MINISTERE DE L'ALIMENTATION,
DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Présentation

Dans l'optique de la certification des comptes de l'Etat par la Cour des comptes, le recensement puis la comptabilisation des charges et des produits à rattacher à l'exercice constituent un enjeu majeur pour les services de l'Etat.
La loi organique n 2001-692 du 1^er août 2001 impose à l'Etat un cadre comptable, basé sur la constatation des droits et obligations. Ce cadre comptable doit permettre de mieux retracer toutes les charges et les produits de l'Etat, afin de donner une image de la situation financière et patrimoniale de l'Etat fondée sur les principes de sincérité, de régularité et de fidélité du résultat.
La présente note a pour objet de mettre en lumière les éléments importants et nouveaux relatifs aux opérations de recensement à venir concernant les dépenses : charges à payer (CAP), charges constatées d'avance (CCA), provisions pour risques et charges (PVC), engagements hors bilan et produits à recevoir (PAR).

Plan de la note

I - Bilan 2009 des charges à payer et des provisions pour risques et charges
II - Description de la procédure de recensement et calendrier des opérations
III - Définitions des notions
IV - Périmètre du recensement
V - Rappels et nouveautés à prendre en compte
VI - Plan de contrôle du responsable de rattachement

Annexe 1 - Bilan de 2006 à 2008
Annexe 2 - Lexique des définitions des charges et produits à rattacher à l'exercice
Annexe 3 - Liste des catégories de dépenses à prendre en compte
Annexe 4 - Liste des catégories de produits à prendre en compte
Annexe 5 - Rappels et nouveautés pour le bilan de clôture 2009
Annexe 6 - Analyses des principales évolutions constatées entre 2006 et 2008
Annexe 7 - Liste des personnes habilitées à saisir dans ORCHIDEE pour l'administration centrale

I - Bilan 2009 des charges à payer et des provisions pour risques et charges

A l'issue des opérations de recensement des charges et des produits à rattacher, un bilan est dressé chaque fin d'année, retraçant ainsi les créances et les dettes de l'Etat.
L'établissement de ce bilan est très important car il constitue un véritable outil de gestion et de pilotage pour les gestionnaires. En effet, la connaissance des charges à payer doit permettre de faciliter les arbitrages budgétaires notamment dans le cadre des négociations menées à l'occasion du dialogue de gestion.
Vous trouverez en annexe 1 le bilan fin 2008, certifié par la Cour des comptes, des charges et des provisions pour risques et charges consolidé sur l'ensemble des services du ministère. Ce document concrétise les travaux auxquels vous avez participé. Deux remarques peuvent être faites:
► Le montant total du passif comptabilisé en 2008 par l'ensemble des services du ministère et ventilé par programme et par sous-action s'élève en 2008 à 3.343 M€. Ce montant se répartit en 480 M€ au titre des charges à payer ⁽¹⁾ et 2.863 M€ au titre des provisions pour risques et charges ;
 Les reports de charges et les charges à payer, bien qu'étant des notions différentes, sont régulièrement utilisés lors des négociations budgétaires qui sont menées dans le cadre du projet de loi de finances. On constate donc une évolution à la baisse des reports de charges entre 2008 et 2009. Cette baisse profite à tous les programmes du ministère, hormis le programme 206. Elle témoigne des efforts faits par les services pour redresser les comptes du ministère.
Un commentaire plus complet des variations constatées entre 2006 et 2008 est donné en annexe 6.

II - Description de la procédure de recensement et calendrier des opérations

Dans le cadre des travaux du bilan d'ouverture, vous avez participé en début d'année à l'inventaire des charges et des produits à rattacher à l'exercice. La constitution du bilan au 31 décembre 2009 implique un nouvel inventaire qui commencera à partir de la mi-décembre.
La réorganisation du traitement des dépenses et des recettes en administration centrale (cf. la note de service SG/SAFSL/SDABC/N2008-1546 du 2 juillet 2008) conduit à distinguer la procédure suivie en administration centrale de celle suivie dans les services déconcentrés :
 dans les directions et services d'administration centrale : sous la coordination du Secrétariat Général (SAFSL/SDABC) et du contrôleur budgétaire et comptable ministériel (CBCM):
Chaque service prescripteur recense de manière exhaustive les charges et les produits à rattacher au bilan et en transmet la liste au CSM - la liste des correspondants du CSM se trouve en annexe 7.
Le CSM saisit les données utiles au recensement dans l'application ORCHIDEE (y compris les données qui concernent les opérateurs de l'Etat) et les fournit au service prescripteur.
Le service prescripteur établit ensuite un certificat administratif attestant que le recensement des charges et des produits à rattacher au bilan a été réalisé de façon exhaustive et que les dossiers justificatifs correspondant aux saisies dans l'application ORCHIDEE sont complets et sont tenus à la libre disposition des personnes habilitées à en contrôler le contenu.
Le responsable de rattachement (Claire MAURICE pour les charges et Olivier SCHAAR pour les produits et litiges pour l'ensemble des services centraux) valide les données issues d'ORCHIDEE après avoir effectué le plan de contrôle interne sur les services prescripteurs. Il signe la déclaration de conformité attestant le respect des procédures interministérielles et l'exhaustivité du périmètre de recensement.
 dans les services déconcentrés : sous la coordination de chaque ordonnateur et de la trésorerie générale
Le gestionnaire saisit les données utiles au recensement dans l'application ORCHIDEE (y compris les données qui concernent les opérateurs de l'Etat). Il établit ensuite un certificat administratif attestant que le recensement des charges et des produits à rattacher au bilan a été réalisé de façon exhaustive et que les dossiers justificatifs correspondant aux saisies dans l'application ORCHIDEE sont complets et sont tenus à la libre disposition des personnes habilitées à en contrôler le contenu.
Le responsable de rattachement (un sur chacun des services déconcentrés du ministère) valide les données issues d'ORCHIDEE après avoir effectué le plan de contrôle interne sur les services gestionnaires qui lui sont rattachés. Il signe la déclaration de conformité attestant le respect des procédures interministérielles et de l'exhaustivité du périmètre de recensement.

Calendrier des opérations dans ORCHIDEE:

Pour connaître les dates limites de saisie arrêtées au niveau local, les services déconcentrés devront se rapprocher de leur trésorerie générale respective.
Attention : dans CHORUS la saisie est arrêtée le 27 janvier 2010.
Compte tenu des enjeux financiers pour le ministère, les services prescripteurs en administration centrale devront cette année apporter une attention toute particulière aux dépenses d'intervention ⁽²⁾ notamment en matière de transferts directs et indirects via les opérateurs du ministère. Les gestionnaires des services déconcentrés devront être notamment vigilants quant aux montants qui seront recensés au titre des bourses sur critères sociaux ⁽³⁾ du financement des établissements d'enseignement privé sous contrat ⁽⁴⁾ et des analyses vétérinaires ⁽⁵⁾
En conséquence, le recensement des charges et produits à rattacher nécessite une implication forte de l'ensemble des services gestionnaires.

III - Définitions des notions

Les définitions des notions figurent en annexe à la Note de service SG/SAFSL/SDABC/CSCF/ N2008 - 1556 du 29 octobre 2008 pour les charges à rattacher et les engagements hors bilan et pour les produits à rattacher. Elles sont reprises en annexe 2.

IV - Périmètre du recensement

 Charges à rattacher et engagements hors bilan

Quatre types de charges font l'objet d'un recensement : les charges à payer, les charges constatées d'avance, les provisions pour risques et charges et les engagements hors bilan. Pour ce qui concerne les engagements hors-bilan, seule l'administration centrale est concernée.
Ces charges correspondent à quatre catégories de dépenses : dépenses de fonctionnement, dépenses de personnel, dépenses d'investissement, et dépenses d'intervention.
Le tableau suivant présente les types de charges recensées par les services centraux et/ou déconcentrés, en précisant si le recensement utilise l'outil ORCHIDEE ou non.

Nouveauté au bilan de clôture 2009 : le montant de l'indemnité de départ volontaire prévue par le décret n 2008-368 du 17 avril 2008 devra être estimé dans les provisions pour charges de personnel à partir des demandes des agents et des paiements effectués au cours de l'année 2009.
Le tableau suivant présente les catégories de dépenses qui sont recensées par les services centraux et/ou déconcentrés, en précisant les seuils en deçà desquels le recensement est facultatif.

Nouveauté 2009 : de nouveaux masques de saisie spécifiques pour les avances et pour les avantages en nature ont été créés dans ORCHIDEE.
Le détail des charges à rattacher par catégories de dépenses est présenté en annexe 3.

 Produits à rattacher

Les produits à recevoir feront l'objet d'un recensement dans ORCHIDEE alors que les produits constatés d'avance seront traités par le Service comptable de l'Etat (DGFiP).
Cas particuliers :

1- Régie de recettes :
Sont exclus du recensement ORCHIDEE, les produits déjà encaissés par la régie de recettes. Il s'agit des recettes encaissées par le régisseur et qui n'ont pas donné lieu à reversement au comptable au 31 décembre 2009.

2- Rétablissements de crédits:
Les " titres à émettre " relatifs à des rétablissements de crédits doivent être recensés dans ORCHIDEE comme des produits à recevoir. Ils ne donneront cependant pas lieu à comptabilisation en produits à recevoir lors de la consolidation car ce sont en réalité des annulations de dépenses à venir
Les produits à recevoir correspondent à trois catégories de recettes : recettes de fonctionnement, recettes de personnel et recettes d'intervention.
Le tableau suivant présente les types de produits recensés par les services centraux et/ou déconcentrés, en précisant si le recensement utilise l'outil ORCHIDEE ou non.

Le tableau suivant présente les catégories de recettes qui sont recensées par les services centraux et/ou déconcentrés, en précisant les seuils en- deçà desquels il n'y a pas de recensement.

Le détail des produits à rattacher par catégories de recettes est présenté en annexe 4.

V - Rappels et nouveautés à prendre en compte

Des rappels et les nouveautés à prendre en compte au titre des opérations d'inventaire de 2009 figurent en annexe 5.

VI - Plan de contrôle du responsable de rattachement

Pour cette année, le plan de contrôle mis en œuvre par l'ensemble des responsables de rattachement du ministère tant au niveau des services déconcentrés que des services centraux comportera à la fois des contrôles obligatoires mais aussi des contrôles dits personnalisés choisis en fonction des spécificités et des enjeux financiers du ministère. Le plan de contrôle s'inscrit en conséquence dans une nouvelle perspective plus appropriée à la maîtrise des risques.
Les contrôles obligatoires, d'ores et déjà mis en œuvre l'an dernier, sont reconduits pour le prochain recensement. Ils consistent pour le responsable de rattachement :
 à s'assurer de l'exhaustivité du périmètre des acteurs du recensement.
 à fiabiliser les opérations recensées en effectuant une comparaison entre les chiffres recensées par les gestionnaires et les données extraites des précédents recensements.
Les contrôles " personnalisés " ciblent des catégories et des natures de charges représentatives en terme d'enjeux ou de risques financiers. De plus, ces contrôles intègrent également des seuils différents. Tous ces éléments sont décrits dans le tableau ci-dessous :

Des notes ultérieures apporteront, au fur et à mesure de la communication par la DGFiP, des précisions sur l'outil ORCHIDEE, le dispositif de fiabilisation des charges à rattacher et tout autre élément nécessaire.
La cellule du contrôle interne du Centre de service comptable et financier se tient à votre disposition pour vous apporter toutes les informations indispensables à la réalisation de ces opérations d'inventaire.
Par ailleurs, une documentation actualisée est à votre disposition sur l'Extranet AIFE à l'adresse suivante : http://extranet-aife.finances.ader.gouv.fr/rubrique.php3?id_rubrique=232 ou sur le site de la DGFiP : http://gpc.finances.ader.gouv.fr

Le Sous-directeur de la logistique et du patrimoine,
Jean-Yves MARTIN

( 1) Sur les 480 M€ comptabilisés au titre des charges à payer, 409 M€ ont été recensés par les services centraux et 71 M€ par les services déconcentrés du ministère.
( 2) Pour les dépenses d'intervention (subvention pour charges de service public et transferts directs et indirects), les services centraux ont comptabilisé fin 2008, 3,043 M€ de passifs d'intervention qui se répartissent entre 409 M€ au titre des charges à payer et 2,634 M€ au titre des provisions pour charges.
( 3) 3,1 M€ de charges à payer et 34,9 M€ de provisions pour charges ont été comptabilisées fin 2008 au titre des bourses sur critères sociaux.
( 4) 22,4 M€ de charges à payer et 107,1 M€ de provisions pour charges ont été comptabilisés fin 2008 au titre du financement de l'enseignement agricole privé.
( 5) Dans les services déconcentrés, 20 M€ de charges à payer et 2,2 M€ de provisions pour charges ont été comptabilisées fin 2008 sur les sous-actions 21 et 23 du programme 206.

ANNEXES

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