MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L'ALIMENTATION, DE LA PECHE,
DE LA RURALITE ET DE L'AMENAGEMENT DU TERRITOIRE

Objet : Procédures de paiement des vacations des jurys d'examens pour la session 2011 pour les intervenants externes au MAAPRAT.
MOTS-CLES : EXAMENS - VACATIONS

I) Rappel du contexte :
Depuis la session 2009, les membres de jurys d'examen de l'enseignement agricole perçoivent les vacations de jury au travers des procédures de paye sans ordonnancement préalable (PSOP) créée dans l'application EPICEA.
Cette année encore, votre attention est appelée sur la qualité de la saisie informatique et la constitution des dossiers papier pour la campagne 2011 sur la base d'indications de procédures figurant ci-après. Vous voudrez bien assurer les vérifications de cohérence entre ces différents éléments avant de transmettre les dossiers au MAAPRAT - Service des Ressources Humaines - Sous-direction mobilité, emplois, carrière - Bureau de la coordination de la paye et des régimes indemnitaires.
Comme l'an dernier, lorsqu'un examen sommaire par sondage des dossiers transmis montrera plus de 5% d'anomalies, les dossiers vous seront retournés pour vérifications et compléments.
II) Procédure à suivre :
Les acteurs participant aux examens sont identifiés en deux catégories bien distinctes :
► Les agents salariés du MAAPRAT : (fonctionnaires et contractuels gérés par l'administration centrale et dont la paye est pré liquidée par les bureaux de gestion).
► Les intervenants externes : (professionnels, enseignants des MFR, formateurs payés sur budget des EPLEFPA, fonctionnaires et contractuels d'autres ministères).
La présente note de service a pour objet de préciser les procédures de saisie et d'instruction des dossiers des intervenants externes participant aux examens de l'enseignement technique agricole à la session 2011.

1 - Description de la procédure de paiement :

Le paiement en PSOP de ces indemnités repose sur deux composantes :
- la création d'un dossier de paye chez le comptable public chargé de la mise en paiement (en l'occurrence, la TG des Hauts de Seine). Ce dossier est saisi par la DRAAF, justifié par des documents " papier " et validé par le Bureau de la coordination de la paye et des régimes indemnitaires (BCPRI). La saisie et la validation de ce dossier paye s'appuient sur le logiciel EPICEA/AGORHA.
- la transmission d'éléments de calcul permettant de verser une somme précise, dûment justifiée. A partir de la saisie sur Indexa2 des constats de missions d'examen par les CIRSE, la DGER (Mission des examens) transmet les fichiers électroniques contenant les éléments permettant de calculer les montants dus aux membres de jury. Ces fichiers sont, par la suite, intégrés dans EPICEA/AGORHA.
La constitution du dossier paye de l'agent doit être effectuée par la DRAAF de la région de résidence pour l'ensemble des personnels, même si ceux-ci sont convoqués par une autre région responsable de l'organisation des examens.
La constitution du dossier paye est fonction de l'intervenant, c'est à dire :
- Pour les intervenants externes qui ne disposent pas de dossier et qui seront rémunérés au titre de la session 2011, un nouveau dossier paye complet doit être constitué.
- Les intervenants externes ayant déjà effectué ce type de prestations dont les coordonnées ont déjà été saisis dans EPICEA/AGORHA n'ont pas de documents à fournir, à l'exception d'un nouveau RIB en cas de changement de domiciliation bancaire depuis la dernière session.
Les intervenants externes disposant d'un dossier déjà existant dans EPICEA n'ont pas besoin d'être re-saisis, sauf si les informations saisies doivent être mises à jour. Une consultation préalable sur EPICEA devra être faite afin de vérifier si l'intervenant figure déjà dans l'application.
Il est inutile de saisir sur EPICEA les éléments d'un dossier paye d'intervenant externe pour un intervenant qui n'effectue pas de prestations d'examen au titre de la session 2011, de telles saisies alourdissent inutilement le travail de vérification des gestionnaires de l'administration centrale.

2 - Les pièces justificatives et leur modalité de transmission :

L'intervenant doit impérativement fournir les pièces suivantes :

- une fiche de renseignement complète, cohérente et signée par lui même (cf. modèle en annexe I). Les fiches non signées sont rejetées par le comptable.
- un RIB récent au nom de l'intervenant (aucun RIB de société n'est admis par le comptable). J'appelle votre attention sur le fait que désormais, le comptable public, accepte les photocopies de RIB ainsi que les RIB " internet " dès lors que ceux-ci sont lisibles.
- une copie lisible de la carte Vitale (ou de l'attestation de droits) pour la certification du numéro INSEE. Pour les agents disposant d'une carte avec un n° de carte provisoire ou d'une carte au nom de leur conjoint (e), il convient de transmettre l'attestation de droits en plus de la copie de la carte Vitale.
Ces pièces, indispensables au comptable public, permettent la saisie informatique du dossier dans EPICEA/AGORHA selon la procédure allégée intitulée "indemnitaire hors MAAP". Seules les DRAAF disposent des codes d'accès permettant d'initier cette procédure, qui est déjà utilisée pour le paiement des heures supplémentaires aux agents de l'Education nationale intervenant dans les EPL de l'enseignement agricole et pour le paiement des indemnités des agents comptables exerçant en adjonction de service dans ces EPL. Cette procédure est décrite dans la fiche figurant en annexe II-1.
Une fois les saisies opérées par la DRAAF (au stade de la pré-instruction), les pièces justificatives doivent être transmises, avec un bordereau récapitulatif et nominatif comportant le n° EPICEA du dossier de l'agent à l'adresse suivante :

Secrétariat Général

Service des ressources humaines

Sous-direction mobilité, emplois, carrières

Bureau de la coordination de la paye et des régimes indemnitaires

A l'attention de Mme Isabelle CENZATO

78 rue de Varenne

75349 Paris 07 SP

Le Bureau de la coordination de la paye et des régimes indemnitaires est chargé de :
- valider les dossiers EPICEA (à partir des pièces justificatives) et de générer les informations électroniques d'identification des intervenants qui sont transmises à l'application paye de la TG des Hauts de Seine,
- générer les informations nécessaires au paiement de l'agent à partir des éléments de calcul fournis par la Mission des examens,
- transmettre les pièces justificatives à la Trésorerie Générale des Hauts-de-Seine.

Les dossiers-papier complets seront envoyés, après saisie informatique, pour leur validation au BCPRI au fur et à mesure de l'achèvement des sessions d'examen et au plus tard au 10 septembre pour une prise en charge des paiements de vacations avant la fin de l'année civile.
Le Bureau de la coordination de la paye et des régime indemnitaires se tient à la disposition des DRAAF pour toutes informations supplémentaires.
Le Secrétaire Général
Jean-Marie AURAND

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