MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L'ALIMENTATION , DE LA PECHE,
DE LA RURALITE ET DE L'AMENAGEMENT DU TERRITOIRE

Objet : mise en place des commissions régionales d'information et de concertation au ministère de l'agriculture, de l'alimentation, de la pêche, de la ruralité et de l'aménagement du territoire (MAAPRAT)
Texte de référence : Arrêté du 30 novembre 2011 portant institution de commissions régionales d'information et de concertation au ministère chargé de l'agriculture
Résumé : La présente note de service précise les modalités de mise en place et de fonctionnement des commissions régionales d'information et de concertation auprès de chaque directeur régional de l'alimentation, de l'agriculture et de la forêt
Mots-clés : dialogue social, gestion des effectifs, formation continue, GPEC, programmation budgétaire, prévention des risques professionnels, action sociale

1 Contexte

Dans le cadre de l'évolution du rôle d'animation régionale du directeur régional de l'alimentation, de l'agriculture et de la forêt (DRAAF), il est créé une commission régionale d'information et de concertation. La mise en place de cette instance répond à la préoccupation d'instituer un lieu de dialogue social au niveau régional pour examiner les problématiques propres aux agents du ministère exerçant leurs missions dans le périmètre régional, c'est-à-dire au sein de la DRAAF et des directions départementales interministérielles (DDI) porteuses des politiques publiques du ministère de l'agriculture, de l'alimentation, de la pêche, de la ruralité et de l'aménagement du territoire (MAAPRAT).
Cette instance, mise en place par l'arrêté du 30 novembre 2011, est compétente pour débattre des questions touchant à la mise en œuvre des politiques relevant du MAAPRAT et qui font l'objet d'une coordination ou d'une harmonisation à l'échelle régionale.
En Ile-de-France, cette instance régionale de concertation est placée auprès de la direction régionale et interdépartementale de l'alimentation, de l'agriculture et de la forêt d'Ile-de-France (DRIAAF).
En application de l'arrêté susvisé, la présente instruction vise à préciser les principales modalités de mise en place et de fonctionnement de cette instance.

2 Les modalités de mise en place de la commission régionale d'information et de concertation

2.1 La composition de l'instance
La commission régionale d'information et de concertation associe les représentants du personnel et les représentants de l'administration.

2.1.1 Les représentants du personnel
Les sièges de représentants du personnel sont répartis entre les organisations syndicales au sein de chaque instance, compte-tenu du nombre de voix obtenues dans les services concernés, DRAAF et DDI, aux dernières élections professionnelles pour la désignation des représentants du personnel au comité technique ministériel du MAAPRAT.
Le nombre de représentants du personnel est fixé à 10 titulaires et à 10 suppléants. Le nombre de sièges par organisation syndicale et par région a été calculé suivant la règle de la représentation proportionnelle exposée en annexe 14 de la note de service SG/SRH/SDDPRS/N2011-1107 du 22 juin 2011 sur les élections générales des comités techniques et figure en annexe de la présente note de service.
Chaque organisation dispose d'un délai de 15 jours pour adresser un courrier au DRAAF de chacune des régions où elle obtient au moins un siège pour donner le nom des représentants qu'elle choisit, parmi les fonctionnaires et agents non titulaires affectés dans les services situés dans les services de la région, DRAAF et DDI.

2.1.2 Les représentants de l'administration
Les représentants de l'administration sont désignés par le directeur régional de l'alimentation, de l'agriculture et de la forêt parmi les différentes directions mettant en œuvre les politiques ministérielles dans la région. Cette désignation intègre au moins un représentant de la direction régionale, un représentant au moins des directions départementales des territoires implantées dans la région et un représentant au moins des directions départementales de la protection des populations ou directions départementales de la cohésion sociale et de la protection des populations implantées dans la région.
Le président peut être assisté en tant que de besoin par des représentants de l'administration qualifiés sur les questions inscrites à l'ordre du jour.

2.2 La mise en place de l'instance
La décision de composition de la commission régionale d'information et de concertation fera l'objet d'une décision du directeur régional et sera transmise pour information au service des ressources humaines (SG/SRH) dans le délai de quatre semaines à compter de la publication de la présente note de service. Il en sera de même pour chaque décision modificative de la composition de cette instance intervenant en cours de mandat.
L'instance régionale d'information et de concertation ainsi constituée entrera en fonction pour une période de quatre ans.

3 Les modalités de fonctionnement des commissions régionales

La commission régionale d'information et de concertation se réunit au moins deux fois par an sur convocation du directeur. Le choix des dates de réunion par le directeur doit notamment tenir compte du calendrier des dialogues de gestion ou de celui d'examen du document régional de formation (DRF). La consultation menée sur ce dernier point associe également, le cas échéant de façon conjointe, le comité technique régional de l'enseignement agricole (CTREA).
L'acte portant convocation de l'instance fixe l'ordre du jour de la séance. Les débats ne donnent pas lieu à vote. Cette commission régionale joue un rôle de concertation pour des sujets communs au niveau régional et ne saurait se substituer aux comités ou commissions placés auprès des différents services représentés au sein de cette instance, aux comités techniques locaux des DDI ou aux comités ministériels.

3.1 Le champ de compétences
La commission régionale est compétente pour débattre des questions relevant du ministère chargé de l'agriculture qui concernent :
► les modalités de gestion des effectifs,
► la programmation budgétaire,
► la gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences,
► la stratégie de formation continue via le document régional de formation (DRF),
► les orientations du ministère en matière de prévention des risques professionnels,
► les orientations du ministère en matière d'action sociale,
en tant qu'elles concernent le niveau régional.

3.2 La convocation des membres
Le directeur convoque les membres titulaires de l'instance. Il en informe leur supérieur hiérarchique. Les convocations sont adressées aux membres titulaires de l'instance quinze jours avant la date de la réunion. Les membres suppléants sont informés de la tenue de cette instance.
Tout membre titulaire de l'instance régionale de concertation qui ne peut répondre à la convocation doit en informer immédiatement le directeur régional. S'il s'agit d'un représentant titulaire, le directeur convoque le membre suppléant désigné par l'organisation syndicale au titre de laquelle aurait du siéger le membre titulaire empêché.
Des experts peuvent être convoqués par le directeur régional à la demande de l'administration ou à la demande des représentants du personnel. Ils sont convoqués quarante-huit heures au moins avant l'ouverture de la réunion.
L'ordre du jour, accompagné autant que possible des documents qui s'y rapportent, est adressé aux membres de la commission en même temps que les convocations. S'ils ne peuvent pas être transmis en même temps que les convocations et que l'ordre du jour, les documents qui se rapportent à cet ordre du jour doivent être adressés aux membres de la commission régionale au moins huit jours avant la date de la réunion.
Les organisations syndicales peuvent en outre demander l'inscription à l'ordre du jour de questions diverses relevant de la compétence de la commission. La demande en ce sens doit parvenir au président de séance au minimum soixante-douze heures avant la réunion.

3.3 Le déroulement des réunions
Le directeur régional est chargé d'assurer la bonne tenue des réunions. Il fait procéder en début de séance à la désignation du secrétaire adjoint parmi les représentants du personnel membres de la commission. Le secrétariat du comité est assuré par un représentant de l'administration.
Les réunions de la commission régionale donnent lieu à la rédaction d'un procès verbal qui est rédigé par le secrétaire de l'instance assisté du secrétaire adjoint.
Ce procès-verbal est signé par le directeur et contresigné par le secrétaire et le secrétaire adjoint de séance. Il est ensuite transmis dans un délai de deux mois à chacun des membres titulaires et suppléants de l'instance.
Ce procès verbal est également transmis par le directeur régional au secrétariat général du MAAPRAT de façon à ce qu'une synthèse des points les plus significatifs évoqués dans les différentes commissions régionales puisse être présentée lors de réunions du comité technique ministériel.

3.4 Les déplacements des membres
Toutes facilités doivent être données aux membres de la commission pour participer aux réunions afférentes. Une autorisation spéciale d'absence est accordée sur simple présentation de leur convocation, aux représentants titulaires du personnel, aux représentants suppléants du personnel appelés à remplacer des représentants titulaires défaillants ainsi qu'aux experts convoqués par le directeur régional. La durée de cette autorisation comprend la durée prévisible de la réunion, les délais de route, un temps égal à la durée prévisible de la réunion qui est destiné à la préparation et au compte-rendu des travaux de l'instance. Ce temps ne peut être inférieur à une demi-journée, ni excéder deux journées.
Les éventuels frais de mission des membres de la commission sont à la charge des structures d'affectation des agents.

Le secrétaire général
J.-M. AURAND

ANNEXES

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