MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : Mise à disposition de papier éco responsable de reprographie pour l'ensemble des services du ministère de l'agriculture et de la pêche
Bases juridiques :
Circulaire du Premier ministre du 5 avril 2005 portant sur les moyens à mettre en œuvre dans les marchés publics de bois et produits dérivés pour promouvoir la gestion durable des forêts
Circulaire du Premier ministre du 28 septembre 2005 relative au rôle exemplaire de l'Etat en matière d'économie d'énergie
Note de service SG/DAFL/SDLP/N2008-1531 du 02 avril 2008 relative à la politique d'impression au ministère de l'agriculture et de la pêche
Résumé : La présente note de service porte sur la mise en œuvre du marché passé avec l'UGAP pour la fourniture de papier éco responsable et précise les modalités pratiques de passation des commandes pour les services du MAP
Mots-clés : Papier - achat - UGAP - éco responsabilité - reprographie - convention

Rappel du contexte

Les travaux conduits depuis la fin de l'année 2007 par les comités opérationnels du Grenelle Environnement ont permis d'actualiser et de compléter les objectifs du Plan national d'action pour des achats publics durables (PNAAPD) qui vise à placer la France parmi les pays de l'Union européenne les plus engagés dans la mise en oeuvre du développement durable au sein de la commande publique.
Ces travaux sur l'Etat exemplaire et pour la mise en place du Grenelle Environnement ont notamment mis en corrélation les achats publics durables et la bonne utilisation des crédits publics.
Le papier est le premier consommable utilisé pour les activités administratives et constitue la majorité des déchets produits par le secteur tertiaire en France. A ce jour, seulement 50 % est recyclé ou valorisé.
Aussi, en conformité avec les textes cités en référence, le MAP a décidé de généraliser, pour les formats A4 et A3, l'usage du papier éco responsable, issu de forêts gérées durablement ou de papier recyclé pour l'ensemble de ses services. En effet, tous les services de l'Etat : administrations centrales, services déconcentrés, établissements publics et collectivités territoriales, devront être intégrés à cette démarche au plus tard en 2010. Cette intégration se fera au fur et à mesure de la fin des contrats existants.
De plus, le papier éco-responsable a été retenu par le ministre délégué au budget et à la réforme de l'Etat, en avril 2006, comme action pilote permettant de réaliser des économies résultant de la globalisation des achats.
Dans ce contexte, le ministère de l'agriculture et de la pêche a participé au groupe de travail interministériel co-présidé par la DGME et l'UGAP dont les travaux ont conduit à la rédaction du marché interministériel de papier éco-responsable (accord cadre multi attribué)..

Conditions de recours à l'UGAP pour l'achat de papier écoresponsable au ministère de l'agriculture et de la pêche

L'UGAP exerçant la fonction de pouvoir adjudicateur pour le compte de l'Etat pour ce marché interministériel, une convention a été signée avec ce groupement d'achat par chacun des ministères partenaires.
Pour la mise en oeuvre de l'engagement pris, un accord cadre entre l'UGAP et ses fournisseurs a été notifié le 21 décembre 2007 et les marchés subséquents relatifs aux lots 1 et 2 sont notifiés depuis mars 2008. En ce qui concerne le ministère de l'agriculture, la convention a été visée le 21 mai 2007.

Les services gestionnaires peuvent donc depuis le 2 avril 2008 passer des commandes auprès de l'UGAP pour leur approvisionnement en papier écoresponsable.

Ils doivent toutefois s'assurer d'être dégagés de leurs contrats les liant à d'autres fournisseurs.

Le recours à ce marché passé par l'UGAP ne constitue pas un caractère obligatoire pour les services des DOM, du fait d'une rentabilité financière non établie, toutefois ceux-ci devront veiller à procéder, dans la mesure du possible, à des achats de papier écoresponsable.

Caractéristiques du marché papier écoresponsable UGAP

Le marché est un marché à bons de commande avec mini et maxi constitué de deux lots :
► Lot 1 : commande à la palette livrée en rez-de-chaussée
Durée : quatre mois
engagement minimum de 1,5 M€ par attributaire
engagement maximum de 9 M€ par attributaire
notification le 27 mars 2008 aux sociétés INAPA et PAPYRUS
► Lot 2 : commande au carton et services associés (le minimum de commande est fixé à 5 cartons, pour mémoire, un carton est égal à 5 ramettes)
Durée : 6 mois
engagement minimum de 0,26 M€ par attributaire
engagement maximum de 2,6 M€ par attributaire
notification le 22 mars 2008 aux sociétés INAPA et OFFICE DEPOT
Pour sécuriser les approvisionnements, les marchés subséquents relatifs à la fourniture de palettes ou de cartons sont attribués à deux fournisseurs.
Les commandes à la palette sont passées sur le 1er titulaire du lot 1 (INAPA) jusqu'à ce que le montant des commandes ait atteint le mini du marché (1,5 M€). Au delà, les commandes suivantes sont basculées sur le 2ème titulaire du lot 1 (PAPYRUS) jusqu'à atteinte du mini du marché (1,5 M€).
Dès que le montant mini sur le 2ème titulaire du lot 1 est atteint à son tour, la même procédure est mise en place pour chacun des deux titulaires jusqu'au maxi du marché qui leur est attribué.
Chaque changement de fournisseur s'accompagne d'un changement de prix, mais ce dispositif permet de garantir la sécurité des approvisionnements, puisque le passage d'un fournisseur à l'autre est possible à tout moment en cas de défaillance de l'un d'eux.
Les caractéristiques techniques et environnementales sur les papiers retenus sont fournies en annexe 1 de la présente note de service

Passation des commandes de papier écoresponsable

Afin de garantir un fonctionnement correct de ce marché, il est fortement conseillé de respecter scrupuleusement la procédure décrite ci-dessous :
1. La commande
Dans un premier temps, les services gestionnaires devront transmettre à l'UGAP, préalablement à la passation de la première commande, la liste des utilisateurs autorisés à demander des devis et à commander.

Les commandes en ligne doivent être généralisées car elles permettent un traitement plus facile et plus rapide, et évitent les erreurs sur les variations de tarifs.
L'UGAP préconise également ce mode de passation de commande car la dématérialisation de la procédure permet de garantir les prix sur lesquels ce groupement d'achat s'est engagé et de bénéficier de la marge réduite UGAP à 3 %.
Enfin, l'UGAP a précisé que seuls les litiges de commande en ligne seront pris en compte.
Toutefois, en cas de difficulté technique, à titre exceptionnel, les gestionnaires peuvent adresser leur demande par fax au numéro unique dédié : 0811 700 707.
Les services ont la possibilité de passer des commandes :
► A la palette :
o le minimum de la commande est d'une palette (la palette ne comprend qu'une seule référence de papier de même format, grammage, blancheur...)
o La commande à la palette correspond à une livraison sans prestation de service, en rez-de-chaussée, sous abri, sans intervention du livreur sur le conditionnement (cerclage et film).
► Au carton :
o le minimum de commande est fixé à 5 cartons.
o le carton comprend 5 ramettes de 500 feuilles de format A4 ou A3 d'une même référence (grammage, niveau de blancheur...).
o Une prestation de service telle que la répartition des cartons dans les bureaux pourra être demandée. Attention, même si la quantité commandée correspond à une unité palette et si elle est transportée sur ce type de plateau afin d'en faciliter la manutention par les livreurs, cette prestation justifie que la commande soit considérée comme une commande au carton.
Pour limiter les coûts de livraison et la pollution qu'elle entraîne, il convient de réduire la fréquence des approvisionnements sans toutefois recourir à un stockage inutile. Le papier bien qu'emballé, craint l'humidité, la chaleur et le froid et il est recommandé de le déposer sur les lieux 24 heures avant son utilisation afin qu'il soit à température ambiante.
L'UGAP a créé une cellule pour faciliter l'accès à la consultation de l'offre et à la commande en ligne. Elle est à la disposition des services tous les jours ouvrables de 8 h à 18 h au n Azur 0811 702 703.
Pour la consultation de l'offre, des prix pratiqués et les commandes en ligne sur le site www.ugap.fr, le chemin d'accès est :

è Le catalogue en ligne è Fournitures de bureau è Papier è Papier repro grande quantité è Blanc écoresponsable è A4 ou A3.
Chaque commande devra préciser :
- les références UGAP (nature des papiers, formats A4 et /ou A3, unité de commande, service associé)
- les quantités commandées
- le service associé à la livraison, le cas échéant,
- le prix unitaire HT de chacun des produits et y compris des services associés s'il y a lieu
- la ou les adresse(s) du ou des service(s) destinataire(s)
- la ou les personne(s) à contacter pour organiser la livraison et, le cas échéant, les jours et les horaires d'ouverture, les dimensions maximum des véhicules...

2. Les services associés
Toutes les livraisons sont franco de port et d'emballage. Il n'y a pas de surcoût pour les livraisons de papier blanc écoresponsable en Corse grâce à ce nouveau dispositif.
Comme indiqué ci-dessus, la commande à la palette correspond à une livraison avec déchargement au rez-de-chaussée sous abri. Le service qui passe la commande doit donc disposer des moyens en personnel et en matériel pour transférer les palettes dans le lieu de stockage et / ou pour répartir les cartons dans les bureaux.
Dans les autres cas, et quelle que soit la quantité demandée, il s'agit de commande au carton (y compris si le livreur utilise une palette pour transporter votre commande).
Pour faciliter le traitement des commandes et de la facturation, puisque les tarifs sont différents, l'UGAP a attribué une référence différente pour les papiers commandés au titre du lot 2 (au carton) selon le type de livraison retenu :
- au rez-de-chaussée sous abri (" Liv RDC " sur les tarifs)
- à l'étage ou en sous sol en un seul point et / ou répartition des cartons (" Liv étage " sur les tarifs). Il est rappelé que ce mode de livraison est naturellement plus coûteux.
L'UGAP s'est engagée à mettre en place à la fois un comité de suivi chargé de réunir ses fournisseurs au minimum 1 fois tous les deux mois, mais également à organiser un comité de suivi avec les clients permettant de faire un point sur le fonctionnement du marché.
Tout dysfonctionnement constaté par les services du MAP, ne pouvant trouver de règlement auprès des correspondants régionaux de l'UGAP, fera l'objet d'une alerte (par mail) au bureau des moyens logistiques afin d'être relayé auprès des responsables nationaux (dominique.mathon@agriculture.gouv.fr).

Parallèlement à la mise en place de ce dispositif, une recherche systématique d'économie de papier doit être menée, notamment dès lors que des procédures de dématérialisation, de politique d'impression, de gestion documentaire, sont possibles.
A ce stade, le projet de loi sur la mise en œuvre du Grenelle Environnement actuellement soumis à l'avis du Conseil d'Etat, prévoit une réduction de 50 % des consommations de papier dans les administrations en 2012.
Je vous invite à organiser ces dispositions relatives à l'achat de papier écoresponsable, qui deviendront obligatoires au plus tard en 2010, et de me rendre compte des difficultés rencontrées pour leur mise en place.

Le Secrétaire général
Dominique SORAIN

ANNEXES

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