MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : Bilan de clôture 2008. Mise en œuvre d'une formation et d'un contrôle des opérations d'inventaire par les référents régionaux auprès des services gestionnaires des DDSV, en vue de fiabiliser les écritures d'inventaire se rapportant aux analyses vétérinaires.
Bases juridiques : loi organique relative aux lois de finances du 1^er août 2001. Note de service SG/DAFL/SDAB/N2008-1548 du 29 juillet 2008 sur la mise en œuvre du plan d'action ministériel 2008
Mots-clés : Opérations d'inventaire. Evaluation des passifs. Analyses vétérinaires. Contrôle de premier niveau. Formation.

L'évaluation correcte des passifs constitue un objectif majeur des opérations d'inventaire pour le bilan de clôture compte tenu des réserves formulées par la Cour des comptes, des enjeux financiers et surtout des risques afférents à ces opérations.
Les contrôles de cohérence exercés au plan central lors des opérations d'inventaire ont fait apparaître des situations anormales pour ce qui concerne les informations saisies dans ORCHIDEE par les services déconcentrés, notamment celles relatives aux analyses vétérinaires. Dans ce domaine, les contrôles ont permis de constater un écart entre les charges à payer comptabilisées fin 2007 et les reports de charges (en AE et CP) déclarés à cette même date.
C'est pourquoi le plan d'action ministériel actualisé pour 2008 (NS SG/DAFL/SDAB/N2008-1548 du 29 juillet 2008) a prévu que les référents régionaux "contrôle interne" assurent une action de formation et un contrôle de premier niveau sur les opérations d'inventaire pour le bilan de clôture 2008.
La présente note a pour objet d'apporter aux référents régionaux les précisions suivantes :

1. Les actions de formation envers les services gestionnaires des DDSV devront permettre à ces derniers de mieux appréhender les passifs, tant sous l'angle budgétaire (reports de charges en AE ou en CP et restes à payer) que sous l'angle comptable (charges à payer ou provisions pour risques et charges).
Les référents pourront s'appuyer sur le lexique explicitant les différentes notions budgétaires et comptables en jeu, la fiche de procédure d'inventaire élaborée conjointement par la DGAL et le SAFSL décrivant l'ensemble des opérations et des contrôles à réaliser ainsi que sur les fiches méthodologiques décrivant pour les principales prestations la méthode utilisée pour le recensement et l'évaluation des charges à payer. Ces documents sont annexés à la note de service DGAL/SDPPST/N2008-8353 du 31 décembre 2008.

2. Le contrôle de premier niveau qu'ils auront à réaliser pour le bilan de clôture 2008 portera sur les montants comptabilisés dans l'outil ORCHIDEE au titre des analyses vétérinaires en s'assurant, au moment du recensement, que les charges à payer sont au moins égales aux reports de charges (NB : l'abandon de tout seuil de recensement des charges à payer sera demandé aux DDSV pour les analyses vétérinaires). Les contrôles devront s'effectuer notamment par rapprochement entre les pièces justificatives (fiche méthodologique, mémoire ou compte-rendu du laboratoire ou du vétérinaire ou éventuellement facture) et les montants comptabilisés en charges à payer dans l'outil ORCHIDEE. L'échantillon du contrôle, qui devra au minimum représenter 10 % des opérations, devra obligatoirement intégrer les opérations à enjeu financier.

3. A la demande du Contrôleur budgétaire et comptable ministériel, le réseau des trésoreries générales portera un regard particulier sur le recensement des bourses de l'enseignement agricole, la valorisation des passifs en matière de subventions aux établissements privés d'enseignement agricole, enfin sur le recensement de charges à payer au titre des analyses vétérinaires, en s'attachant à réconcilier les montants affichés au résultat d'exécution des BOP concernés avec les valeurs présentées dans ORCHIDEE.

4. En 2009, les référents régionaux pourront s'appuyer sur les cellules de qualité comptable des trésoreries générales pour, en tant que de besoin, organiser à nouveau des actions de sensibilisation et de formation aux opérations d'inventaire, en particulier sur la problématique des analyses vétérinaires, conformément à la demande que j'ai faite en ce sens auprès de la DGFiP.

Je vous remercie des moyens que vous mettrez en œuvre afin de réaliser les actions prévues dans le plan d'action ministériel, mes services étant bien évidemment à votre disposition en cas de besoin.

Le Directeur des affaires financières, sociales
et logistiques,
François de LA GUERONNIERE

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