MINISTERE DE L'ALIMENTATION, DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE

Dans le cadre de la certification des comptes de l'Etat pour le bilan 2009, effectué par la Cour des comptes, les montants des provisions au titre des bourses sur critères sociaux attribuées aux élèves de l'enseignement agricole secondaire et supérieur court des établissements publics et privés sous contrat et des financements des établissements privés d'enseignement agricole sous contrat ont parfois été comptabilisés de façon erronée.
Le décalage entre l'exercice comptable qui correspond à une année civile, et le rythme scolaire et universitaire qui concerne deux exercices, introduit en effet une complexité dans cette comptabilisation.
Les auditeurs de la Cour des comptes ont en particulier relevé l'absence d'actualisation du montant des provisions pour charges concernant les bourses et les financements des établissements de l'enseignement privé qui a abouti à une comptabilisation erronée dans l'application ORCHIDEE qui recueille les données du bilan de l'Etat.
Par ailleurs ce type de versements (bourses aux élèves et subventions aux établissements) peut également générer l'enregistrement de charges à payer (ou reports de charges).
L'objet de la présente note est donc de rappeler les règles de comptabilisation.

I - LES PROVISIONS POUR CHARGES

1) Rappel de la définition de la provision pour charges

Les provisions correspondent aux opérations de dépense au 31 décembre de l'année N pour lesquelles les trois conditions suivantes sont requises :
- il existe une obligation de l'Etat vis-à-vis de tiers (personne physique ou morale) soit juridique (contractuelle, légale ou réglementaire), soit reconnue par l'Etat (résultant d'une politique affichée ou d'une déclaration autorisée suffisamment explicite) ;
- le montant de l'obligation peut être estimé de façon fiable ;
- une sortie de ressources probable ou certaine sera nécessaire pour éteindre cette obligation sans contrepartie attendue pour l'Etat.

2) Le mode de comptabilisation des bourses et subventions en provision pour charge

Au 31 décembre 2010, il convient de comptabiliser, à partir des actes attributifs suivants :
- pour les bourses sur critères sociaux selon la réglementation établie annuellement par la DGER : les procès-verbaux du DRAAF validant les décisions des commissions d'attribution des bourses réunies pour l'année scolaire 2010 / 2011,
- pour les subventions aux établissements privés du temps plein et du rythme approprié : le contrat ou son avenant et les effectifs des " bordereaux scolagri " d'octobre 2010 signés pour l'année scolaire 2010/2011,
- pour les subventions " article 44 " : le bordereau de rentrée scolaire 2010,
en provisions pour charges au titre du bilan 2010 toutes les bourses et subventions des 2^ème et 3^ème trimestres de l'année scolaire 2010 / 2011 car celles-ci n'ont, par définition, pas encore été payées au 31 décembre 2010.
Exemple pour les bourses (les en-têtes de colonnes correspondent à ceux de l'application ORCHIDEE en 2009)

Dans l'exemple présenté ci-dessus :
Colonne (a) il s'agit du montant déjà inscrit dans ORCHIDEE au titre du bilan 2009
Colonne (b) il s'agit de l'estimation du montant à payer au titre des 2^ème et 3^ème trimestres de l'année scolaire 2010/2011 connu au 31/12/2010 d'après les arrêtés à saisir en 2010 (attention : il ne s'agit pas du montant inscrit en PBI)
Colonne (c) il s'agit de la reprise de la provision constituée au 31/12/2009 au titre des 2^ème et 3^ème trimestres de l'année scolaire 2009/2010 ; la reprise doit être totale car l'année scolaire 2009/2010 étant terminée, la provision n'a plus lieu d'être (indépendamment du montant effectivement payé en 2010)
Colonne (d) il s'agit du solde et dans le cas des bourses il est toujours égal à (b) car il ne doit rester que des provisions au titre de 2010/2011.
Les bourses relèvent de la sous action 40 du programme 143 (domaine fonctionnel 143-03-01 dans CHORUS). Les subventions aux établissements relèvent des sous actions 32 pour les établissements du rythme approprié (domaine fonctionnel 143-02-03 dans CHORUS), 35 pour les établissements privés du temps plein (domaine fonctionnel 143-02-06 dans CHORUS), 36 pour les subventions " article 44 " (domaine fonctionnel 143-02-07 dans CHORUS).

3) Les contrôles à effectuer

Les vérifications à effectuer portent sur :
- la présence d'une écriture en provision pour charges car son absence signifierait qu'un engagement de l'Etat pris en 2010 mais portant en partie sur l'exercice 2011 n'a pas été traduit en provision ;
- la reprise sur provision enregistrée au titre de 2009 devra faire l'objet d'un contrôle systématique puisqu'il s'agit d'une remise à zéro ; dans ORCHIDEE, les provisions seront à zéro.
- le montant des dotations de l'année 2010 devrait correspondre aux 2/3 des crédits de paiement versés en 2010 ; ces montants seront à enregistrer dans CHORUS.

Les contrôles en résumé :

- dotation aux provisions ≠ 0
- reprise de provision = balance d'entrée (Orchidée)
- dotation aux provisions = solde au bilan 2010 = 2/3 des CP versés en 2010 (Chorus)

II - LES CHARGES A PAYER

1) Rappel de la définition de la charge à payer

Les charges à payer correspondent aux opérations de dépense qui, au 31 décembre de l'année N :
- ont fait l'objet d'un service fait (par exemple dans le cas d'une subvention l'acte attributif notifié de crédits de paiement constitue le fait générateur du rattachement des charges à l'exercice),
- mais n'ont pas été payées pour diverses raisons (pièces justificatives manquantes, refus du comptable assignataire, absence de crédits de paiement, clôture de l'exercice, etc.).
Les charges à payer sont des dettes précises, dont le montant ou l'échéance ne présente qu'un faible degré d'incertitude.

2) Le mode de comptabilisation des bourses et subventions en charge à payer

Au 31 décembre 2010, il convient de comptabiliser, à partir des actes attributifs suivants :
- pour les bourses sur critères sociaux selon la réglementation annuelle établie par la DGER : les procès-verbaux du DRAAF validant les décisions des commissions d'attribution des bourses réunies pour l'année scolaire 2010 / 2011,
- pour les subventions aux établissements privés du temps plein et du rythme approprié : le contrat ou son avenant et les effectifs des " bordereaux scolagri " d'octobre 2010 signés pour l'année scolaire 2010/2011,
- pour les subventions " article 44 " : le bordereau de rentrée scolaire 2010,
en charges à payer au titre du bilan 2010 toutes les bourses et subventions dues au titre du 1er trimestre de l'année scolaire 2010 / 2011 mais non versées.

3) Les contrôles à effectuer

Le constat d'une charge à payer pour les bourses devrait être exceptionnel car il s'agit d'une mesure à caractère social. En revanche les charges à payer peuvent exister pour les subventions aux établissements notamment en raison d'indisponibilité de CP en fin d'année.

III - LA SAISIE DES DONNEES

Les données à faire figurer au bilan (situation au 31/12/2010) devront être saisies par le centre de prestations comptables mutualisé (CPCM) de votre région dans l'application ORCHIDEE pour ce qui concerne les reprises de provisions pour charges ou dans CHORUS pour ce qui concerne les dotations aux provisions et les charges à payer et validées par le responsable de rattachement. Les dossiers justificatifs correspondants devront être transmis à votre trésorier payeur général.

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