MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L'ALIMENTATION, DE LA PÊCHE,
DE LA RURALITÉ ET DE L'AMÉNAGEMENT DU TERRITOIRE

Objet : Comptabilisation dans l'outil ORCHIDEE des comptes épargne - temps (CET).
Bases juridiques : Loi organique du 1^er août 2001 relative aux lois de finances.
Note de service SG/SRH/SDDPRS/N2009-1244 du 12 novembre 2009 relative à la réforme du Compte épargne-temps (CET).
Lettre du SGG du 7 octobre 2010 sur les opérations de fin d'exercice dans les directions départementales interministérielles (DDI).
Résumé : Dans le cadre de l'élaboration du bilan de clôture de l'exercice 2011, un recensement des charges et des produits à rattacher à l'exercice sera prochainement réalisé au niveau de l'ensemble des services gestionnaires du ministère. La présente note de service décrit la procédure applicable au Compte épargne-temps.
Mots-clés : bilan 2011, inventaire, charges à rattacher, CET, provisions pour charges, charges à payer.

Dans le cadre de l'élaboration du bilan de clôture pour 2011, un recensement des charges et des produits à rattacher à l'exercice sera prochainement réalisé au niveau de l'ensemble des services gestionnaires du ministère.
Le compte épargne-temps (CET), institué dans la fonction publique d'État par le décret n°2002-634 du 29 avril 2002, modifié par les décrets n° 2008-1136 du 3 novembre 2008 et 2009-1065 du 28 août 2009, est concerné par ce recensement au titre des dépenses de personnel, à la fois pour les provisions pour charges et pour les charges à payer.

I. RECENSEMENT DES PROVISONS POUR CHARGES

Ouvert à la demande de tout fonctionnaire, magistrat ou agent non titulaire, le CET permet d'accumuler des droits à congés rémunérés.
Pendant ces congés, l'agent conserve, notamment, ses droits à avancement, à retraite et aux congés prévus à l'article 34 de la loi du 11 janvier 1984. Il conserve également la rémunération qui était la sienne avant l'octroi de ce congé.

La comptabilisation des jours épargnés sur le compte épargne-temps constitue une obligation de l'Etat, qui doit être retracée dans les comptes de l'Etat sous la forme d'une provision pour charges.

En effet, conformément à la norme comptable de l'Etat n°12, une provision pour charges doit être comptabilisée lorsque les trois conditions suivantes sont remplies :
? il existe une obligation de l'Etat vis-à-vis de tiers se rapportant à l'exercice en cours ou à un exercice antérieur (les agents ont acquis des droits à congé du fait de leur travail, ainsi que le droit d'être rémunérés au moment où ils consomment les jours épargnés) ;
► il est certain, ou probable, qu'une sortie de ressources sans contrepartie au moins équivalente attendue, sera nécessaire pour éteindre l'obligation de l'Etat envers le tiers (aucun service ne sera rendu par l'agent durant les congés : l'Etat ne retire donc aucun avantage économique en contrepartie du report des congés) ;
 le montant de l'obligation peut être estimé de manière fiable (le calcul d'un coût moyen par agent et par catégorie permet de répondre à cette condition).
Il y a donc lieu de constituer une provision pour charges, puisque ni l'échéance (l'utilisation du CET est possible plusieurs années après la date à laquelle l'agent a accumulé un congé), ni le montant (valorisation des jours de congés au moment où ils seront effectivement pris) ne peuvent être déterminés de façon précise.

A. Périmètre du recensement.

1. Services concernés
L'ensemble des services gestionnaires du ministère est concerné par le présent recensement : services centraux (Secrétariat général du CGAAER et MAG, notamment), déconcentrés (DRAAF et DAAF outre-mer, ainsi que les services gestionnaires des DDI - directions départementales des territoires (DDT), directions départementales des territoires et de la mer (DDTM), directions départementales de la protection des populations (DDPP), directions départementales de la cohésion sociale et de la protection des populations (DDCSPP)).
Les référents contrôle interne en DDI (DDT, DDTM, DDPP, DDCSPP) s'assurent qu'une personne a bien été désignée, au sein du pôle ou de l'unité en charge des personnels au sein de leur direction, pour recenser les CET des personnels du MAAPRAT et qu'elle dispose de la présente note de service.

2. CET recensés
Le recensement porte sur les CET ouverts par les personnels du ministère, fonctionnaires et agents contractuels, en fonction dans les services du MAAPRAT ou d'autres ministères.
En effet, les personnels du MAAPRAT en position statutaire de mise à disposition à titre onéreux ou gratuit, de détachement ou dans un statut de délégation doivent être pris en compte par le dernier service gestionnaire en charge de l'agent dès lors que le CET ne suit pas l'agent.

B. La procédure de recensement.

1. Recensement des CET
Le recensement des provisions est conduit au niveau local, et son enregistrement dans Orchidée est réalisé à l'échelon central.
Les services en charge de la gestion des CET renseignent le tableau joint en annexe pour l'ensemble des personnels du MAAPRAT dont ils assurent la gestion : nombre de jours inscrits au CET au 31 décembre 2010, nombre de jours épargnés en 2011, nombre de jours consommés (c'est-à-dire pris comme jours de congés), indemnisés ou, pour les fonctionnaires, versés au régime additionnel de retraite de la fonction publique (RAFP) durant cette même année. Ces informations sont à ventiler selon les catégories d'agents (A administratifs et techniques, B et C administratifs et techniques).
Par mesure de simplification, au moment du recensement, l'intégralité des jours de congés 2011 non pris (c'est-à-dire n'ayant pas fait l'objet d'une demande de congés, d'une indemnisation ou d'un versement au RAFP) donne lieu à constitution d'une provision pour charges (quand bien même des données partielles seraient disponibles sur les options choisies, ces dernières ne seront pas exploitées).

2. Transmission des tableaux
Les tableaux dûment complétés sont à transmettre sous format électronique à Michel Naro et Patricia Célestin (michel.naro@agriculture.gouv.fr, patricia.celestin@agriculture.gouv.fr), du Service des ressources humaines / Mission du pilotage, de l'emploi et de la gestion prévisionnelle des ressources humaines et de l'observatoire des missions et des métiers (MPEGPRHOMM), qui sont en charge des opérations d'inventaire au titre des charges à rattacher au bilan de clôture 2011 pour les dépenses de personnel.

3. Valorisation des CET et saisie dans Orchidée
La MPEGPRHOMM valorise les CET à partir des informations fournies dans les tableaux et du coût moyen sur l'année 2011 incluant les charges sociales employeur (hors pensions) pour chacune des catégories d'emploi, sur la base de 264 jours travaillés par an. Les montants ainsi obtenus sont comptabilisés dans l'outil ORCHIDEE au titre des provisions pour charges par la MPEGPRHOMM.

II. RECENSEMENT DES CHARGES À PAYER

Conformément au décret du 28 août 2009 précité, un agent disposant de plus de 20 jours sur son CET peut désormais demander, pour la fraction qui dépasse 20 jours :
 une indemnisation de ces jours au taux forfaitaire ;
 un versement au RAFP à hauteur du tarif d'indemnisation après déduction de la CSG et de la CRDS.

Une charge à payer doit être enregistrée au titre des demandes d'indemnisation ou de versement au RAFP exprimées avant le 9 décembre et non encore versées au 31 décembre de l'année.

Comme pour les autres dépenses de personnel, les charges à payer recensées au titre du CET sont enregistrées dans ORCHIDEE.
La procédure et les acteurs du recensement, de la valorisation et de l'enregistrement dans ORCHIDEE est la même que celle décrite ci-dessus pour les provisions. La colonne " Nombre de jours à indemniser ou verser au RAFP dont la demande n'a pu être traitée avant la fin de gestion " du tableau permet d'évaluer les charges à payer à comptabiliser au titre de 2011.
A toutes fins utiles, il est rappelé que les modalités d'utilisation des jours de congés versés au CET sont décrites dans la note de service SG/SRH/SDDPRS/N2009-1244 du 12 novembre 2009 citée en référence et disponible sur Nocia à l'adresse suivante :
http://nocia.national.agri/CIRCETNO/2009/Sem45/SRHN20091244Z.html

La saisie des informations dans l'outil ORCHIDEE devant être terminée pour le 27 janvier 2011, il est impératif que les tableaux de recensement des CET soient transmis aux personnes désignées ci-dessus au plus tard le vendredi 6 janvier 2012.

III. CONSERVATION DES PIÈCES JUSTIFICATIVES

Les montants recensés doivent pouvoir être audités et contrôlés par la Cour des comptes et dans le cadre des travaux relatifs au contrôle interne. Aussi, les évaluations des provisions constituées en matière de CET doivent être justifiées et documentées.
Toutes les informations ayant permis de procéder à l'évaluation de la charge à rattacher annuellement : charge à payer et / ou provision pour charges (et notamment les tableaux de recensement des CET) sont à conserver par les gestionnaires et le responsable de rattachement.

ANNEXE

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