MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : Déploiement du programme 142 sur l'application Chorus
Résumé : Organisation des travaux à accomplir pour permettre la bascule des dossiers dans la nouvelle application Chorus à l'ouverture de la gestion 2009
Mots-clés : Programme 142 Enseignement supérieur et recherche agricoles - Chorus

Depuis le 1^er juillet de cette année, la mise en production de Chorus, la future application budgétaire et comptable est testée par trois ministères (Budget, Défense et Recherche) sur un périmètre limité à quatre programmes avec un nombre d'utilisateurs restreints. Pour la gestion 2009, les travaux conduits dans le courant de l'été ont permis d'arrêter la liste de neuf programmes qui seront gérés sur la vague 2 (V2) de Chorus. Le programme 142 "enseignement supérieur et recherche agricoles" fait partie de ces programmes.
Ainsi, à compter du 1^er janvier 2009 le Ministère de l'Agriculture et de la Pêche s'engage dans l'expérimentation de la V2 du progiciel avec quatre autres ministères (Budget, Développement durable, Intérieur et Justice).
Ce déploiement constitue un enjeu majeur puisque cette phase du projet a pour objectif de :
► Préparer les services à l'utilisation de Chorus
► Initier et développer la compétence des futurs utilisateurs
► Permettre l'initialisation de Chorus avec le paramétrage ministériel et les données à reprendre
► Sécuriser le démarrage de la gestion en mode Chorus
Les travaux à accomplir dans les prochains mois se répartissent en 6 grands chantiers:

1. Déclinaison de l'organisation dans Chorus
2. Paramétrage organisationnel et utilisateurs
3. Reprise des données
4. Formation
5. Raccordement technique
6. Assistance au démarrage

Les travaux du chantier "reprise des données", dont l'objectif principal est d'assurer la continuité de gestion lors de la bascule des données dans Chorus, seront d'autant plus efficaces et fiables qu'ils auront été préparés au dernier trimestre 2008. La note ci-dessous donne les consignes à respecter pour garantir la qualité de la collecte des dossiers.
Par ailleurs, afin de faciliter la prise en main des dossiers sur la nouvelle application, elle explicite également les modalités de mise en œuvre de la nouvelle organisation.

Objectifs assignés au chantier "reprise des données"

Le chantier de la reprise des données est une phase spécifique et stratégique du projet ayant pour objet d'assurer la continuité de gestion entre les applications du palier LOLF et Chorus. Ces opérations de transposition des écritures doivent s'organiser suivant un dispositif précis et sécurisé permettant d'assurer :
- l'exactitude des soldes de comptabilité
- l'exhaustivité des dossiers transportés
- la qualité des informations reprises
- la certification des actions réalisées
- la mise en œuvre des nouvelles organisations

Les travaux de reprise seront limités aux seules données indispensables et ne doivent pas être confondus avec ceux de la préservation des historiques qui sont de la responsabilité des applications antérieures à Chorus.
Toutes les données des dossiers traités antérieurement à la bascule seront conservées dans Agri2 et HEVEA et il sera possible d'y accéder en mode consultation.
La reprise concernera donc uniquement :
- les dossiers vivants (engagements juridiques, services faits)
- les référentiels nécessaires (notamment celui des tiers)

Travaux préparatoires :

Il convient dès à présent de préparer le déploiement en engageant des actions qui vont limiter le nombre de dossiers à traiter et consolider les dossiers éligibles à cette bascule. Pour ce faire, il est nécessaire de procéder à un examen approfondi des engagements juridiques et de s'assurer de l'exacte transposition de ces actes dans la comptabilité de l'État.

Il est indispensable de clôturer comptablement tous les dossiers qui sont juridiquement dénoués. Une attention toute particulière devra être portée aux dossiers anciens, soumis à conditions de réalisation, qui seraient devenus caducs. Ces travaux de vérification et d'apurement des données permettront de concentrer les travaux de reprise aux seuls dossiers vivants.

En administration centrale, les engagements juridiques étant enregistrés unitairement dans l'application Accord Lolf, il faut :
- solder les engagements juridiques qui sont totalement réalisés
- vérifier que l'ensemble des ajustements de l'engagement initial ont été enregistrés
- vérifier les informations relatives au tiers bénéficiaire mentionnées dans l'application Accord Lolf
En service déconcentré, les engagements juridiques n'étant pas obligatoirement saisis individuellement dans l'application Agri2, les engagements comptables constitueront le référentiel de la reprise et devront être le reflet exact des engagements juridiques qu'ils matérialisent.
Pour cela, il est indispensable de :
- solder les engagements comptables dont tous les engagements juridiques sont clos
- vérifier que le montant de l'engagement comptable matérialise exactement le montant actualisé des engagements juridiques le constituant
- s'assurer que l'identification, les coordonnées et domiciliations bancaires des bénéficiaires des engagements juridiques sont toujours valides
Il est rappelé que l'usage du numéro SIRET (Système d'Identification du Répertoire des ETablissements) pour identifier les personnes juridiques est la règle générale. Il est donc nécessaire de se rapprocher dès maintenant des bénéficiaires si cette information n'a pas été collectée préalablement. De même, il faut s'assurer que les coordonnées bancaires sont toujours valides et que les éléments justificatifs de celles-ci ont été correctement collectés.
Il convient aussi de vérifier que l'ensemble des pièces justificatives et éléments constitutifs du dossier sont disponibles dans un dossier unique. Ce dossier unique contiendra la totalité de l'historique de l'engagement juridique justifiant des versements déjà réalisés et de ceux à venir ainsi que la fiche signalétique de l'engagement juridique décrite infra.

Organisation des travaux :

A compter de la gestion budgétaire 2009, l'ensemble des dossiers d'engagements juridiques du programme 142 seront gérés en administration centrale. L'instruction des dossiers sera réalisée, selon l'objet, par les services de la DGER, de la DGAL ou de la DGPAAT et la saisie des actes dans l'application Chorus sera prise en charge par le Centre de service comptable et financier du Secrétariat Général.

Cette mutualisation de l'instruction et de l'exécution des dossiers nécessite d'organiser la transmission des dossiers actifs actuellement gérés en services déconcentrés vers l'administration centrale. Ces travaux sont placés sous la responsabilité de la Mission des affaires générales de la DGER et du Secrétariat général de la structure concernée en service déconcentré; la Mission Chorus ayant en charge le pilotage, l'appui méthodologique et le suivi de ces travaux.
Le Secrétaire général du service déconcentré réalise :
- l'inventaire des engagements juridiques
- la vérification qualitative des dossiers appelés à être repris
- le recensement des paiements à réaliser entre le dernier trimestre 2008 et la fin du premier trimestre 2009
- la transmission des dossiers papiers auprès de la Mission des affaires générales de la DGER
- le mandatement total des crédits de paiement délégués en 2008 par la DGER avant la transmission des dossiers papiers à la Mission des affaires générales de la DGER

L'inventaire des engagements juridiques s'effectuera à l'aide d'un module dédié dans l'application OPUS. Une note technique décrivant le fonctionnement de ce module sera transmise prochainement à l'ensemble des services concernés.

Cet inventaire distinguera deux groupes de dossiers :

1) - Les engagements juridiques qui seront clos à la fin de l'exercice budgétaire ou qui ne seront pas reportés sur l'exercice 2009. Ces dossiers devront présenter un reste à payer nul à la fin de l'exercice 2008. Dans l'hypothèse où un engagement devrait donner lieu au paiement du solde entre la date de recensement et la fin de l'exercice comptable, la date prévisionnelle du dernier paiement devra être mentionnée dans le relevé d'inventaire (cf. infra). Les engagements portant sur le titre II étant, par nature, annuels et totalement couverts par des crédits de paiement sont exclus de ce dispositif.

2) - Les engagements juridiques ayant vocation à se poursuivre au delà du 31 décembre 2008.
S'agissant des engagements juridiques du 1^er groupe, l'inventaire portera sur un rapprochement des données des engagements juridiques au regard des engagements comptables auxquels ils sont rattachés (liste et montant des engagements juridiques par engagement comptable).
S'agissant des engagements juridiques du 2^ème groupe qui ont vocation à être repris en gestion dans Chorus, une fiche signalétique sera éditée à partir de l'application OPUS. Elle portera les renseignements suivants :
- l'ordonnateur gestionnaire actuel de l'engagement juridique
- le comptable assignataire actuel de ces dépenses
- le type, millésime et numéro d'engagement juridique
- l'identité, la raison sociale, le numéro de siret et les domiciliations bancaires des bénéficiaires de l'engagement juridique
- le millésime et le numéro de l'opération budgétaire support de l'engagement comptable
- la ventilation par millésime, numéro d'engagement comptable et article d'exécution des montants actualisés de l'engagement juridique
- la ventilation par millésime et numéro d'engagement comptable des paiements réalisés sur l'engagement juridique
- la date et la ventilation par millésime et numéro d'engagement comptable des paiements devant intervenir avant la fin de l'exercice 2008 sur l'engagement juridique
- les dates prévisionnelles des paiements devant intervenir au cours du premier trimestre 2009
Cette fiche signalétique, signée par le DRAF ou le DDAF, sera insérée en première page du dossier unique qui comprendra :
- le dossier technique et financier de l'opération d'investissement comprenant notamment :

1) note de présentation
2) tableau récapitulatif des devis
3) devis
4) tableau du financement total faisant notamment apparaître les cofinancements éventuels
5) planning de réalisation des travaux et échéanciers des besoins en crédits de paiement
- les pièces justifiant de l'engagement juridique (arrêtés de subvention, convention, etc.)
- l'historique des paiements déjà réalisés et les justificatifs correspondants
- les justificatifs de l'identité, raison sociale et domiciliation bancaire des bénéficiaires

L'ensemble du dossier sera envoyé en deux exemplaires à l'adresse suivante :

Ministère de l'Agriculture et de la Pêche
Direction générale de l'enseignement et de la recherche
Mission des affaires générales
1 ter avenue de Lowendal 75700 Paris 07 SP

La MAG DGER assurera réception des dossiers transmis et les communiquera aux bureaux sectoriels du Service de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation pour analyse et validation avant retour à la MAG DGER qui est chargée de la saisie dans l'outil de collecte de reprise des données pour CHORUS . Les dossiers incomplets seront immédiatement signalés par les bureaux sectoriels aux services émetteurs pour transmission des pièces manquantes.
Le suivi du transfert des dossiers sera réalisé au travers de l'application OPUS.
Une fois la mise à jour de l'outil de collecte effectuée, les dossiers sont retournés aux bureaux sectoriels qui assureront le traitement et le suivi ultérieur en collaboration avec les services déconcentrés.

Suivi et pilotage du chantier:
Le déploiement du projet Chorus est assuré par le Service des affaires financières, sociales et logistiques du Secrétariat général. A ce titre, la Mission Chorus prend en charge le pilotage, l'animation et le suivi du raccordement du programme 142 à la version 2 de CHORUS.
Au regard de l'enjeu de cette expérimentation, un comité de pilotage "déploiement V2" sera mis en place. Il se réunira mensuellement et comprendra des représentants :
 de la Direction générale de l'enseignement et de la recherche
 du Secrétariat général
 des services du Contrôleur budgétaire et comptable ministériel

Calendrier des opérations :

L'organisation de ces travaux de déploiement préfigure l'organisation à adopter pour la mise en production généralisée de l'application Chorus et conditionne donc le succès du projet. C'est pourquoi j'attache une importance toute particulière à la réussite de cette expérimentation.

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