MINISTERE DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

En application des conclusions des audits de modernisation des achats de l'Etat menés par la DGME, le segment matériel informatique a fait l'objet d'une réflexion visant à une massification des achats couvrant les besoins de plusieurs ministères.
Cette réflexion a abouti à la mise en œuvre d'un marché interministériel pour l'acquisition de matériel informatique conclu dans le cadre d'un groupement de commandes associant les ministères de l'agriculture, de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur, des affaires étrangères, de la justice et de la culture, ainsi que les services du Premier ministre.
La présente circulaire décrit les modalités de recours à ce marché interministériel qui concerne l'administration centrale, les DRAAF, DDAF, DDSV, DAF et, en accord avec le MEEDDAT, les DDEA pour ce qui concerne les programmes 215 et 206.
Les pièces du marché sont disponibles sur l'intranet du ministère, rubrique " commande publique ", sous-rubrique " pièces de marchés publics " :
http://intranet.national.agri/rubrique.php3?id_rubrique=1645

1. Périmètre et durée du marché

Ce marché comprend trois lots :
Le lot n1 " acquisition et maintenance d'unités centrales d'ordinateurs " a été attribué à la société Computacenter. Deux modèles d'unités centrales sont prévus.
Le lot n2 " acquisition et maintenance d'écrans " a été attribué à la société LNA. Trois modèles d'écran sont prévus.
Le lot n3 " acquisition et maintenance d'ordinateurs portables " a été attribué à la société TOP INFO. Trois modèles de portables sont prévus.
La description technique de tous les modèles figure à l'annexe 1 du cahier des clauses particulières.
Le marché a été notifié le 7 novembre 2008, pour une durée de 18 mois. Il est ensuite reconductible pour 12 mois.
La convention de groupement prévoit que chaque service passe ses commandes directement auprès du titulaire de chaque lot, dès que leur propre marché se termine.
Les éventuels marchés en cours passés par les services déconcentrés peuvent donc se poursuivre jusqu'à leur terme.
Lorsque ces marchés arrivent à échéance, ou dans l'hypothèse d'une résiliation anticipée, le marché interministériel prend automatiquement le relais.
J'attire votre attention sur le fait que les titulaires des trois lots ont le monopole de la fourniture de matériel informatique au ministère de l'agriculture et de la pêche, depuis le 7 novembre 2008 et jusqu'à la fin du marché interministériel. Aucun nouveau marché dont l'objet entrerait en concurrence avec celui-ci ne pourra donc entrer en vigueur avant cette échéance.
Compte tenu de cette exclusivité, nous demandons aux services qui auraient notifié un nouveau marché depuis le 7 novembre dernier de prendre contact avec le BCPA pour étudier au cas par cas les conditions de transition vers le nouveau marché.
Enfin, les éventuelles responsabilités financières qui découleraient de la passation, postérieurement à la présente instruction, d'un marché méconnaissant l'exclusivité contractuelles du titulaire d'un lot seront assumées par le service ayant conclut ledit marché.

2. Passation des bons de commandes

Conformément à l'article 7 du code des marchés publics, ce marché a uniquement été signé par le ministère de l'éducation nationale en sa qualité de service coordonnateur, pour le compte de tous les ministères participants.
Les conditions et délais de livraison sont précisées à l'article 5.2.2. du cahier des clauses particulières. Les titulaires s'engagent notamment à exécuter les commandes dans un délai maximal de 10 jours ouvrés à compter de leur réception, en France métropolitaine.
Tous les matériels commandés dans le cadre du marché font l'objet d'une garantie d'une durée minimale de 4 ans, conformément à l'article 5.2.7. du cahier des clauses particulières. Chaque service ayant passé commande est chargé de signaler au titulaire les incidents ou dysfonctionnements détectés.
Chacun des lots comprend un minimum et un maximum de commandes appréciés pour l'ensemble du ministère :

Les volumes correspondent aux minimum et maximum d'intention d'achats depuis la date d'entrée dans le marché du ministère jusqu'à la fin de la première période de 18 mois du marché.
Les entreprises titulaires des marchés veillent au respect de ces minimum et maximum. Ils sont donc chargés de veiller à ce que le montant total des commandes des différents services ne dépasse pas le maximum sur lequel le ministère s'est engagé.
Ce décompte est assuré directement par les prestataires, en lien avec le ministère de l'éducation nationale.

Pour les services déconcentrés, les trois lots sont exécutés sur la base de bons de commandes, directement émis par tous les services intéressés. Les modèles de bons de commande sont disponibles sur l'intranet du ministère :
http://intranet.national.agri/rubrique.php3?id_rubrique=1645

Pour les services d'administration centrale, les besoins en matériels doivent être exprimés auprès de Michel DESVOUAS (SDSI/BIP).
Parallèlement, les services gestionnaires de crédits doivent se rapprocher du bureau des moyens logistiques (SDLP/BML) afin de préparer l'engagement comptable des commandes :
► le bureau des moyens logistiques créera une réservation de crédit et abondera cette RC en fonction des prévisions de commande qui seront présentées,
► la SDSI (Michel DESVOUAS) transmettra l'ensemble des commandes pour vérification de la disponibilité des crédits au BML, puis établira des commandes définitives,
► chaque commande correspondra à un engagement juridique distinct. Afin d'éviter la multiplication de ces engagements, la SDSI établira un calendrier annuel de commandes.
Le contrôle de la livraison et la vérification du service fait seront assurés par la SDSI, qui transmettra au BML le bordereau validant le service fait.
Les demandes de mise en œuvre des prestations de garantie doivent être exprimées auprès de Michel DESVOUAS.

3. Gestion des éventuelles difficultés liées à l'exécution du marché.

Les services émetteurs doivent informer Monsieur Michel DESVOUAS, correspondant national pour le ministère de l'agriculture et de la pêche, des incidents relatifs à l'exécution du marché.
Il est fait état de ces incidents au cours d'un comité de suivi trimestriel, qui réunit l'ensemble des ministères participants et les titulaires.

4. Réalisation des objectifs fixés dans la circulaire Etat exemplaire.

La circulaire du Premier Ministre du 3 décembre 2008 relative à l'exemplarité de l'Etat au regard du développement durable, donnant instruction aux ministres d'établir pour chacune de leurs administrations un " plan administration exemplaire " (PAE), prévoit que les achats de matériels bureautiques (60% des nouveaux matériels à partir de 2010) devront avoir soit des performances équivalentes à celle du référentiel TCO et comporter un pourcentage minimal de matériaux recyclés, soit des performances équivalentes à celles de l'éco-label européen.
La conclusion de ce marché de fournitures bureautiques permet de répondre à cet objectif, puisque les matériels proposés par les sociétés titulaires sont conformes au label ENERGY STAR version 4 et aux dispositions de la directive 2002/95/CE du 27/1^er/2003.

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