MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L'ALIMENTATION, DE LA PECHE, DE LA RURALITE ET DE L'AMENAGEMENT DU TERRITOIRE

Objet : Transfert des dossiers et modalités de gestion et de paiement des agents non titulaires de remplacement pour les postes d'enseignants et de non enseignants pour prise en charge par l'administration centrale de leur gestion et de leur rémunération.
Bases juridiques :
Loi n°84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la Fonction publique de l'Etat;
Décret n°86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l'Etat pris pour l'application de l'article 7 de la loi n°84-16 du 11 janvier 1984;
Résumé : La présente note définit les acteurs et les modalités de prise en charge des agents contractuels de l'enseignement agricole (personnels enseignants et non enseignants) rémunérés sur le programme 143 - articles d'ajustement à partir du 1^er janvier 2012.
Mots clés : agents non titulaires de droit public - enseignants- remontée des contrats- dossiers de recrutement

L'objectif de cette circulaire est de faciliter l'échange d'informations et la remontée rapide des pièces requises en vue d'assurer dans les meilleures conditions la prise en charge des nouveaux agents et la remontée des contrats des agents déjà en poste.
Cette nouvelle organisation s'inscrit dans le contexte général de la mise en place de l'opérateur national de paye (Remplacement des services liaison rémunération des différentes trésorerie par un opérateur unique et mise en service d'un nouveau logiciel en remplacement de l'application actuelle PAY), qui impose un certain nombre de modifications dans l'organisation des procédures RH Gestion administrative-Paye à court terme, et qui permettra à partir de mi 2013, un calendrier nettement raccourci de la chaîne de gestion de paye.

I. Champ d'application:

Tous les agents non titulaires de droit public sont concernés, c'est à dire :

1. Les contractuels actuellement en poste sur des missions permanentes, rémunérés sur budget d'ajustement (article 21). Certains de ces agents sont en CDI.

L'imputation budgétaire de ces agents sera transférée sur l'article 143-13 (personnels permanents), après validation par le bureau de gestion des dotations et des compétences de la DGER (BGDC), sur la base des besoins reconnus en personnels administratifs (cf annexe 5 - fiche 5).

2. Les contractuels recrutés pour des périodes courtes (inférieure à 10 mois), rémunérés sur les articles 20 ou 21- moyens d'ajustement) : il s'agit des remplacements d'agents enseignants ou non enseignants.

II. Date d'application:

La paye et la gestion de l'ensemble de ces agents seront transférées au niveau central au 1^erjanvier 2012.
Pour les agents visés au I.1, il y aura continuité des contrats : un agent en contrat à durée indéterminée restera en contrat à durée indéterminée; un agent en contrat à durée déterminée conservera son ancienneté acquise dans les EPLEFPA du ministère.
Le changement de gestionnaire du contrat est donc sans effet sur les droits que l'agent tient de son contrat actuel ou de ses contrats antérieurs.

III. Modalités d'application:

Afin de faciliter cette organisation nouvelle, des dossiers-type de recrutement d'agents non titulaire de droit public doivent être utilisés.
Il s'agit de deux dossiers-type :

- celui utilisé pour les agents non enseignants,

- celui utilisé pour les agents enseignants.
En effet, certains documents doivent obligatoirement être fournis pour les enseignants, et non pour les autres agents.

1. Le dossier-type pour les agents non enseignants :

Ce dossier sera utilisé, d'une part, pour la remontée des agents déjà en poste (visés au I.1), et d'autre part, pour le recrutement des nouveaux agents (visés au I.2) non enseignants :
Ce dossier devra comprendre obligatoirement pour assurer la prise en charge financière de l'agent :
Ø la fiche de validation de recrutement ACR validée par la DGER (afin de ne pas retarder la constitution du dossier, la fiche peut être complétée par échange de courriers électroniques entre la DRAAF et la DGER : correspondants DGER : bertrand.droguet@agriculture.gouv.fr ; jacques.fauvel@agriculture.gouv.fr - cf annexe 5);
 la fiche de prise en charge dûment remplie, précisant la situation familiale de l'agent (fiche 1 - annexe 1) ;
 le certificat de prise de fonctions ( fiche 2- annexe 2) ;
 le certificat de cessation de paiement pour les agents ayant exercé des fonctions dans le secteur public au 1^er janvier de l'année du recrutement (fiche 3- annexe 3) ou l'attestation- type sur l'honneur signé par l'agent recruté de non rémunération par un employeur public ou privé (fiche 3 bis - annexe 3 bis) ;
 la photocopie lisible recto/verso de la carte nationale d'identité ou du titre de séjour en cours de validité,
 la photocopie lisible du livret de famille pour les agents ayant des enfants à charge,
 la copie lisible de la carte vitale ou de l'attestation de sécurité sociale,
 deux relevés originaux d'identité bancaire (les RIB/IBAN édités via INTERNET sont acceptés);
et, soit en même temps que les documents visés ci-dessus, soit ultérieurement :
? un extrait du casier judiciaire n°2,
 un certificat médical d'aptitude à exercer les fonctions, établi par un médecin agréé.
enfin, pour les agents visés au I.1 (sur des missions permanentes), le dossier-type devra également et obligatoirement être complété par :
? l'état de service dûment rempli et signé par l'agent en poste ( fiche 4 - annexe 4)
 les originaux ou à défaut copie de tous les contrats et avenants dont le contrat en cours,
 le cas échéant, une copie des 12 derniers bulletins de salaire,
 un certificat de cessation de paiement anticipé à la date du 1^er janvier 2012 établi par le comptable assignataire de la paye de l'agent (la TG régionale). Ce document doit être envoyé au plus tard le 15 novembre 2011. Ce document est absolument indispensable à la reprise en paye au mois de janvier .

2. Le dossier-type pour les agents enseignants :

Ce dossier devra comprendre obligatoirement pour assurer la prise en charge financière de l'agent :
Ø la fiche de validation de recrutement ACR validée par la DGER (afin de ne pas retarder la constitution du dossier, la fiche peut être complétée par échange de courriers électroniques entre la DRAAF et la DGER : correspondants DGER : bertrand.droguet@agriculture.gouv.fr ; jacques.fauvel@agriculture.gouv.fr - cf annexe 5);
 la fiche de prise en charge dûment remplie, précisant la situation familiale de l'agent (fiche 1 - annexe 1) ;
 le certificat de prise de fonctions ( fiche 2- annexe 2) ;
 le certificat de cessation de paiement pour les agents ayant exercé des fonctions dans le secteur public au 1^er janvier de l'année du recrutement (fiche 3- annexe 3) ou l'attestation- type sur l'honneur signé par l'agent recruté de non rémunération par un employeur public ou privé (fiche 3 bis - annexe 3 bis) ;
 la photocopie lisible recto/verso de la carte nationale d'identité ou du titre de séjour en cours de validité,
 la photocopie lisible du livret de famille pour les agents ayant des enfants à charge,
 la copie lisible de la carte vitale ou de l'attestation de sécurité sociale,
 deux relevés originaux d'identité bancaire (les RIB/IBAN édités via INTERNET sont acceptés);
 une copie du diplôme le plus élevé obtenu : il est rappelé que le niveau réglementaire de recrutement est le niveau II (licence).
et, soit en même temps que les documents visés ci-dessus, soit ultérieurement :
 un extrait du casier judiciaire n°2,
 un certificat médical d'aptitude à exercer les fonctions, établi par un médecin agréé.

Des exemplaires en nombre suffisant de ces dossiers-types vont être envoyés aux DRAAF/SRFD qui devront à leur tour les distribuer aux EPLEFPA.

3. Transmission à l'administration centrale des dossiers-types dûment complétés :

è pour les agents visés au I.1 et pour les agents non enseignants, les dossiers devront être envoyés à :

SG/ SRH/SDMEC/

Bureau de gestion des personnels de catégorie A et des agents contractuels -

Secteur des contractuels

78, rue de Varenne

75007 PARIS

è pour les agents enseignants, les dossiers devront être envoyés à :

SG/ SRH/SDMEC/

Bureau de gestion des personnels enseignants et des personnels de la filière formation-recherche - Cellule des agents contractuels remplaçants

78, rue de Varenne

75007 PARIS

J'attire votre attention sur la nécessité de respecter cette répartition des bureaux compétents, et ce, afin d'éviter des pertes de dossiers pouvant retarder le traitement des recrutements et par là même la prise en paye des agents.

IV. Répartition des compétences :

1. Le rôle du RPROG (DGER) pour la répartition des moyens du titre 2 :
La répartition des moyens en euros et en ETPT du titre 2 sera établie à l'issue des entretiens de gestion de l'automne en fonction des modalités définies par la charte de pilotage du programme 143.

2. Le rôle des RBOP (SRFD- DRAAF) et des EPLEFPA :

Au plan budgétaire, le rôle des RBOP et des directeurs d'EPLEFPA est défini par la Charte de pilotage du programme visée ci-dessus.
Les RBOP se verront notifiés des moyens d'ajustement par le RPROG, en euros et en ETPT, selon les mêmes modalités que les exercices précédents (programmation sous OPUS).
Cependant, les payes étant assurées au niveau central, les crédits ne feront plus l'objet de mises à disposition sous CHORUS.
Globalement, les RBOP ont la charge de communiquer aux établissements les conditions générales de recrutement et de rémunération des agents contractuels dans la région.
Il appartiendra au RBOP de vérifier que les contrats soumis par les établissements ne dépassent pas le montant programmé et notifié par le RPROG.
La sélection des candidats est assurée par le directeur de l'EPLEFPA ou son représentant et le dossier de recrutement est donc établi par ces derniers, avant d'être envoyés aux responsables de budget opérationnel de programme (RBOP) - DRAAF/SRFD.
Les RBOP sont chargés de communiquer aux unités opérationnelles (UO) les conditions réglementaires de recrutement de contractuels ainsi que les conditions usuelles de leur rémunération.

Outre cette vérification budgétaire, le RBOP vérifie la complétude du dossier de recrutement avant de l'envoyer au SRH/ SDMEC/BAAC ou BEFFR.
Le cas échéant, il devra demander aux établissements de lui faire parvenir toute pièce manquante et lui rappeler que la prise en charge de tout nouvel agent est impossible tant qu'un dossier n'est pas complet selon les normes de qualité comptable exigées par la Direction départementale des finances publiques (DDFIP) des Hauts de Seine (anciennement TG 92).

Le RBOP transmet uniquement les dossiers complets de recrutement au SRH/SDMEC/BAAC ou BEFFR après ces vérifications.

3. Le rôle du SRH- SDMEC- BEFFR/ BAAC :
Le BAAC et le BEFFR, chacun en ce qui le concerne, assurent la gestion et la paye de ces agents.
Ils finalisent le recrutement et sont les uniques destinataires des dossiers de recrutement dont ils accusent réception auprès du DRAAF.
Ils établissent les contrats-types, les signent et les envoient au DRAAF qui s'assure de la signature des agents intéressés.
Seul le BAAC et le BEFFR assurent l'interface avec la DDFIP des Hauts de Seine compétente pour liquider la paye de l'ensemble des agents en poste dans les services déconcentrés.

V. Outils mis en place :

Deux outils sont mis en place afin de faciliter cette nouvelle organisation centralisée :
- les dossiers-types de recrutement visé au point III ;
- un outil informatique de gestion de documents : ce programme - NUXEO permet de mettre en partage l'ensemble des fichiers, documents et informations nécessaires à la gestion et à la paye de ces agents, afin de permettre à terme une dématérialisation de leurs dossiers de recrutement.
Dans chaque DRAAF, un correspondant NUXEO a été identifié, il doit apporter l'aide nécessaire à l'utilisation de cet outil.
Il est à noter que le RMSI (services déconcentrés) est chargé de rendre compatible, le cas échéant, le système d'exploitation d'un ordinateur avec l'utilisation de NUXEO.
L'obtention des droits se fait via l'assistance NUXEO (assist.nuxeo.sg@agriculture.gouv.fr). Il s'agit de droits nominatifs.
- Cet outil permet, notamment, de mettre en partage le fichier partagé de suivi des agents occasionnels et des dotations des structures .
Ce tableau permet un suivi pour chaque région de la consommation mensuelle des dotations, et dans ce cadre, de faire un point d'étape quant à la consommation des dotations des régions. Un guide d'utilisation de ce tableau est joint à la présente note (annexe 6).

VI. La reprise ou la prise en paye de ces agents : nécessité de respecter un calendrier contraint.

Pour les agents visés au I.1 (agents non enseignants sur emploi permanent), il est demandé aux DRAAF/SRFD de faire parvenir les dossiers de recrutement au plus tard le 15 septembre 2011.

Pour les autres agents (remplacement des personnels enseignants et non enseignants) qui seront recrutés à compter du 1^er janvier 2012, la date limite de réception des dossiers complets et validés par le BAAC ou le BEFFR sera le 13 décembre 2011. En cas de non respect de cette date, les agents ne recevront pas leur paye fin janvier 2012 mais fin février 2012.

En effet, l'objectif du ministère est de verser à ces agents l'intégralité de leur salaire à la fin du mois qui suit leur prise de fonction, ce qui implique le respect d'un calendrier contraint pour la paye. Ce calendrier pour l'année 2012 fera l'objet d'un complément à la présente note, dès qu'il sera établi par la DDFIP des Hauts de Seine afin d'élaborer précisément les dates pour le versement des traitements et des acomptes pour les agents recrutés.
Dès lors que ce calendrier sera connu, il est recommandé dans la mesure du possible, d'en tenir le plus grand compte pour la fixation des dates de recrutement des agents, afin de réduire au minimum le délai entre la prise de fonction et la date d'effet de la paye.
Ainsi, il est demandé aux EPLEFPA d'anticiper certains de leurs besoins sur l'année à venir et notamment les recrutements prévisibles (type remplacement d'agents en congés longue maladie, en congé maternité ..), afin d'assurer un calendrier de paye cohérent pour les agents recrutés
En ce qui concerne la rémunération de ces agents:

- s'agissant des personnels enseignants remplaçants : ils seront recrutés en application du décret n°68-934 du 22 octobre 1968 modifié (grille jointe en annexe 7),

- s'agissant des personnels non enseignants : pour les agents visés au I.1, ils seront repris au même niveau de rémunération que prévu par leur CDI ou CDD initial; pour les personnels non enseignants remplaçant, la rémunération sera fixée sur la base d'une référence à un indice, équivalent au tarif SMIC, en règle générale.

Le Secrétaire général
Jean-Marie AURAND

ANNEXES

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