MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : création en administration centrale d'un centre de service mutualisé (CSM) au sein du centre de service comptable et financier (CSCF) pour l'exécution de la dépense et de la recette
Mots-clés : réingénierie de la fonction financière et comptable, centre de service mutualisé

Le contexte

Le Conseil de la Modernisation des politiques publiques du 12 décembre 2007 a pris des décisions quant à l'organisation de notre ministère et notamment des services centraux en vue de faire correspondre les structures aux programmes budgétaires et d'en simplifier l'organisation.
Par ailleurs, la mise en œuvre du futur système d'information "Chorus" doit se concilier avec les objectifs de modernisation de l'Etat. Intégrant les travaux conduits par la Direction générale de la modernisation de l'Etat sur la réforme des processus budgétaires et comptables, les effets structurants de Chorus imposent des règles à respecter par tous les ministères conduisant à une adaptation des organisations et des modes de fonctionnement.
Pour répondre pleinement à ces exigences il est nécessaire de poursuivre, au de-là, la mutualisation des fonctions financières et comptables qui avait été mise en place et de procéder à un regroupement des services de gestion à un échelon supérieur à ce qui prévaut aujourd'hui.
Il convient ainsi de :

1) recentrer les responsables sectoriels sur leur cœur de métier (la gouvernance);

2) professionnaliser les acteurs et développer une culture de "gestion";

3) faciliter les fonctions de coordination et de pilotage du Secrétariat Général.

La réingénierie de la fonction financière et comptable

La mise en place d'une cellule financière spécialisée dans chaque mission d'affaires générales et la création, au sein du Secrétariat Général, d'un centre de service mutualisé (CSM) dans le centre de service comptable et financier (CSCF) est de nature à concilier les impératifs de réingénierie de la fonction financière et comptable en administration centrale.
La mise en place de ce centre de service permettra

1) de préserver entièrement les compétences actuelles des responsables :
- pilotage
- dialogue de gestion
- programmation
- décision de consommation des crédits

2) de professionnaliser les acteurs et de valoriser la filière "gestion financière et comptable"

3) d'assurer le fonctionnement et la cohérence d'ensemble du processus financier tout en présentant des gains potentiels d'efficience par le back office;
Cette organisation garantira aux responsables de programmes et de BOP (budgets opérationnels de programmes) toutes leurs prérogatives quant à l'exercice de leurs responsabilités puisque seule la mise en œuvre pratique de leurs décisions sera prise en charge par le CSM qui agira en qualité de prestataire qualifié sur Chorus.
Parallèlement, dans la perspective de Chorus et de la déconcentration des crédits, une attention sera portée aux possibilités de centralisation des mises à disposition de crédits.

Le centre de service mutualisé

I - Le périmètre fonctionnel du centre de service

Le centre de service agira en qualité de prestataire de service pour les actes relatifs à l'exécution de la dépense (engagement juridique, service fait, demandes de paiement pour celles qui ne sont pas traitées par le service facturier).
Il prend également en charge la saisie de l'ensemble des titres de recettes de l'administration centrale.
Une note de service précisera les modalités de son fonctionnement et ses relations avec les services prescripteurs.
Exécution de la dépense/recette
Les services conservant toutes leurs prérogatives quant à l'exécution de la dépense/recette, les propositions d'achat, de subvention, etc. ... et les éléments relatifs au service fait ou à la demande de paiement seront transmis au centre de service mutualisé qui sera la plate-forme unique d'enregistrement des écritures financières et comptables sur Chorus :
- des engagements juridiques;
- du service fait et de sa certification;
- des demandes de paiement (pour celles non traitées par le service facturier);
- des titres de perception.
Pour la transmission de ces éléments, toutes les opportunités de dématérialisation seront privilégiées afin de réduire les délais et les coûts générés par les circuits de documents photocopiés.
La signature réglementaire des originaux "papier" sera bien évidemment assurée par les responsables des directions et services habilités à engager la dépense ou à certifier le service fait.
Afin d'offrir la meilleure fluidité à l'exécution de la dépense, les engagements juridiques ne seront plus soumis au contrôle du Bureau de la comptabilité. Des procédures auditables de contrôle interne (auto contrôle, contrôle mutuel, contrôle de supervision, etc. ...) seront mises en œuvre au sein même du centre de service permettant ainsi la validation directe des engagements juridiques.
En outre, cette mutualisation des compétences permettra de gérer le Turn Over est d'assurer une qualité du service garantissant une bonne réactivité sur les opérations "sensibles" et/ou urgentes.

II - L'installation du centre de service

Un Centre de service comptable et financier sera créé au sein de la Sous-direction des affaires budgétaires - Direction des affaires financières et de la logistique. Il aura en charge les fonctions dévolues au centre de service mutualisé et celles exercées par le Bureau de la comptabilité; la régie d'avance et de recettes de l'administration centrale lui sera également rattachée.
S'inscrivant pleinement dans la réforme de l'administration centrale, sa création interviendra au 1^er juillet 2008. Il comprendra une équipe de 20 à 30 agents (valideurs compris) et sera composé pour partie d'agents actuellement en poste à la Direction des affaires financières et de la logistique (Bureau de la comptabilité, bureau des moyens logistiques) et pour partie d'agents en fonction dans les Missions des affaires générales des Directions et du Secrétariat général, voire dans les services assurant actuellement des actes de gestion sur l'application Accord Lolf.
Préalablement à son installation, j'ai confié à l'Inspecteur général chargé de l'inspection des services centraux, assisté par la mission Chorus, une mission de pré-figuration permettant de calibrer très exactement l'effectif de ce centre, d'identifier les besoins en terme de profils de compétence et de formation et les modalités de dotation.
La situation individuelle des gestionnaires touchés par cette réorganisation de la gestion financière et comptable sera examinée avec la plus grande vigilance. En tant que de besoin, un suivi personnalisé pourra être assuré.
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La nouvelle organisation qui sera mise en place constitue une démarche novatrice et structurante. Elle s'inscrit pleinement dans les mesures d'évolution des services et de modernisation des fonctions support. J'attacherai une attention toute particulière à la mise en place de ce centre de service et à son fonctionnement.

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