MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L'ALIMENTATION, ET DE LA PECHE,
DE LA RURALITE ET DE L'AMENAGEMENT DU TERRITOIRE

Objet : Renouvellement des commissions consultatives paritaires (CCP) compétentes à l'égard de certains agents non titulaires au ministère de l'agriculture et de la pêche (MAAPRAT) - scrutin du 15 novembre 2011
Références :
Décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l'Etat pris pour l'application de l'article 7 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat
Décret n° 2010-1743 du 30 décembre 2010 relatif à la prorogation et à la réduction de la durée des mandats des membres de certaines instances représentatives du personnel de la fonction publique de l'Etat
Arrêté du 10 février 2009 instituant des commissions consultatives paritaires compétentes à l'égard de certains agents non titulaires au ministère de l'agriculture et de la pêche modifié en dernier lieu par arrêté du 12 juillet 2011
Note de service SG/SRH/SDDPRS/N2009-1064 du 12 février 2009
MOTS-CLES : commissions consultatives paritaires, CCP, élections, agents non titulaires

Renouvellement au 15 novembre 2011

des commissions consultatives paritaires (CCP) compétentes à l'égard de certains agents non titulaires au ministère de l'agriculture, de l'alimentation, de la pêche, de la ruralité et de l'aménagement du territoire (MAAPRAT)

En application de l'article 1-2 du décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions applicables aux agents non titulaires, le MAAPRAT a mis en place les commissions consultatives paritaires (CCP) prévues par l'arrêté du 10 février 2009 instituant des commissions consultatives paritaires compétentes à l'égard de certains agents non titulaires au MAAPRAT pour une durée de quatre ans.
Le décret du 30 décembre 2010 susvisé relatif à la prorogation et à la réduction de la durée des mandats des membres de certaines instances a mis fin aux mandats de ces CCP à compter du 15 novembre 2011, le renouvellement de ces instances devant intervenir concomitamment à la mise en place des nouveaux comités techniques prévus par le décret du 15 février 2011 susvisé.

La présente note de service rappelle l'architecture des CCP du MAAPRAT ainsi que leurs attributions et précise pour 2011 la procédure électorale et la chronologie des opérations en Annexe 1.

Pour mémoire, la note de service SG/SRH/SDDPRS/N2009-1064 du 12 février 2009 précise les attributions des CCP ainsi que leur fonctionnement et comporte un règlement intérieur type.

Tableau synthétique de l'architecture des CCP du MAP

L'architecture des CCP mises en place conformément à l'article 1^er de l'arrêté du 10 février 2009 auprès du secrétaire général du MAAPRAT et auprès de chaque directeur régional et directeur de l'agriculture et de la forêt est maintenue.
Toutefois, la remontée de la gestion en administration centrale des agents contractuels régionaux aura pour effet d'augmenter les effectifs des CCP nationales et de diminuer ceux des CCP régionales.

Une CCP, compétente à l'égard des agents non titulaires recrutés sur le budget de chaque établissement d'enseignement supérieur agricole public a été instituée par son directeur général ou directeur.
Toutefois, pour son renouvellement, le directeur général ou directeur peut se conformer aux modalités des élections fixées par la présente note de service. Il est rappelé que seules les CCP constituées avant 2010 sont à renouveler.

La procédure électorale

L'électorat

Afin de tirer les enseignements du fonctionnement des CCP pendant le premier mandat de leurs représentants et de prendre en compte l'évolution des corps électoraux, l'arrêté du 10 février 2009 est modifié concernant le nombre de sièges par CCP et les conditions exigées pour être électeurs.

Le nombre des représentants titulaires et suppléants, désignés pour quatre ans :

- pour un niveau de catégorie dont relèvent moins de 100 agents contractuels : 2 représentants ;
- pour un niveau de catégorie dont relèvent 100 agents contractuels au moins et 299 au plus : 3 représentants ;
- pour un niveau de catégorie dont relèvent 300 agents contractuels au moins et 499 au plus : 4 représentants ;
- pour un niveau de catégorie dont relèvent 500 agents contractuels au moins : 5 représentants.

Sont électeurs au titre d'une CCP déterminée, comme prévu à l'article 1^er de l'arrêté du 10 février 2009 modifié, les agents appartenant au niveau de catégorie amené à être représenté et remplissant les conditions suivantes :
- exercer ses fonctions dans le ressort de la commission ;
- être en fonction depuis au moins un mois à la date du scrutin : pour un agent à temps incomplet, il n'y a pas lieu de proratiser la durée du contrat en fonction de la quotité de service ;
- être, à la date du scrutin, en fonction, en congé rémunéré, en congé parental ou en congé non rémunéré prévu par l'article 21 du décret n° 86-83 du 17 janvier 1986. Par contre, ne peut pas être électeur l'agent bénéficiant au jour du scrutin d'un congé pour élever un enfant de moins de huit ans, d'un congé pour convenances personnelles, pour suivre son conjoint, ou pour créer ou reprendre une entreprise.
Par ailleurs, les agents non titulaires mis à disposition d'une autre administration ou d'un autre organisme en application des dispositions de l'article 33-1 du décret du 17 janvier 1986 sont électeurs à la commission placée auprès de leur employeur d'origine.
La réduction de la durée des fonctions, un mois au lieu de trois mois précédemment a pour objet de ne pas exclure les agents recrutés à la rentrée scolaire 2011-2012.
Les conditions pour être électeur prévues par l'article 10 de l'arrêté du 10 février 2009 permettent à une grande majorité d'agents non titulaires d'être électeurs. Le fait de disposer d'un contrat à durée déterminée ou indéterminée est sans incidence à cet égard, de même que la quotité de travail prévue dans le contrat.

Le vote sur sigle

Le vote a lieu exclusivement par correspondance.

Toutes les organisations syndicales peuvent se présenter sans condition de représentativité.
En revanche, le scrutin étant réservé aux syndicats, il convient de rappeler que seules sont valablement déposées les candidatures présentées dans le respect des règles en vigueur relatives à la qualité d'organisation syndicale.
De ce fait, les candidatures ne peuvent être régulièrement déposées par des organisations n'ayant pas le caractère syndical, c'est-à-dire par des organisations qui ne répondraient pas aux conditions fixées par le code du travail (associations, collectifs d'agents non titulaires, par exemple).
Le mode de scrutin retenu est un scrutin sur sigle à un tour à la proportionnelle avec attribution des sièges restants à la plus forte moyenne (exemple de répartition des sièges en annexe 6). Cela signifie que le candidat à l'élection est l'organisation syndicale elle-même. Il n'y a pas de liste avec des candidats personnes physiques.
Il n'y a pas d'exigence de quorum. À l'issue de l'élection, chaque siège est attribué à une organisation syndicale et non à un individu. C'est l'organisation qui désigne ensuite la personne qui occupera effectivement le siège qu'elle a obtenu. L'article 21 de l'arrêté du 10 février 2009 prévoit que les organisations syndicales élues disposent d'un délai de 15 jours pour procéder à cette désignation. Seules peuvent être désignées des personnes remplissant les conditions prévues au même article, que ce soit lors de l'installation initiale de la commission ou au moment du remplacement d'un représentant du personnel se trouvant dans l'impossibilité d'exercer son mandat.
Afin de faciliter le remplacement des représentants du personnel, la même procédure est utilisée en cas de remplacement d'un représentant du personnel en cours de mandat.
En l'absence de candidature, ou faute de désignation des représentants par une ou plusieurs organisations syndicales, un tirage au sort unique est organisé dans chaque cas. Si les agents ainsi désignés n'acceptent pas leur nomination, les sièges vacants sont attribués à des représentants de l'administration d'une catégorie ou d'un niveau de catégorie au moins égal au niveau de catégorie représenté, jusqu'à la désignation des représentants du personnel par les organisation syndicales auxquelles les sièges ont été attribués à l'issue des opérations électorales.

Déroulement des opérations électorales

Les différentes phases sont les suivantes :
- dépôt des candidatures des organisations syndicales ;
- affichage des listes électorales ;
- remise du matériel de vote ;
- opérations de vote ;
- dépouillement des votes ;
- proclamation des résultats.

Présentation des candidatures des organisations syndicales

Les candidatures des organisations syndicales doivent être déposées au plus tard le 8 septembre 2011 auprès du secrétariat général (BPSR) pour les CCP nationales et auprès du DRAAF, DRIAAF ou DAAF pour les CCP régionales.
Lors du dépôt des candidatures, il est délivré un récépissé (annexe 2) à chaque délégué de liste. Le délégué de liste peut ne pas être électeur à la CCP. La décision d'acceptation de candidature des organisations syndicales (annexe 3) est affichée avec la liste électorale.

La profession de foi

Une seule profession de foi par organisation syndicale sera reproduite pour l'ensemble des CCP auxquelles elle est candidate. Elle sera transmise aux électeurs par l'administration en même temps que les bulletins de vote et les enveloppes.
La maquette de la profession de foi ne peut dépasser une page de format 10,5 x 14,8 imprimée recto - verso en noir sur fond blanc. Elle doit être transmise par l'organisation syndicale au secrétariat général (BPSR) au plus tard le 8 septembre 2011.
Les professions de foi non conformes aux spécifications indiquées ci-dessus ne pourront pas être prises en considération par l'administration.

Constitution des listes électorales

Les agents contractuels recrutés à la rentrée scolaire 2011-2012 doivent être recensés en vue de l'affichage de la liste électorales le 8 septembre 2011.

Compte tenu de la proximité de la date des élections de celle de la rentrée scolaire, les listes électorales ne pourront être constituées pour le 8 septembre dans leur complétude qu'à l'aide des structures d'accueil : DRAAF, DRIAAF, DAAF, DDI, EPL et établissements d'enseignement supérieur.
A cet effet, le BPSR leur transmettra le 1^er septembre 2011 la liste des agents contractuels gérés en administration centrale, afin qu'ils complètent ces listes en y ajoutant les agents nationaux (gérés en AC) en cours de recrutement ou de renouvellement de contrat, et y enlevant les agents nationaux dont le contrat n'a pas été modifié.
Les listes complétées seront retournées au BPSR et parallèlement, un tableau récapitulatif sera renseigné (annexe 9) pour permettre à ce bureau d'élaborer le plan de diffusion du matériel de vote aux électeurs des 4 CCP nationales.
La société titulaire du marché d'impression et de routage duplique les professions de foi et les bulletins de vote de chaque organisation syndicale candidate et livre aux services, conformément plan de diffusion, l'ensemble du matériel de vote dans les quantités nécessaires.
Les agents contractuels régionaux dont le contrat remontera en administration centrale à compter du 1^er janvier 2012 sont électeurs aux CCP régionaux.

Affichage des listes électorales

La liste des électeurs (nom, prénom, affectation) appelés à voter est arrêtée pour chaque niveau de catégorie par l'autorité auprès de laquelle la commission est placée.
Les listes sont affichées le 8 septembre 2011 dans chacun des sites situés dans le périmètre de la commission consultative paritaire. Les listes affichées comprennent, pour un site donné, les seuls électeurs affectés dans le site concerné.
L'autorité auprès de laquelle la commission est placée doit quant à elle disposer d'une liste unique qui comprend l'ensemble des électeurs (nom, prénom, affectation) par niveau de catégorie de la CCP considérée.
Dans les quinze jours qui suivent l'affichage de la liste électorale, les électeurs peuvent vérifier les inscriptions et, le cas échéant, présenter des demandes d'inscription. Dans le même délai, et pendant trois jours à compter de son expiration, des réclamations peuvent être formulées contre les inscriptions ou omissions sur les listes électorales. L'autorité auprès de laquelle la commission est placée statue sans délai sur les réclamations.
Aucune modification n'est admise après à l'expiration des délais mentionnés à l'alinéa précédent sauf si un événement postérieur et prenant effet au plus tard la veille du scrutin entraîne, pour un agent, l'acquisition ou la perte de la qualité d'électeur.
Dans ce cas, l'inscription ou la radiation est prononcée au plus tard la veille du scrutin, soit à l'initiative de l'administration, soit à la demande de l'intéressé, et immédiatement portée à la connaissance des personnels par voie d'affichage.

Réception et vérification du matériel remis par l'entreprise titulaire du marché et signalement des erreurs éventuelles

Le matériel est livré par l'entreprise titulaire du marché pour les seules CCP nationales.

Le matériel électoral pour les CAP est livré par l'entreprise titulaire du marché au plus tard le 17 octobre 2011. Il devra correspondre aux éléments mentionnés sur le plan de diffusion.
Il est livré directement dans les établissements d'enseignement supérieur, dans les DRAAF, DRIAAF, DAAF-DOM, COM, DDT, DD(CS)PP, EPL et directions ou services d'administration centrale.
Ce matériel électoral livré doit être vérifié par les structures destinataires par rapport au plan de diffusion (issues des feuilles d'émargement) joint au matériel livré aux électeurs affectés dans les structures concernées.
En cas de problème de livraison, le BPSR est immédiatement alerté.
La transmission du matériel de vote aux services concernés s'effectue selon les modalités suivantes :

Distribution aux électeurs du matériel de vote dans toutes les structures du ministère

Le matériel de vote doit être remis personnellement ou transmis par voie postale aux électeurs dans les plus brefs délais après réception dans le service, et au moins huit jours ouvrables avant la date de déroulement du scrutin, soit au plus tard le 31 octobre 2011.

Le matériel de vote peut être remis aux électeurs de deux façons :
- soit directement à l'agent, en mains propres, contre émargement par l'intermédiaire des chefs de bureau, directeurs ou proviseurs ;
- soit par voie postale à l'extérieur du service (envoi à une adresse personnelle à défaut de l'adresse administrative), avec accusé de réception.

Chaque responsable de structure doit disposer de la liste d'émargement de manière à pouvoir certifier que tous les agents ont reçu le matériel de vote.

a - 1ère modalité de transmission du matériel : directement à chaque agent

- La personne chargée de réceptionner le matériel de vote peut distribuer individuellement le matériel de vote dans sa structure (ou le déléguer à qui de droit ) : une personne est alors chargée de passer dans chaque bureau ou chaque service en remettant l'ensemble du matériel de vote à chaque électeur, contre émargement.
- Le responsable peut également avertir les personnels par messagerie que le matériel de vote est disponible dans tel bureau, de telle heure à telle heure, et inviter les personnels à venir le chercher, contre émargement. Il s'agit également d'une remise individuelle du matériel.
La remise directe du matériel de vote est la modalité la plus longue mais la plus sûre ; elle évite le risque de perte du matériel de vote et elle assure la bonne réception du matériel auprès de chaque électeur.

b - 2^ème modalité de transmission du matériel : par voie postale à l'adresse personnelle ou administrative de l'agent

Lorsque la première modalité de transmission est impossible à mettre en œuvre (structure trop éloignée, agent absent ou ne pouvant se déplacer sur son lieu de travail au moment de la transmission du matériel électoral), le responsable se charge de transmettre le matériel de vote par voie postale, AVEC ACCUSE DE RECEPTION et en prenant toutes les précautions nécessaires pour que le matériel arrive au plus tard le 25 octobre 2011.
Cette dernière modalité est la plus délicate, car les aléas du courrier peuvent remettre en cause la bonne réception du matériel dans les temps requis.

IMPORTANT : toute disposition doit être prise pour faire parvenir le matériel de vote, en temps utile, aux électeurs qui ne sont pas présents dans le service avant le 25 octobre 2011.

Liste d'émargement pour le suivi du matériel de vote

Dans les différentes structures, une liste d'émargements unique contenant des extraits des listes électorales, comprend le nom, prénom et affectation de chaque électeur, à l'exclusion de tout autre renseignement.

N.B. : Cette liste d'émargement n'a pas vocation à être rendue publique ni à être diffusée, mais elle est accessible au SG. Elle n'a vocation qu'à certifier la bonne diffusion du matériel de vote, dans les conditions suivantes :
(1) Si le matériel de vote a été remis en mains propres, signature de l'électeur et date
(1) Si le matériel de vote a été envoyé par voie postale à une adresse non professionnelle, indiquer dans cette case, la date de l'envoi avec la référence de l'accusé de réception

Les modalités de vote

Un bureau de vote central étant institué pour chaque commission consultative paritaire à élire. Aucun bureau de vote spécial n'est créé.
En vue de l'élection des représentants du personnel aux commissions consultatives paritaires compétentes à l'égard de certains agents non titulaires au ministère du MAAPRAT, le vote aura lieu exclusivement par correspondance : tous les agents régulièrement inscrits sur les listes électorales sont admis à voter par correspondance.
Le vote par correspondance s'effectue de la façon suivante :
Les agents utilisent les bulletins de vote et les enveloppes mis à leur disposition par l'autorité auprès de laquelle est placé le bureau de vote dont ils relèvent. Les modèles de bulletin de vote et d'enveloppes sont proposés en annexes 4 et 5.
Pour procéder au vote par correspondance, chaque électeur insère son bulletin de vote dans une première enveloppe (dite enveloppe n° 1). Cette enveloppe, vierge de toute inscription, ne doit porter aucune mention ni aucun signe distinctif. Il place ensuite cette enveloppe n° 1 dans une deuxième enveloppe (dite enveloppe n° 2) qu'il cachette et sur laquelle il appose sa signature et porte lisiblement ses nom et prénoms, son affectation et la CCP concernée ainsi que son niveau de catégorie.
Il place ensuite cette enveloppe n° 2 dans une troisième enveloppe " T " (dite enveloppe n° 3) qu'il adresse par voie postale au bureau de vote dont il dépend. L'enveloppe n° 3 doit parvenir au bureau de vote avant l'heure de la clôture du scrutin.
La réception et le recensement des votes par correspondance s'effectuent dans les conditions précisées dans la note de service relative aux élections aux commissions administratives paritaires du 6 juillet 2011.
Lors du dépouillement, le bureau de vote procède à l'issue du scrutin au recensement des votes recueillis par cette voie.
Sont mises à part :
- Les enveloppes n° 3 parvenues au bureau après l'heure de clôture du scrutin ;
- Les enveloppes n° 2 non signées ou sur lesquelles ne figure pas le nom de l'électeur ou sur lesquelles cette mention est illisible ;
- Les enveloppes n° 2 multiples parvenues sous la signature d'un même agent. Dans ce cas, l'émargement correspondant à ce nom est effectué sur la liste électorale ;
Ne sont pas valables les bulletins contenus dans une enveloppe portant des inscriptions ou signes, non conforme au modèle type, raturés, multiples émanant de différentes organisations syndicales ou sans enveloppes.
Les bulletins non valables sont annexés au procès-verbal des opérations électorales de dépouillement de vote établi selon le modèle joint en annexe 7 et pris en compte comme " bulletins nuls ".
Les enveloppes vides ou contenant un bulletin " blanc ", c'est-à-dire une feuille blanche sans aucune inscription, sont comptabilisées à part et ne font pas partie des suffrages exprimés. Elles sont également annexées au procès-verbal, ainsi que les enveloppes qui ont été mises à part sans être ouvertes.
Les votes par correspondance parvenus au bureau de vote après l'heure de clôture du scrutin sont renvoyés aux intéressés avec l'indication de la date de réception.

Tirage au sort

En l'absence de candidature déposée pour l'un des niveaux de catégorie d'une CCP, le tirage au sort unique est effectué à l'issue du dépouillement du scrutin effectué pour l'autre ou les autres niveaux de catégorie (annexe 8).
En l'absence totale de candidature déposée pour une CCP, le tirage au sort unique intervient dès la date du scrutin. Les organisations syndicales présentes au comité technique paritaire de la structure concernée sont informées de ce tirage au sort. Leurs représentants peuvent y assister et les résultats sont inscrits à son procès-verbal (annexe 8).

Publicité des résultats

Les résultats des élections sont portés à la connaissance du personnel dès la fin des opérations de scrutin ou de tirage au sort et affichés dans les locaux administratifs. Ils font apparaître :
- le nombre des électeurs inscrits ;
- le nombre des votants ;
- le nombre des bulletins blancs et nuls ;
- le nombre des suffrages valablement exprimés ;
- le quotient électoral ;
- le nombre de suffrages recueillis par et le nombre de siège attribués à chaque organisation syndicale ;
- le cas échéant, les résultats du tirage au sort.

Désignation des représentants du personnel

Les organisations syndicales qui disposent d'un ou de plusieurs sièges à une CCP portent à la connaissance de l'autorité auprès de laquelle est instituée celle-ci les noms de leurs représentants titulaires et suppléants dans un délai de quinze jours à compter de la proclamation des résultats.
A l'expiration de ce délai, dans l'hypothèse où une organisation n'a pas désigné les représentants, titulaires et suppléants, appelés à occuper les sièges qui lui ont été attribués, un tirage au sort unique est organisé parmi les agents non titulaires du niveau de catégorie concerné, à l'exception des agents occupant déjà un siège à ce niveau de catégorie de cette commission, pour désigner les représentants. Si les agents non titulaires ainsi désignés n'acceptent pas leur nomination dans un délai de quinze jours ou démissionnent ultérieurement de leur mandat de représentant, les sièges ainsi vacants sont attribués à des représentants de l'administration d'une catégorie ou d'un niveau de catégorie au moins égal au niveau de catégorie représenté, jusqu'à la désignation des représentants du personnel par les organisation syndicales auxquelles les sièges ont été attribués à l'issue des opérations électorales.

Une boîte aux lettres dédiée sera mise en place pour l'envoi au Secrétariat général de tous les éléments relatifs aux élections :

elections-generales2011.maaprat@agriculture.gouv.fr

Le Secrétaire Général
Jean-Marie AURAND

ANNEXE

ANNEXE EN DOC

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