MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : Description de l'organisation de l'administration centrale dans le traitement des dépenses et des recettes
Bases juridiques : Révision générale des politiques publiques, note de service relative à la création d'un centre de service mutualisé pour l'exécution de la dépense et de la recette
Résumé : Cette note a pour objet de décrire la mise en place, l' organisation et les rôles respectifs entre le centre de service comptable et financier et les services prescripteurs dans le traitement des dépenses et des recettes de l'administration centrale
Mots-clés : dépense, recette, engagement juridique, titre de perception, service fait

Dans le cadre de la Révision Générale des Politiques Publiques (RGPP) et dans une volonté d'efficience, le ministère de l'agriculture et de la pêche a décidé de modifier la répartition des rôles entre les structures qui interviennent dans les dépenses et recettes de l'administration centrale. Par ailleurs, cette réorganisation préparera l'implantation progressive de l'application informatique interministérielle CHORUS, d'ici à 2010, dont l'une des caractéristiques est de limiter le nombre d'accès par rapport à l'actuelle application ACCORD.

1) Les principales caractéristiques de l'organisation
2) Ce qui ne change pas pour les services prescripteurs avec la création du CSM
3) Ce qui change pour les services prescripteurs avec la création du CSM
4) La mise en œuvre
a) L'organisation du CSM
b) La transmission des dossiers par les services prescripteurs au CSM
c) L'envoi des dossiers par le CSM
5) Les engagements du CSM vis-à-vis des services prescripteurs
a) Les délais de réalisation
b) L'information sur l'avancement des dossiers par le CSM aux services prescripteurs
c) L'archivage des dossiers
6) Dispositions particulières
7) Les restitutions aux SP sont réalisées par le bureau de l'informatique budgétaire et comptable (ex BISC)
La centralisation au sein d'une structure unique des saisies relatives aux engagements juridiques, titres de perception, dossiers de liquidation en dehors du périmètre du service facturier a pour objectif de rationaliser les procédures et de gagner en efficacité au sein des services centraux du MAP.

1) Les principales caractéristiques de l'organisation

Le centre de service comptable et financier ou CSCF (ex bureau de la comptabilité) appartient à la sous-direction des affaires budgétaires et comptables (SDABC) du Service des affaires financières, sociales et logistiques (SAFSL) du Secrétariat général. Le CSCF comprend un centre de service mutualisé (CSM) ainsi qu'une section du contrôle interne comptable et de la réglementation comptable.

La quasi totalité des actes auparavant effectués par les services gestionnaires sous ACCORD sont désormais réalisés par le CSM aussi bien pour ce qui concerne les dépenses (engagement juridique, service fait, dossier de liquidation ne relevant pas du périmètre du service facturier) que les recettes (titre de perception). Ces activités sont donc réunies au sein d'une structure unique au lieu d'être dispersées dans toutes les directions (missions des affaires générales) et dans plusieurs autres structures du Secrétariat Général.

La mise en place est fixée au 1^er juillet 2008.

L'organisation décrite dans la présente note de service s'appliquera à l'ensemble des services centraux du MAP. A la demande des directions ou des services du Secrétariat Général, une convention spécifique pourra préciser d'éventuelles particularités de fonctionnement.
Une structure de suivi (comité de pilotage) composée de représentants de chacune des directions, du Secrétariat Général et du SCBCM se réunira trimestriellement afin de suivre la mise en place du CSM et de proposer d'éventuelles adaptations.

2) Ce qui ne change pas pour les services prescripteurs avec la création du CSM

Les services gestionnaires du MAP qui assuraient la saisie des actes comptables sous ACCORD, qui étaient les interlocuteurs du bureau de la comptabilité, le demeurent mais deviennent des services prescripteurs (SP). Chaque responsable de programme désigne les structures qui joueront le rôle de services prescripteurs.
► La définition et la dotation des opérations et des réservations de crédits dans ACCORD relèvent des services prescripteurs en relation avec les responsables des unités opérationnelles ;
► Les services prescripteurs conservent toutes leurs prérogatives dans la décision, le rythme et le moment de la dépense ou de la recette et dans le choix du fournisseur/prestataire/opérateur/partenaire ;
► Les services prescripteurs du MAP sont les interlocuteurs du CSM comme ils étaient ceux du bureau de la comptabilité (il n'y a pas de rapport direct entre un service technique d'une direction et le CSM, sauf si les responsables de programme désignent ces services comme correspondants du CSM) ;
 Le CSM apporte son savoir-faire en matière de régularité juridique et peut proposer, en accord avec le service prescripteur et avec le concours du bureau de la commande publique, de revoir le support juridique préconisé par le service prescripteur ;
 Les services prescripteurs conservent leurs relations " client " avec les fournisseurs ;
 Le CSM prend l'initiative d'organiser la fin de gestion budgétaire en fonction du calendrier et de la charge de travail.

3) Ce qui change pour les services prescripteurs avec la création du CSM

Les services gestionnaires du MAP qui assuraient la saisie des actes comptables sous ACCORD ne réalisent plus aucune saisie dans l'outil comptable en matière de recettes et de dépenses hormis :
- les dotations des UO,
- les délégations vers les services déconcentrés (à partir d'un BOP central : NAPA ou à partir d'un BOP déconcentré : DAPG, DCP dans les deux cas),
- les affectations d'opérations et réservations de crédits,
qui restent de la compétence des services prescripteurs. En particulier, le CSM n'est pas habilité à créer des opérations ou réservations de crédits ni à en modifier les dotations. Pour ces exceptions, le CSM n'assurera qu'un rôle de contrôle/validation, similaire à celui actuellement effectué par le bureau de la comptabilité.
Les opérations de saisie/contrôle des engagements juridiques sont fusionnées ; les envois à destination d'interlocuteurs externes à l'administration centrale (bons de commande, notifications de marchés avec demande d'accusé de réception, arrêtés, décisions...) sont réalisés par le CSM.
Ce regroupement des opérations constitue un gain de temps pour les SP puisque ceux-ci après avoir saisi leurs dossiers devaient de toute façon les constituer et les transmettre pour contrôle au bureau de la comptabilité et une fois validés réaliser eux-mêmes les envois précités. Plusieurs étapes sont donc supprimées dans la chaîne du traitement de la dépense. Vous trouverez en annexe 1 le descriptif des modalités pratiques relatives au circuit des dossiers traités par le CSM.
Il incombera au SAFSL d'assumer les conséquences d'éventuelles erreurs commises par le CSM et d'apporter les corrections nécessaires.
Le CSM s'engage à respecter un délai de réalisation selon la nature de l'acte à réaliser (cf point 5).

4) La mise en œuvre

a) L'organisation du CSM
Le CSM est divisé en trois entités : engagement juridique/délégation, recettes, régie d'avance et de recettes.
Au sein de l'entité engagement juridique/délégation, les agents sont spécialisés par programmes et par type d'activité : fonctionnement et Titre 2 d'une part, intervention d'autre part. De son côté chaque service prescripteur désigne, au minimum, deux interlocuteurs (un titulaire et un suppléant) et en informe le CSM.
b) La transmission des dossiers par les services prescripteurs au CSM
La procédure relative aux affectations d'opérations et aux délégations vers les services déconcentrés (NAPA et DAPG) transmises pour validation au CSM reste inchangée en 2008. Elle se traduit par une transmission double (papier) et informatique (dossier ACCORD).
Pour les autres dossiers désormais saisis par le CSM, les services prescripteurs transmettent, à l'aide de l'une des fiches de transmission ad hoc (cf annexe 2), selon le type de demande, tous les éléments sous forme papier au CSM pour permettre la saisie ou la modification dans le système d'information comptable et budgétaire.
c) L'envoi des dossiers par le CSM

L'ensemble des documents qui le nécessitent (arrêté, convention, subvention, bail, acte d'engagement, contrat...) doivent être préalablement signés par la personne habilitée afin de permettre au CSM de procéder aux envois directement aux structures et personnes concernées sans être obligé de retourner les éléments aux SP.

Pour les commandes d'achat une lettre d'accompagnement du bon de commande ACCORD (cf annexe 2), pré-signée par le service prescripteur, pourra être jointe à l'envoi.
Pour les marchés publics une lettre d'accompagnement, pré-signée par le service prescripteur, sera jointe à l'envoi (cf annexe 2). Le CSM complète la lettre d'envoi par le numéro de marché. Une fois l'accusé de réception revenu, le CSM transmet les originaux au bureau de la commande publique ou à la direction. Il transmet une copie au service facturier et au SP sous forme de fichiers en format PDF. Par exception, lorsque le titulaire du marché se rend sur place au MAP pour la notification de son marché, c'est la structure qui réceptionne la notification qui doit en informer le CSM.
Pour les dossiers d'engagement juridique qui déclenchent un paiement simultané unique (ou un 1er paiement) comme les subventions/conventions la procédure sera la suivante : le SP transmet en même temps que la demande d'EJ la fiche de certification de service fait (qui vaut pour le CSM ordre de saisie du service fait dans ACCORD) et l'original signé par le SP de l'arrêté de versement de crédits de paiement et éventuellement le courrier d'accompagnement signé du SP. Le CSM conserve la fiche de certification de service fait, envoie l'arrêté de CP au service facturier pour création du DL et transmet l'arrêté de CP au bénéficiaire avec un courrier d'accompagnement (cf modèle joint).
En cas de versement échelonné, pour chaque paiement suivant, le SP transmettra au CSM la fiche de certification de service fait et l'arrêté de versement de CP correspondant (le reste de la procédure est sans changement par rapport au précédent paragraphe).
Pour les dossiers d'engagement juridique qui déclenchent un paiement simultané unique comme les décisions diverses la procédure sera la suivante : le SP transmet en même temps que la demande d'EJ la fiche de certification de service fait (qui vaut pour le CSM ordre de saisie du service fait dans ACCORD) et l'original signé par le SP de la décision de versement ainsi que le courrier d'accompagnement signé du SP. Le CSM conserve la fiche de certification de service fait, envoie la décision au service facturier pour création du DL et transmet la décision de paiement au bénéficiaire avec un courrier d'accompagnement.
Le CSM saisit le service fait sur demande des SP et est l'interlocuteur unique du service facturier pour toutes les questions relatives aux justificatifs du service fait. Le CSM relaye immédiatement au service prescripteur toute difficulté signalée par le service facturier. Le service facturier peut, s'il le juge opportun, contacter directement le service prescripteur.
La signature préalable par les responsables à l'envoi au CSM, puis le cas échéant au CBCM, se justifie par la volonté de réduire le délai de traitement des dossiers et ne constitue pas une validation des actes. Pour les dossiers concernés par le visa du CBCM notamment, ceux-ci seront transmis sous forme papier et dans le workflow ACCORD et seule la validation finale permettra la notification des actes.
Les services prescripteurs fournissent l'original de la fiche de certification de service fait signée (cf annexe 3), au CSM pour que celui-ci effectue la saisie du service fait. Cette fiche est accompagnée du bon de livraison original ou d'un certificat administratif ou du certificat de paiement/arrêté de versement original de CP. L'ensemble des documents est conservé par le CSM (bon de livraison) ou transmis au service facturier du CBCM (certificat administratif et arrêté).
Le CSM saisit les dossiers de liquidation des dépenses ne donnant pas lieu à engagement préalable : DL de régie pour le fonctionnement, les frais de mission, le paiement de certaines prestations sociales...
Le CSM saisit l'ensemble des titres de perception pour tous les SP et retourne une copie du titre de perception au SP.

5) Les engagements du CSM vis-à-vis des services prescripteurs

a) Les délais de réalisation
Dès réception du dossier complet, le CSM s'engage sur un délai en nombre de jours maximum de réalisation défini ci-après :

Le respect des délais est conditionné par la fourniture du dossier complet c'est-à-dire un dossier comprenant l'ensemble des pièces nécessaires au traitement. Toutefois ce délai ne pourra pas être nécessairement tenu pour les dossiers demandant des opérations complémentaires telles que création de fournisseur non présent dans ACCORD, recueil préalable du visa de certains pouvoirs adjudicateurs (ex PRM), recueil du visa du SCBCM le cas échéant, mise au point entre le service prescripteur, le CSM et le bureau de la commande publique dans le choix du support juridique à retenir...
Les pièces à transmettre au CSM varient selon le type de dossier. Elles sont énumérées dans l'annexe 4 ainsi que la présentation des dossiers (original/copie, nombre d'exemplaires).

b) L'information sur l'avancement des dossiers par le CSM aux services prescripteurs
En dépense comme en recette, dès que le CSM reçoit un dossier, l'agent accuse réception par messagerie au service demandeur. Il devient l'agent interlocuteur du service prescripteur. Outre l'identification de l'agent responsable du dossier au CSM, cet accusé de réception mentionne le caractère complet du dossier reçu et précise le numéro d'ordre attribué au dossier.
A partir de ce numéro d'ordre, le SP peut suivre dans HEVEA l'état d'avancement du dossier tant que celui-ci n'a pas reçu de numéro dans ACCORD. La saisie de la coche " dossier complet " dans HEVEA génère automatiquement la date de début de traitement du dossier.
Une fois le dossier saisi dans ACCORD, une copie du formulaire de demande complété par le CSM (notamment avec le n d'EJ qui servira pour renseigner la fiche de service fait) est retourné au SP. Le numéro du dossier permet alors aux services prescripteurs de consulter eux-mêmes dans HEVEA ou dans ACCORD l'état d'avancement du dossier.
Lorsque le dossier est incomplet ou incorrect, l'agent indique dans le message d'accusé de réception les éventuels éléments supplémentaires et conserve le dossier.
Sauf en cas d'absence l'agent responsable du CSM conserve la responsabilité de la gestion du dossier jusqu'à son terme.
c) L'archivage des dossiers
La conservation du dossier complet en amont du paiement est réalisé au CSM. En effet en cas de contrôle, celui-ci pourra être consulté en un seul lieu. Le CSM, en tant que détenteur du dossier complet, est donc chargé de l'archivage selon les règles en vigueur.

6) Dispositions particulières

En période de fin de gestion ou lorsque l'urgence le nécessite, les SP peuvent imposer au CSM une priorité de traitement au sein de leurs dossiers. Les SP s'engagent à communiquer au plus tôt toutes les pièces du dossier nécessaires pour le traitement de ces dossiers. L'établissement d'un ordre de priorité n'affranchit pas le CSM du respect des délais prévus au point 5.

7) Les restitutions aux SP sont réalisées par le bureau de l'informatique budgétaire et comptable (ex BISC)

Les restitutions seront désormais réalisées par le BIBC qui dispose de l'ensemble des systèmes d'information. Les SP sont destinataires de restitutions périodiques et standardisées relatives à l'exécution de leur programme ou BOP. Le BIBC pourra également effectuer des restitutions à façon, ponctuellement ou régulièrement, à la demande des SP.

La centralisation au sein d'une structure unique des saisies relatives aux engagements juridiques, titres de perception, dossiers de liquidation en dehors du périmètre du service facturier a pour objectif de rationaliser les procédures et de gagner en efficacité au sein des services centraux du MAP.
Les gains ou progrès attendus par la mise en place du CSM sont les suivants :
 Spécialisation d'une vingtaine de personnes sur tous les types d'EJ/titres de perception/DL de régie qui entraînent des gains de productivité et d'efficacité et une homogénéité de traitement des dossiers encore accrue par rapport à la situation actuelle grâce à la centralisation au sein d'une même structure ;
 Suppression de contrôles complémentaires actuellement exécutés par le bureau de la comptabilité vis-à-vis des engagements juridiques/titres de perception saisis par les services gestionnaires ;
 Diminution des risques en matière de régularité des actes ;
 Libération du temps passé par les services prescripteurs à la saisie des engagements juridiques et des titres de perception au profit de la programmation de la dépense tout en restant responsables de leurs choix et rythmes de dépenses ;
 Anticipation de la mise en place de CHORUS en disposant d'un schéma d'organisation et d'une structure déjà opérationnelle à l'arrivée de la nouvelle application ce qui facilitera l'adaptation à celle-ci et limitera le nombre de personnes à former.
Cette réorganisation devra permettre le raccourcissement et la simplification du processus de la dépense grâce à une plus grande fluidité de la chaîne du fait du regroupement de plusieurs fonctions au sein de la même structure et du respect de délais de réalisation.

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