MINISTERE DE L'ALIMENTATION, DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Objet : Mise en œuvre du plan d'action ministériel 2009 en services déconcentrés
Bases juridiques : Loi organique relative aux lois de finances du 1^er août 2001. Note de service SG/DAFL/SDAB/N2007-1554 du 29 octobre 2007 sur la mise en œuvre du plan d'action ministériel 2007.
Mots - clés : plan d'action - contrôle interne - réseau référents - PAM actualisé en 2009

La présente note de service a pour objet d'exposer, pour les services déconcentrés du ministère de l'alimentation, de l'agriculture et de la pêche [DRAAF, DAF (DOM)], les nouvelles actions à mettre en œuvre au titre du plan d'action ministériel (PAM) relatif au contrôle interne, dans le cadre particulier de la réorganisation des services déconcentrés et du déploiement progressif de CHORUS. Elle donne en outre des indications sur l'incidence de cette réorganisation sur les principales actions restant à réaliser au titre du PAM actualisé en 2008.

Plan de la note :

1 Le contexte
2 Les actions inchangées du PAM 2008 à poursuivre en 2009
3 Les actions du PAM 2008 modifiées dans leur contenu
4 Les actions du PAM 2008 différées dans leur calendrier
5 Les actions nouvelles du PAM 2009

En vertu de la LOLF et des exigences qui en résultent à l'égard des acteurs de la dépense publique, chaque ministère doit renforcer ses dispositifs de contrôle interne et s'organiser pour maîtriser les risques dans les domaines budgétaire et comptable.
En ce sens et pour le moyen terme, le plan d'action du ministère de l'alimentation, de l'agriculture et de la pêche (MAAP) recense l'ensemble des actions destinées à sécuriser les procédures budgétaires et comptables, selon un calendrier prédéfini.
Comme chaque année depuis 2006, ce plan d'action ministériel (PAM) fait l'objet d'une actualisation en intégrant de nouvelles actions à mettre en œuvre afin de conforter lesdites procédures. Cette actualisation présente toutefois un caractère particulier, en raison de la mise en place des Centres de prestations comptables mutualisés (CPCM) en DRAAF et en DREAL, et du basculement du programme 215 sur CHORUS au premier janvier 2010.
Huit actions décidées antérieurement sont impactées par ce changement, soit en termes de contenu, soit en termes de calendrier de réalisation. C'est pourquoi le Secrétaire général, en sa qualité de référent promoteur ministériel du contrôle interne, a décidé de ne proposer à la validation du comité des directeurs d'administration centrale (CODAC) que 32 actions nouvelles, dont 11 pour les services déconcentrés, destinées à accompagner le processus de changement en cours. Elles sont principalement ciblées sur les processus "interventions", "commande publique" et "provisions pour risques et charges" et se dérouleront selon le calendrier de bascule des différents programmes budgétaires ministériels sous CHORUS.
L'ensemble des actions qui concernent les service déconcentrés est détaillé dans les tableaux de l'annexe 1.

I. LE CONTEXTE D'ACTUALISATION DU PAM EN 2009.
1. Les résultats du contrôle hiérarchisé de la dépense
Pour les services déconcentrés, il ressort du contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD), réalisé par les trésoreries générales, que les dépenses n'augmentent que de 0,6 % par rapport à 2007. Les processus "interventions" et "commande publique" réunissent les enjeux financiers majeurs du ministère, avec respectivement 75,29 % et 15,83 % des paiements. Le taux global d'anomalies pour l'ensemble des dépenses est en légère baisse et s'établit à 2,05 % (contre 2,63 % en 2007).
Le processus "interventions" paraît bien maîtrisé, avec un niveau d'anomalies faible, 1,16 % contre 2,87% en 2007. Le taux d'anomalies du processus "commande publique" qui se situe à 3,5 % présente un niveau de risque modéré malgré une légère détérioration par rapport à 2007 (2,95 %). Les taux d'anomalies sur les processus "baux" et "frais de changement de résidence" restent encore élevés cette année (respectivement 5,32 % et 14,56 %), malgré des enjeux financiers moindres.
Sur les processus majeurs, les anomalies portent principalement sur l'imputation comptable, l'insuffisance des pièces justificatives et la domiciliation absente ou erronée.
2. Les enjeux liés à la création des plates-formes comptables et au déploiement de CHORUS
Les enjeux du contrôle interne comptable vont prendre un relief particulier dans les mois à venir, avec la création de centres de prestations comptables mutualisés (CPCM) au sein des DRAAF et des DREAL, et la bascule progressive des programmes budgétaires sous Chorus.
La redistribution des rôles qui en découle pourra être facteur de risques comptables et nécessitera une collaboration forte entre les différents acteurs (services prescripteurs, les centres financiers et les CPCM). Cette collaboration pourra notamment être traduite dans les futurs contrats de service.
Compte tenu de l'enjeu lié au déploiement en régions de CHORUS dès 2010 et de son incidence forte sur l'organisation des services et des procédures, les propositions d'actions nouvelles portent exclusivement sur ce chantier. Certaines actions inscrites au PAM 2008 voient leur contenu ou leur calendrier modifié.

II. LES ACTIONS DU PAM ACTUALISE EN 2008 A POURSUIVRE EN 2009
Ces actions ont été rappelées dans la note de service SG/SAFSL/SDABC/N2009-1512 du 15 avril 2009
21. Actions à mettre en œuvre par l'ensemble des DRAAF et des DAF
211 - Processus "Commande publique" :
En complément des fiches élaborées en 2008 pour la partie inventaire, des fiches de procédures seront établies pour couvrir l'ensemble de la chaîne de traitement de la dépense (engagement juridique, service fait, opérations d'inventaire), et ce prioritairement pour les analyses vétérinaires.
212 - Processus "Interventions" :
Les actions à mettre en œuvre cette année, au titre du plan 2008, visent les gestionnaires du SRFD des dépenses relatives aux bourses et au financement de l'enseignement agricole privé :
a) Des fiches de procédures seront élaborées pour les parties engagement juridique, service fait et inventaire. Les fiches destinées à fiabiliser les écritures d'inventaire seront élaborées avec le responsable du rattachement des charges à l'exercice.
b) Des actions de formation et un contrôle de 1^er niveau auprès des services gestionnaires du SRFD, en vue de fiabiliser les écritures d'inventaire pour le bilan de clôture 2009 (charges à payer, provisions pour charges) viendront compléter l'action précédente. Les modalités de cette action, dont le module de formation, seront préalablement définies de façon concertée par vos services et les services centraux concernés (SAFSL - DGER).
c) Participation à la réalisation par la DGER d'un guide de procédures "bourses" pour l'instruction des demandes et le paiement des bourses sur critères sociaux des élèves de l'enseignement public et privé sous contrat en vue des opérations d'inventaire. Le calendrier de réalisation de cette action, initialement inscrit au PAM 2008, est conditionné par la nouvelle réglementation qui porte sur le système d'attribution des bourses.
22. Actions à mener par les régions désignées comme pilotes
Ces actions visent essentiellement à l'adaptation des outils interministériels servant au diagnostic de processus (référentiel de contrôle interne associé à la grille de diagnostic), préalablement à la réalisation d'un diagnostic de processus. Elles sont menées avec l'appui des cellules de qualité comptable des TG, qui devront être sollicitées à cet effet.
221 - Processus "Commande publique" :
L'adaptation des outils de diagnostic visent en priorité les dispositifs à enjeux financiers (dont les analyses vétérinaires).
Les régions concernées par cette phase d'adaptation sont : Rhône-Alpes, Alsace, Pays-de-la-Loire, Basse-Normandie et Nord-Pas-de-Calais.
222 - Processus "Interventions" :
En ce qui concerne ce processus, les actions à mener portent sur :
a) L'adaptation des outils de diagnostic, en priorité pour les dispositifs à enjeux financiers (dont les bourses et le financement de l'enseignement agricole privé). Les régions retenues sont : Pays-de-la-Loire, Rhône-Alpes, Haute-Normandie et Lorraine.
b) Le déploiement d'un organigramme fonctionnel nominatif, sur les trois sites pilotes retenus (Rhône-Alpes, Corse et Bretagne). La maquette interministérielle disponible sur le portail Intranet du ministère (cf. infra) servira de base à cette action ; elle pourra être adaptée le cas échéant.
223 - Processus "Rémunérations - Dépenses après ordonnancement/DAO" :
L'adaptation des outils de diagnostic sera menée par les régions suivantes : Haute-Normandie, Nord-Pas-de-Calais et Pays-de-la-Loire.

III. LES ACTIONS INSCRITES AU PAM ACTUALISE EN 2008 IMPACTEES DANS LEUR CONTENU
Quatre actions inscrites au PAM actualisé en 2008 sont modifiées dans leur contenu par la création des CPCM et le déploiement de CHORUS. Elles concernent l'ensemble des DRAAF et des DAF.
31. Processus "Transports, déplacements, missions et réceptions"
311. En 2010, et dans l'ensemble des structures régionales, le déploiement des organigrammes fonctionnels nominatifs, supports de l'attribution des tâches, de l'identification des acteurs, de la formalisation des responsabilités et des contrôles, notamment de supervision se fera en tenant compte de la nouvelle organisation financière et comptable en région liée à la création des CPCM et au déploiement de CHORUS
312. En 2010, l'élaboration de fiches de procédures sur l'ensemble de la chaîne de traitement de la dépense (engagement juridique, service fait, opérations d'inventaire) sur la base de la nouvelle organisation financière et comptable régionale viendra utilement compléter la documentation des nouvelles structures.
32. Processus "Baux"
321. En 2010, comme au point 311, le déploiement des organigrammes fonctionnels nominatifs dans l'ensemble des structures régionales se fera en tenant compte de la nouvelle organisation financière et comptable
322. En 2010, l'élaboration de fiches de procédures sur l'ensemble de la chaîne de traitement de la dépense (engagement juridique, service fait, opérations d'inventaire) sur la base de la nouvelle organisation financière et comptable en région viendra compléter la documentation des gestionnaires dans les nouvelles structures (services prescripteurs, centres financiers et CPCM).

IV LES ACTIONS DU PAM ACTUALISE EN 2008 DIFFEREES DANS LEUR CALENDRIER
41. Processus" Commande publique", "Interventions" et "Rémunérations - DAO"
Ce report concerne le généralisation, à partir des travaux d'adaptation réalisés cette année par les régions pilotes (cf. points 221, 222 et 223 de la présente note de service), d'un diagnostic de processus. Initialement prévue pour 2010, cette action est reportée sur 2011, pour être en phase avec le calendrier de bascule des programmes sous CHORUS et pour mieux traduire la nouvelle organisation financière et comptable en région.
42. Processus "Interventions"
La généralisation des organigrammes fonctionnels nominatifs à partir des actions menées cette année par les régions pilotes (point 222) pour le processus Interventions est également reportée à 2011, pour les mêmes raisons.

V. LES ACTIONS NOUVELLES INSCRITES AU PAM ACTUALISE EN 2009.
51. Les actions à mener en 2009 :
511. Processus "Commande publique"
Mise en œuvre des recommandations de l'audit partenarial sur le BOP 206 déconcentré. Ces recommandations feront l'objet d'une instruction conjointe de la DGAL et du SAFSL, pour ce qui concerne le recensement des charges à rattacher à l'exercice.
512. Actions transversales
a) Diffusion d'un questionnaire sur les dispositifs de contrôle interne mis en œuvre et sur l'état d'avancement des actions inscrites au PAM ou au travers des notes de service. (Le questionnaire est élaboré par la cellule de pilotage du CIC. Il sera en ligne le 7 septembre prochain.)
b) Elaboration, dans chacune des directions régionales, d'une cartographie des risques et d'un plan d'action régional à partir des restitutions du CHD, des organigrammes fonctionnels ou des diagnostics de processus et ce en appui avec les cellules de qualité comptable (CQC) des trésoreries générales.
52. Les actions d'accompagnement au déploiement de CHORUS
Ces actions sont à mettre en œuvre dès l'an prochain. Plusieurs d'entre elles visent à décrire la nouvelle organisation comptable (services prescripteurs et CPCM) et à documenter sur les procédures à mettre en œuvre dans ce nouveau cadre. D'autres actions tendent à conforter les connaissances des acteurs en matière de risques comptables et de contrôle interne comptable. Elles sont calées sur le calendrier de bascule des programmes budgétaires sous Chorus.
521. En 2010 :
5211. Processus "Commande publique" et "Rémunération en DAO"
a) Déploiement des organigrammes fonctionnels nominatifs à partir de la nouvelle maquette CHORUS ou le cas échéant en adaptant la maquette existante avec l'appui de la DGFiP.
b) Description des procédures entre les différents acteurs intervenant sur la chaîne de traitement (service prescripteur, centre financier, CPCM) à l'aide de fiches de procédures et de notes de service.
5212. Actions transversales
a) Sensibilisation, par les référents régionaux, des responsables et des adjoints des CPCM aux risques comptables mis en exergue au travers des restitutions du CHD.
b) Désignation de personnes ressources dans le cadre du déploiement en services déconcentrés de l'outil CHORUS et organisation de ces personnes en réseau (cf. la note de service SG/SAFSL/SDABC/N2009-1516 du 10 juin 2009).
c) Mise en œuvre de sessions de sensibilisation et de formation des services gestionnaires au contrôle interne et aux procédures d'inventaire en appui avec les cellules de qualité comptable (CQC) des trésoreries générales.
522. En 2011 :
5221 "Processus Interventions"
Description des procédures entre les différents acteurs intervenant sur la chaîne de traitement (service prescripteur, centre financier, centre de prestations comptables mutualisé) à l'aide de fiches de procédures et de notes de service
5222 Actions transversales
Formation comptable à destination des services prescripteurs en appui avec les trésoreries générales.
La création des centres de prestations comptables mutualisés au 1^er janvier prochain, concomitante à la bascule en 2010 du programme fonctionnel 215 fait naître tant pour les services centraux que déconcentrés du ministère des risques potentiels liés notamment à la reprise des données dans l'outil (engagements juridiques, services faits).
Les formations aux prérequis CHORUS dispensées cet été à l'attention des personnels susceptibles de rejoindre les CPCM devraient permettre d'atténuer l'incidence de ces risques nouveaux sur la qualité comptable.
De son côté, le MAAP entamera à la rentrée prochaine, avec le Ministère de l'écologie, de l'énergie, du développement durable et de la mer, une réflexion sur les modalités de l'exercice conjoint du contrôle interne en services déconcentrés.
Je vous remercie des moyens que vous mettrez en œuvre afin de réaliser les actions prévues dans le plan d'action ministériel, la cellule de contrôle interne étant bien évidemment à votre disposition en cas de besoin.

Le Directeur des Affaires Financières,
Sociales et Logistiques
François de LA GUERONNIER

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