MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : modalités de paiement des vacations des jurys d'examens pour la session 2009
Mots-cles : examens - vacations

La présente note de service a pour objet d'apporter des précisions relatives aux modalités de paiement des vacations pour les jurys d'examens pour la session 2009.

I Explications préalables

Les modalités de paiement des membres de jurys d'examen de l'enseignement agricole ont été modifiées aussi bien pour les agents rémunérés par le MAP (enseignants du public et du privé à temps plein) que pour les agents extérieurs au MAP (professionnels, enseignants des MFR, formateurs payés sur budget des EPLEFPA ...). Le point commun est l'abandon complet du paiement par mandatement, qui est désormais exclu pour les dépenses de personnel (ou dépenses relevant du titre II de la loi de finances).
Depuis 2008, les agents rémunérés par le MAP perçoivent les vacations de jury via la paye sans ordonnancement préalable (PSOP), c'est-à-dire en même temps que leur traitement, dans le cadre d'une procédure créée dans l'application de gestion des agents du MAP, EPICEA.
A partir de l'année 2009, les membres de jurys qui ne sont pas payés par le MAP (qu'on appellera par facilité agents extérieurs au MAP ou agents hors MAP) seront payés selon des modalités similaires, par la PSOP, selon la procédure définie dans cette note.
Le paiement en PSOP repose sur deux composantes :
- la création d'un dossier de paye chez le comptable public chargé de la mise en paiement (en l'occurrence, la TG des Hauts de Seine) ; ce dossier est composé d'informations transmises par voie électronique et justifié par des documents en papier ;
- la transmission d'éléments de calcul (les états liquidatifs) permettant de verser une somme précise, dûment justifiée.
Ces deux composantes s'appuient elles-mêmes sur un outil informatique, c'est à dire une application de paye qui génère les informations transmises par voie électronique à la TG des Hauts de Seine.
Pour mettre en œuvre cette procédure il a été décidé de s'appuyer sur EPICEA, qui présente plusieurs avantages dans ce contexte :
- il existe déjà une procédure allégée de saisie des dossiers (dite "indemnitaire hors MAP") qui permet une création rapide des dossiers ;
- les dossiers validés sur EPICEA le sont définitivement (il n'est pas nécessaire de procéder à une saisie l'année suivante) et pour toutes les régions ;
- la procédure de saisie peut être étalée dans le temps, la validation dans EPICEA pouvant intervenir plusieurs mois après la saisie, au moment du paiement (alors que GIRAFE exige une saisie uniquement au moment du paiement) ;
- la procédure EPICEA repose sur une chaîne intégrée qui associe les services déconcentrés, le bureau du SRH chargé de gérer cette procédure (le bureau de coordination de la paye et des régimes indemnitaires), la mission du SIRH et la TG des Hauts de Seine.
EPICEA, pas plus que les autres applications interministérielles, ne peut être alimentée par un transfert de fichiers de l'application de gestion des examens, INDEXA 2. Les dossiers de paye doivent être saisis pour être créés et pour que les agents puissent percevoir les indemnités.

II Description de la procédure de paiement

La constitution du dossier paye de l'agent doit être effectuée par le SRFD de la région de résidence tant pour les enseignants que pour les professionnels, même si ceux-ci sont convoqués par une autre région responsable de l'organisation des examens. L'agent doit fournir les pièces suivantes :
- une fiche de renseignement signée par l'agent (cf. modèle en annexe I)
- un RIB original au nom de l'agent,
- une copie lisible de la carte Vitale (ou de l'attestation de droits) pour la certification du numéro INSEE.
Ces pièces servent à saisir le dossier dans EPICEA selon la procédure allégée d'"indemnitaire hors MAP". Seuls les SRFD disposent des codes d'accès permettant d'initier cette procédure, qui est déjà utilisée pour le paiement des heures supplémentaires aux agents de l'Education nationale intervenant dans les EPL de l'enseignement agricole et pour le paiement des indemnités des agents comptables exerçant en adjonction de service dans ces EPL. Elle est décrite dans la fiche figurant en annexe II.
Les CIRSE proposeront aux agents les fiches à remplir pré-renseignées à partir des extractions d'Indexa2. Les modalités de transmission de ces fiches seront analysées entre les CIRSE et les SRFD de leur interrégion.
Il convient d'être attentif à la différence de saisie selon que le membre de jury est titulaire de la fonction publique ou pas. En effet, les cotisations sociales ne sont pas les mêmes et doivent pouvoir se calculer automatiquement à partir de la procédure informatique.
Par ailleurs, à partir de l'année prochaine, il ne sera pas nécessaire de saisir de nouveau les agents disposant d'un dossier déjà créé dans EPICEA dans ce cadre. Une simple consultation préalable sur EPICEA permettra de savoir si l'agent figure déjà dans l'application, ce qui le dispensera de fournir de nouveau des pièces justificatives (sauf s'il a changé de RIB).
Une fois les saisies opérées par le SRFD (au stade de la pré-instruction), les pièces justificatives doivent être transmises à l'adresse suivante :
Ministère de l'agriculture et de la pêche
Service des ressources humaines
Bureau de coordination de la paye et des régimes indemnitaires
A l'attention de Laurent NOUCHI
78 rue de Varenne
75341 Paris 07 SP

Par ailleurs, à la fin des examens, les CIRSE transmettront au service des ressources humaines - mission du SIRH et BCPRI - via la DGER (MISSI ou MEX) des fichiers électroniques contenant les éléments permettant de calculer les montants dus aux membres de jury.
Le BCPRI est chargé :
- de valider les dossiers EPICEA (à partir des pièces justificatives) jusqu'à la génération des informations électroniques transmises à la TG des Hauts de Seine,
- de générer le paiement de l'agent à partir des éléments de calcul fournis par les CIRSE, en même temps que la transmission du dossier de paye,
- de transmettre les pièces justificatives à la TG.
Ce transfert intervient en général en fin de mois N pour un paiement effectif au mois N+1.
Le BCPRI (Laurent NOUCHI au 01 49 55 80 08 et Marie-Bernadette BENISTANT au 01 49 55 51 46) se tient à la disposition de ceux qui souhaitent des précisions supplémentaires.

ANNEXES

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