnalisation
4 ) L'entretien de
carrière
5 ) Le bilan de carrière
6 ) Le bilan de compétences
7 ) Le congé de formation
professionnelle
V - Le plan de formation de la structure
VI - La prise
en compte des compétences acquises
1 ) La validation des acquis de l'expérience
(VAE)
2 ) Cas des
établissements publics sous tutelle du MAP
VII - Information complémentaire
ANNEXES
Annexe 1 :
Textes de références et adresses électroniques de
consultation
Annexe 2 : compte-rendu de l'entretien de formation (et sa notice
d'utilisation)
Annexe 3 : Demande d'inscription à une action de formation des
personnels (FORMCO)
Annexe 4 : Demande d'inscription à une action de formation
continue des personnels exerçant dans le secteur de
l'enseignement
Annexe 5 : Schéma du circuit d'instruction de mobilisation du
DIF par un agent
Annexe 6 : Demande de mobilisation du droit individuel à la
formation (DIF)
Annexe 7 : Convention d'utilisation anticipée du droit
individuel à la formation (DIF)
Des réflexions sont en cours en
vue de propositions concernant les modalités de mise en
œuvre des périodes de professionnalisation, mesure
inédite dans la fonction publique et qui fera l'objet d'une
note spécifique pour les services du ministère de
l'agriculture et de la pêche (MAP)
NB: Les annexes sont présentées suivant l'ordre
chronologique du traitement d'un besoin de formation apparu lors de
l'entretien de formation.
Les accords du 25 janvier 2006 sur
l'amélioration des carrières et sur l'évolution
sociale dans la fonction publique ont intégré les
principes de formation tout au long de la vie des agents des trois
versants de la fonction publique (de l'Etat, territoriale,
hospitalière). Le protocole d'accord du 21 novembre 2006
relatif à la formation professionnelle tout au long de la vie,
signé avec des organisations syndicales représentatives,
a permis d'en définir les principes essentiels.
Puis la loi n2007-148 du 2 février 2007 de modernisation de la
fonction publique a confirmé toute l'importance de la
formation professionnelle tout au long de la vie (FPTLV) au
bénéfice des agents publics. Deux décrets
d'application dans la fonction publique de l'Etat ont été
publiés :
- le décret n2007-1470 du 15 octobre 2007 concernant les
fonctionnaires, précisé par la circulaire de la direction
générale de l'administration et de la fonction publique
(DGAFP) du 19 décembre 2007,
- le décret n2007-1942 du 26 décembre 2007 s'appliquant
aux agents non titulaires de l'Etat et de ses établissements
publics et à certains ouvriers.
La loi, les deux décrets et la circulaire sont consultables
sur le site FORMCO en accès intranet et internet
(http://www.formco.agriculture.gouv.fr/droits/principe.cfm) ainsi que sur le site de l'intranet national du MAP
(http://intranet.national.agri/article.php3?id_article=2003) et sur Légifrance (cf. Annexe
1).
Ces textes remplacent notamment le décret n85-607 du 14 juin
1985 modifié relatif à la formation professionnelle des
fonctionnaires de l'Etat, abrogé, qui était le dernier
à traiter, selon une approche générique, de la
formation continue des agents de l'Etat. Ils intègrent la
nécessaire évolution des perspectives de gestion des
ressources humaines :
► contexte démographique : la diversité des
missions qui leur seront confiées au cours de leur vie
administrative rend nécessaire l'appui aux agents pour:
- s'adapter aux évolutions des métiers,
- construire un véritable parcours professionnel.
Par ailleurs, l'équilibre " formation initiale/formation
continue " est modifié par la perspective des départs en
retraite et de leur non-remplacement partiel ;
► évolution de la gestion publique (LOLF,
démarche de modernisation de l'Etat) : les missions de
l'administration sont en profonde mutation, de même que le
périmètre de ses structures.
Ces textes modifient de façon importante le dispositif de
formation continue, lequel concerne toute la communauté de
travail du MAP, fonctionnaires et agents non titulaires.
2 ) Les objectifs de cette réforme
La réforme de la formation
professionnelle vise à intégrer ces éléments de
contexte par la fonction publique, dans la gestion de ses
ressources humaines ; plusieurs objectifs sont ainsi
déclinés :
- amélioration de la lisibilité des politiques de
formation : selon les besoins de l'agent et ceux de
l'administration, selon les compétences déjà
acquises par l'agent au cours de son expérience
professionnelle et personnelle, la finalité des actions de
formation sera mieux caractérisée ;
- renforcement de la place de l'agent dans la construction de son
parcours, via la formation : il dispose d'un droit individuel
à la formation qu'il peut mobiliser, en accord avec sa
hiérarchie ;
- possibilité d'individualiser davantage la réponse "
formation " pour en améliorer l'efficacité : "
individualiser " ne signifie pas " renoncer aux formations
collectives " mais trouver pour chaque individu les modalités
de formation les mieux adaptées à son besoin (insertion
dans un groupe en stage " présentiel ", formation ouverte et
à distance -FOAD-, tutorat, ...).
II - Les acteurs de la formation professionnelle tout au long de la vie
AU
NIVEAU NATIONAL
Le comité d'orientation de la
formation continue, mis en place en 2003, détermine chaque
année les orientations prioritaires en matière de
formation continue ; il émet également des
préconisations quant aux modalités d'organisation et de
mise en œuvre de ces orientations. Ces recommandations sont
reprises dans une note d'orientation largement diffusée, qui
constitue le document d'orientation visé par l'article 31 du
décret du 15 octobre 2007, après avis de la section
spécialisée " formation continue " du comité
technique paritaire ministériel (CTPM).
Présidé par le secrétaire général ou son
représentant, le comité d'orientation est composé
des représentants des directions techniques à
l'initiative des programmes de formation que les services du MAP
mettent en œuvre (directions d'administration centrale), des
représentants des services, des représentants des acteurs
de la formation continue, auxquels s'associent des
représentants de directions techniques concernées au
MEEDDAT (thématique du développement durable,
...).
AU NIVEAU REGIONAL
Le
directeur régional en charge de l'agriculture et de la
forêt est le relais des orientations du MAP ; il coordonne
leur pilotage et leur mise en œuvre par les services
déconcentrés et les établissements publics locaux
d'enseignement et de formation professionnelle agricole (EPLEFPA),
pour lesquels il est détenteur de l'autorité
académique. Il précise ces orientations et les
hiérarchise en fonction du contexte régional. Il est
responsable des budgets opérationnels de programme (BOP)
supports de l'activité des services. En matière de
formation, il est assisté d'une délégation
régionale à la formation continue.
AU NIVEAU LOCAL
La
nécessité d'un plan local de formation (PLF) est
réaffirmée (article 31 du décret du 15 octobre
2007). C'est sous la responsabilité du directeur de la
structure que se retrouvent les acteurs dont les rôles sont
précisés ci-après, afin d'élaborer ce PLF. Il
s'agit de l'agent, des membres de l'encadrement et du responsable
local de formation (RLF) ou du correspondant local de formation
(COLOFO). Ce point de convergence constitué par le PLF est
plus qu'un outil. Il devient le catalyseur des énergies
individuelles et collectives dans la relation
emploi-formation.
Le CTP local (ou la commission locale de
formation dans les EPLEFPA) est l'instance qui traite des questions
de formation : elle examine et débat du PLF, rassemblant ainsi
des représentants de tous les acteurs concernés par la
FPTLV.
Même s'il ne relève pas à
proprement parler du niveau local, le délégué
régional à la formation (DR) est un interlocuteur qui
peut aider les acteurs locaux de la FPTLV dont les rôles sont
détaillés ci-après.
Pour développer, conforter ou prévoir une nouvelle orientation de son parcours professionnel, de même que pour contribuer à son développement personnel chaque agent doit s'interroger sur les compétences qu'il détient et sur celles qu'il lui faut développer ou acquérir. Il doit échanger sur ses projets avec son supérieur hiérarchique direct, au cours de l'entretien de formation (ou au cours de la partie " formation " de l'entretien d'évaluation). Il peut également échanger sur ses interrogations avec les relais " formation " dans les services : responsable local de formation (RLF), correspondant local de formation, délégué régional à la formation continue. Par ailleurs, il peut aussi faire part de ses projets à l'IGIR, l'IGVIR, l'IGOS, ...chargé de son suivi individuel.
2 ) L'encadrement
Les directeurs et les chefs de
service en administration centrale, les directeurs en services
déconcentrés et dans les établissements
d'enseignement ont, parmi leurs missions, celle de gérer les
compétences existantes dans la structure sur laquelle ils ont
autorité.
Pour ce faire, ils doivent :
formaliser les souhaits de l'administration en
matière de formations à suivre par les agents ; ces
orientations - ou ces actions - sont à inscrire au plan de
formation (national, régional ou local). Il peut s'agir
d'actions individuelles destinées à un agent ou de
formations à destination d'un groupe d'agents exerçant
des missions semblables ;
indiquer les orientations principales de la structure en
matière de gestion des compétences ;
arrêter le plan de formation de l'année N,
après discussion en CTP ou, en ce qui concerne les EPLEFPA, en
commission locale de formation, émanation du conseil
d'administration (C.A). Pour une structure donnée, le plan
local de formation résulte de la synthèse des besoins de
formation exprimés par les agents pendant l'année N-1, et
des attentes exprimées par l'administration : priorités
nationales présentées dans la note d'orientation pour la
formation continue, priorités régionales
(formalisées, par exemple, dans le projet régional de
l'enseignement agricole, ou énoncées par le préfet
et relayées par le DRAF, ...) et priorités de la
structure (exprimées dans le document stratégique ou le
projet d'établissement) ;
déterminer les crédits à consacrer à
la mise en œuvre du plan de formation ;
accorder/refuser (avec motivation) les demandes
d'inscription en formation présentées par les
agents.
Il appartient, au directeur de la structure ou de l'EPLEFPA, le cas
échéant, de déléguer aux supérieurs
hiérarchiques directs des agents la mise en œuvre
concrète de certaines composantes de ces missions. Toutefois,
il en conserve la responsabilité.
Dans les établissements d'enseignement, le plan local de
formation est présenté pour information au CA. (voir NS
DGER/SDPOFEGTP/N99-2102 du 30 septembre 1999),
Le rôle joué par les agents d'encadrement devient
déterminant ; ils doivent notamment
:
organiser la continuité des missions de la
structure placée sous leur responsabilité ;
participer aux processus de
gestion des compétences en réponse aux besoins
immédiats et prévisibles de leur structure et, pour ce
faire, utiliser les outils de FPTLV.
3 ) Les responsables et correspondants locaux de formation
Animateurs des activités
liées à la formation professionnelle dans la
communauté de travail, ils ont la charge de :
- aider les agents à formuler leurs besoins,
- expliquer aux agents - et à l'encadrement - les
possibilités offertes par la FPTLV en réponse aux besoins
de formation exprimés,
- coordonner l'élaboration du plan local de formation, sous
l'autorité du directeur de la structure,
- renseigner le système d'information des ressources humaines
(SIRH) pour répondre à la demande : les actions de
formation demandées d'une part et les actions suivies par les
agents de l'autre (cf. III.1 page 9).
Selon l'organisation de la structure (notamment le nombre de sites
d'implantation), la prise en charge concrète de ces missions
peut être assumée par plusieurs opérateurs. Il
appartient à chaque directeur de structure de désigner
ce(s) responsable(s) ou correspondant(s) local (locaux), qui doit
(doivent) être clairement identifié(s) dans
l'organigramme, et d'organiser le cas échéant la
coordination de leur action.
La formation professionnelle tout au long de la vie constitue un
enjeu d'envergure dans le développement professionnel et
personnel des agents, et représente un levier majeur pour
répondre aux attentes en matière d'adaptation de la
compétence collective des services au regard des
évolutions de contexte. Les acteurs concernés devront
eux-mêmes être suffisamment informés, voire
formés, de manière à jouer pleinement leur
rôle ; cette formation/information des acteurs de la FPTLV
fait d'ailleurs partie des préconisations du comité
d'orientation.
4 ) Le délégué régional (ou le délégué d'administration centrale) à la formation continue
En tant que de besoin, il apporte
son appui aux RLF et COLOFO pour la formalisation du plan local de
formation (PLF) des structures de sa région. A ce titre, il
aide à la production et à la diffusion d'outils pour la
construction de ce PLF. Il est destinataire des PLF
formalisés, après que ces derniers aient été
discutés au sein du CTP local ou la commission locale de
formation, dans la structure ou l'EPLEFPA concerné. Sous
l'autorité du responsable de BOP déconcentré, il
propose un programme régional de formation tenant compte des
plans locaux de chaque structure et proposant la meilleure
organisation pédagogique pour répondre aux besoins des
agents, tout en veillant aux mutualisations de moyens les plus
pertinentes, en interne aux services du MAP, et avec l'échelon
interministériel local.
Dans quelques régions, les services déconcentrés ont
pour interlocuteur un délégué régional à
la formation continue (DR FORMCO) et le secteur de l'enseignement
un DR GRAF (groupe régional d'animation et de formation).
Néanmoins, dans la majorité des régions, il y a un
délégué régional unique pour les services
déconcentrés et l'enseignement agricole. Le DRAF, en sa
qualité de responsable des moyens, doit assurer une dotation
suffisante aux délégations à la formation, notamment
en matière d'assistance.
En administration centrale, la
délégation à la formation continue est placée
sous l'autorité de l'IGIR. Elle a le même rôle
qu'une délégation régionale à la formation des
personnels.
III - Les dispositions prévues pour la formation professionnelle tout au long de la vie
Les dispositions concourant à la formation professionnelle tout au long de la vie sont distinguées dans les textes réglementaires en plusieurs catégories. Dans cette partie III, il sera essentiellement question des actions de formation continue et de l'exercice par l'agent de son droit individuel à la formation (DIF). La suite de la note traitera des autres modalités de gestion des compétences et de leur insertion dans le parcours professionnel de l'agent (partie IV) ainsi que de la prise en compte de l'ensemble des dispositions dans le PLF (partie V).
1 ) Les actions de formation continue : une typologie fondée sur leur finalité
(2 de l'article 1er du
décret du 15 octobre 2007)
Elles ont fait l'objet d'une typologie fondée sur la
finalité de la formation, à apprécier compte tenu de
la situation professionnelle de l'agent. Trois types sont
identifiés :
- type 1 (T1) : l'adaptation immédiate au poste de
travail,
- type 2 (T2) : l'adaptation à l'évolution
prévisible des métiers,
- type 3 (T3) : le développement de leurs
qualifications ou l'acquisition de nouvelles qualifications.
Une action ne relève donc pas a priori d'un type particulier ;
son classement en T1 et/ou T2 et/ou T3 traduit des
éléments de politique de formation. En amont de la
campagne d'entretiens de formation (cf. III.3 page 12), des
indications seront données par le directeur, après
discussion en comité de direction puis en CTP local ou en
commission locale de formation. Ces indications tiendront compte
:
- des orientations nationales,
- du contexte régional et de sa traduction par les
priorités données par le préfet de
région,
- des grands axes d'action définis dans le document
stratégique local ou dans le projet
d'établissement.
Ces indications faciliteront la compréhension par la
communauté de travail de la stratégie de gestion des
compétences dans la structure. Ainsi seront à classer en
T1 les actions visant à accompagner des évolutions de
connaissances, de savoir-faire et/ou de savoir-être
définies comme prioritaires. Ces éléments seront
indiqués dans le plan local de formation. Toutefois, le
rattachement d'une action de formation à un type (T1/T2/T3)
se fera, de façon prévisionnelle, après
concertation sur la finalité de l'action entre le
supérieur hiérarchique et l'agent, lors de l'entretien
de formation. Au cours de cet entretien, il sera tenu compte
des compétences acquises par l'agent dans son parcours
professionnel et personnel, et des formations déjà
suivies antérieurement.
Une même action de formation peut donc ne pas relever du
même type, pour deux agents différents d'une même
structure, si la finalité visée par cette action n'est
pas identique pour l'un et pour l'autre.
Par exemple, une formation visant à la maîtrise d'un
outil (logiciel) informatique spécifique peut être
qualifiée de :
- T1 si l'agent vient de prendre
ses fonctions et a impérativement besoin de cet outil pour
exercer ses fonctions,
- T2 si les fonctions de l'agent
vont évoluer, et si ses nouvelles fonctions vont
nécessiter qu'il maîtrise ce nouveau logiciel,
- T3 si l'agent, n'utilisant pas ce logiciel dans ses
activités actuelles, envisage de changer d'orientation à
moyen terme et si dans le cadre de son nouveau métier, la
maîtrise de ce logiciel représentera un atout.
Les formations à OpenOffice relèvent actuellement de T1
puisqu'il s'agit d'une évolution du poste de travail, quel que
soit l'agent.
Au cours de l'entretien de formation, pour les actions T2 ou T3, la mobilisation - ou non - du droit individuel à la formation (DIF) devra être évoquée entre l'agent et son supérieur hiérarchique. Les actions T1 ne mobilisent pas le DIF.
2 ) Le droit individuel à la formation (DIF)
(articles 10 à 14 du
décret du 15 octobre 2007)
Le DIF doit être utilisé pour contribuer à une
gestion opérationnelle et dynamique des ressources humaines,
afin que l'appui aux projets professionnels des agents rejoigne -
autant que faire se peut - les compétences attendues par
l'administration. A ce titre, le directeur, après avis du CTP
local ou de la commission locale de formation, peut donner des
indications sur les actions qui, parmi celles qui seront des types
T2 et T3, seront susceptibles d'être imputées sur le
DIF.
Le DIF est un droit de 20
heures par an (proportionnel à la quotité de travail,
donc de 20 heures si l'agent travaille à temps plein sur une
année), cumulable, pour atteindre un plafond de 120
heures . Il a été mis en place à compter du
1er juillet 2007.
Ce droit est transférable lorsque l'agent fait une
mobilité dans son administration (ex : entre une DDSV et un
EPLEFPA), entre son administration et une autre administration
d'Etat (entre une DDEA et une DIREN), entre une administration
d'Etat et une structure de la fonction publique territoriale ou
hospitalière.
Au 1er janvier 2008, les agents ayant travaillé
à temps plein depuis le 1er juillet 2007 ont acquis
un DIF de 10 heures correspondant à un semestre
d'activité. Ces mêmes agents, s'ils travaillent à
temps plein durant l'année 2008, se verront crédités
d'un DIF de 30 heures au 1er janvier 2009. Cependant,
pour les agents non-titulaires, le décret du 26 décembre
2007 ajoute une condition supplémentaire pour
bénéficier du DIF : compter, au 1er janvier de
l'année considérée, au moins un an de services
effectifs au sein de l'administration.
Sous certaines conditions, et à compter du 1er
janvier 2009, le DIF peut être consommé par
anticipation (article 14 du décret du 15/10/2007). Les
agents (fonctionnaires ou agents non titulaires en CDI) ayant
acquis une durée déterminée au titre du DIF peuvent,
avec l'accord de l'administration dont ils relèvent, utiliser
par anticipation une durée supplémentaire au maximum
égale à la durée acquise. La durée totale des
heures utilisées (acquises et par anticipation) ne peut
dépasser 120 heures. Pour l'année 2009, elle ne pourra
dépasser 60 heures.
Le DIF ne peut être
mobilisé que sur demande écrite de l'agent (annexe
6) à son supérieur hiérarchique, pour suivre une
action inscrite au plan de formation de la structure,
exclusivement de type T2 ou T3. Le DIF peut également
être mobilisé en complément :
- de la dispense de service pour suivre des formations d'appui
à la préparation des examens professionnels et concours
(PEC) - cf. IV.1 page 15,
- du congé pour validation des acquis de l'expérience
professionnelle (VAE) - cf. VI.1 page 20,
- du congé pour bilan de compétences - cf. IV.6 page
18,
- d'une période de professionnalisation: dans ce cas, le
complément de DIF peut être accordé à
concurrence de 120 heures supplémentaires.
Le circuit d'examen de la demande de mobilisation de son DIF par un
agent est présenté sur le document joint en annexe
5. L'administration dispose de 2 mois pour
répondre. En cas de refus successifs durant 2 ans à des
demandes d'utilisation de son DIF, un agent est prioritaire dans
l'accès au bénéfice d'un congé de formation
professionnelle (cf. partie IV.7 page 18).
Les actions demandées par l'agent au titre du DIF et
retenues comme telles par son supérieur hiérarchique
peuvent se dérouler hors temps de service (HTS). Dans cette
hypothèse, outre l'accord de principe du directeur de la
structure, l'accord du niveau régional (responsable de BOP)
doit également être recueilli.
" L'administration ne peut pas imposer à un agent, sans son
accord, de réaliser des actions de formation en dehors du
temps de travail " (circulaire du ministère du budget, des
comptes publics et de la fonction publique du 19 décembre
2007).
c) Différence entre la demande d'utilisation du DIF et l'inscription à l'action de formation
La demande d'inscription à une
formation (cf. annexes 3 et 4) peut être refusée
pour différentes raisons, que cette action ait, par ailleurs,
fait ou non l'objet d'une demande de mobilisation du DIF. La
procédure demeure inchangée : la fiche d'inscription est
retournée à l'agent, avec mention du motif de
refus.
La demande d'utilisation du DIF peut
être refusée (cf. circuit décrit en annexe 5),
même si la réponse à la demande d'inscription
(annexe 4) est favorable. L'action pourra alors être suivie
sans être décomptée sur le DIF.
Toutefois, l'acceptation de la demande d'utilisation du DIF ne rend
pas l'agent prioritaire pour la formation demandée s'il n'a
pas respecté les délais d'inscription ou si le nombre de
places offert est insuffisant.
Un
"compteur" sera mis en place au sein de chaque structure afin que
soit comptabilisée la mobilisation de son DIF par chaque agent
au cours de l'année :
- les heures de formation continue suivies au titre du DIF,
- les jours/heures complémentaires utilisés à des
fins de préparation aux concours (en sus de la dispense
réglementaire de service,
- toute autre action relevant de la FPTLV et ayant consommé du
DIF.
A ce stade, un " module DIF " du futur système d'information
des ressources humaines SIRH du MAP (AGORHA) est en cours de
préparation pour une mise à disposition des services
début 2009. A terme, l'ambition est de disposer d'un outil
commun qui soit incrémenté directement après
qu'aient été renseignées individuellement les
actions de formation suivies par chaque agent (et donc leurs
durées).
En tout état de cause, même après la mise en service
du " module DIF " et jusqu'à la livraison complète du
nouveau SIRH, l'échelon local continuera à renseigner le
module " formation continue " de l'outil EPICEA (dans les services
déconcentrés) et SAFO (dans l'enseignement
agricole).
Rôle des gestionnaires de personnel de proximité
La gestion des informations relatives à l'utilisation de leur
DIF par les agents est assurée par le gestionnaire de
proximité, localement, au niveau de chaque structure. Les
informations sur les droits acquis et leur utilisation au cours de
l'année N-1 seront communiquées par écrit à
chaque agent, en principe en janvier de l'année N. Ces
données seront gérées à l'aide du " module DIF
" de AGORHA.
La répartition précise des activités décrites
pour le niveau local ainsi que leur coordination, entre le RLF et
le gestionnaire de proximité, relèvent de la
responsabilité du directeur de la structure.
e) En cas de
litige (mobilisation du DIF)
- les recours individuels pourront donner lieu:
à un recours gracieux auprès du signataire de
la décision (directeur de la structure),
à un recours hiérarchique ,voire auprès de
la CAP dont relève l'agent,
à un recours contentieux devant le juge
administratif.
- les contestations liées à la gestion globale du
DIF seront susceptibles d'être examinées en CTP local
ou en commission locale de formation.
3 ) L'entretien de formation (ou la partie " formation " de l'entretien d'évaluation)
Cet entretien est prévu par l'article 5 du décret du 15 octobre 2007. C'est un élément-clé de la construction du plan local de formation : il permet un échange approfondi sur les finalités des demandes de formation envisagées par l'agent ; il permet également à l'administration d'expliciter les besoins de formation liés aux objectifs collectifs et de situer la contribution attendue de l'agent.
Il est recommandé que
l'entretien de formation soit associé à l'entretien
d'évaluation. En effet, dans le cadre de l'entretien
d'évaluation, les échanges ont permis de se mettre
d'accord sur la participation de l'agent à la réalisation
des missions de sa structure, sur les résultats à viser
dans le cadre de sa propre activité ainsi que sur ses
perspectives professionnelles et/ou personnelles. Aussi, la phase "
formation " de cet entretien permettra de :
faire le point sur les suites données aux
précédentes demandes ou prévisions de
formation,
définir les actions à mettre en œuvre, en
application des conclusions de la première partie de
l'entretien. Dans ce cadre, seront discutés,
- les types (T1/T2/T3) auxquels seront rattachées les actions
de formation envisagées, en réponse aux besoins,
- l'éventualité de formation hors du temps de service
(HTS), sachant que cette éventualité n'est possible que
dans la limite maximale de 50h/an pour des actions T2 ou de 80h/an
pour des actions T3 (cf. article 9 du décret du 15 octobre
2007) et que les actions T1 sont obligatoirement imputées sur
le temps de service (et hors DIF),
- le recours éventuel au DIF. La demande écrite de
mobilisation du DIF doit toutefois être faite par l'agent,
après réflexion et en dehors du cadre de
l'entretien.
La campagne d'entretiens individuels (entretiens d'évaluation)
se déroule en fin d'année civile (en général
entre fin octobre et fin décembre) ; elle est rappelée
par voie de note de service.
Il est mené par le
supérieur hiérarchique direct et fera l'objet d'un
compte-rendu qu'il co-signera avec l'agent.
Dans le secteur de l'enseignement agricole, l'organisation à
mettre en place est, à ce stade, à préciser. Il est
toutefois indispensable de rendre plus lisible le recueil des
besoins de formation afin de permettre aux agents de
bénéficier des dispositions réglementaires relatives
à la FPTLV. Pour les personnels enseignants, pour lesquels il
n'existe pas d'entretien d'évaluation, le directeur prendra
les dispositions pour que soit organisé l'entretien de
formation :
- désignation des interlocuteurs des agents,
- précision concernant la fréquence de cet
entretien.
Ces éléments devront être discutés en
commission locale de formation.
Les comptes-rendus de ces
entretiens de formation seront transmis au RLF ou au
correspondant local de formation. Dans les structures où
celui-ci n'est pas clairement identifié, une personne
chargée de cette mission sera désignée à cette
fin ; elle aura également pour mission, sous l'autorité
du directeur, la rédaction du plan local de formation pour la
structure concernée ; les éléments issus des
entretiens de formation en constitueront la matière
première principale.
Le compte-rendu de l'entretien (annexe 2) prendra la forme
d'un document en deux volets (volet 1 : bilan de l'année
écoulée ; volet 2 : perspectives pour l'année à
venir). Une notice d'utilisation accompagnera ce document pour en
faciliter l'utilisation.
La demande écrite de mobilisation
du DIF (annexe 6) doit être adressée par
l'agent à son supérieur hiérarchique direct,
qui en accuse réception. La réponse à cette demande
doit être donnée par l'administration dans les deux mois
suivant la date d'accusé de réception.
d) En cas de
désaccord à l'issue de l'entretien (rattachement d'une
action à un type T1/T2/T3, ...)
- les recours individuels pourront être déposés par
un agent auprès de sa hiérarchie voire auprès de la
CAP dont il relève
- les contestations liées à la politique de
classification des actions en T1/T2/T3 dans la structure seront
susceptibles d'être examinées en CTP local ou en
commission locale de formation.
e) Cas particulier : l'entretien de prise de poste
Il est recommandé de faire
bénéficier les agents récemment arrivés dans
une structure d'un entretien de prise de poste dans lequel seraient
traitées les thématiques suivantes :
- ajustement de la fiche de poste et détermination des
objectifs pour l'année en cours,
- questions en suspens après la prise de fonctions,
- besoins de formation.
Cet entretien serait à conduire par le supérieur
hiérarchique direct dans les 3 mois suivant la prise de poste
effective.
Les
formations suivies hors temps de service et au titre du
DIF ouvrent droit à une allocation de formation d'un
montant égal à 50 % du traitement horaire de l'agent
(article 13 du décret du 15 octobre 2007).
L'échelon régional, en tant que responsable du budget
opérationnel de programme (RBOP) " moyens des services ",
gère l'attribution des crédits permettant de verser ces
allocations de formation (relevant de la masse salariale,
crédits de titre 2).
La
demande de formation au titre du DIF (annexe 6) et hors temps
de service ouvrant droit à allocation est étudiée
selon le circuit suivant :
à l'échelon de la structure (échelon
local) : à l'issue des entretiens de formation, les demandes
écrites de formation ouvrant droit à allocation sont
regroupées. Un premier classement en opportunité de ces
demandes est préparé, ainsi qu'une estimation du
coût en allocation ; un ordre de priorité est
éventuellement institué. Ces informations sont ensuite
communiquées au niveau régional.
à l'échelon régional : si les
montants en allocation de formation présentés par les
structures de la région représentent une somme
supérieure aux crédits de titre 2 programmés à
cet effet, le RBOP réunit un comité (en lien avec l'IGIR,
IGVIR, le délégué régional à la
formation,....) pour classer les demandes selon une liste de
priorité décroissante. Les décisions de ce
comité seront notifiées à l'agent par écrit,
sous couvert de son supérieur hiérarchique. Ces
réponses devront être données moins de 2 mois
après la fin de la période des entretiens de formation.
Ce comité se réunira au moins une fois dans l'année,
lors d'une une réunion dite " principale " (juste après
la période des entretiens).
En fonction de la disponibilité en crédits de titre 2,
une seconde réunion en fin d'été (septembre) pourra
éventuellement être organisée afin de donner
suite à des demandes classées mais non financées,
voire à de nouvelles demandes apparues hors de la période
d'entretiens de formation.
IV - L'insertion de la formation dans le parcours professionnel d'un agent
La FPTLV vise à accompagner l'agent dans toutes les étapes de son parcours professionnel et reconduit ou actualise certaines modalités (ex : congé de formation professionnelle, bilan de compétences) ; elle propose également de nouveaux outils : la période de professionnalisation, l'entretien de carrière, le bilan de carrière.
1 ) L'appui à la préparation des examens et concours (PEC)
Le décret du 15 octobre 2007
(articles 19 à 21) instaure une dispense de service de 5
jours par an pour permettre à l'agent de suivre des
actions de formation dans le cadre de la PEC, sans plafonner le
nombre de jours à l'échelle de la carrière.
En cas de besoin, l'agent peut également mobiliser son DIF,
en complément de ces 5 jours.
Dès lors que la
durée d'une décharge sollicitée par un agent est
inférieure ou égale à 5 jours de service pour une
année donnée, la demande est agréée de droit ;
toutefois, dans l'intérêt du service, sa satisfaction
peut être différée dans le temps.
Il est rappelé que, sauf cas exceptionnel, l'agent se voit
offrir la faculté de suivre les formations visant à le
préparer aux concours et examens auxquels il peut
administrativement s'inscrire.
Dans les textes prévoyant le recours à différentes
modalités de formation, il sera :
- privilégié le recours aux actions de formation
organisées en interministériel, à l'échelon
local, dès lors que les domaines de formation sur lesquels
portent les épreuves des concours sont communs à
plusieurs administrations (ex : droit administratif,
organisation des institutions françaises et européennes,
....) ainsi que pour la méthodologie des épreuves
dont l'architecture est identique, d'une administration à une
autre (ex : méthodologie de la note administrative,
rédaction d'un courrier administratif, ...). Ces
regroupements sont autant de possibilités d'enrichissement
mutuel entre les stagiaires ;
- favorisé et soutenu l'organisation de formations ouvertes et
à distance (FOAD), tout en recherchant la meilleure solution
pédagogique ; une équivalence en jours de formation PEC
sera déterminée par les organismes de formation, pour
chacun de ces dispositifs, et validée par le bureau de la
formation continue et du développement des
compétences.
Des formations initiées par les délégués
régionaux à la formation auront également vocation,
autant que faire se peut, à être ouvertes aux agents des
autres administrations.
Les agents des services du MAP bénéficient d'une
autorisation spéciale d'absence pour se présenter aux
épreuves d'un concours ou d'un examen professionnel, d'une
durée égale à la durée des épreuves
augmentée de la durée de trajet. Cette autorisation
d'absence est accordée de droit pour un concours ou examen
professionnel par an, puis au-delà, à la
discrétion du supérieur hiérarchique de l'agent
(tout refus devant être motivé).
2 ) Les actions de formation statutaires (1 de l'article 1er du décret du 15 octobre 2007)
Le statut spécifique de
certains corps prévoit un dispositif de formation, en fonction
du mode d'accès de l'agent audit corps (ingénieurs de
l'agriculture et de l'environnement, techniciens supérieurs
des services du MAP, contrôleurs sanitaires des services
vétérinaires). Ce dispositif peut, selon les corps,
être constitué soit d'un tronc commun et d'un parcours
individualisé de formation, soit uniquement d'un parcours
individualisé.
Les actions composant ces parcours individualisés de formation
sont déterminées conjointement par l'agent, son
supérieur hiérarchique et le responsable local de
formation, au vu des missions qui lui sont confiées. Le
délégué régional à la formation leur
apporte son concours, en tant que de besoin.
Elles ne sont pas
comptabilisées en T1/T2 ou T3.
Cas particulier : les agents recrutés selon les dispositions
du PACTE bénéficient également d'un parcours de
formation (cf. note de service SG/SRH/GESPER/SDDPRS/N2008-1145 du
19 juin 2008).
3 ) La période de professionnalisation
Décrite dans les articles 15
à 18 du décret du 15 octobre 2007, il s'agit d'une
période d'une durée maximale de 6 mois
comportant, en alternance, des phases d'exercice
professionnel, dans le service où est affecté l'agent
ou bien dans un autre service, et des actions de formation.
Peuvent en bénéficier (article 16) :
les fonctionnaires qui comptent 20 ans de services
effectifs ou âgés d'au moins 45 ans,
les fonctionnaires en situation de reconversion
professionnelle, de reclassement ou d'inaptitude physique,
les fonctionnaires dont la qualification est insuffisante
au regard de l'évolution des technologies et de l'organisation
du travail,
les femmes fonctionnaires qui reprennent leur
activité professionnelle après un congé de
maternité et les fonctionnaires ayant bénéficié
d'un congé parental,
les fonctionnaires relevant de l'article L. 323-3 du code
du travail (travailleurs handicapés, notamment).
La période de professionnalisation peut être engagée
soit sur l'initiative de l'administration soit sur demande de
l'agent. Dans cette dernière hypothèse, le directeur de
la structure dispose d'un délai de deux mois pour
signifier son accord ou son rejet motivé. Si la demande de
l'agent fait l'objet d'un rejet, celui-ci sera soumis à l'avis
de la CAP compétente.
Cette période de professionnalisation
ouvre droit, si nécessaire, à un complément de DIF
indépendant des droits déjà acquis par l'agent et
pouvant aller jusqu'à 120 heures, en sus de ces droits
déjà acquis.
La mise en œuvre concrète de cette nouvelle modalité
de formation est actuellement en cours de
réflexion.
Tout agent, dès lors qu'il
justifie de 5 ans de services effectifs, bénéficie à
sa demande de cet entretien ; celui-ci est conduit sur le temps de
service par le directeur de la structure ou son
représentant.
Cet entretien doit permettre d'effectuer un bilan de l'action
conduite par l'agent et de dégager des pistes concernant ses
souhaits d'évolution professionnelle.
Tout agent, dès lors qu'il
justifie de 15 ans de services effectifs, bénéficie
à sa demande de ce bilan. Celui-ci est conduit sur le temps de
service, en lien avec le responsable de l'unité en charge des
ressources humaines dans la structure concernée.
Ce bilan doit permettre aux agents les plus expérimentés
de renouveler leurs perspectives professionnelles à l'horizon
de quatre ou cinq ans en formalisant, le cas échéant, un
projet.
Une circulaire de la DGAFP datée du 9 juin 2008 précise
les finalités et les modalités de l'entretien et du bilan
de carrière. Son application aux services du MAP fera l'objet
d'une note de service spécifique.
Tout agent, dès lors qu'il
justifie de 10 ans de services effectifs, peut en demander le
bénéfice.
Le bilan de compétences (ex-bilan professionnel) est un outil
dont la mise en œuvre est confiée à un organisme
externe habilité (centre de bilan de compétences).
Les conditions d'accès sont inchangées et sont
réaffirmées dans l'article 22 du décret du 15
octobre 2007 (et par l'arrêté du ministre chargé de
la fonction publique, en date du 7 janvier 1997 relatif au bilan
professionnel).
Les nouveaux textes, toutefois,
créent un congé pour bilan de compétences de 24
heures fractionnables. Ce congé peut être
complété par la mobilisation du DIF, si l'agent le
demande.
Les modalités concrètes de mise en œuvre de cette
mesure sont consultables sur le site FORMCO en accès intranet
et internet (http://www.formco.agriculture.gouv.fr/droits/bilan.cfm) ainsi que sur le site de l'intranet national du MAP
(http://intranet.national.agri/article.php3?id_article=2008)
7 ) Le congé de formation professionnelle
Pour les agents titulaires, le
congé de formation professionnelle (CFP) peut leur être
accordé, s'ils répondent aux conditions suivantes :
fonctionnaires ayant accompli au moins l'équivalent
de 3 années à temps plein de services effectifs,
n'ayant pas obtenu d'autorisation d'absence pour une
action de formation visant à préparer aux examens et
concours administratifs et autres procédures de sélection
dans les 12 mois précédant la date de début du CFP
demandé,
dans la limite des crédits disponibles (CFP
financés à hauteur de 0,20 % de la masse
salariale).
Les agents non titulaires peuvent bénéficier du CFP s'ils
justifient de l'équivalent de 36 mois au moins de services
effectifs à temps plein au titre de contrats de droit public,
dont 12 mois au moins dans l'administration à laquelle est
demandé le congé de formation.
La durée maximale de la
formation est de 3 années sur l'ensemble de la
carrière. Le CFP peut être utilisé en une seule
fois ou réparti tout au long de la carrière du
fonctionnaire. Dans ce dernier cas, il doit s'agir de stages d'une
durée minimale équivalente à un mois à temps
plein ; cette durée peut être répartie en semaines,
journées ou demi-journées.
Les modalités de recours à ce congé demeurent
inchangées. Elles sont récapitulées dans les
articles 26 et 27 du décret du 15 octobre 2007. En outre, les
textes réglementaires prévoient qu'un agent dont les
demandes successives de recours au DIF ont été
refusées depuis deux ans sera prioritaire pour l'octroi d'un
congé de formation professionnelle (article 11 du décret
du 15 octobre 2007).
Les modalités concrètes de mise en œuvre de cette
mesure sont consultables sur le site FORMCO en accès intranet
et internet (http://www.formco.agriculture.gouv.fr/droits/conge.cfm) ainsi que sur le site de l'intranet national du MAP
(http://intranet.national.agri/article.php3?id_article=2007)
Une note de service ultérieure précisera les
modalités pratiques d'examen des demandes de congés de
formation professionnelle.
V - Le plan de formation de la structure
Le plan de formation reste l'outil
que la structure utilise pour programmer l'accompagnement du
développement des compétences de sa communauté de
travail, en appui à son projet stratégique et au plan
d'action qui en découle. Cette programmation se fait en
cohérence avec les priorités nationales validées par
le comité d'orientation pour la formation continue et en
concertation avec les autres structures de la région
(réalisation pratique du plan notamment). Le plan est
construit pour une période de trois années glissantes et
est actualisé chaque année ; le plan pluriannuel et le
programme d'actualisation pour l'année sont examinés en
CTP local (en commission locale de formation, pour le secteur de
l'enseignement agricole).
La stratégie de la structure (service déconcentré,
EPLEFPA) en matière de formation continue s'exprimera
notamment par le choix qui sera fait de classer certaines actions
en T1 et/ou T2 et/ou T3. Cette typologie tiendra également
compte des crédits disponibles et des priorités
thématiques auxquelles la formation continue doit permettre de
répondre au sein de la structure.
Le plan local de formation doit comporter les points suivants
:
Présentation de la structure (ses
caractéristiques, son contexte, ses missions et les enjeux
auxquels elle est confrontée, ...)
Diagnostic du contexte (recenser et identifier les
nécessités de changement)
Projets de la structure (collectifs et individuels)
Compétences visées
Axes et thèmes de formation classés par ordre de
priorité (il pourra ainsi être donné une liste
indicative des domaines de formation qui seront classés en
T1)
Actions de formation prévues (public concerné,
lien avec les projets, durée, intervenants...)
Modalités et les coûts
Il devra également comporter les informations concrètes
sur les modalités d'accès aux dispositifs de formation
professionnelle tout au long de la vie, dans le contexte de la
structure concernée.
La mise en œuvre des plans locaux de formation, comme leur
élaboration, donne lieu à une concertation
régionale, sous l'autorité du RBOP et avec l'appui du
délégué régional à la formation continue :
il s'agit d'examiner les mutualisations possibles et de
déterminer les modalités pédagogiques et logistiques
les plus pertinentes, dans l'intérêt des agents.
En administration centrale, le périmètre des " structures
" prises en compte dans le plan local de formation devra être
décidé par le comité de direction, dans un souci de
cohérence avec les objectifs stratégiques
explicités.
VI - La prise en compte des compétences acquises
1 ) La validation des acquis de l'expérience (VAE)
La
VAE permet d'obtenir :
- un diplôme,
- un titre professionnel,
- des unités de valeur en vue de l'acquisition d'un
diplôme ou d'un titre professionnel,
en validant les compétences, connaissances et aptitudes
acquises grâce à l'expérience
professionnelle.
Cette validation est décidée par un jury constitué dans les organismes de formation habilités (universités, écoles, instituts et CFPPA) pour des diplômes inscrits au répertoire national des certifications professionnelles. Le jury se prononce après avoir examiné un dossier circonstancié présenté par le candidat et après avoir auditionné ce dernier.
Le congé de 24 heures, fractionnable, institué par le décret du 15 octobre 2007 vise à former les agents concernés, pour les aider à la constitution de leur dossier. Néanmoins, en l'état actuel de la réglementation, l'obtention d'un titre ou d'un diplôme ne suffit pas à assurer l'accès au statut de fonctionnaire, à un corps de catégorie supérieure ou à un grade supérieur. Il peut cependant permettre à un candidat de se présenter à un concours externe auquel il n'aurait pas pu accéder sans ce diplôme.
Les actions
de formation imputables à la démarche de VAE sont à
examiner, au même titre que toutes les autres actions, dans le
cadre du plan local de formation d'une structure.
Concernant le coût relatif à la constitution du dossier
de VAE, il est à la charge de l'agent, sauf accord exprès
du responsable de la structure au sein de laquelle il exerce, et
dans le respect du plan local de formation.
L'expérience professionnelle acquise par un agent de l'Etat
peut également faire l'objet d'une démarche de
reconnaissance des acquis de l'expérience professionnelle
RAEP ( (1)
2 ) Cas des établissements publics sous tutelle du MAP
Les dispositions de la FPTLV s'appliquent naturellement aux communautés de travail de ces établissements. Leurs directeurs, responsables de la mise en œuvre des missions confiées à ces établissements publics, sont chargés d'organiser leur propre dispositif de mise en application des textes législatifs et/ou réglementaire cités et commentés dans la présente note. Cette organisation se fera en concertation avec les instances concernées émanant du conseil d'administration et/ou des CTP.
VII - Information complémentaire
L'information des différents acteurs responsables de la
mise en œuvre de la FPTLV sera coordonnée par le bureau
de la formation continue et du développement des
compétences, au service des ressources humaines. Elle donnera
lieu, en tant que de besoin, à la publication de notes de
services additionnelles ou à toute autre modalité de
communication.
La chef du service des ressources humaines
Pascale MARGOT-ROUGERIE
( 1) La RAEP consiste à reconnaître
les compétences acquises par un agent grâce à son
expérience professionnelle, sans validation par un
diplôme ou une certification.
La circulaire du 30 mars 2007 émanant de la DGAFP demande aux
administrations de s'engager très rapidement dans une ou des
expérimentations de RAEP, en matière de recrutement (par
création d'une épreuve RAEP en remplacement d'une
épreuve de concours), et/ou en matière de promotion
interne (au titre des critères d'établissement des listes
d'aptitude).
Cette demande est confortée depuis la récente publication
du rapport réalisé par Mme DESFORGES et M. de CHALVRON
relatif au "Réexamen général du contenu des concours
d'accès à la fonction publique de l'Etat".
