MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L'ALIMENTATION, DE LA PECHE,
DE LA RURALITE ET DE L'AMENAGEMENT DU TERRITOIRE

Objet : Déploiement de la gestion administrative dans le système d'information des ressources humaines (SIRH) Agorha du MAAPRAT (Agorha-GA) en remplacement de l'application Epicéa gestion administrative.
Résumé : La présente note présente les conditions du déploiement, le 21 octobre 2011, de la gestion administrative dans Agorha (Agorha-GA) et donne instruction aux gestionnaires des ressources humaines (RH) pour opérer la clôture des demandes en cours dans Epicéa gestion administrative :
Calendrier de ce déploiement et périmètre fonctionnel de la version d'Agorha-GA mise à disposition
Conditions de ce déploiement et période transitoire de cohabitation avec Epicéa gestion
Opération de traitement des demandes en cours dans Epicéa gestion
Revue des habilitations dans Agorha
Conditions d'accès au service d'assistance utilisateur
Mots-clés : SIRH, Agorha, Epicéa, gestion administrative, déploiement, demandes en cours dans Epicéa, gestionnaire de ressources humaines, traitement de demandes, habilitation, responsable local des habilitations.

I. Déploiement de la gestion administrative dans Agorha (Agorha-GA) : calendrier et périmètre fonctionnel
Le déploiement de la gestion administrative dans Agorha (Agorha-GA) aura lieu le vendredi 21 octobre 2011.
Il concerne la quasi totalité des modules de gestion administrative existant dans l'actuelle application Epicéa gestion, à l'exception du module " primes et indemnités ", des éditions des états liquidatifs PFR et d'un certain nombre de procédures de gestion : les procédures collectives, l'initialisation et la réinitialisation de dossiers, le congé maladie ordinaire, le congé de maternité et les grèves. Ces procédures, dont le développement dans Agorha est en cours de finalisation, resteront opérationnelles dans Epicéa gestion, en attendant leur mise à disposition dans Agorha prévue d'ici la fin de l'année.
Le périmètre fonctionnel exact de cette première version d'Agorha-GA sera précisé sur le portail Agorha gestionnaire (http://www.gestion.agorha.agriculture.gouv.fr) au moment de son déploiement.
Dans la suite de la note, " Epicéa gestion migré Agorha " désignera la partie applicative d'Epicéa correspondant au périmètre fonctionnel de la version d'Agorha-GA déployée, étant entendu que toute fonctionnalité qui n'est pas encore présente dans Agorha reste opérante dans Epicéa.
En particulier, les domaines hors gestion administrative de l'application Epicéa gestion (gestion des structures et annuaires, mobilité, formation continue, primes notation, gestion prévisionnelle) continuent à être traités dans Epicéa et ne sont pas concernés par cette note.
II. Conditions de déploiement d'Agorha-GA et devenir de l'application Epicéa gestion
Agorha-GA remplacera Epicéa gestion administrative. Au moment du déploiement d'Agorha-GA, il ne sera donc plus possible de créer de nouvelle demande dans Epicéa dès lors que la procédure correspondante aura été ouverte dans Agorha.
Pour autant, Epicéa gestion administrative ne sera pas fermée tout de suite. En effet, compte tenu de contraintes technico-fonctionnelles, toute demande initiée dans l'une des applications Agorha ou Epicéa devra être traitée et terminée dans la même application. Cette règle est également applicable aux demandes liées (cas des procédures collectives) qui doivent être traitées dans l'application où a été créée la demande initiale.
Une période de maintien du mode " suivi de demande " d'Epicéa gestion migré Agorha est donc prévue afin de permettre aux gestionnaires RH de terminer les demandes en cours initiées dans Epicéa avant l'arrivée d'Agorha-GA. Ainsi, Epicéa gestion migré Agorha en mode " suivi " sera maintenue cinq à six semaines, soit environ jusqu'au début décembre 2011, ce qui devrait être suffisant pour que la quasi totalité des demandes en cours dans Epicéa puisse être traitée jusqu'au bout par les gestionnaires.
III. Traitement des demandes en cours initiées dans Epicéa gestion avant le déploiement d'Agorha-GA

1. Traitement des demandes en cours par les gestionnaires

Le traitement des demandes en cours dans Epicéa gestion migré Agorha concerne les gestionnaires des bureaux de gestion en administration centrale (gestionnaires de corps, gestionnaires des statuts d'emplois, gestionnaires du bureau des pensions) et les gestionnaires de proximité (DRAAF, DAAF, DDI, établissement d'enseignement agricole, administration centrale, DREAL, établissement public national, ...).
Il est demandé à chaque gestionnaire concerné de traiter l'ensemble des demandes relevant de son périmètre. Ces demandes peuvent être visualisées à partir de l'écran " liste des demandes " en suivi de pré-instruction pour le gestionnaire de proximité et en suivi de phase (de la pré-instruction à la validation paye) pour le gestionnaire de bureau en administration centrale.
Le traitement à réaliser pourra être soit une suppression dans le cas d'une demande qui n'a plus lieu d'être, soit une validation pour passage à la phase suivante, jusqu'à la validation finale (état dit " 41 ").
A noter que les demandes Epicéa en cours seront également visibles via l'écran " liste des demandes " d'Agorha-GA mais uniquement en affichage, sans possibilité d'action pour l'utilisateur.
En cas de difficulté dans le traitement d'une demande (manque d'information, blocage, dysfonctionnement dans Epicéa, ...), le gestionnaire pourra se rapprocher du service d'assistance utilisateur :
► s'il est affecté en établissement d'enseignement ou en DDI, le gestionnaire RH fera appel à son relais local d'assistance à la DRAAF,
► dans les autres cas, il s'adressera à l'assistance utilisateur centralisée en envoyant un mél à l'adresse: sos-epicea.sg@agriculture.gouv.fr
Dans le cas où la validation de sa demande Epicéa nécessiterait un délai supérieur à celui prévu pour l'opération (5 ou 6 semaines), l'utilisateur en avertira l'assistance utilisateur centrale (sos-epicea.sg@agriculture.gouv.fr) en expliquant le problème rencontré (celui des avancements soumis à mobilité qui ne pourront être définitivement validés qu'après les résultats de CAP a, par exemple, déjà été identifié). Après analyse de ces situations, il pourra être décidé que les procédures correspondantes soient maintenues ouvertes dans Epicéa le temps nécessaire.

2. Traitements et actions de suivi menés par la MiSIRH en coordination avec les bureaux de gestion

Pour anticiper la fermeture d'Epicéa gestion migré Agorha et initier l'opération de traitement des demandes en cours, la Mission des systèmes d'information des ressources humaines (MiSIRH) a réalisé, dès la fin du mois d'août, des extractions des demandes Epicéa gestion restant à traiter. Ces extractions ont été transmises aux bureaux de gestion qui ont d'ores et déjà traité un volume significatif de demandes.
Durant toute la période précédant la fermeture d'épicéa gestion migré Agorha, la MiSIRH effectuera un suivi régulier des demandes restant à traiter et, le cas échéant, relancera les bureaux de gestion concernés.

IV. Revue des habilitations dans Agorha
Comme pour la consultation, la mise en service d'Agorha-GA s'accompagne d'un renforcement de la sécurité se traduisant par une gestion renouvelée des habilitations basée sur des comptes individuels et non plus génériques.
La gestion des habilitations des gestionnaires en administration centrale (hors gestionnaires de proximité dans les missions des affaires générales) et des responsables locaux des habilitations (RLH) est assurée par la MiSIRH. En vue de la mise en production d'Agorha-GA, une revue des habilitations a été menée, en lien avec les bureaux de gestion, pour s'assurer que les gestionnaires utilisant Epicéa gestion pourront utiliser Agorha-GA dans les mêmes conditions.
Sur le plan local, l'attribution des droits d'accès des utilisateurs d'Agorha relève de la responsabilité des RLH à qui il a été demandé, via un couriel envoyé le 30 septembre dernier, de vérifier la validité des habilitations des gestionnaires locaux de leur structure.
Les procédures d'habilitation, disponibles sur le portail agorha gestionnaire, ont été actualisées à l'occasion du déploiement d'Agorha-GA. Il est désormais possible d'utiliser les canaux courrier et fax en plus de la messagerie pour demander ou révoquer une habilitation.
V. Assistance utilisateur au SIRH
Le déploiement d'Agorha-GA s'accompagne d'une évolution du dispositif d'assistance utilisateur du niveau central.
Les nouvelles conditions d'accès à ce service d'assistance ainsi que la définition des informations qui devront dorénavant être systématiquement renseignées dans toute demande d'assistance sont précisées sur le portail Agorha gestionnaire, dans la rubrique " Assistance ".
Ces nouvelles consignes ont été établies avec le souci d'optimiser les délais de réponse et le suivi des demandes d'assistance. Il vous est donc demandé de les respecter.

Le chef du service des ressources humaines
Philippe MERILLON

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