MINISTERE DE L'AGRICULTURE,
DE L'AGROALIMENTAIRE ET DE LA FORET

OBJET : Organisation du déploiement de l'outil Chorus DT (outil de gestion des déplacements temporaires) au sein du ministère
Bases juridiques :
Cadre interministériel
Décret no 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat, modifié par le décret n°2010-677 du 21 juin 2010
Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat, modifié par l'arrêté du 26 avril 2007, l'arrêté du 26 novembre 2008, l'arrêté du 7 octobre 2009 et l'arrêté du 11 mai 2010
Arrêté du 3 juillet 2006 (taux indemnités kilométriques), modifié par arrêté du 26 août 2008
Arrêté du 3 juillet 2006 (taux des indemnités de stage)
Cadre ministériel
Arrêté du 24 mai 2007 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels et collaborateurs du ministère de l'agriculture et de la pêche, modifié par arrêté du 3 novembre 2009 et par l'arrêté du 29 janvier 2010
Circulaire SG/SAFSL/SDLP/C2011-1501 du 05 janvier 2011 portant sur la mise en place d'une politique des déplacements temporaires en France, outre mer et étranger, applicable aux agents de l'administration centrale du MAAPRAT
Résumé : La présente note de service a pour objet d'organiser le déploiement de l'outil de gestion des déplacements temporaires Chorus DT et en particulier de mettre en place les formations au sein des structures pour un fonctionnement permanent au 01 janvier 2014.
Mots-clés : Déplacements - mission - ordre de mission - état de frais - outil de gestion - dématérialisation des procédures - politique des voyages - indemnités - per diem

1 - Rappel du contexte
2 - Organisation ministérielle
2.1 - le pilotage du dispositif
2.2 - la gestion des risques
3 - Modalités de déploiement de Chorus DT
4 - Mise en œuvre de la stratégie de formation Chorus DT
4.1 - le dispositif de formation interministérielle
4.2 - la stratégie de formation retenue par le MAAF
4.2.1 Les rôles Chorus DT
4.2.2 Les populations d'agents à former
4.2.3 Les dispositifs de formation retenus en phase pilote pour l'AC et les DRAAF pilotes
4.2.4 Les dispositifs de formation retenu en phase de généralisation pour les DRAAF et DAAF

1 - Rappel du contexte

Le Comité d'Orientation Stratégique Chorus (COS Chorus) du 30/11/2010 a validé la mise en place d'une solution de gestion des déplacements temporaires (Chorus-DT). Ce chantier complète les fonctionnalités Chorus et s'inscrit dans la démarche générale de modernisation du SIFE (Système d'information financière de l'Etat) et d'optimisation des gains sur les achats.
Ce projet Chorus DT, porté par l'AIFE, a pour objectif la mise à disposition pour l'ensemble des ministères d'une solution unique destinée à l'ensemble du périmètre de l'État. Cela signifie qu'à terme (2014), tous les ministères utiliseront cet outil pour le traitement de leurs déplacements professionnels.
La nouvelle application répond à des enjeux de performance et vise à apporter un bénéfice durable sur les modes de fonctionnement des services tant sur le plan économique qu'environnemental :
► En optimisant le processus d'achat de voyages (dématérialisation des échanges avec les fournisseurs, mise en œuvre d'une politique des voyages et de son suivi)
► En uniformisant et simplifiant les procédures ministérielles par la mise en œuvre d'un corpus de règles métier et fonctionnelles
► En rationalisant le système d'information de l'Etat sur la gestion des déplacements temporaires.
Lors du COS du 21 janvier 2011, le ministère de l'agriculture s'est porté candidat pour participer à ce projet en qualité de pilote et a proposé un périmètre restreint à l'administration centrale (SG Paris et DGER hors IEA) et trois DRAAF (Aquitaine, Nord-Pas-de-Calais et Picardie) pour la première vague de déploiement. Le ministère de la culture et de la communication (MCC) a été retenu comme autre ministère pilote par l'AIFE.
Toutes les directions de l'administration centrale, les DRAAF et les DAAF sont concernées par le dispositif Chorus DT. Les agents des DDI sont en dehors du périmètre MAAF Chorus DT.
Trois catégories de public cible sont impliquées dans la mise en œuvre de cet outil :

Les utilisateurs directs de la solution :

Tous les agents effectuant une mission dans le cadre de leurs fonctions, les personnels qui peuvent les assister ou agir pour leur compte notamment pour l'établissement des ordres de mission et état de frais dans l'outil (assistant(e), chargé(e) de voyage, les gestionnaires, les pilotes budgétaires et les comptables).

Les personnels d'encadrement :

Le directeur (au sens de responsable de structure administrative) désigne les personnes habilitées à signer les ordres de mission des agents appartenant à la structure concernée. Il leur délègue ainsi la responsabilité de déterminer les conditions dans lesquelles doit se dérouler le déplacement, les limites des crédits disponibles et la vérification de la bonne exécution des règles fixées. Dans Chorus DT, ce " valideur hiérarchique " engage sa responsabilité en validant les ordres de missions (OM) et les états de frais (EF).

Les autorités ministérielles (directeurs et secrétaires généraux) :
Elles ont, par leur action, un rôle déterminant dans la diffusion de la politique en matière de gestion des déplacements et sur l'appropriation de l'outil et ses règles de gestion.
La réussite du déploiement de la solution au sein des services est intimement liée à la montée en compétences des futurs utilisateurs de la solution. Cette condition est un facteur déterminant pour un déploiement efficace de ce nouvel outil. Il est essentiel que Chorus DT soit ancré de manière optimale dans les pratiques opérationnelles de gestion des déplacements temporaires.

2 - Organisation ministérielle

Le socle commun de la solution unifiée est conçu sur la base des ministères pilotes, ces entités présentent ensemble, vis-à-vis des fonctionnalités attendues, une représentativité suffisante pour servir de modèle de référence pour les autres ministères.
Par la suite, le paramétrage commun est mis en condition opérationnelle pour chaque ministère acquéreur de la solution (paramétrage ministériel). A l'issue de la recette du paramétrage ministériel, le ministère accède à un droit d'usage lui offrant l'accès aux fonctionnalités de Chorus-DT.

2.1 - le pilotage du dispositif

Afin de valider l'organisation retenue au sein du ministère, ce projet a fait l'objet de la mise en place d'une comitologie, organisée en deux instances distinctes : le Comité de pilotage (COPIL) pour valider les points structurants de la démarche et des Comités de suivi (COSUI) permettant de communiquer auprès des structures AC et SD sur l'avancée des travaux.
Une équipe projet ministérielle (EPM) dédiée à la conduite de ce projet dans tous ses composants est chargée d'accompagner la mise en production de l'application. Sa composition est la suivante :

En phase pilote, l'équipe projet ministérielle est accompagnée du prestataire Sopra Consulting pour la conduite du changement, la communication autour de la mise en place du dispositif Chorus-DT, la formation et la prise en main du nouvel outil.
Par ailleurs, afin de sécuriser le dispositif et pour permettre une plus grande réactivité et une meilleure souplesse d'intervention, le MAAF (COPIL) a choisi de positionner dans chaque direction d'administration centrale et dans chaque DRAAF et DAAF, des relais de proximité (RDP) chargés de répondre aux sollicitations métier, fonctionnelles et applicatives des utilisateurs.
Le RDP est l'interlocuteur unique des agents de sa structure et il est chargé, à l'issue de la formation dispensée auprès de la population cible, de l'assistance au démarrage, de la gestion des sollicitations au travers d'un outil adapté et de la mise en œuvre opérationnelle de l'outil. Pour cela, il accompagne les utilisateurs dans la maitrise de l'application et veille à garantir l'autonomie des services pour un fonctionnement permanent optimum de Chorus DT.

Le relais de proximité constitue donc, avec l'EPM, un dispositif de support ministériel d'assistance efficace et qui garantira la " qualité de service " attendue et la pérennité de la solution Chorus DT au sein des structures.

2.2 - la gestion des risques

Chorus DT étant un projet d'envergure, il est apparu important de fixer des points d'attention permettant le suivi des risques lors du déploiement à la fois auprès des pilotes et dans la phase de généralisation.
En regard des risques identifiables, des mesures de sécurisation adaptées permettant d'en atténuer les effets ont été prévues. Parmi les risques identifiés ; la durée du déploiement, les éventuels retards associés dans les remboursements, les écarts entre l'existant et les processus cibles modélisés en conception générale.
Pour apporter des réponses à ces risques identifiés, des plans alternatifs sont prévus tout au long du déploiement, notamment par exemple, un suivi spécifique des remboursements relatifs à certaines populations, la mobilisation d'agents pour une saisie directe dans Chorus, l'appui sur des retours d'expérience avec les correspondants Chorus-DT des premiers ministères déployés, la mise en place de communication en amont sur les avantages du projet...

3 - Modalités de déploiement de Chorus DT

Le ministère a retenu une stratégie de déploiement mesurée, planifiée, et optimisée pour sécuriser le dispositif. Des vagues successives de déploiement vont permettre de donner une trajectoire progressive à la montée en compétences des services.
La stratégie de formation du ministère est élaborée dans cette perspective afin de caler les périodes de formation successives dans chaque vague et de pouvoir capitaliser sur les apports des vagues précédentes afin d'optimiser l'efficacité opérationnelle des utilisateurs formés.
Le déploiement de Chorus DT au MAAF est construit en deux phases :
 une phase " pilote " concernant l'ensemble de l'administration centrale et les 3 DRAAF (Aquitaine, Nord Pas-de Calais et Picardie), entre septembre 2012 et mars 2013 (voir en annexe 1 la stratégie de déploiement retenue par le MAAF en phase pilote)
 une généralisation aux services déconcentrés (DRAAF et DAAF) sur la période comprise entre janvier et décembre 2013.

Afin de garantir la performance de ses services et la rationalisation économique des transformations ministérielles, le MAAF a acté l'arrêt progressif du déploiement d'Argos dans ses services régionaux.

La stratégie de mise en production de Chorus DT a été étudiée pour respecter des paramètres importants dans la vie des services, en particulier la neutralisation des TFG (traitements de fin de gestion), la prise en compte de la particularité des structures, de la typologie des missions (cabinet par exemple)... De même, une analyse des risques a été conduite pour garantir au ministère la réalisation des engagements qu'il a pris, sa capacité à mettre en œuvre la solution et pour sécuriser le processus.
L'annexe 1 de la présente note de service détaille les principes, les spécificités et les enchainements des vagues de déploiement en phase pilote et en phase de généralisation.

4 - Mise en œuvre de la stratégie de formation Chorus DT

4.1 - le dispositif de formation interministérielle

Le dispositif de formation interministérielle met à la disposition des ministères un socle commun de supports modulable et adaptable aux spécificités et aux besoins propres de chaque entité.
L'ingénierie de formation fournit ainsi une modularité permettant de couvrir les spécificités de chaque ministère et des supports adaptés à chaque type de formation possible.
Sur cette base, le MAAF ne retiendra que les supports répondant à sa stratégie de formation, supports qu'il adaptera à sa convenance.
Ce socle commun propose 4 modalités pédagogiques :
 le séminaire de formation : la formation est animée par un formateur ou un binôme de formateurs et le mode de dispense est traditionnel ;
 la formation en présentiel devant un poste de travail : la formation est animée par un formateur ou un binôme de formateurs et le mode de dispense est prévu dans une salle équipée de postes informatiques dans laquelle sont regroupés les stagiaires ;
 la classe virtuelle (ou formation à distance) : les stagiaires se forment sur leur poste de travail en suivant une formation dispensées sur leur écran par un formateur à distance ;
 l'e-formation (ou tutoriel) : les utilisateurs se forment sur leur poste de travail en complète autonomie. La formation est accessible à distance via un lien HTML ou par support électronique téléchargeable sur le portail de formation.
Le dispositif pédagogique est axé sur la structuration du contenu de la formation qui doit répondre aux domaines applicatifs de Chorus DT. Il s'appuie également sur une construction prenant en compte la gestion des missions définie par " l'avant voyage " et " l'après voyage " et les rôles affectés aux agents qui assurent cette gestion à tous les niveaux de la chaine. C'est la raison pour laquelle il est important que les ministères puissent identifier facilement et avec précision les cursus de formation en fonction de leur organisation propre.
La formation à Chorus DT doit prendre en compte l'imbrication des domaines d'application de la solution, les processus fonctionnels, les rôles génériques identifiés à chaque étape des processus.
Il a, de ce fait, été décidé de construire un catalogue de formation modulaire et qui porte sur 4 axes opérationnels permettant d'assurer la couverture de chaque processus fonctionnels :
 Gestion des déplacements temporaires
 Reporting
 Contrôle des moyens
 Administration

4.2 - la stratégie de formation retenue par le MAAF

Le MAAF a retenu une organisation en vagues successives alternant pour chacune d'entre elles, formation et assistance au démarrage.
Le " dispositif de formation " mis en place au MAAF repose sur les bases du socle commun de formation communiqué par l'AIFE et adapté aux besoins spécifiques ministérielles.
Les formations seront conduites en fonction de la typologie des rôles, des contraintes réglementaires et des populations cibles recensées.
Elles devront répondre aux besoins opérationnels des utilisateurs. Il est ainsi prévu d'inscrire la formation à Chorus DT dans la réalité " métier " des utilisateurs, en veillant à la cohérence entre leur contenu et la réalité de l'outil. Les utilisateurs devront posséder une connaissance préalable à la prise en main de l'application. Ces fondamentaux feront l'objet de modules de formation de base.
De plus, le dispositif de formation est construit sur la base d'un catalogue de cursus de formation génériques suffisamment modulaires pour s'adapter et répondre aux besoins métier et au contexte organisationnel spécifique, à la fois adapté à l'administration centrale, aux DRAAF et aux DAAF.
Enfin, les modalités pédagogiques sont choisies de façon à ce qu'elles soient adaptées aux besoins et contraintes de chaque rôle générique. En effet, les cursus de formation, les outils pédagogiques et les jeux d'exercice pourront être modifiés et personnalisés.
Une fois que les vagues de formations auront été conduites, tant dans la phase pilote que dans la phase de généralisation, la stratégie ministérielle doit permettre de sécuriser le démarrage de l'outil Chorus DT dans les services. Elle vise à intégrer la montée en compétence des utilisateurs cibles ainsi que l'accompagnement de la mise en œuvre opérationnelle de l'outil.
Le " dispositif d'assistance au démarrage " est construit dans la perspective du fonctionnement permanent de la solution Chorus DT au 1^er janvier 2014. La pérennité du dispositif doit assurer aux utilisateurs un accompagnement au delà de la seule période du démarrage de la solution.
A l'issue de la formation dispensée auprès de la population cible, l'assistance au démarrage et la mise en œuvre opérationnelle de Chorus DT doivent répondre à plusieurs objectifs :
 Accompagner et soutenir les utilisateurs de Chorus-DT dans la prise en main de l'outil (questions simples métier, fonctionnelles et techniques),
 Sécuriser la continuité de service en particulier pour des actes de gestion récurrents et sensibles (impacts directs sur le missionné),
 Garantir et sécuriser in fine l'autonomie des services et du dispositif de support permanent du ministère,
 Accompagner un retour au fonctionnement normal (régime établi) conformément au calendrier,
 Assister la mise en place d'un dispositif d'assistance aux utilisateurs (relais ministériel de proximité) préfigurant un mode en fonctionnement permanent.
Pour la mise en œuvre de ces deux types de dispositif, le MAAF s'est basé sur le relais de proximité.
Positionné dans chaque direction d'AC, direction régionale et direction d'outremer il sera chargé de l'assistance sur Chorus DT et de la démultiplication des formations. Il est l'unique interlocuteur des utilisateurs de la solution pour sa région ou pour sa direction en AC.
Les relais de proximité seront les seuls à pouvoir solliciter l'EPM-Support, en charge de l'assistance de l'outil (SN1) via un outil adapté spécialement à la gestion des sollicitations des utilisateurs.
Afin que chacun des acteurs dans ce processus puisse s'approprier le rôle qui lui est dévolu, une série de fiches de mission a été rédigée. Elles décrivent les rôles de l'équipe projet ministérielle support (EPM-S) et ceux des relais de proximité dans le dispositif ministériel (fonction, périmètre d'intervention, interfaces, type de sollicitations concernées ainsi que procédures d'échange entre les intervenants). Ces fiches sont présentées en annexe 2.

4.2.1 Les rôles Chorus DT

1) La place de l'assistant(e) ou délégué(e) de saisie dans la gestion des déplacements des agents du MAAPRAT :
 En AC, l'assistant(e) reste au centre du processus de gestion des missions
 Chaque assistant(e) ou délégué(e) de saisie accède directement à l'outil pour y saisir lui(elle)-même l'ordre de mission et les états de frais du missionné
 Un(e) assistant(e) ou délégué(e) de saisie peut agir au nom d'un ou plusieurs missionnés.

2) La place du missionné dans la gestion des déplacements des agents du MAAPRAT :
 En AC, il n'est pas placé au centre du processus de gestion des missions
 Il peut cependant, si nécessaire accéder à Chorus-DT pour y saisir lui même son ordre de mission ou son état de frais.
 Dans certaines DRAAF, il est placé du centre du dispositif de gestion des missions

3) La responsabilité du valideur hiérarchique :
 Le nouveau processus entraîne l'apparition d'un rôle de validation à part entière
 La validation équivaut à une signature et implique donc des responsabilités à la fois budgétaires mais également d'opportunité : la validation d'un ordre de mission autorise la mission mais autorise aussi la dépense prévisible liée à celle-ci
 Il appartient donc de fait aux supérieurs hiérarchiques chargés de la validation des ordres de mission et des états de frais des agents de leurs services, d'opérer un contrôle d'opportunité et financier sur les missions qui leur sont soumises. En fonction de l'organisation des structures, ces droits pourront faire l'objet de délégations.

4) Le rôle des services gestionnaires des missions :
 Le champ d'intervention des services gestionnaires est profondément modifié par la mise en place de chorus DT;
 Les activités de saisie sont transférées au niveau de l'agent qui doit se déplacer ou de son service (délégué de saisie)
 L'instruction du dossier en tant que telle est faite automatiquement par l'outil
 Intervenant après les contrôles hiérarchiques, les services gestionnaires opèrent un contrôle des éléments du dossier, notamment la vérification des pièces justificatives des états de frais ainsi que leur validation.
Schéma organisationnel type en AC

Schéma organisationnel type en DRAAF / DAAF

4.2.2 Les populations d'agents à former

Seront formés pour la phase de pilotage :

2. L'ensemble des rôles métier impliqués dans la gestion des déplacements temporaires : assistant(e)s, gestionnaires, supérieurs hiérarchiques (en qualité de valideurs hiérarchiques et / ou budgétaires), administrateur...

3. Les formateurs chargés de la dispense des formations en présentiel : membres de l'équipe projet ministériel, des formateurs internes (relais de proximité), un représentant du prestataire SOPRA, en phase pilote.
Le recensement des effectifs à former sur le périmètre pilote est évalué à 156 agents dont 144 en AC et 4 personnes par DRAAF pilotes (12 personnes). Les formations se tiendront à Paris.
En phase de généralisation, le MAAF a validé le principe que les DRAAF seraient formées en inter-régions en fonction des vagues de déploiement (cf. annexe 1) sur la base de 4 agents pour chacune d'entre elles.

La typologie des formations à retenir sera fonction des rôles recensés en administration centrale et dans l'ensemble des DRAAF et DAAF.
Les relais de proximité désignés recevront une formation approfondie à l'outil ainsi qu'une fiche de mission détaillée concernant les procédures de gestion des sollicitations (support de niveau 1).

4.2.3 Les dispositifs de formation retenus en phase pilote pour l'AC et les DRAAF pilotes

La stratégie de formation retenue par le ministère implique que les stagiaires suivront deux types de formations proposées par le socle commun et aménagés sur une durée adaptée à l'appropriation de l'outil.
Les formations des 156 agents du périmètre pilote se dérouleront à Paris.
A noter : Le " plan de mise en œuvre du dispositif de formation sur le périmètre pilote " envisage sept sessions de formation en présentiel courant septembre 2012 et six sessions en janvier 2013.
L'équipe projet ministérielle organise un séminaire ministériel d'ouverture en phase pilote, fixé au 10/09/2012, qui lance le déploiement de Chorus DT. Ses objectifs portent sur une sensibilisation, voire un rappel au cadre réglementaire (textes et politique des voyages). Il sera l'occasion de réunir les agents de l'AC et des trois DRAAF pilotes impliqués dans le déploiement de l'outil.
Les formations en présentiel se tiendront par sessions d'une journée pour 12 stagiaires. Elles seront réservées en priorité aux utilisateurs directs de l'outil : assistant(e)s, relais de proximité.
Les formations en FOAD (e-formation + présentiel) d'un format plus souple, seront destinées aux rôles plus " légers " tels que valideurs hiérarchiques (chef de bureau, chefs de services...) et services gestionnaires. Ces formations se dérouleront sous forme d'un tutoriel mis à disposition des agents concernés, accompagnées d'une heure en présentiel répartie sur 2 demi journées, permettant ainsi de couvrir l'ensemble de la population à former.

4.2.4 Les dispositifs de formation retenu en phase de généralisation pour les DRAAF et DAAF

Sur le périmètre de généralisation, le principe de 4 personnes à former par DRAAF et DAAF est également retenu (2 relais de proximité et 2 utilisateurs de la solution). Il s'agira des agents désignés par les DRAAF et DAAF.
Les formations se dérouleront en interrégional en fonction des vagues de déploiement. (cf. plan de déploiement figurant en annexe 1). L'EPM et les équipes ministérielles de formation continue (DR FORMCO) auront la charge de l'organisation des sessions (recensement des stagiaires, réservations des salles de formation équipées...).
Les formations en présentiel se dérouleront sur 2 jours pour 12 à 16 stagiaires. La première journée sera consacrée au rappel de la réglementation, la formation des valideurs hiérarchiques et des gestionnaires,... La deuxième journée sera consacrée à l'utilisation de l'outil proprement dit.
A l'issue du déploiement de Chorus-DT à l'ensemble des services du MAAF (fin 2013), l'EPM disposera alors de toute la richesse du retour d'expérience de la phase pilote et de la phase de généralisation qu'elle capitalisera au travers des bonnes pratiques mises en œuvre au regard de la structure de chaque service et de son appréciation de la montée en compétences des utilisateurs lors des formations.

" " " " "
Le MAAF s'est porté pilote dans la mise en œuvre de cette solution unifiée des déplacements temporaires, qui sera généralisée à l'ensemble des départements ministériels en janvier 2014,
Afin que le ministère puisse respecter ses engagements et accompagner dans les meilleures conditions le déploiement de Chorus-DT au sein de ses services, je vous demande de prendre les dispositions nécessaires pour communiquer dans les délais indiqués dans la présente note, les coordonnées des agents à former que vous aurez désignés.

Je vous rappelle que ce nouvel outil, qui se substituera à très court terme aux différents dispositifs existants, tant en AC, DRAAF et DAAF, est amené à être pérenne.

Je vous remercie de votre implication personnelle pour faciliter la mise en place de ce dispositif, et en veillant particulièrement au respect du calendrier établi.

Le directeur des affaires financières,
sociales et logistiques
Christian LIGEARD

ANNEXES

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