MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : Description de l'organisation de l'administration centrale dans le traitement des dépenses et des recettes en 2009
Bases juridiques : Révision générale des politiques publiques, note de service relative à la création d'un centre de service mutualisé pour l'exécution de la dépense et de la recette
Résumé : Cette note complète celle du 2 juillet 2008 relative à l' organisation et les rôles respectifs entre le centre de service comptable et financier et les services prescripteurs dans le traitement des dépenses et des recettes de l'administration centrale.
Mots-clés : dépense, recette, engagement juridique, titre de perception, service fait

Depuis sa création le 2 juillet 2008, le CSM a traité l'ensemble des actes comptables pour le compte de l'administration centrale. Néanmoins la fin de l'année a été marquée par une suractivité, inhérente à la période de fin de gestion, mais accentuée en 2008 notamment en raison des modifications des structures de l'administration centrale. Il conviendra pour 2009 de mettre l'accent sur toutes les mesures permettant de lisser l'activité tout au long de l'année, gage de qualité pour tous les partenaires (services prescripteurs et CSM).

1) Rappel des principales caractéristiques de l'organisation mise en place depuis le 1^er juillet 2008

Les services prescripteurs -SP- (missions d'affaires générales ou de pilotage dans les directions, structures au sein du Secrétariat général) sont les donneurs d'ordre pour la réalisation des actes comptables relatifs aux dépenses et aux recettes. Ils demandent au CSM la réalisation des actes comptables au moyen de formulaires ad hoc. Le CSM effectue tous les actes de saisie, quelle que soit l'application informatique concernée (ACCORD, Agri2, CHORUS), aussi bien pour ce qui concerne les dépenses (engagement juridique, service fait, dossier de liquidation ne relevant pas du périmètre du service facturier) que les recettes (titre de perception).
Les services prescripteurs conservent toutes leurs prérogatives dans la décision, le rythme et le moment de la dépense ou de la recette et dans le choix du fournisseur, prestataire, opérateur ou partenaire. Les services prescripteurs conservent leurs relations " client " avec les fournisseurs.

2) Les nouveautés de fonctionnement de l'administration centrale

a) les délégations de crédits vers les services déconcentrés et les affectations d'opérations

A partir du 5 février 2009, les délégations vers les services déconcentrés effectuées à partir des BOP centraux et déconcentrés (NAPA, DAPG et DCP) et saisies par les services prescripteurs ne font plus l'objet d'un contrôle de la part du CSM. Le workflow dans ACCORD a été modifié en conséquence et il n'est donc plus nécessaire de transmettre au CSM les formulaires papier correspondants. Pour les cas de reprise de crédits en AE/CP pour lesquels le visa du SCBCM est nécessaire, le worflow est prévu pour diriger la saisie vers le SCBCM.
De même, les affectations d'opérations ne font plus l'objet d'une validation de la part du CSM. Le workflow correspondant reste donc interne au service prescripteur. En contrepartie, les services prescripteurs fournissent au CSM une copie de leurs créations d'affectations d'opérations (et des ajustements à la hausse ou à la baisse) lorsqu'elles concernent des investissements (sous actions 52 et 61 du programme 215).

b) La mise à disposition des crédits du programme 142

Par exception, pour ce qui concerne le programme 142 qui est géré depuis janvier 2009 avec l'application CHORUS, toutes les saisies, y compris celles relatives à la mise à disposition des crédits à l'échelon du programme, des BOP et des RUO sont réalisées par le CSM.

c) La gestion du titre 2

Depuis janvier 2009, une organisation nouvelle est instaurée pour les dépenses de titre 2, concernant les personnels permanents de l'administration centrale et des services déconcentrés (y compris DOM et COM). Les programmes 142, 143, 206 et 215 sont concernés quelle que soit l'application utilisée (ACCORD, CHORUS, AGRI2).
Le responsable de programme décide de la programmation et la mission du pilotage de l'emploi et de la gestion prévisionnelle (MPEGP) a la responsabilité du contrôle, du montant et du rythme de délégation des crédits. Le CSM réalise les opérations correspondantes dans les applications.

d) La centralisation de la saisie des données du bilan du MAP

La saisie des charges à payer, provisions pour charges et produits à recevoir qui participent à l'élaboration du bilan du ministère de l'agriculture et de la pêche est désormais centralisée au CSM. Les services transmettent les données correspondantes qui sont inscrites dans l'application ORCHIDEE.

3) Les modalités pratiques

Au vu de l'expérience de 2008 et des évolutions relatives à la réglementation du code des marchés publics des modifications ont été intégrées dans les formulaires de transmission présentés en annexe 2. Les services prescripteurs doivent utiliser ces nouvelles versions. La règle d'envoi par le CSM des documents qui le nécessitent (arrêté, convention, subvention, bail, acte d'engagement, contrat...) préalablement signés et non datés par la personne habilitée demeure.
En cas de versement d'une avance pour un MAPA ou un marché, le SP fournit un certificat administratif établissant le montant à verser (cf modèle joint qui a été ajouté en annexe).

4) L'information sur l'avancement des dossiers par le CSM aux services prescripteurs

Le module de saisie de l'onglet suivi des actes dans HEVEA a été enrichi fin novembre de manière à proposer aux services prescripteurs une information complète et en temps réel sur l'avancement de ses dossiers et sur l'identification de l'agent responsable au CSM.
En cas de dossier incomplet ou de problème rencontré au cours de la saisie (crédits présents sur la réservation de crédits insuffisants...), le gestionnaire adresse un message au service prescripteur.
La saisie de la coche " dossier complet " dans HEVEA génère automatiquement la date de début de traitement du dossier. La saisie de la coche " dossier traité " indique que le dossier est sorti du CSM et transmis à l'acteur suivant (fournisseur/opérateur, service facturier, TPG...).

5) Les restitutions aux services prescripteurs

Des restitutions de suivi relatives aux types d'actes peuvent être éditées par les services prescripteurs à partir d'HEVEA. Un bilan 2008 a été mis en ligne dans l'intranet du ministère et des tableaux mensuels d'avancement seront proposés en 2009.
Le CSM se tient à votre disposition pour toute information complémentaire.

ANNEXES

formulaires et modèles au format doc

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