MINISTERE DE L'AGRICULTURE DE L'AGROALIMENTAIRE ET DE LA FORET

Objet : mise en œuvre des entretiens professionnels portant sur l'année 2012

Résumé : Cette note a pour objet de mettre en place la campagne d'entretiens professionnels portant sur l'année 2012 dans les services du ministère chargé de l'agriculture

Bases juridiques :

□ décret n° 2007-1365 du 17 septembre 2007 portant application de l'article 55 bis de la loi n°84-16 du 11 janvier 1984 portant disposition statutaires relatives à la fonction publique de l'état
□ arrêté du 16 mars 2011 relatif aux conditions appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires du ministère de l'agriculture, de l'alimentation de la pêche, de la ruralité et de l'aménagement du territoire. (JO du 12 avril 2011)
□ arrêté du 30 septembre 2011 relatif aux modalités d'organisation de l'évaluation des agents de l'Etat affectés dans les directions départementales interministérielles(JO du 2 octobre 2011)
□ arrêté du 23 décembre 2011 relatif aux conditions d'appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires du ministère de l'agriculture, de l'alimentation de la pêche, de la ruralité et de l'aménagement du territoire (en cours de publication au JO)

MOTS-CLES : entretien professionnel

Le décret 2010-888 du 28 juillet 2010 a généralisé l'entretien professionnel à compter des activités menés postérieurement au 1er janvier 2012.
L'entretien professionnel concerne toutes les catégories de personnels sauf s'ils relèvent de dispositions spécifiques (professeurs de l'enseignement supérieur, maîtres de conférence, PCEA, PLPA, CPE).
Les agents contractuels (non enseignants) employé sur l'ensemble de l'année 2012 entrent dans le champ d'application de la présente note de service.

L'entretien professionnel consiste en un échange organisé annuellement entre l'agent et son supérieur hiérarchique direct sur divers thèmes. Un temps de bilan est consacré aux résultats professionnels atteints par l'agent, au regard des objectifs qui lui ont été assignés. Un second temps de l'entretien permet la fixation des objectifs pour l'année à venir. La discussion porte également sur la manière de servir de l'agent ainsi que, le cas échéant, sur ses perspectives de carrière. Enfin, l'entretien est l'occasion d'évoquer les besoins de formation de l'agent.
L'entretien professionnel donne lieu à compte-rendu afin de répondre à la double exigence de responsabilité du responsable hiérarchique et de transparence de l'exercice. Le compte rendu d'entretien utilisé dans les Directions départementales interministérielles a été, par souci de cohérence globale, étendu à l'ensemble des services par arrêté du 23 décembre 2011.

La présente note de service a pour objectif de préciser le calendrier, les finalités et le contenu de l'entretien professionnel pour tous les personnels d'administration centrale, des services déconcentrés et des établissements d'enseignement.

Elle comporte 2 annexes (*):

□ la fiche de poste
□ le compte rendu d'entretien (ce document est à la fois le support et le compte rendu de l'entretien) qui reproduit l'arrêté du 23 décembre 2011 (personnel hors DDI). Pour les personnels en DDI, il convient d'utiliser le formulaire prévu à l'arrêté du 30 septembre 2011 (JO du 2 octobre 2011). Ces formulaires sont très proches.

(*) Il est a noter que le "guide de l'entretien ", organisé en 9 fiches qui reprennent et explicitent le contenu de chaque rubrique du compte-rendu a été publié par note de service SG/SRH/SDMEC/2012-1003 du 5 janvier 2012 et du fait de son caractère pérenne n'est pas repris par la présente note de service. Vous vous y reporterez en tant que de besoin.

L'entretien professionnel 2013: calendrier, finalités et procédure

I. Calendrier de la campagne d'entretien professionnel 2013

Tous les entretiens professionnels qui portent sur l'année civile 2012 devront avoir été conduits pour tous les corps concernés dans le premier trimestre 2013. Ils devront tous avoir été adressés au bureau de gestion pour le 12 avril 2013.

II. Finalités

L'entretien professionnel annuel des agents du ministère est un temps d'expression, d'écoute, de dialogue et d'ajustement sur les attentes réciproques, les objectifs professionnels, les résultats visés et les moyens pour y parvenir. L'état d'esprit et la déontologie de l'entretien doivent permettre, par la confidentialité des propos, d'assurer une confiance et un respect mutuels des acteurs de l'entretien.

Il permet de clarifier les missions attendues et de mieux situer son action dans l'organisation, avec pour objectif l'amélioration du fonctionnement du service public à l'égard des usagers.

L'entretien est un questionnement sur les processus de travail destiné à repérer ce qui a facilité ou freiné la réalisation des objectifs et de rechercher ensemble des solutions.
C'est donc une opportunité pour les responsables hiérarchiques d'en tirer des enseignements pour l'année suivante notamment sur le plan managérial car les résultats d'un agent sur un poste dépendent aussi du contexte humain et organisationnel.
C'est l'occasion de reconnaître et valoriser le travail accompli par chacun au cours de l'année écoulée et de repérer les marges de progrès individuelles et collectives.
Il permet également d'échanger sur le développement des compétences professionnelles en fonction des missions confiées ou des projets d'évolution de carrière.
Compte tenu de ces finalités, un entretien professionnel peut durer entre 1 et 2 heures.
D'une façon générale, la campagne d'entretiens professionnels doit être précédée d'une information des personnels sur les objectifs assignés à leur structure pour l'année à venir ainsi que sur les modifications organisationnelles éventuelles qui impacteront le cadre d'action de chacun.
Les réductions d'ancienneté assises sur l'évaluation de la valeur professionnelle de l'agent seront attribuées selon une procédure de recueil spécifique qui fera l'objet d'une note de service au cours du premier semestre 2013.

III. Procédure

III.1 supérieur hiérarchique habilité à conduire l'entretien :

L'entretien professionnel est conduit par le supérieur hiérarchique direct. La date de l'entretien est communiquée à l'agent au moins quinze jours à l'avance.
Le supérieur hiérarchique direct est l'autorité administrative investie d'un pouvoir d'organisation sur un service ou une partie de service au sens des décrets et arrêtés fixant l'organisation et les attributions des services du ministère. Ainsi, en DRAAF ou DAAF, l'autorité chargée de conduire l'entretien ne peut être inférieure à un chef de service. En administration centrale, cette autorité ne peut être inférieure au chef de bureau. Pour les personnels qui servent dans les services ou établissements qui ne sont pas placés sous l'autorité du ministère chargé de l'agriculture (ex : DDI,...), le supérieur hiérarchique est déterminé suivant les modalités d'organisation en vigueur dans la structure concernée.
Toutefois, lorsque l'organisation du service nécessite une division de cette structure réglementaire en subdivisions territoriales ou fonctionnelles, le responsable de cette subdivision, s'il est dépositaire d'une autorité fonctionnelle (matérialisée par exemple par l'octroi d'une délégation de signature), est habilité à conduire l'entretien professionnel.

III.2 actualisation de la fiche de poste

L'entretien s'appuie sur une fiche de poste (cf. annexe 1 et 1bis) décrivant les missions confiées à l'agent ainsi que les compétences requises pour exercer ces missions. La fiche de poste est arrêtée conjointement par l'agent et son supérieur hiérarchique direct. Elle est revue annuellement mais peut aussi être modifiée en cours d'année en fonction des nécessités du service.

III.3 contenu de l'entretien

Conformément à l'arrêté du 31 mars 2011, l'entretien porte, principalement sur :

 les résultats professionnels obtenus eu égard aux objectifs qui ont été assignés à l'agent et aux conditions d'organisation et de fonctionnement du service dont il relève ;
 les objectifs assignés pour l'année à venir et les perspectives d'amélioration des résultats professionnels, compte tenu, le cas échéant, des perspectives d'évolution des conditions d'organisation et de fonctionnement du service ;
 la manière de servir;
 les acquis de l'expérience professionnelle;
 le cas échéant, la manière dont sont exercées les fonctions d'encadrement confiées ;
 les perspectives d'évolution professionnelle en termes de carrière et de mobilité ;
 les besoins en formation eu égard, notamment, aux missions confiées, aux compétences à acquérir et au projet professionnel de l'agent;

Cet entretien doit, en pratique, porter sur toutes les rubriques prévues dans le compte rendu. Celles-ci doivent être renseignées avec précision.
Dans les faits, l'entretien doit être mené en cohérence avec le positionnement de l'agent au sein de la structure. Il est demandé aux responsables hiérarchiques d'être notamment vigilants sur l'adéquation entre leur niveau d'exigence pour chacune des compétences requises et la catégorie de l'agent.

III.4 suites de l'entretien

Un compte rendu, support et synthèse de l'entretien, est élaboré par le supérieur hiérarchique.
Après remise du compte rendu, l'agent dispose d'un délai de quinze jours pour y porter toutes les observations qu'il jugerait utiles dans les rubriques appropriées, avant d'y apposer sa signature et de le retourner à son supérieur hiérarchique direct.
La partie "formation" de l'entretien (volet 4) est transmise au responsable local de formation en vue de la mise en œuvre des actions envisagées dans le cadre du plan de formation.

Le compte rendu est versé au dossier administratif de l'agent. À cette fin, les entretiens devront être organisés de telle sorte que les comptes rendus soient parvenus aux bureaux de gestion concernés pour le 12 avril 2013, en un seul envoi et en les classant selon le corps d'appartenance des agents, par l'intermédiaire des secrétaires généraux pour les services déconcentrés et l'enseignement et des chefs des missions des affaires générales pour l'administration centrale.

Le secrétaire général adjoint
Gilles BURBAN

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Annexes au format odt

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