MINISTERE DE L'ALIMENTATION, DE L'AGROALIMENTAIRE ET DE LA FORÊT

OBJET : Procédures de paiement des vacations des jurys d'examens pour les intervenants externes au MAAF.
MOTS-CLES : EXAMENS - VACATIONS -INDEMNITES

A titre préliminaire, il vous est rappelé que les acteurs participant aux examens sont identifiés en deux catégories distinctes :
- les agents salariés du MAAF : fonctionnaires et contractuels gérés par l'administration centrale dont la paye est pré-liquidée par les bureaux de gestion;
- les intervenants externes : professionnels, enseignants des MFR, formateurs payés sur budget des établissements, fonctionnaires et contractuels d'autres ministères

1- Description de la procédure de paiement

Le paiement sans ordonnancement préalable (PSOP) de ces indemnités repose sur deux composantes :
- la création d'un "dossier de paye" chez le comptable public (DDFIP des Hauts de Seine). Ce dossier est saisi par la DRAAF-DAAF, justifié par des documents "papier" et par validé le BEFFR. La saisie et la validation de ce dossier paye se font au travers du SIRH, le logiciel EPICE/AGOHRA.
- la transmission d'éléments de calcul permettant de verser les sommes dues. A partir de la saisie sur INDEXA2 des constats de mission d'examen par les CIRSE, la Mission des examens de la DGER transmet les fichiers électroniques contenant les éléments permettant de calculer les montants dus. Ces fichiers sont par la suite intégrés dans EPICEA/AGOHRA.
Rappel : la constitution du "dossier paye" relève de la DRAAF-DAAF de résidence de l'agent même si celui-ci est convoqué par une autre région responsable de l'organisation des examens.
La constitution du "dossier paye" diffère en fonction de l'intervenant :
- pour les primo intervenants externes qui n'ont jamais été rémunérés par le ministère, un nouveau dossier complet devra être constitué.
- pour les intervenants externes ayant déjà été rémunérés au titre de sessions antérieures et qui disposent d'un dossier validé dans EPICEA/AGOHRA, il n'y a pas lieu de constituer un dossier. (ex : agents contractuels de courtes durées , permanents ou occasionnels). Seul un nouveau RIB en cas de changement de domiciliation bancaire devra être fourni. Il appartient à chaque DRAAF-DAAF de vérifier si les données enregistrées doivent être mises à jour. Celles-ci seront pré-instruites par les DRAAF-DAAF. Pour ce faire, je vous invite à procéder à l'attribution de droits d'accès AGOHRA gestion au (x) gestionnaire(s) de proximité. Les pièces justificatives devront être transmises au BEFFR.
Aussi, avant toute nouvelle création, je vous invite à vérifier l'existence d'un dossier valide dans EPICEA/AGORHA.

2- Les pièces justificatives et leurs modalités de transmission :

L'intervenant doit impérativement fournir les pièces suivantes :
- une fiche de renseignement complète, cohérente et signée par lui-même (cf modèle en annexe I)- Merci de n'utiliser que cette trame.
- un RIB au nom de l'intervenant (aucun RIB de société ne sera accepté). Si le RIB est au nom d'un seul des époux, merci de veiller à ce que l'intervenant indique sur le RIB de façon manuscrite son prénom (cas des comptes joints de couples mariés) : il apposera en regard sa signature;
- une copie lisible de la Carte Vitale pour la certification du numéro INSEE. Pour les intervenants disposant d'une carte avec un numéro provisoire ou d'une carte au nom de leur conjoint(e), il conviendra de transmettre l'attestation de droits en plus de la copie de la Carte Vitale.
Ces pièces, indispensables au comptable public, permettent la saisie informatique du dossier dans EPICEA/AGORHA selon la procédure allégée intitulée "indemnitaire hors MAAF". Seules les DRAAF-DAAF disposent des codes d'accès permettant d'initier cette procédure. Cette procédure est décrite dans la fiche figurant en annexe II.
Une fois les saisies opérées par la DRAAF-DAAF dans le ressort de laquelle réside l'intervenant même si ce dernier est convoqué par une région autre, responsable de l'organisation de l'examen, (phase de pré-instruction), les pièces justificatives doivent être transmises avec un bordereau récapitulatif et nominatif comportant le numéro EPICEA du dossier de l'agent à l'adresse suivante :

Secrétariat général
Services des ressources humaines
Sous-direction mobilité, emplois, carrières
Bureau de gestion des personnels enseignants
Et des personnels de la filière formation recherche
A l'attention de Mr Jean BERNICOT
78, Rue de Varenne
75349 PARIS 07 SP

Le bureau de gestion est chargé de :
- valider les dossiers pré-instruits sur la base des pièces justificatives transmises et de générer les informations électroniques d'identification paye de chacun des intervenants;
- générer les informations nécessaires au paiement de l'intervenant à partir des éléments de calcul fournis par la mission des examens de la DGER à partir de la saisie sur Indexa2 des constats de missions d'examen par les CIRSE (les fichiers électroniques ainsi générés sont intégrés dans EPICEA/AGHORA);
- transmettre les pièces justificatives au comptable.
Les "dossiers-papiers" complets seront adressés, après saisie informatique, pour leur validation par le BEFFR et fur et à mesure de l'achèvement des sessions d'examen et au plus tard au 10 septembre de l'année N pour une prise en charge des paiements de vacations sur le budget de ladite année budgétaire. Les dossiers parvenant au delà de cette date nous seront mis en paye qu'à compter du mois de janvier de l'année N+1.
Le bureau de gestion des personnels enseignants et des personnels de la filière formation recherche se tient à la disposition des DRAAF-DAAF pour leur apporter toutes informations supplémentaires.

3- Liens opérationnels entre les DRAAF-DAAF/SRFD, la DGER et le BEFFR

S'agissant de l'élaboration des dossiers des intervenants et de la mise à jour de ceux-ci un lien direct existe entre les DRAAF-DAAF/SRFD et le BEFFR. Toute question spécifique sera donc traitée directement entre ces services.
S'agissant des "retours paye", le BEFFR transmettra sur une base trimestrielle les données aux CIRSE conjointement à la DGER. Ceux-ci diffuseront les informations aux DRAAF-DAAF/SRFD.

Le Chef de service des Ressources Humaines
Signé : Philippe MERILLON

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