MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : Description des rôles et responsabilités des différents acteurs du MAP dans la gestion du programme 306 " Présidence française de l'Union européenne " (PFUE)
Bases juridiques : Convention de délégation de gestion du programme 306 " PFUE " entre le SGPFUE et le MAP du 18 décembre 2007.
Résumé : Note sur le rôle des différents acteurs du MAP dans la gestion du programme 306 " PFUE "
Mots-clés : Présidence française de l'Union européenne - PFUE - Programme 306 - SGPFUE - Convention de délégation de gestion

Présentation
Responsabilités
Programmation des manifestations
Suivi de l'exécution

Présentation

La France aura à assurer la présidence semestrielle du Conseil européen et du Conseil des relations extérieures de l'Union européenne du 1^er juillet au 31 décembre 2008.

La présidence française de l'Union européenne exercera les missions suivantes :
► organiser et présider les réunions du Conseil européen et du Conseil de l'Union européenne, ainsi que les comités et groupes préparatoires du Conseil de l'Union européenne ;
► participer à des rencontres obligatoires avec les chefs d'Etat ou de gouvernement, ainsi que des ministres, de pays tiers ayant des relations privilégiées avec l'Union européenne ;
► représenter le Conseil de l'Union européenne auprès des autres organes et institutions de l'Union européenne (dont la Commission européenne et le Parlement européen) ;
► représenter l'Union européenne dans des conférences internationales.
Dans ce cadre, le Secrétaire général de la présidence française de l'Union européenne (SGPFUE) organise et programme financièrement les événements, réunions et manifestations relevant de la présidence française de l'Union européenne (PFUE), ainsi que des institutions françaises (Présidence de la République, Premier ministre, ministère des affaires étrangères et européennes).
Le programme 306 " Présidence française de l'Union européenne " relève des services du Premier ministre compte tenu de son caractère interministériel.
Pour assurer la part des évènements, réunions et manifestations relative aux missions du ministère de l'agriculture et de la pêche, une convention de délégation de gestion a été signée le 18 décembre 2007 avec le SGPFUE, responsable du programme 306, dont vous trouverez ci-joint copie (annexe 1).
Cette convention définit les règles de gestion pour assurer l'exécution du programme 306 et concilier les responsabilités du responsable de programme avec la mise en œuvre du principe de subsidiarité pour les manifestations dont le MAP en aura la responsabilité.
Cette présente note à pour objet de préciser les modalités de gestion et de fonctionnement internes de la Présidence française de l'Union européenne au sein du MAP.

Responsabilités

Le Directeur des affaires financières et de la logistique (DAFL) est le délégataire :
► il signe la convention de délégation de gestion,
► il reçoit les autorisations d'engagement et les crédits de paiement (cf. article 2) et ne s'engage qu'à hauteur des AE et CP reçus (cf. article 2.1)
► il est ordonnateur de la dépense (cf. article 2.2) : à ce titre il est chargé de la passation, de la signature et de l'exécution des marchés (l'élaboration des marchés, avec l'aide du Bureau de la commande publique (BCP), relève de la responsabilité des directions impliquées).
► il rend compte de l'exécution aux directions du MAP concernées par les manifestations et au délégant (cf. articles 3 et 5.3)
Aucune subdélégation, ni convention de mandat ne seront autorisées.
En outre le DAFL, accompagné d'un responsable de la (des) direction impliquée (s), participe au comité de gestion mensuel prévu par l'article 5.3.
Une réunion de préparation à ce comité réunissant les directions impliquées et la DAFL pourra être organisée. Le cas échéant en cas de difficulté qui réclamerait un arbitrage du responsable de l'UO ou du cabinet, l'expertise de la DGPEI sera sollicitée.

Programmation des manifestations

Chaque direction du MAP a fait valider ses manifestations et leur coût par le secrétariat général de la Présidence française de l'Union européenne. Ces manifestations figurent sur une liste annexée à la convention (annexe 2). Les fiches de chacune des manifestations détaillées par nature de dépense seront communiquées à la DAFL/BML.
Chaque direction devra désigner nominativement, avant le 21 janvier 2008, un responsable projet qui sera le correspondant de celle-ci pour la DAFL. Une réunion d'information avec les responsables sera organisée à la fin du mois de janvier.
Chacune des directions a la charge de définir la date et le lieu des manifestations, d'arrêter précisément et de manière exhaustive, l'ensemble des prestations nécessaires pour leur réalisation.
Sur la base de ces cahiers des charges, des procédures de marchés publics pourront être lancées.
La maîtrise des plannings de préparation des manifestations relève de la responsabilité des directions.
Des responsables SG PFUE sont désignés au sein de la DAFL/SDLP.
Les moyens en AE et CP sont mis à disposition du BML (code service SG/DAFL) qui crée une réservation de crédit par manifestation (cf. article 5.2).
Le BML effectue les actes d'exécution des dépenses et les présente le cas échéant au visa du CBCM/PM.

Suivi de l'exécution

Le DAFL établit mensuellement l'état de l'exécution en AE et CP globalement et par manifestation et en comparaison avec la prévision.
Il établit également une prévision de la consommation et en cas de demande d'ajustement des montants prévus entre manifestations, il saisit le délégant après concertation préalable avec les directions concernées.
En outre au 30/04, 31/08, et 31/12/08, et en 2009, il est chargé d'établir des bilans détaillés d'exécution (cf. article 5.3)
Un protocole de gestion fonctionnelle sera établi entre chaque direction et la DAFL (BML) afin de fixer :
 le rôle dévolu à chacun
 les personnes référentes appelées à solliciter la DAFL (BML et BCP)
 les modalités de validation des engagements et de passation des commandes
 les personnes habilitées à établir le " service fait "
 le suivi financier des marchés

Le Directeur des affaires financières
et de la logistique,
François de la GUERONNIERE

ANNEXES

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