MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : Mise à jour des règles de traitement des achats au sein de l'administration centrale - règles relatives aux marchés à procédure adaptée passés par les services centraux du ministère de l'agriculture et de la pêche
Bases juridiques :
- décret n2006-975 du 1^er août 2006 modifié portant code des marchés publics,
- décret n2008-1334 du 17 décembre 2008 modifiant diverses dispositions régissant les marchés soumis au code des marchés publics et aux décrets pris pour application de l'ordonnance n2005-649 du 6 juin 2005 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics,
- décret n2008-1355 du 19 décembre 2008 de mise en œuvre du plan de relance économique dans les marchés publics,
- décret n2008-1356 du 19 décembre 2008 relatif au relèvement de certains seuils du code des marchés publics,
- circulaire du Premier Ministre n5356/SG du 19 décembre 2008 - Plan de relance de l'économie française - augmentation des avances sur les marchés publics de l'Etat 2009.
Résumé :
Cette note a pour objet de mettre à jour les règles relatives aux marchés de fournitures et de services passés selon une procédure adaptée par les services centraux du ministère de l'agriculture et de la pêche, suite à la parution des décrets n2008-1334, 2008-1355 et 2008-1356 précités modifiant le code des marchés publics.
La note de service SG/DAFL/SDLP/N2008-1538 du 14 mai 2008 est abrogée et remplacée par la présente note de service.
Mots-clés : achat, fournitures, services, marché adapté, MAPA, marché public, service prescripteur

Introduction :
Marchés d'un montant inférieur à 20.000 €HT :
Marchés de fournitures ou de services compris entre 20.000 €HT et 133.000 €HT :
Marchés particuliers qui peuvent être passés directement avec un prestataire donné, sans publicité et sans mise en concurrence :

Introduction :

Trois décrets (n 2008 -1334, 2008 -1355 et 2008 -1356) publiés les 17 et 19 décembre 2008, modifient le code des marchés publics. Les principales modifications sont listées en annexe 2 de la présente note de service.
Compte-tenu de ces modifications, la présente note de service actualise les règles à respecter pour les marchés passés selon une procédure adaptée, en fonction de leur montant financier.

Remarque importante : la présente note ne traite pas des marchés de travaux dont les règles ont aussi été modifiées par les décrets précités. Ces marchés, pour l'administration centrale, sont exclusivement passés par la Sous-direction de la logistique et du patrimoine.

Marchés d'un montant inférieur à 20.000 €HT :

Tout achat, dès le premier euro dépensé est un marché public (y compris un achat payé par la régie).
Même de faible montant, cet achat est encadré par les principes fondamentaux définis à l'article 1^er du code des marchés publics : la liberté d'accès à la commande publique, l'égalité de traitement des candidats et la transparence des procédures.
Chaque service doit s'assurer qu'il est juridiquement compétent pour passer son marché.
Chaque famille d'achat relève exclusivement de la compétence d'une autorité administrative particulière, conformément à la circulaire DAF/SDAB/C2005-1501 du 4 janvier 2005. Les achats de mobilier ou de fournitures de bureaux par exemple, ne peuvent être conclus que par le sous-directeur de la logistique et du patrimoine. Cette circulaire sera prochainement actualisée pour renforcer la compétence de ces autorités.
Si le montant du marché à passer est inférieur à 20.000 €HT, le code n'impose plus d'obligation de publicité ou de mise en concurrence particulière. Les services sont cependant fortement invités à continuer à réaliser a minima une étude comparative des prix.

La présentation de trois devis, anciennement exigée pour les marchés de 4.000 à 20.000 €HT n'est plus une condition de traitement de l'engagement juridique par le comptable.
Cependant, les pouvoirs adjudicateurs sont invités à s'assurer que leurs services prennent toujours soin de confronter au moins trois devis, pour les achats dépassant 4.000 €HT :
- d'une part, dans un souci d'efficacité économique et de protection des deniers publics, il est toujours utile de confronter plusieurs devis ou catalogues différents avant d'arrêter son choix,
- d'autre part, en cas d'éventuelle poursuite judiciaire, il est essentiel de prouver que le prestataire " historique " n'a pas été favorisé.
Le service prescripteur doit savoir apprécier le seuil de 20.000 €HT de manière objective.
Il est formellement interdit de scinder ses achats pour rester artificiellement sous le seuil de 20.000 €HT.
Pour apprécier ce seuil, le service prescripteur doit additionner l'ensemble des " achats homogènes " qu'il compte engager sur une année calendaire (exemple : de mars 2008 à mars 2009). L'appréciation du caractère "homogène" des fournitures et services doit être réalisée en application de l'article 27 du code des marchés publics et de la circulaire du 3 août 2006 portant manuel d'application du code des marchés publics.
Le service prescripteur doit fournir au centre de service comptable et financier un certain nombre de documents en accompagnement de l'engagement juridique :
Ces pièces sont listées en annexe 1.
Le centre de service comptable et financier et le bureau de la commande publique et des achats veilleront à lutter contre les " marchés dissidents ".
Un " marché dissident " est un marché que l'on envisage de passer pour répondre à des besoins déjà couverts par un marché en cours d'exécution.
Ces marchés sont irréguliers. Un contrôle spécifique sera mis en place afin d'éviter qu'ils ne soient conclus.
Par ailleurs, dans le cadre du recensement des marchés publics imposé par l'article 133 du code des marchés publics, tous les marchés de plus de 4.000 €HT font l'objet d'une publication annuelle sur le site internet du ministère.
Le bureau de la commande publique et des achats évaluera au début de l'année 2010 comment les services du ministère se sont adaptés au relèvement du seuil de 4 000 à 20 000 €HT.

Marchés de fournitures ou de services compris entre 20.000 €HT et 133.000 €HT :

Dans un souci de sécurité juridique, il est demandé aux services prescripteurs d'avoir recours à l'assistance du bureau de la commande publique et des achats (BCPA) dès que l'achat dépasse 20.000 €HT.
Cette intervention du BCPA permet de sécuriser et de standardiser les procédures. L'objectif est également de décharger les services prescripteurs des tâches administratives liées aux marchés publics.

La publication d'un avis d'appel public à la concurrence est obligatoire à partir de 20.000 €HT.
Afin de favoriser la liberté d'accès des entreprises à la commande publique, les marchés de l'administration centrale font l'objet - dès lors que leur montant estimatif dépasse le seuil de 20.000 €HT - d'une publication.
La publication d'un avis d'appel public à la concurrence est assurée par le BCPA sur le site interministériel www.marches-public.gouv.fr et sur le site du BOAMP.
Le coût de cette publicité est de 65€ par avis. Il est pris en charge par le service prescripteur.
A partir de 90.000 €HT, l'avis est publié obligatoirement au Bulletin officiel d'annonce des marchés publics - papier (BOAMP). Le BCPA assure cette publicité. Son coût (entre 500 et 1.000€) est également pris en charge par le service prescripteur.
Pour le lancement de la procédure, le service prescripteur doit apporter au BCPA un nombre d'informations minimum.
Il convient de transmettre au BCPA :
- un projet de cahier des charges techniques,
- la mention du budget prévisionnel et l'imputation budgétaire,
- les critères de sélection envisagés,
- et le cas échéant, les plans et annexes et les exigences/recommandations minimales à respecter par les candidats.
Ces informations permettront de préparer les pièces administratives du marché ainsi que l'avis.
Le BCPA prend à sa charge la procédure, notamment : l'envoi du dossier de consultation aux candidats intéressés, la réception des plis, la préparation et l'envoi des courriers à l'attention des candidats non retenus, la conservation des originaux puis leur archivage.
L'ouverture des plis est effectuée en présence du BCPA qui veille à la régularité des candidatures et des offres.
Une phase de négociation avec les deux meilleurs candidats est possible dans chaque consultation.
Le service prescripteur est libre de recourir ou non à cette faculté. Le cas échéant, il mène directement la négociation avec les candidats et dispose, s'il le souhaite, de l'appui du BCPA qui assurera la traçabilité des échanges.
Pour tout marché supérieur à 90.000 €HT, une commission technique est créée. Elle est chargée de rendre un avis sur l'analyse des offres préparée par le service prescripteur.
Cette commission ne se substitue pas, dans ses missions, à l'ancienne commission d'appels d'offres supprimée par le décret n2008-1355, mais a uniquement pour rôle de rendre un avis sur les analyses des offres.
La commission s'assure de l'optimisation de l'achat et de la régularité des analyses qui lui sont présentées.
Le secrétariat de la commission est assuré par le BCPA qui assure également la convocation des membres de la commission. Elle est composée du prescripteur, d'un représentant du BCPA, d'un représentant du centre de service comptable et financier et de tout expert à l'initiative du prescripteur.
Le service prescripteur doit fournir au centre de service comptable et financier un certain nombre de documents en accompagnement de l'engagement juridique :
La liste des documents qui doivent accompagner la demande de création d'engagement juridique (EJ) est précisée à l'annexe 1 de la note de service ⁽¹⁾

Par exception, lorsqu'il est fait appel à des organismes tel que l'UGAP (Union des groupements d'achats publics) et que le montant de la dépense est supérieur à 20 000 euros HT, il n'est pas nécessaire de recueillir d'autres devis puisque cet organisme a le rôle d'une centrale d'achats et, à ce titre, a déjà effectué une mise en concurrence préalable. De même, lorsque le service prescripteur est face à un fournisseur unique ou qu'il estime que la prestation ne peut être réalisée que par un prestataire défini, il peut s'abstenir de mise en concurrence à condition de le justifier par un certificat administratif.

Marchés particuliers qui peuvent être passés directement avec un prestataire donné, sans publicité et sans mise en concurrence :

Le dernier paragraphe de l'article 28 du code des marchés publics prévoit deux cas où la publicité comme la mise en concurrence ne sont pas obligatoires pour les MAPA :
Lorsque le montant estimé d'une dépense est inférieur à 20 000 €HT :
Ce cas est déjà exposé au point 1.

Lorsque le marché est passé sur la base de l'article 35-II du code des marchés publics (marché négocié) :
Ce marché est un cas particulier justifié notamment par l'urgence impérieuse ou par le fait qu'un seul prestataire est susceptible d'assurer la prestation pour des raisons techniques ou tenant à la protection de droit d'exclusivité.
Dans tous les cas, le service prescripteur doit démontrer qu'il remplit toutes les conditions pour bénéficier de cette procédure dérogatoire.
Tout recours à l'article 35-II du code des marchés publics est soumis à l'avis préalable du bureau de la commande publique et des achats. Dans ce cas, la saisine du CSCF doit prévoir un certificat administratif.
Par ailleurs, au delà de 133.000 €HT pour les achats de fournitures et de services, un avis d'attribution doit être établi pour publication au Journal officiel de l'Union européenne (JOUE). Cette publication est assurée par le BCPA.
 Spécificités des marchés de services de l'article 30 du code des marchés publics :

Selon le code des marchés publics, le service prescripteur peut passer certains marchés ayant pour objet des prestations de services selon une procédure adaptée quel que soit leur montant (soit, même au delà de 133 000 €HT).
La liste de ces services figure à l'annexe VII du règlement (CE) n213/2008 de la Commission du 28 novembre 2007 qui modifie entre autres la directive 2004/18/CE du Parlement européen et du Conseil du 31 mars 2004 relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services.
Figurent notamment sur cette liste les services d'hôtellerie et de restauration, les services juridiques, les services d'éducation et de formation professionnelle, les services sociaux et sanitaires et les services récréatifs, culturels et sportifs.
Les marchés de services relevant de l'article 30 d'un montant supérieur à 20 000 €HT doivent être passés par le service prescripteur en suivant les règles applicables aux MAPA de droit commun décrites au point 2.

Le directeur des affaires financières, sociales et logistiques
François de La Gueronnière

( 1) L ' annexe 1 distingue les règles applicables aux MAPA en fonction des seuils. Elle décrit, selon le seuil de dépense envisagée, les règles préalables de publicité et de mise en concurrence à respecter par le service prescripteur ainsi que les modalités de transmission du dossier au centre de service comptable et financier.

ANNEXES

HAUT