MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : Mise en œuvre du plan d'action ministériel 2008
Bases juridiques : Loi organique relative aux lois de finances du 1^er août 2001. Note de service SG/DAFL/SDAB/N2007-1554 du 29 octobre 2007 sur la mise en œuvre du plan d'action ministériel 2007.
Mots-clefs : plan d'action - contrôle interne - réseau référents

La présente note de service a pour objet d'exposer, pour les services déconcentrés du ministère de l'agriculture et de la pêche [DRAF, DAF (DOM), DDSV de région, futures DRAAF], les nouvelles actions à mettre en œuvre au titre du plan d'action ministériel (PAM) relatif au contrôle interne, actualisé en 2008. Elle rappelle en outre les principales actions restant à réaliser au titre du PAM actualisé en 2007.

En vertu de la LOLF et des exigences qui en résultent à l'égard des acteurs de la dépense publique, chaque ministère doit renforcer ses dispositifs de contrôle interne et s'organiser pour maîtriser les risques dans les domaines budgétaires et comptables.
En ce sens et pour le moyen terme, le plan d'action du ministère recense l'ensemble des actions destinées à sécuriser les procédures budgétaires et comptables, selon un calendrier pré-défini. Les dispositifs de contrôle interne issus de ce plan sont susceptibles d'être audités par les corps de contrôle ministériel ou interministériel.
Comme chaque année depuis 2006, le plan d'action ministériel (PAM), ci-joint en annexe, fait l'objet d'une actualisation en intégrant de nouvelles actions à mettre en œuvre afin de conforter lesdites procédures. Dans le cadre de l'actualisation de son plan en 2008, le ministère a décidé d'augmenter de façon significative le nombre d'actions de contrôle interne lesquelles ciblent notamment les processus "interventions" et "commande publique" ainsi que d'autres processus non retenus les années précédentes.
Ces nouvelles actions (au nombre de 45 dont 24 actions pour les services déconcentrés et 4 actions transversales) couvrent la période 2008-2010 et prennent en considération plusieurs éléments :
- le rapport de la Cour des comptes sur la certification des comptes,
- la note d'évaluation comptable de la Cour,
- des rapports d'audits comptable et financier réalisés dans un cadre partenarial (MIGA et MAEC) ⁽¹⁾
- l'enjeu financier,
- le taux global d'anomalies par processus et l'origine des anomalies les plus représentatives (justification insuffisante, liquidation et imputation erronées des dépenses, domiciliation absente ou erronée...),
- les cartographies des risques et les plans d'action en résultant, élaborés par les référents relais régionaux du réseau "contrôle interne" du ministère,
- les conclusions de chaque groupe de projet du réseau du ministère (administration centrale et services déconcentrés, respectivement).

1- Rappel des principales actions restant à réaliser ou en cours de réalisation au titre du PAM actualisé en 2007 :

- Processus "Commande publique" :

En 2008 et sur les trois sites pilotes régionaux (Basse-Normandie, Nord-Pas-de-Calais,
Midi-Pyrénées) expérimentés en 2007, il convient de déployer l'organigramme fonctionnel nominatif (support d'identification des acteurs, d'attribution des tâches, de formalisation des responsabilités et des contrôles notamment de supervision), sur la base de la maquette interministérielle disponible sur le portail Intranet du ministère (cf. point 2), en l'adaptant le cas échéant. En 2009, cet organigramme doit être déployé dans l'ensemble des régions.

- Processus "Interventions" :

Pour les bourses, l'adaptation du guide de procédures existant au MAP (note de service DGER/SDPOFE/N2007-2073 du 30 mai 2007), initialement prévue en 2008, est différée dans l'attente de la nouvelle réglementation sur le système d'attribution des bourses.

- Processus "Parc immobilier" :

 2008 :
Pour ce processus, il convient de mettre en place l'organigramme fonctionnel nominatif (support d'identification des acteurs, d'attribution des tâches, de formalisation des responsabilités et des contrôles notamment de supervision) sur la base de la maquette interministérielle disponible sur le portail Intranet du ministère (cf. point 2), en l'adaptant le cas échéant. A cet égard, un groupe de travail spécifique mixte (administration centrale et services déconcentrés) est programmé pour le
16 septembre prochain.

Le guide de procédures comptables, décrivant les procédures d'entrée et de sortie du bien, ainsi que les procédures d'inventaire, est en voie de finalisation. Sa réalisation, en grande partie par le bureau du patrimoine immobilier du ministère, s'est avérée plus difficile que prévu en l'absence d'un guide interministériel préexistant.

Un contrôle de deuxième niveau mis en œuvre par l'administration centrale (Secrétariat général/Service des affaires financières, sociales et logistiques (SAFSL)/Sous-direction de la logistique et du patrimoine - Service du contrôle budgétaire et comptable ministériel/Département comptable ministériel) est en cours de réalisation sur des bâtiments des services déconcentrés (DRAF et DDAF), sur la base d'un échantillon suffisamment représentatif.
Effectué entre autres au vu des pièces justificatives qui vous sont demandées le cas échéant, le contrôle porte notamment sur l'exactitude de la superficie des biens et sur l'appréciation du coefficient d'entretien.

- Processus "autres immobilisations corporelles" :

Un contrôle de deuxième niveau est en cours de réalisation sur les autres immobilisations corporelles. Mis en œuvre par l'administration centrale dans 10 départements, il doit permettre d'assurer le suivi du dispositif de fiabilisation de ces immobilisations (suivi de la transmission des tableaux de synthèse des contrôles etc..).

2- Les nouvelles actions du PAM actualisé en 2008 :

- Processus "Commande publique" :

 2008 :
En priorité pour les processus à enjeux financiers (dont les analyses vétérinaires), des fiches de procédures devront être élaborées pour la partie inventaire, ce préalablement à la mise en œuvre de la formation et du contrôle de 1^er niveau évoqués ci-dessous pour les analyses vétérinaires.
Analyses vétérinaires : une formation et un contrôle de 1^er niveau seront mis en œuvre par les référents relais régionaux du réseau auprès des services gestionnaires des DDSV/R en vue de fiabiliser les écritures d'inventaire (charges à payer, provisions pour charges) pour le bilan de clôture 2008. Les modalités de cette action, dont le module de formation, seront définies de façon concertée par vos services et les services centraux concernés (SAFSL - DGAL).

 2009-2010 :
En priorité pour les dispositifs à enjeux financiers (dont les analyses vétérinaires) :
- En 2009 et en complément des fiches élaborées en 2008 pour la partie inventaire, des fiches de procédures seront établies pour couvrir l'ensemble de la chaîne de traitement de la dépense (engagement juridique, service fait, opérations d'inventaire).
- En 2009, les outils interministériels servant au diagnostic de processus (référentiel de contrôle interne associé à la grille de diagnostic) seront adaptés aux spécificités des services déconcentrés du ministère, préalablement à la réalisation d'un diagnostic de processus. Un groupe de travail sera organisé en temps opportun par la section "contrôle interne" qui vous tiendra informé du lieu et de la date de cette réunion.
- En 2010, un diagnostic de processus sera réalisé sur la base des outils adaptés précités, en vue d'identifier les risques et de déterminer les mesures pour couvrir ces risques.

- Processus "Interventions" :

 2009 :
Sur trois sites pilotes à déterminer, l'organigramme fonctionnel nominatif (support d'identification des acteurs, d'attribution des tâches, de formalisation des responsabilités et des contrôles notamment de supervision) devra être déployé sur la base de la maquette interministérielle disponible sur le portail Intranet du ministère (cf. infra), en l'adaptant le cas échéant.
Pour toute dépense d'intervention (dont les bourses et le financement de l'enseignement agricole), des fiches de procédures seront élaborées pour la partie inventaire, en vue de fiabiliser les écritures d'inventaire.
En priorité pour les dispositifs à enjeux financiers (dont les bourses et le financement de l'enseignement agricole), des fiches de procédures seront également établies pour les parties engagement juridique et service fait, respectivement.
Pour les bourses et le financement de l'enseignement agricole, une formation et un contrôle de
1^er niveau seront mis en œuvre par les référents relais régionaux du réseau auprès des services gestionnaires du SRFD, en vue de fiabiliser les écritures d'inventaire (charges à payer, provisions pour charges) pour le bilan de clôture 2009. Les modalités de cette action, dont le module de formation, seront définies de façon concertée par vos services et les services centraux concernés (SAFSL - DGER).
En priorité pour les dispositifs à enjeux financiers (dont les bourses et le financement de l'enseignement agricole), les outils interministériels servant au diagnostic de processus (référentiel de contrôle interne associé à la grille de diagnostic) seront adaptés aux spécificités des services déconcentrés du ministère, préalablement à la réalisation d'un diagnostic de processus. Un groupe de travail sera organisé en temps opportun par la section "contrôle interne" qui vous tiendra informé du lieu et de la date de cette réunion.
 2010 :
En priorité pour les dispositifs à enjeux financiers (dont les bourses et le financement de l'enseignement agricole) et en vue d'identifier les risques et de déterminer les mesures pour couvrir ces risques, un diagnostic de processus sera réalisé sur la base des outils adaptés précités.
Le déploiement de l'organigramme fonctionnel nominatif concernera l'ensemble des régions.

Un audit comptable et financier sera réalisé sur les bourses et le financement de l'enseignement agricole, en vue d'évaluer les reports de charge et les charges à rattacher. Cet audit interviendra postérieurement à la mise en œuvre de la nouvelle réglementation (en cours d'élaboration) sur le système d'attribution des bourses.

- Processus "Commande publique" et "Interventions" :

Pour mémoire, une note de service conjointe (DGAL/MASCS/N2008-8070 - SG/DAFL/SDAB/N2008-1530), diffusée en date du 31 mars 2008, vise à améliorer le suivi des engagements juridiques (analyses vétérinaires, interventions) dans le secteur vétérinaire.

2009 : un audit comptable et financier, réalisé par la MIGA en partenariat avec la MAEC, portera sur le BOP 206 déconcentré (analyses vétérinaires, interventions) en vue de fiabiliser les reports de charges et les charges à rattacher. Cet audit inclura un bilan d'application de la note conjointe DGAL/DAFL du 31 mars 2008 susvisée.

- Processus "Rémunérations - Dépenses après ordonnancement/DAO" :

En 2009, les outils interministériels servant au diagnostic de processus (référentiel de contrôle interne associé à la grille de diagnostic) seront adaptés aux spécificités des services déconcentrés du ministère, préalablement à la réalisation d'un diagnostic de processus. Un groupe de travail sera organisé en temps opportun par la section "contrôle interne" qui vous tiendra informé du lieu et de la date de cette réunion.
En 2010, un diagnostic de processus sera réalisé sur la base des outils adaptés précités, en vue d'identifier les risques et de déterminer les mesures pour couvrir ces risques.

- Processus "Transports - Missions " (frais de déplacement) et processus "Baux" :

 2010 :
Dans l'ensemble des régions, l'organigramme fonctionnel nominatif (support d'identification des acteurs, d'attribution des tâches, de formalisation des responsabilités et des contrôles notamment de supervision), devra être déployé sur la base de la maquette interministérielle disponible sur le portail Intranet du ministère (cf. infra), en l'adaptant le cas échéant.

Des fiches de procédures seront élaborées sur l'ensemble de la chaîne de traitement de la dépense (engagement juridique, service fait, opérations d'inventaire).

- Processus " Parc immobilier" :

Dans le cadre du bilan de clôture 2008, un contrôle de deuxième niveau devra être réalisé sur le parc immobilier. Effectué par le SAFSL et le CBCM, ce contrôle portera sur les biens les plus significatifs en terme d'enjeu financier et de surface. L'exactitude de la superficie et l'appréciation du coefficient d'entretien seront ciblées en priorité.

- Tout processus :

Un portail dédié au contrôle interne vient d'être créé sous l'Intranet du ministère (partie "missions supports" ► rubrique "contrôle interne"). Ce portail a pour vocation d'intégrer les différents documents relatifs au contrôle interne (notes de service, circulaires, guides de vérification, supports de formation, outils...).
De 2008 (en cours) à 2010, des sessions de sensibilisation et de formation au contrôle interne et à la comptabilité publique, seront assurées auprès des structures régionales (DRAF - DAF - DDSV/R, futures DRAAF), conjointement par la section contrôle interne du Centre de service comptable et financier (CSCF) du SAFSL et les services du Contrôle budgétaire et comptable ministériel (CBCM).
Dès 2009 et en vue de fiabiliser les opérations d'inventaire, un lexique sera élaboré à destination de l'ensemble des services gestionnaires du ministère. Ce lexique définira un vocabulaire de référence sur les reports de charges, les charges à rattacher et les engagements hors bilan.
A compter de 2009 et afin d'établir un lien entre la qualité comptable et la négociation budgétaire, les indicateurs issus du contrôle hiérarchisé de la dépense des services déconcentrés seront pris en compte dans le cadre du dialogue de gestion budgétaire (responsable de programme - responsable de BOP).

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En application de la LOLF et dans le cadre de la certification des comptes, la Cour des comptes a renforcé ses contrôles en les axant sur les procédures mises en œuvre pour maîtriser les risques budgétaires et comptables. La montée en puissance du contrôle interne au sein du ministère confortée par la dynamique du réseau, témoigne de notre volonté de sécuriser toujours plus les procédures en ce sens.
Parallèlement, les dispositifs de contrôle interne permettent de fiabiliser les données financières pour le pilotage des programmes et la mesure de la performance.
S'agissant du réseau, je vous rappelle qu'une formation intensive sur le contrôle interne (réservée en priorité aux référents relais régionaux n'ayant pas suivi une telle formation) se déroulera du
26 au 28 novembre prochain à l'Institut de la gestion publique et du développement économique (IGPDE) auprès duquel il convient, le cas échéant, de s'inscrire dans les meilleurs délais compte tenu du nombre restreint de places disponibles.
Je vous remercie des moyens que vous mettrez en œuvre afin de réaliser les actions prévues dans le plan d'action ministériel, mes services étant bien évidemment à votre disposition en cas de besoin.

Le Directeur des affaires financières, sociales et logistiques

François de la Guéronnière

( 1) Mission permanente d'inspection générale et d'audit (MIGA) du Conseil général de l'agriculture, de l'alimentation et des espaces ruraux (CGAAER) - Mission d'audit, d'évaluation et de contrôle (MAEC) du Ministère du Budget, des comptes publics et de la fonction publique.

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