MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : Mise en œuvre de l'appui des cellules de qualité comptable des trésoreries générales de région auprès des DRAF et des DAF dans le cadre du contrôle interne comptable de l'Etat.
Bases juridiques : Loi organique relative aux lois de finances du 1^er août 2001. Note de service SG/DAFL/SDAB/N2008-1512 du 11 février 2008. Fiches établies par la Direction générale des finances publiques, exposant les actions d'appui des cellules de qualité comptable régionales.
Mots-cles : plan d'action comptable - contrôle interne - appui - cellules de qualité comptable

La présente note de service a pour objet d'exposer les modalités et le calendrier de l'appui des cellules de qualité comptables (CQC) de région auprès des DRAF et des DAF (DOM) du ministère de l'agriculture et de la pêche, dans le cadre de la mise en œuvre du plan d'action ministériel sur le contrôle interne et de son actualisation en 2008.

Elle se réfère aux trois fiches, ci-jointes en annexe, établies par la Direction générale des finances publiques (DGFiP) et adressées aux trésoreries générales de région.

Actuellement en cours, cet appui destiné aux référents régionaux du réseau "contrôle interne" du ministère, se décline en trois types d'action :

► appui à l'élaboration d'une cartographie des risques et d'un plan d'actions régional,
► appui à des opérations de sensibilisation et/ou de formation au contrôle interne comptable,
► appui au déploiement d'outils de contrôle interne (organigramme fonctionnel, diagnostic de processus).

1 - Appui à l'élaboration d'une cartographie des risques et d'un plan d'actions régional, dans le cadre de l'actualisation en 2008 du plan d'action ministériel (annexe 1) :
2 - Appui à des actions de sensibilisation et/ou de formation au contrôle interne comptable (annexe 2) :
3 - Appui au déploiement des outils de contrôle interne (annexe 3) :

1 - Appui à l'élaboration d'une cartographie des risques et d'un plan d'actions régional, dans le cadre de l'actualisation en 2008 du plan d'action ministériel (annexe 1) :

La démarche de contrôle interne mise en œuvre au sein du ministère depuis 2006, doit se poursuivre. A cet égard, il importe de mieux s'organiser pour maîtriser les risques comptables et de renforcer les dispositifs de contrôle interne.
Dans cet objectif et parallèlement à la mise en place du plan d'action ministériel (PAM) actualisé en 2007 qui prévoit notamment le déploiement, dans les structures régionales, des organigrammes fonctionnels nominatifs pour deux processus (commande publique et parc immobilier), il convient de procéder en 2008 à l'actualisation du PAM. Cette actualisation se traduira par l'inscription de nouvelles actions au plan d'action ministériel qui s'ajouteront aux actions préexistantes de ce plan.
Afin de mieux refléter la situation des services déconcentrés, lesquels concourent à la réalisation des processus comptables et compte tenu des remarques en ce sens de la Cour des comptes, il a été décidé de vous faire participer étroitement aux travaux d'actualisation du PAM.
Comme indiqué dans la note de service du 11 février 2008 susvisée relative à ces travaux, la cartographie des risques consiste à faire ressortir parmi les processus qui vous concernent (commande publique, parc immobilier, interventions, baux, frais de transport...), ceux qui présentent le plus de risques au regard notamment :
- des enjeux financiers,
- des anomalies relevées dans le cadre du contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD) réalisé par la trésorerie générale de région,
- de recommandations faites dans le cadre d'audits.
Une fois cette cartographie des risques établie, vous devez procéder à une programmation de vos priorités sous la forme d'un plan d'actions (déploiement des organigrammes fonctionnels, réalisation des diagnostics de processus, actions de sensibilisation et de formation, documentation...) à mettre en œuvre pour un ou plusieurs processus ainsi ciblé(s), en vue de maîtriser les risques susceptibles d'affecter les comptes.
Ainsi que cela avait été convenu avec les référents régionaux, la cartographie des risques complétée et le plan d'actions correspondant devaient être transmis au bureau de la comptabilité de la Direction des affaires financières et de la logistique (DAFL) avant le 30 avril 2008 en perspective de la réunion du groupe de projet du réseau "contrôle interne" des services déconcentrés du
6 mai 2008.
Lors de ce groupe et au vu des éléments transmis par les référents régionaux, il est ressorti que les cartographies des risques ciblent notamment les processus "interventions" et "commande publique" et que les plans d'actions se concentrent, entre autres, sur la mise en place d'organigrammes fonctionnels nominatifs, de diagnostics de processus et l'élaboration de fiches de procédure.

Modalités d'appui de la cellule de qualité comptable (CQC) :

Dans un premier temps, la CQC devait prendre contact avec le référent régional pour lui exposer les modalités d'accompagnement et de soutien qu'elle peut lui apporter en matière de contrôle interne. Dans un deuxième temps, il a été prévu que la CQC de région transmette au référent une étude réalisée à partir des données du CHD et portant sur l'année 2007 (et éventuellement sur le premier trimestre 2008). Cette étude, présentant les enjeux et les risques décelés par processus sous forme de tableaux synthétiques, visait à vous aider à élaborer la cartographie des risques et à déterminer le plan d'actions qui en résulte.
La date d'échéance de cet appui était fixée au 15 avril 2008 mais a pu être dépassée pour tenir compte de l'échéance du 30 avril précitée.

2 - Appui à des actions de sensibilisation et/ou de formation au contrôle interne comptable (annexe 2) :

Cet appui s'inscrit en prolongement des sessions de formation organisées par la DAFL en janvier 2008 au profit des référents du réseau "contrôle interne" du ministère. Assurées par des experts de la DGFiP, ces sessions de formation ont eu pour objectif de mettre les référents régionaux en mesure de piloter, d'animer la démarche de contrôle interne et de suivre son déploiement, à l'échelon de la DRAF de façon prioritaire.
Au-delà de cette formation initiale indispensable et compte tenu de la montée en puissance du contrôle interne au sein des services déconcentrés, il s'est avéré nécessaire que les référents régionaux puissent bénéficier d'un soutien de la part des CQC pour sensibiliser et former les services de la DRAF à la démarche de contrôle interne.

Modalités d'appui de la CQC :

Le référent régional peut solliciter auprès de la CQC de région un appui pour co-animer des sessions de sensibilisation et/ou de formation à destination de la hiérarchie ou des services de la DRAF. Lors de ces sessions, l'accent sera mis sur les enjeux, les concepts et les outils du contrôle interne comptable.

Cette action pourra éventuellement se poursuivre au-delà de la date d'échéance fixée au 30 juin 2008

3 - Appui au déploiement des outils de contrôle interne (annexe 3) :

Déploiement des organigrammes fonctionnels nominatifs :
Le PAM actualisé en 2007 prévoit, entre autres et pour les services déconcentrés (structures régionales), la mise en place d'organigrammes fonctionnels nominatifs en ce qui concerne les deux processus "commande publique" (2008-2009) et "parc immobilier" (2008).
Par ailleurs, des outils de contrôle interne seront à mettre en place dans vos services au titre de nouvelles actions inscrites au PAM actualisé en 2008 et au titre de votre plan d'actions issu de la cartographie des risques régionale. A cet égard, le déploiement d'un ou plusieurs organigrammes fonctionnels nominatifs est susceptible de figurer dans ces plans et s'ajoutera au déploiement des organigrammes précités pour la commande publique et le parc immobilier.

Modalités d'appui de la CQC :

L'appui de la CQC consistera, au préalable, à présenter aux services concernés :
- la méthodologie d'élaboration et de diffusion des organigrammes fonctionnels nominatifs,
- les modèles* conçus par la DGFiP et mis à disposition des services (le cas échéant, la CQC assistera le référent régional pour adapter ces modèles).
Lors d'une réunion, la CQC présentera au référent régional le résultat de son analyse sur les organigrammes fonctionnels, que vous lui aurez transmis une fois complétés. Elle vous remettra également cette analyse par écrit.
* ces modèles vous ont été adressés en janvier dernier à l'issue de la formation des référents au contrôle interne.

La date d'échéance de cet appui a été fixée au 30 juin 2008

Mise en œuvre du diagnostic de processus :
Le diagnostic de processus (réalisé à partir d'un référentiel de contrôle interne et de la grille de diagnostic qui lui est associée) est susceptible de figurer parmi les outils à mettre en place dans le cadre de votre plan d'actions et/ou du PAM actualisé en 2008. L'élaboration d'un tel diagnostic permet, pour un processus donné et de façon détaillée, d'identifier les risques au sein de ce processus et de déterminer les dispositifs de contrôle interne à mettre en œuvre pour couvrir ces risques.
A titre d'exemple et pour le processus "commande publique", le diagnostic de processus permet d'identifier le risque d'enregistrer une écriture comptable sur une mauvaise imputation et de couvrir ce risque par la mise en place notamment d'un contrôle de supervision.

Modalités d'appui de la CQC :

L'appui de la CQC consistera, au préalable, à présenter aux services concernés :
- la méthodologie du diagnostic de processus,
- le référentiel de contrôle interne comptable et la grille de diagnostic de processus.
Lors d'une réunion, la CQC présentera au référent régional le résultat de son analyse sur le diagnostic de processus et le plan d'actions défini en conséquence, que vous lui aurez transmis. Elle vous remettra également cette analyse par écrit.

La date d'échéance de cet appui a été fixée au 15 octobre 2008

Etroitement liée à la réforme financière issue de la LOLF, la montée en puissance de la démarche du contrôle interne au sein des services déconcentrés du ministère, implique notamment la mise en place progressive d'outils spécifiques voués à sécuriser les procédures comptables.

Afin de vous aider dans cette démarche et à l'instar de certains ministères, j'ai sollicité les services de la Direction générale des finances publiques en vue d'instaurer une collaboration active entre le référent régional du réseau "contrôle interne" du ministère et le responsable de la cellule de qualité comptable de la trésorerie générale de région.

Je vous saurais gré de veiller à ce que le soutien ainsi mis à votre disposition soit optimisé dans le cadre du programme exposé ci-dessus, sachant que les actions inscrites au PAM sont à réaliser en respectant le calendrier du PAM.

le Directeur des affaires financières
et de la logistique
François de la Guéronnière

ANNEXES

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