MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L'ALIMENTATION, DE LA PECHE,
DE LA RURALITE ET DE L'AMENAGEMENT DU TERRITOIRE

Objet : bilan annuel de clôture de l'Etat. Comptabilisation des opérations relatives aux bourses sur critères sociaux (BCS) du PGM 143 et aux bourses allouées aux étudiants de l'enseignement supérieur agricole du PGM 142, et aux subventions aux établissements d'enseignement agricole privés (PGM 143).
Bases juridiques : loi organique n° 2001-692 du 1^er août 2001 relative aux lois de finances / Note de service DGER/SDPFE/N2011-2091 du 25 juillet 2011 relative aux bourses nationales de l'enseignement agricole public et privé sous contrat - formation initiale - année scolaire 2011 - 2012 /
Note de service DGER/SDESR/SDPOFE/C2011-2010 du 5 octobre 2011 relative aux bourses nationales d'enseignement supérieur agricole court et long - Etablissements publics et privés sous contrat - Formation initiale - Année universitaire 2011 - 2012.
Résumé : La présente note de service a pour objet de préciser les règles de comptabilisation au bilan de l'Etat des subventions versées aux établissements d'enseignement agricole privés sous contrat et des bourses sur critères sociaux versées aux élèves de l'enseignement agricole secondaire et supérieur court des établissements publics et privés sous contrat (programme 143) et aux étudiants de l'enseignement supérieur agricole (programme 142).
S'agissant des bourses sur critères sociaux (BCS), le principe est la comptabilisation en provisions pour charges des bourses dues au titre des 2^ème et 3^ème trimestres de l'année scolaire 2011 / 2012. La comptabilisation de charges à payer (CAP) au titre des BCS doit rester exceptionnelle.
Pour ce qui concerne les subventions versées aux établissements d'enseignement agricole privés sous contrat, le principe est la comptabilisation en CAP des subventions dues au titre du 1^er trimestre de l'année scolaire 2011 / 2012 et non payées, et en provisions pour charges des subventions dues au titre des 2^ème et 3^ème trimestres de l'année scolaire 2011 / 2012.
Mots-clés : bilan, provisions pour charges, charges à payer, bourses, financement des établissements d'enseignement agricole privés.

Plan de la note de service :

I - Rappel des notions de provisions pour charges et de charges à payer.

A. Les provisions pour charges.
B. Les charges à payer (CAP).

II - Le mode de comptabilisation des bourses sur critères sociaux.

A. Les principes.
B. Les contrôles à effectuer.
C. Les acteurs.

III - Le mode de comptabilisation des subventions aux établissements d'enseignement agricole privés.

A. Les principes.
B. Les contrôles à effectuer.
C. Les acteurs.

IV - La saisie des données.

La comptabilisation des bourses sur critères sociaux attribuées aux élèves de l'enseignement agricole secondaire et supérieur court des établissements publics et privés sous contrat et aux étudiants de l'enseignement supérieur, ainsi que des financements des établissements d'enseignement agricole privés sous contrat, ont encore suscité de nombreuses interrogations à l'occasion de l'élaboration du bilan 2010. Il a en effet été constaté un montant anormalement élevé de charges à payer.
Par ailleurs, la Cour des comptes a fait la recommandation suivante dans la NEC 2010 : constituer à chaque clôture N une provision pour charges correspondant aux engagements de l'Etat à l'égard des étudiants boursiers de l'enseignement supérieur agricole au titre des deux premiers trimestres N+1.
La complexité de la comptabilisation résulte en grande partie du décalage entre l'exercice comptable qui correspond à une année civile et le rythme scolaire et universitaire qui concerne deux exercices.
Ces différents types de financements (bourses sur critères sociaux et subventions aux établissements privés) peuvent générer l'enregistrement de charges à payer ou de provisions pour charges.

L'objet de la présente note est de préciser les règles à respecter pour l'élaboration du bilan 2011. S'agissant plus précisément des subventions aux établissements privés d'enseignement agricole (PGM 143), cette note sera complétée par une note spécifique de la DGER donnant des instructions détaillées sur la procédure à suivre par chaque région.

I - Rappel des notions de provisions pour charges et de charges à payer.

A. Les provisions pour charges.

Les provisions correspondent aux opérations de dépenses au 31 décembre de l'année N pour lesquelles les trois conditions suivantes sont requises :
- il existe une obligation de l'Etat vis-à-vis de tiers (personne physique ou morale) soit juridique (contractuelle, légale ou réglementaire), soit reconnue par l'Etat (résultant d'une politique affichée ou d'une déclaration autorisée suffisamment explicite) ;
- le montant de l'obligation peut être estimé de façon fiable ;
- une sortie de ressources probable ou certaine sera nécessaire pour éteindre cette obligation sans contrepartie attendue pour l'Etat.

B. Les charges à payer (CAP).

Les charges à payer correspondent aux opérations de dépense qui, au 31 décembre de l'année N :
- ont fait l'objet d'un service fait (par exemple, dans le cas d'une subvention, l'acte attributif notifié de crédits de paiement, constitue le fait générateur du rattachement des charges à l'exercice) ;
- mais n'ont pas été payées pour diverses raisons (pièces justificatives manquantes, refus du comptable assignataire, absence de crédits de paiement, clôture de l'exercice, etc.).
Les charges à payer sont des dettes précises, dont le montant ou l'échéance ne présente qu'un faible degré d'incertitude.

II - Le mode de comptabilisation des bourses sur critères sociaux.

A. Les principes.

Les engagements juridiques (EJ) relatifs aux bourses sur critères sociaux sont déversés automatiquement dans Chorus depuis l'application métier " Luciole " ⁽¹⁾ en utilisant le flux 3.

Ce type de flux, qui permet de ne pas matérialiser le service fait (SF) par une transaction dédiée dans Chorus, autorise la certification du SF concomitamment à la demande de paiement (DP). L'utilisation du flux 3 permet également de ne pas générer dans Chorus de CAP automatiques ⁽²⁾
Au 31 décembre 2011, il convient de comptabiliser, à partir des arrêtés des DRAAF ⁽³⁾ (autorités académiques) validant les décisions des commissions régionales d'attribution des bourses réunies pour l'année scolaire 2011 / 2012 ou des décisions des directeurs des établissements d'enseignement supérieur qui ont reçu délégation, en provisions pour charges au titre du bilan 2011 les bourses dues au titre des 2^ème et 3^ème trimestres de l'année scolaire 2011 / 2012 car celles-ci n'ont pas encore donné lieu à engagement ⁽⁴⁾ et n'ont donc pas encore été payées au 31 décembre 2011.

Il ne devrait pas y avoir, s'agissant des bourses sur critères sociaux, de comptabilisation de CAP. Les seules CAP qui pourraient être comptabilisées ne peuvent résulter que de situations atypiques qu'il conviendra de justifier.
Les bourses sur critères sociaux relèvent de la sous action 40 du programme 143 (domaine fonctionnel 143-03-01 dans Chorus) et de la sous action 15 du programme 142 (domaine fonctionnel 142-01-06 dans Chorus).

B. Les contrôles à effectuer.

Les contrôles à effectuer portent sur :
- la reprise sur provision enregistrée au titre de 2010 : elle devra faire l'objet d'un contrôle systématique puisqu'il s'agit d'une remise à zéro dans la plupart des cas.
- la présence d'une écriture en provision pour charges : son absence signifierait qu'un engagement de l'Etat pris en 2011 mais portant en partie sur l'exercice 2012 n'a pas été traduit en provision.
- concernant le montant des dotations aux provisions de l'année 2011, même s'il existe des éléments induisant une variabilité des bases, un contrôle de cohérence, en ordre de grandeur, peut être réalisé : environ 8/12^ème des crédits de paiement versés en 2011.

C. Les acteurs.

Les provisions sont saisies dans Chorus au niveau local par les Centres de Prestations Comptables Mutualisées (CPCM), à partir des données transmises par les services régionaux (DRAAF ou DAAF), elles-mêmes issues de l'application " Luciole ".
Le CPCM transmet ensuite au comptable local, responsable de la validation du montant et de la comptabilisation de la provision.

III - Le mode de comptabilisation des subventions aux établissements d'enseignement agricole privés.

A. Les principes.

Pour la gestion sous Chorus des crédits destinés au financement des subventions allouées aux établissements d'enseignement agricole privés sous contrat, le flux 3 doit être utilisé, à l'exclusion du flux 2.
Au 31 décembre 2011, il convient de comptabiliser au titre du bilan 2011, à partir des actes attributifs suivants :
- pour les subventions aux établissements d'enseignement agricole privés du temps plein et du rythme approprié : le contrat ou son avenant et les effectifs élèves des " bordereaux scolagri " d'octobre 2011 signés pour l'année scolaire 2011 / 2012 ;
- pour les subventions " article 44 " : le bordereau de rentrée scolaire 2011 ;
► en charges à payer : les subventions dues au titre du 1^er trimestre de l'année scolaire 2011 / 2012 (c'est-à-dire ayant donné lieu à une notification à un établissement) mais non versées, y compris pour cause d'insuffisance de crédits.
► en provisions pour charges :
► pour les établissements privés du temps plein (TP) : 8/12^èmes de la subvention due au titre de l'année scolaire 2011 / 2012, calculée sur la base des effectifs d'octobre 2011 ;
► pour les établissements privés du rythme approprié (RA) : 8/12^èmes de la subvention due au titre de l'année scolaire 2011 / 2012 calculée sur la base des effectifs d'octobre 2011.
Les subventions aux établissements privés sous contrat relèvent du programme 143 : domaine fonctionnel 143-02-03 dans Chorus pour les établissements du rythme approprié, domaine fonctionnel 143-02-06 dans Chorus pour les établissements privés du temps plein, domaine fonctionnel 143-02-07 dans Chorus pour les subventions " article 44 ".

B. Les contrôles à effectuer.

Les charges à payer peuvent exister pour les subventions aux établissements en raison :
- d'indisponibilité de CP en fin d'année ;
- de situations spécifiques. Dans ces cas, il convient que les services puissent fournir tous les justificatifs pour pouvoir procéder au pré-enregistrement d'une demande de paiement (DP) dans Chorus avec échéance sur 2011 et correspondant au montant de la CAP.

Pour les provisions pour charges :
- celles enregistrées au titre de 2010 doivent être entièrement reprises ;
- une dotation aux provisions doit être enregistrée dans Chorus pour les 8/12^ème de la subvention 2011 / 2012.

C. Les acteurs.

Les provisions sont saisies dans Chorus au niveau local par les CPCM qui les transmettent ensuite au comptable local, responsable de la validation du montant et de la comptabilisation de la provision.
Les éventuelles CAP feront l'objet d'une transmission au CPCM qui devra saisir une DP préenregistrée avec date d'échéance en 2011 afin de générer des charges à payer " complémentaires " (la DP devra impérativement rester au statut " préenregistrée " pour ne pas être adressée dans le workflow du comptable).

IV - La saisie des données.

Dans le respect des échéances nationales rappelées dans le guide des travaux d'inventaire disponible sur NOCIA et des éventuelles échéances locales, les provisions pour charges (situation au 31/12/2011) devront être saisies par le CPCM de votre région dans l'application Chorus. Elles doivent être validées par le responsable de rattachement.
Les charges à payer correspondront aux DP préenregistrées saisies également par le CPCM mais non validées. Elles seront comptabilisées selon la procédure des charges à payer complémentaires.
Les dossiers justificatifs correspondants devront être transmis au CPCM.

( 1) L'instruction des dossiers s'effectue à l'aide du logiciel LUCIOLE.

( 2) Lors de l'enregistrement d'une certification du service fait dans CHORUS, la charge est constatée en contrepartie d'un compte de facture non parvenue (408). Les services faits certifiés non facturés en fin d'année, c'est-à-dire les services faits pour lesquels le comptable n'a pas comptabilisé la facture du fournisseur, constituent les charges à payer "automatiques ".

( 3) Les bourses sur critères sociaux sont attribuées pour la durée de la scolarité par le DRAAF, au titre d'une année scolaire déterminée. La note de service 2007-2073 du 30 mai 2007 (guide de procédure) définit, d'une part, le rôle de chaque acteur impliqué dans la gestion des bourses et, d'autre part, le rôle des commissions régionales et départementales.

( 4) Le paiement des bourses au titre du 1er trimestre de l'année scolaire 2011 / 2012 (hors enseignement supérieur) doit impérativement être effectué avant le 15 novembre 2011, dans la limite des crédits mis à disposition des autorités académiques.

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