Objet : Exécution des dépenses de fonctionnement en DDEA en 2009. Outils de mutualisation budgétaire.
Bases juridiques : Instruction comptable N 09-001-B du 29 janvier 2009- NOR : BUD R 09 00001 J
Résumé : Cette note a pour objet de fixer une règle commune d'exécution des dépenses de fonctionnement des DDEA
Mots-clés : DDEA, dépense mutualisée, convention de provision

Sans préjudice des décisions ultérieures que le Gouvernement arrêtera dans ce cadre, il est nécessaire de tirer les leçons des procédures budgétaires et comptables mises en œuvre au cours de l'expérimentation concernant les 8 DDEA en 2007/2008 et de généraliser le mode de gestion le plus pertinent au regard des règles des finances publiques et des objectifs assignés à la communauté de travail.

1) Les leçons de l'expérimentation 2007/2008 conduisent à préconiser une révision des modes de gestion budgétaire et comptable des DDEA
2) L'élaboration d'un budget commun
3) L'exécution des crédits : la mise en œuvre de la provision pour mutualisation (cession sur provision)
3.a La cession permet une véritable mutualisation des dépenses
3.b Une procédure simple de programmation et de suivi d'exécution doit être mise en oeuvre
3.c Le versement de la provision
3.d Le paiement des dépenses
3. e Apurement de la provision
4) La mise en œuvre de la cession sur provision dans les applications comptables (Agri2, CASSIOPPEE)

1) Les leçons de l'expérimentation 2007/2008 conduisent à préconiser une révision des modes de gestion budgétaire et comptable des DDEA

En 2007/2008, dans un contexte d'expérimentation, les procédures de gestion applicables aux DDEA n'avaient pas fait l'objet d'un cadrage précis de la part de l'administration centrale ; l'objectif poursuivi était de ne pas entraver les solutions de gestion qui pouvaient être définies au plan local en accord avec le TPG de rattachement et tirer les enseignements des processus qui pouvaient ainsi être mis en œuvre dans les départements expérimentateurs.
L'administration centrale avait ainsi laissé aux responsables locaux le choix entre deux modes de gestion : le marché multi-imputation ou la cession, sachant que d'autres formules pouvaient être expérimentées, pour autant qu'elle recevaient l'accord du TPG.
Plusieurs enseignements peuvent être tirés des expérimentations :
o Les DDEA ont mis en œuvre des méthodes empiriques de répartition des dépenses de fonctionnement. La taille relative des structures d'origine a abouti à une répartition selon la clef suivante :
o les 3/4 des dépenses sont supportés par des crédits MEEDDAT,
o et 1/4 par des crédits MAP.
o les outils budgétaro-comptables permettant la mise en œuvre de ces mutualisations (marché multi-imputation et cession sur provision) se sont avérés compliqués à manier, en raison même de leur caractère expérimental ;
o logiquement, ces formules de mutualisation n'ont été que peu utilisées ;
o en tout état de cause le champ des dépenses mutualisables peut être variable, en fonction des conditions locales.
Les solutions prédominantes mises en oeuvre localement en 2007/2008, admissibles dans un cadre expérimental, s'avèrent inadaptées :
o Les solutions mises en œuvre au plan local ne présentent au total que les apparences de la simplicité, car elles impliquent un partage fin de la dépense, par nature de dépense et parfois facture par facture. Chaque structure a en effet continué de procéder à des engagements juridiques multiples, obligeant les services à constituer des dossiers de liquidation distincts pour des dépenses de même nature ; il a même parfois été nécessaire d'établir plusieurs mandatements pour une même facture, ce qui rend les opérations peu lisibles pour le fournisseur de l'administration ;
o la généralisation des fusions qui va intervenir au 1^er janvier 2009, puisque le nombre de DDEA sera porté à 55, impose de déterminer plus précisément l'outil de mutualisation qui sera mis en œuvre afin de simplifier l'exécution de la dépense locale, de normaliser le dialogue avec les partenaires locaux, et notamment les TPG, et surtout de favoriser par tous les moyens possibles la création d'une communauté de travail unique.
Tel est l'objet de la présente note

2) L'élaboration d'un budget commun

Il est impératif d'élaborer un budget commun à la DDEA.
A cette fin, les services établissent et présentent au TPG et à l'autorité chargée du contrôle financier local un document unique à titre de projet de budget de la structure nouvelle.
A cette fin, figure en annexe 1 une maquette de budget consolidé.
La maquette jointe en annexe prévoit également une ventilation par catégories de dépenses identifiées par l'administration centrale comme susceptibles de faire l'objet d'une gestion commune. Elles concernent les dépenses de fonctionnement courant (fournitures et mobiliers, transports et déplacements, véhicules, informatique et télécommunications, autres services...), la formation du personnel et les actions sociales ainsi que la gestion immobilière.
Il est possible de ventiler les dépenses en fonction de rubriques d'imputation plus précises, adaptées aux besoins locaux.
L'exercice de programmation sur la base de cette maquette peut être conduit en ventilant les dépenses en fonction de clés de répartition définies au plan local.
Ce budget prévisionnel commun ainsi que les éléments de la présente note ne s'appliquent pas aux crédits du titre 2.

3) L'exécution des crédits : la mise en œuvre de la provision pour mutualisation (cession sur provision)

C'est sur la base du budget prévisionnel que sera mise en œuvre la procédure de mutualisation décrite ci-dessous, car le budget prévisionnel permet notamment de déterminer la contribution de chacun des programmes aux dépenses mutualisées.

3.a La cession permet une véritable mutualisation des dépenses

La solution d'une procédure qui globalise la dépense et qui va dans le sens de la procédure d'une cession sur provision doit être généralisée. Cette solution est simple dans son principe : un seul des deux ordonnateurs réalise les engagements juridiques et les mandatements grâce à une mutualisation des dépenses sur un seul des deux programmes ; la procédure est réalisée à l'échelon local sans intervention de l'administration centrale.
La cession sur provision est une modalité du rétablissement de crédit. Elle présente l'avantage de ne pas obliger le service prestataire à préfinancer sur les crédits du programme bénéficiaire les dépenses mutualisées. Telle qu'évoquée dans la présente note, la cession sur provision peut intervenir sur avances : avant la réalisation de toute dépense.
Le périmètre de la cession sur provision peut être variable en fonction des situations locales et dans un souci de proximité par rapport à vos besoins : il peut ainsi englober la totalité des crédits d'un des programmes supports (215 ou 217) ou être réservé aux seules dépenses qui seront estimées réellement mutualisables.

3.b Une procédure simple de programmation et de suivi d'exécution doit être mise en oeuvre

Cette procédure nécessite d'être exposée dans une convention conclue entre le TPG et le DDEA (cf. modèle joint ci-après). Elle implique également au préalable que les sous-actions / comptes PCE soient identifiés précisément dans une annexe financière (cf. exemple joint).
Il est précisé que l'imputation sur les différentes rubriques peut se faire en fonction de clés de répartition forfaitaires définies au plan local. Si tel est le cas, ce mode opératoire doit être explicité dans la convention.

3.c Le versement de la provision

Comme tout acte juridique réalisé en service déconcentré, un engagement comptable servira à matérialiser cet engagement juridique dans la comptabilité de l'Etat. Un engagement comptable individualisé sera imputé sur l'opération de fonctionnement du service contributeur et proposé au contrôleur financier à l'appui de la convention. Les obligations de spécialisation des engagements comptables par actions et sous actions peuvent nécessiter de procéder à plusieurs engagements comptables si la provision porte sur des natures de dépenses différentes.
En parallèle le service support, sur la base de la convention signée, émettra un titre de perception envers le service contributeur. Ce titre sera émis sur le compte de 728.52 spécification 485.512 " Reversements de fonds sur dépenses de fonctionnement. Niveau local en métropole Cessions entre services de l'Etat. recettes au comptant ". permettant le rétablissement de crédits au niveau local. La prise en charge par le comptable de cette proposition de titre va provoquer le versement de la provision par le service contributeur.
Le versement de la provision par le programme contributeur au programme support sera réalisé par l'émission d'un mandat de paiement sur le ou les engagements comptables matérialisant la convention avec une imputation des dépenses directement sur les comptes définitifs.
A réception de la déclaration de recettes établie par le comptable, le service support établira un bordereau d'annulation de dépense sur un des comptes d'engagement de son opération de fonctionnement ce qui a pour effet immédiat de mutualiser à ce niveau les crédits d'engagement et de paiement.

3.d Le paiement des dépenses

Le paiement des dépenses sera réalisé sur l'engagement comptable du programme support qui a bénéficié de la mutualisation par la procédure d'annulation de dépense. Le paiement d'une facture correspondant à une dépense mutualisée se réalisera au travers d'un versement unique au créancier et sera imputé sur les comptes d'imputation définitifs.
Une comptabilité auxiliaire des dépenses par programme sera tenue en utilisant les fonctionnalités de gestion des applications ministérielles permettant de vérifier que les opérations se déroulent comme prévu dans la convention et de rendre compte de son exécution suivant le calendrier prévu à la convention.

3. e Apurement de la provision

L'apurement de la provision sera réalisé suivant le calendrier défini dans la convention et au plus tard avant la fin de gestion afin de permettre les écritures de régularisation et les redéploiements éventuels. Cet apurement permettra d'ajuster le montant de la provision à la réalité des dépenses dans le cas d'un écart entre la prévision et la réalisation de plus de 5% du montant global du budget prévisionnel.
Si la provision est insuffisante, les procédures ayant servi à la mise en place initiale seront utilisées pour l'abonder.
Si la provision s'avère excédentaire, le programme contributeur émettra un titre de perception afin d'atténuer la dépense liée à la provision initiale et de récupérer les autorisations d'engagement et de paiement correspondantes.
Si l'imputation initiale de la provision par compte PCE ou sous action ne correspond pas au constat de la dépense réelle après mutualisation, le service contributeur procédera aux écritures de régularisation par des réimputations de mandats. L'utilisation d'une méthode de provision et d'imputation basée sur des prorata permet de ne pas avoir à réaliser ces écritures de régularisation.

4) La mise en œuvre de la cession sur provision dans les applications comptables (Agri2, CASSIOPPEE)

La mise en œuvre de la procédure dans les applications comptables est décrite dans l'annexe Badep.pdf pour Agri2 et dans l'annexe CR-RETAB-RUO-1.pdf pour Cassiopee.

ANNEXES

HAUT