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MINISTERE DE L'AGRICULTURE DE L'ALIMENTATION, DE LA PECHE
DE LA RURALITE ET DE L'AMENAGEMENT DU TERRITOIRE
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SECRÉTARIAT GÉNÉRAL |
NOTE
DE SERVICE SG/SRH/SDMEC/N2011-1024 Date: 08 février 2011 |
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Date de mise en
application :immédiate |
Objet :
entretien d'évaluation portant sur 2010 et fixant les objectifs 2011
Bases juridiques:
Décret n°2002-682 relatif aux conditions générales d'évaluation, de notation et
d'avancement des fonctionnaires de l'État.
Arrêtés du 22 avril relatifs à la procédure d'évaluation et de notation des
personnels du ministère de l'agriculture et de la pêche.
Décret n°2007-1470 du 15 octobre 2007 relatif à la formation professionnelle
tout au long de la vie des fonctionnaires de l'État.
Décret n°2007-1942 du 26 décembre 2007 relatif à la formation professionnelle
des agents non titulaires de l'État et de ses établissements publics et des
ouvriers affiliés au régime des pensions du résultant du décret n°2004-1056 du
5 octobre 2004.
Note de service SG/SRH/SDDPRS/N2008-1226 du 08 octobre 2008 relative à la mise
en œuvre des modalités de formation professionnelle tout au long de la vie
(FPTLV) dans les services du ministère de l'agriculture et de la pêche.
Résumé : mise en œuvre des entretiens d'évaluation : finalités et
modalités de réalisation
MOTS-CLES : Evaluation, management, entretien, formation
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Destinataires |
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Pour exécution : |
Pour information : |
Les services du Premier
ministre ont initié en 2010 une réflexion destinée à mettre en place
l'entretien professionnel dans les Directions départementales
interministérielles (DDI). Les modalités ainsi définies avaient vocation à être
étendues, par souci de cohérence, à l'ensemble des services du ministère chargé
de l'agriculture.
Ce processus devait aboutir après consultation des organisations syndicales du
premier comité technique paritaire des directions départementales
interministérielle de l'année 2011.
Ce CTP s'est tenu le 3 février 2011 mais n'a pas conclu sur ce sujet. Le Secrétariat
général du gouvernement a alors fait savoir que les ministères concernés, au
nombre desquels figure le ministère chargé de l'agriculture devaient, sans
attendre, prendre des mesures afin que les évaluations des agents affectés en
DDI soient menées sur la base des dispositifs ministériels existants.
En conséquence, il est demandé à l'ensemble des services du ministère de mettre
en œuvre immédiatement les entretiens d'évaluation tels qu'ils étaient menés
antérieurement et qui sont reconduits en 2011.
La présente note de service rappelle ces dispositions qui sont inchangées par
rapport à la note de service SG/SRH/SDMEC/SDDPRS/N2010-1017 du 20 janvier 2010.
Par ailleurs, du fait de la suppression de la notation, un nouveau dispositif
de distribution des bonifications d'ancienneté sera mis en place prochainement
au Ministère chargé de l'agriculture et fera l'objet d'une note de service
spécifique à l'issue du CTPM de mars. Ce dispositif rénové, assis sur
l'entretien professionnel, fait actuellement l'objet d'une concertation avec
les organisations syndicales siégeant au comité technique paritaire
ministériel.
L'entretien individuel
2011 : calendrier, finalités, procédure et modalités de mise en œuvre
I. Calendrier de la
campagne d'entretiens 2011 : tous les entretiens individuels qui portent sur l'année
civile 2010, devront avoir été conduits pour tous les corps pour le 1er avril
2011.
Les personnels enseignants (enseignants chercheurs, PLP, PCEA, CPE) ne sont pas
concernés.
II. Finalités
L'entretien annuel des agents du ministère est un temps
d'expression, d'écoute, de dialogue et d'ajustement sur les
attentes réciproques, les objectifs professionnels, les résultats visés et les
moyens pour y parvenir. L'état d'esprit et la déontologie de l'entretien doivent
permettre, par la confidentialité des propos, d'assurer une confiance et un
respect mutuels des acteurs de l'entretien.
Il permet à chacun de clarifier les missions attendues et de mieux situer son
action dans l'organisation, avec pour objectif l'amélioration du fonctionnement
des services publics à l'égard des usagers.
L'entretien est un questionnement sur les processus de travail
afin de repérer ce qui a facilité ou freiné la réalisation des objectifs et de
rechercher ensemble des solutions.
C'est donc une opportunité pour les cadres d'en tirer les enseignements pour
l'année suivante notamment sur le plan managérial car le fonctionnement d'un
poste dépend largement du contexte humain et organisationnel.
C'est l'occasion de reconnaître et valoriser le travail accompli
par chacun au cours de l'année écoulée et de repérer les marges de progrès
individuelle et collective.
Cet entretien va porter également sur le développement des compétences
professionnelles en fonction des missions confiées ou des projets
d'évolution de carrière. Cette réflexion devra être articulée avec les
différentes possibilités offertes par le nouveau dispositif de formation
professionnelle tout au long de la vie (FPTLV) décrit par la note de service
SG/SRH/SDDPRS/N2008-1226 du 08 octobre 2008.
Dans le cadre des réformes importantes menées actuellement au ministère,
l'entretien annuel est aussi l'occasion de faire le point avec les agents dont
les activités sont fortement impactées, sur leurs perspectives au sein de leur
service actuel ou dans le cadre d'une mobilité professionnelle.
Compte tenu de ces finalités, un entretien incluant l'entretien de formation
peut durer entre 3/4 heure et 2 heures.
S'agissant des réductions d'ancienneté, elles seront attribuées, au cours de
l'année 2011, notamment sur la base de l'entretien d'évaluation portant sur
l'année civile 2010, selon une procédure qui fera l'objet d'une note de service
particulière, prise à l'issue de la concertation prévue ci-dessus.
III. Procédure
L' entretien est conduit par
le supérieur hiérarchique direct. La date de l'entretien est communiquée à
l'agent au moins quinze jours à l'avance.
L'entretien porte
principalement sur :
®le bilan de l'activité de l'agent qui s'apprécie dans le cadre des
conditions d'organisation et de fonctionnement du service et des objectifs
collectifs définis en réunion de service, déclinés individuellement en prenant
en compte les moyens définis au cours de l'entretien précédent ;
®Les objectifs arrêtés pour l'année suivante et les moyens nécessaires à
leur réalisation ;
®Les perspectives d'évolution professionnelle de l'agent en termes de
carrière, de mobilité et d'aspirations individuelles, en particulier pour les
agents dont les missions actuelles sont impactées fortement par les réformes du
ministère ;
®Les besoins de l'agent, notamment en termes de formation, au regard de
ses missions, des objectifs précédemment arrêtés, de ses perspectives
d'évolution et de ses aspirations individuelles.
A cet égard, il est
important de souligner que la partie besoins en formation du compte rendu revêt
une importance particulière. La partie "formation" de l'entretien
devra être conduite selon la procédure décrite au §3 du chapitre III de la note
de service SG/SRH/SDDPRS/N2008-1226 du 08 octobre 2008 sus-visée.
Le supérieur
hiérarchique direct
est l'autorité administrative investie d'un pouvoir d'organisation sur un
service au sens des décrets et arrêtés fixant l'organisation et les
attributions des services du ministère. Ainsi, en DRAAF ou DAAF, l'autorité
chargée de conduire l'évaluation ne peut être inférieure au chef d'un service.
En administration centrale, cette autorité ne peut être inférieure au chef de
bureau. Pour les personnels qui servent dans des services ou établissements qui
ne sont pas placés sous l'autorité du Ministère chargé de l'agriculture (ex :
DDI...) le supérieur hiérarchique est déterminé suivant les modalités
d'organisation en vigueur dans la structure concernée.
Toutefois, lorsque l'organisation du service nécessite une division de cette
structure réglementaire en subdivisions territoriales ou fonctionnelles, le
responsable de cette subdivision, s'il est dépositaire d'une autorité
fonctionnelle (matérialisée par exemple par l'octroi d'une délégation de
signature), est habilité à conduire l'entretien d'évaluation. Cette exception
doit être soumise à l'avis du CTP local.
L'entretien s'appuie sur une fiche de poste (cf. annexe1) décrivant les
missions confiées à l'agent ainsi que les compétences requises pour exercer ces
missions. Celle-ci sera arrêtée conjointement par l'agent et son supérieur
hiérarchique direct. Elle sera revue annuellement mais pourra aussi être
modifiée en cours d'année en fonction des nécessités du service.
Un compte rendu (cf. annexe 2), synthèse de
l'entretien, sera élaboré par le supérieur hiérarchique. Après remise du compte
rendu, l'agent dispose d'un délai de quinze jours pour y porter toutes les
observations qu'il jugerait utiles (sur la fiche de poste, les objectifs, la
conduite de l'entretien, ses perspectives de carrière et de mobilité). avant
d'y apposer sa signature.
Le compte rendu sera versé au dossier administratif de l'agent.
En application de l'article 25 du décret n°82-451 du 28 mars 1982 relatif aux
commissions administratives paritaires, ces dernières sont compétentes pour
connaître des questions d'ordre individuel résultant notamment de l'application
de l'article 55 de la loi du 11 janvier 1984 relatif à la notation. Elles ont,
par ailleurs, à connaître des questions relatives à l'avancement des agents
d'un corps. En raison du lien établi entre ces domaines et l'évaluation, un
recours contre le compte rendu d'entretien est possible.
Ainsi l'agent peut solliciter la révision d'une partie ou de la totalité du
contenu du compte rendu portant sur la période de référence, par écrit, de
façon motivée, auprès du président de la commission administrative paritaire
compétente ou, le cas échéant, de la commission consultative paritaire.
Celle-ci peut, après examen de ce recours, demander la révision du compte rendu
d'entretien.
Un compte-rendu
spécifique à la partie "formation" de l'entretien sera élaboré en utilisant l'annexe 3
et sa notice d'accompagnement (extraites de la note de service.
SG/SRH/SDDPRS/N2008-1226 du 08 octobre 2008). Ce compte-rendu sera transmis au responsable
local de formation afin de lui permettre de bâtir un plan de formation
correspondant aux besoins et aux attentes des agents et de l'administration.
IV. Modalités de mise en
œuvre
Les entretiens devront être
organisés de telle sorte que les comptes rendus soient parvenus aux
bureaux de gestion concernés avant le 1er avril 2011, en un seul envoi
et en les classant selon le corps d'appartenance des agents, par
l'intermédiaire des secrétaires généraux pour les services déconcentrés et
l'enseignement et des chefs des missions des affaires générales pour
l'administration centrale.
1) Concertation
Pour favoriser une bonne
mise en œuvre de ces entretiens, il est souhaitable d'organiser une
concertation avec les partenaires sociaux au niveau local.
Ainsi, le CTP local a vocation à assurer le suivi du dispositif des entretiens,
notamment au regard des objectifs collectifs de la structure et connaître des
éventuelles adaptations locales des modalités d'organisation énoncées dans la
présente note de service.
Il est demandé à chaque cadre qui aura mené des entretiens de restituer auprès
de son équipe une synthèse de son analyse finale, dans le respect du principe
de confidentialité des données à caractère individuel. Il devra faire remonter
à l'échelon hiérarchique supérieur les éléments qui seront à prendre en compte
au niveau du collectif de travail.
2) Formation
Les personnels nouvellement
affectés dans les services et n'ayant jamais bénéficié d'une formation à
l'entretien peuvent faire part de leurs besoins dans ce domaine aux délégués
régionaux à la formation continue (DR FORMCO) qui détermineront le dispositif
le plus approprié à mettre en place pour y répondre.
3) Cas particuliers
Directions
départementales interministérielles. Les règles mentionnées ci-dessus s'appliquent pour les
agents gérés par le ministère de l'agriculture, l'alimentation, de la pêche, de
la ruralité et de l'aménagement du territoire.
Fiche de poste "
Assurance Qualité ". La fiche de poste " Assurance Qualité " est un des éléments du
plan qualité qui s'intègre dans le système d'assurance qualité des services en
charge de la politique de l'alimentation. A ce titre, elle correspond à un
besoin spécifique. Les finalités de la fiche d'entretien rappelées au chapitre
1 sont plus générales, évolutives et susceptibles d'ajustements. Les finalités
de ces fiches étant différentes, elles ne sont pas substituables, mais doivent
être établies en cohérence.
Le chef du service des ressources humaines
Philippe MERILLON
Annexes jointes :
- fiche de poste et lexique
- compte rendu d'entretien
- compte-rendu d'entretien de
formation et notice d'utilisation.