MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L'AGROALIMENTAIRE ET DE LA FORET

Objet : Appel de candidatures pour la sélection au tour extérieur d'administrateurs civils au titre de l'année 2014.
MOTS-CLES : Tour extérieur ; administrateur civil
Bases juridiques :
décret n° 99-945 du 16 novembre 1999 modifié portant statut particulier des administrateurs civils
arrêté du 10 novembre 2010 modifié (par l'arrêté du 25 février 2011) fixant les modalités de l'examen des titres professionnels et de l'établissement de la liste d'aptitude à l'emploi d'administrateur civil d'accès au corps des administrateurs civils
arrêté du 10 novembre 2010 modifié (par l'arrêté du 25 février 2011) fixant l'organisation et le fonctionnement du cycle supérieur de perfectionnement des administrateurs civils.
Résumé : Recrutement au choix, par voie de promotion interne, dans le corps des administrateurs civils, des fonctionnaires de catégorie A au titre de l'année 2014.

La présente note a pour objet d'appeler l'attention des destinataires sur la constitution des dossiers de candidature et les modalités de l'établissement de la liste d'aptitude à l'emploi d'administrateur civil au titre de l'année 2014.
Cette voie est ouverte à tous les fonctionnaires de l'Etat de catégorie A et aux fonctionnaires et agents en fonction dans une organisation internationale intergouvernementale occupant un emploi de catégorie A ou assimilé.

1 - Calendrier

Le calendrier applicable au recrutement effectué au titre de l'année 2014 est précisé par deux arrêtés du 10 novembre 2010 modifiés fixant, pour l'un, les modalités de l'examen des titres professionnels et de l'établissement de la liste d'aptitude à l'emploi d'administrateur civil et, pour l'autre, fixant l'organisation et le fonctionnement du cycle supérieur de perfectionnement des administrateurs civils.
Les candidats devront déposer leur candidature auprès du Secrétariat général -
service des ressources humaines

avant le 31 janvier 2014.

Votre attention est appelée sur le respect impératif de ces délais : en effet, les dossiers de candidature doivent ensuite être transmis par le service des ressources humaines, à peine d'irrecevabilité, à la direction générale de l'administration et de la fonction publique (DGAFP) avant le 30 avril 2014.

Le comité de sélection débutera ses travaux durant la période estivale pour les conclure fin octobre, afin d'une part, que les lauréats disposent d'un délai raisonnable pour rencontrer les employeurs et d'autre part, que le cycle de perfectionnement puisse débuter au mois de mars 2015. Les administrateurs civils ainsi recrutés rejoindront leur poste le 1^er septembre 2015.

2 - Portée de la sélection

Le recrutement au choix, par la voie de la promotion interne, dans le corps des administrateurs civils repose sur les principes suivants.
Le nombre de nominations qui peuvent être prononcées est calculé par application au nombre d'administrateurs civils issus de la promotion sortant de l'ENA en janvier 2014 d'un pourcentage qui est déterminé par arrêté du Premier ministre (cf. arrêté du 29 septembre 2006 fixant le taux à 70 %).
Le nombre et la répartition, entre administrations, des emplois ainsi offerts sont établis par arrêté du Premier ministre et publiés à la fin du mois de septembre de l'année 2014.
Les dossiers sont soumis au comité de sélection interministériel qui établit, après examen de tous les dossiers, une liste des candidats à auditionner.
A l'issue de ces auditions, le comité de sélection interministériel propose au ministre chargé de la réforme de l'Etat, de la décentralisation et de la fonction publique une liste d'aptitude classée par ordre alphabétique, complétée, le cas échéant, par une liste complémentaire établie par ordre de mérite. Le ministre de la réforme de l'Etat, de la décentralisation et de la fonction publique arrête la liste d'aptitude à l'emploi d'administrateur civil.
Enfin, en application de l'article 7 du décret du 16 novembre 1999, un cycle de perfectionnement est organisé par l'école nationale d'administration préalablement à la titularisation dans le corps des administrateurs civils. Cette formation est effectuée à plein temps ; elle se déroule à Strasbourg.
La titularisation est subordonnée à l'accomplissement effectif du cycle de perfectionnement.

3 - Conditions de candidature

Peuvent faire acte de candidature, au titre de l'année 2014, les fonctionnaires de l'Etat de catégorie A et les fonctionnaires ou agents en fonction dans une organisation internationale intergouvernementale qui justifient, au 1^er janvier 2014, de huit ans de services effectifs dans un corps de catégorie A ou sur un emploi de catégorie A ou assimilé. Ces services peuvent être décomptés dans un ou plusieurs corps ou emplois de catégorie A.

La condition d'âge est supprimée.

4 - Procédure

La réception et l'instruction des candidatures ne sont plus assurées uniquement par l'autorité investie du pouvoir de nomination dans le corps de catégorie A auquel appartient le candidat.
Ainsi, le fonctionnaire du ministère en position de détachement peut, à son choix, se porter candidat auprès de son administration d'origine ou auprès de son administration d'accueil, laquelle informe dans ce cas l'administration d'origine du candidat.
Lorsque le pouvoir de nomination est exercé conjointement par plusieurs autorités, il convient de saisir celle dont le corps relève directement.

5 - Pièces à fournir par le candidat

Chaque candidat doit déposer auprès du service compétent en version papier et en version PDF par voie électronique, avant le 31 janvier 2014, les quatre documents datés et signés suivants.

5-1. Un curriculum vitae dactylographié accompagné d'une photographie d'identité, rédigé sur deux pages maximum. Ce document doit mentionner : les affectations successives et les fonctions correspondantes, avec leur durée, les responsabilités effectivement exercées, les travaux réalisés, les avancements de grade en indiquant leur modalité, les titres et diplômes acquis, les concours présentés.
La description des postes occupés doit porter notamment sur le champ réel des compétences exercées, le nombre de personnes encadrées et le niveau des responsabilités assumées.

5-2. Une lettre de motivation manuscrite d'un maximum d'une page dans laquelle le candidat devra faire connaître l'appréciation qu'il porte sur les différentes étapes de sa propre carrière, le sens qu'il veut lui donner et les raisons qui l'amènent à présenter sa candidature.
Le candidat doit y consigner l'essentiel de son expérience, ce qu'il en a retiré sur le plan humain et professionnel, et les raisons qui le conduisent à vouloir élargir son activité au service de la collectivité.

Votre attention est appelée sur l'importance de cette lettre, dont le contenu et la conception n'ont rien de commun avec le curriculum vitae, et qui constitue un guide très important dans le choix du comité de sélection. Conformément aux recommandations du comité de sélection, la longueur de la lettre est passée de trois pages à une.

5-3. Le descriptif d'une réalisation professionnelle : ce document, de deux pages dactylographiées au maximum, doit être l'occasion pour le candidat de décrire avec précision une mission qu'il a eu à mener lors de son affectation actuelle ou de son affectation immédiatement précédente. Le candidat choisira le sujet qu'il souhaite évoquer, décrira précisément cette mission ou réalisation, ses enjeux, le rôle qui lui incombait (initiateur, pilote, contributeur), la méthode qu'il a choisie pour conduire cette mission en l'explicitant, le résultat obtenu et ce que le candidat en retire. Le comité de sélection a attiré l'attention sur l'importance fondamentale de cet élément dans le dossier du candidat.

5-4. La déclaration suivante :
"Je soussigné(e) ............................... reconnais avoir été informé(e) de l'obligation, en cas d'inscription sur la liste d'aptitude aux fonctions d'administrateur civil, d'avoir à suivre de manière assidue le cycle de perfectionnement sous peine de ne pas être titularisé(e) dans le corps des administrateurs civils, puis d'avoir à rejoindre l'affectation qui me sera assignée, puis éventuellement, à occuper un emploi de sous-préfet(e).
Je m'engage à accepter un tel emploi sous peine d'être radié(e) du corps".
Les candidatures présentées au titre des opérations de sélection des années antérieures doivent être renouvelées.

Les services d'affectation transmettront directement au bureau de gestion les éléments qui leur auront été communiqués par les candidats, complétés par ceux devant être renseignés par leur hiérarchie et qui revêtent un caractère confidentiel.

6 - Constitution des dossiers

Un soin très attentif à la constitution du dossier de chaque candidat doit être apporté, chaque pièce ayant une grande importance dans l'ensemble des documents qui permettra au comité de sélection de se prononcer.

6-1. Seules les administrations investies du pouvoir de nomination sont habilitées à préparer les dossiers individuels de candidature : (pour le MAAF, il s'agit du secrétariat général - service des ressources humaines).
Sur ce dossier, figure en particulier combien de fois le fonctionnaire a présenté sa candidature et éventuellement combien de fois il a été auditionné et/ou inscrit sur la liste complémentaire (avec la mention des années correspondantes).

6-2. Les dossiers transmis à la DGAFP comprennent, outre les quatre documents déposés par le candidat, les annexes suivantes qui devront être complétées par l'autorité hiérarchique dont dépend le candidat et envoyées au SRH. Ces documents doivent-être transmis au bureau de gestion en version papier, ainsi que par voie électronique en format PDF et en format excel ou word selon les documents.

a) La fiche d'appréciation sur le candidat (annexe 1, accompagnée d'une note relative à son établissement).

La DGAFP recommande qu'elle soit élaborée par une autorité unique pour tous les candidats d'une même direction ou d'un même service, notamment lorsqu'il s'agit de fonctionnaires des services déconcentrés. Le nom et la qualité du signataire (qui devra être le préfet, le directeur du service déconcentré ou le directeur d'administration centrale) seront clairement indiqués.
Elle doit être remplie avec une volonté d'objectivité réelle et des appréciations détaillées et nuancées. En effet, remplir, sans fondement réel, toutes les rubriques au meilleur niveau d'appréciation pourrait conduire les membres du comité de sélection à s'interroger sur une série de fiches ne faisant apparaître aucun " point faible ".
Pour les candidats en position de détachement, cette fiche doit, dans tous les cas, être élaborée par l'autorité auprès de laquelle les intéressés sont détachés. L'administration d'origine conserve évidemment la faculté de compléter ce document, en particulier si le détachement est récent.

b) Le dossier de candidature (annexe 2) :
- La partie "description des fonctions actuelles", figurant page 3 du document, qui concerne le profil du poste tenu ; elle doit être purement descriptive et ne comporter aucun élément d'appréciation sur la manière de servir du candidat. Elle doit :
o faire apparaître le champ de compétences de l'emploi ;
o détailler les tâches qu'il recouvre ainsi que leur importance relative (réglementation, gestion, contrôle...) ;
o préciser le nombre et la qualité des agents placés sous l'autorité du candidat.
- La partie figurant page 4, relative à "la carrière du fonctionnaire depuis son entrée dans l'administration", qui retrace tous les services effectués en catégorie A ou assimilé et sera ensuite certifiée par le service chargé du personnel dont relève le candidat (pour les agents du ministère : SRH - sous-direction mobilité - emploi - carrière - BAAC).

c) Les documents relatifs à l'évaluation du fonctionnaire
- la transcription dactylographiée des fiches de notation des cinq dernières années (selon le modèle joint en annexe 3). Toutefois, dès lors que les appréciations manuscrites portées sur les fiches sont clairement lisibles, une photocopie des feuilles de notation peut être admise,
- la photocopie du ou des comptes rendus des entretiens d'évaluation tenus avec le fonctionnaire depuis 2009.
Lorsque le candidat est en position de détachement, il appartient à l'administration d'origine de recueillir ces documents auprès de l'administration d'accueil.

d) Un organigramme détaillé de la sous-direction ou du service dans lequel sert le candidat, en y situant ce dernier.
Il doit préciser :
- l'organisation de sa sous-direction ou de son service,
- les caractéristiques des bureaux ou unités administratives précisant :
o le corps d'appartenance des chefs de bureau ou unité,
o une description succincte des attributions de chaque bureau ou unité,
o le nombre d'agents, par catégorie, de chaque bureau ou unité.

6-3. Aucun sigle dont la signification n'est pas préalablement donnée ne doit être utilisé.

6-4. Tout succès à un concours ou toute promotion des candidats susceptibles de les faire renoncer à une nomination dans le corps des administrateurs civils doit être communiqué au bureau des catégories A et des agents contractuels pour transmission à la DGAFP, dès qu'il sera connu et ce, jusqu'à la fin des opérations de sélection.

7 - Audition

La liste des fonctionnaires retenus par le comité de sélection pour être auditionnés peut être consultée sur le site internet de la Fonction publique www.fonction-publique.gouv.fr ; chacun d'eux est, par ailleurs, convoqué individuellement.
L'audition, d'une durée de trente minutes, doit notamment permettre aux membres du comité de sélection d'apprécier la personnalité et les motivations du candidat, son expérience professionnelle ainsi que ses aptitudes à exercer des responsabilités d'encadrement et d'animation.

8 - Affectation

Un arrêté du ministre de la fonction publique fixe la liste d'aptitude établie par ordre alphabétique auprès avis du comité de sélection.
La direction générale de l'administration et de la fonction publique prépare les affectations suivant les règles mentionnée à l'article 7 du décret du 16 novembre 1999.
A l'issue de la procédure d'affectation, les candidats seront affectés dans les ministères ou institutions employeurs par arrêté du Premier ministre.
L'attention des candidats est appelée sur le fait que le corps des administrateurs civils constitue un corps interministériel. Les lauréats ont donc vocation à être affectés auprès de tout employeur ayant ouvert un poste. Sans que cela ne présente un caractère obligatoire, il paraît opportun que les lauréats marquent leur entrée dans ce corps par un changement d'environnement professionnel.

9 - Nominations

Les candidats retenus sont nommés administrateurs civils stagiaires par décret du Président de la République à compter du 1er mars 2015. Leur affectation est prononcée par arrêté du Premier ministre. Ils sont titularisés à l'issue du cycle de formation au 1er septembre 2015.

10 - Reclassement

Il est souligné que l'article 7 du décret du 16 novembre 1999 prévoit un reclassement à l'échelon du grade d'administrateur civil comportant un traitement égal ou immédiatement supérieur à celui dont ils bénéficiaient dans leur corps d'origine.
Ceci implique notamment que :
* les promotions d'échelon ou de grade dans le corps d'origine, dont la date d'effet est postérieure à la date d'effet de la nomination comme administrateur civil stagiaire, ne peuvent en aucun cas être prises en compte pour le reclassement dans le nouveau corps ;
* les candidats détachés sur des emplois fonctionnels ne peuvent être reclassés que sur la base de l'échelon atteint dans le corps d'origine et non sur celui atteint dans l'emploi de détachement.
L'attention des présents destinataires est plus particulièrement appelée sur le soin à apporter à la constitution de ces dossiers qui seront présentés à un comité directeur, placé sous l'autorité du Secrétaire général et chargé d'élaborer le projet de classement ministériel de ces candidatures.

11 - Information

- Une réunion d'information est organisée le mercredi 8 janvier 2014 à 10 heure en salle sycomore au ministère de 78 rue de Varennes 75007 Paris. Les agents intéressés sont invités à s'inscrire par messagerie électronique auprès de Laurent NOUCHI.
(laurent.nouchi@agriculture.gouv.fr).

12 - Formation

Un dispositif spécifique de formation est mis en place par la délégation d'administration centrale à la formation continue afin d'accompagner les candidats dans leur démarche. Ce dispositif se décline de la façon suivante :
- Préparation à la constitution du dossier :
Une journée de formation en groupe est proposée le 23 janvier. Celle-ci sera l'occasion d'aider le candidat à améliorer la lisibilité de son CV, de sa lettre de motivation et du document descriptif de réalisation professionnelle. La fiche d'inscription jointe en annexe est à renvoyer par mail à Chrystel ARCHE (chrystel.arche@agriculture.gouv.fr).
Cette journée sera complétée par un accompagnement individuel d'une heure consacré à l'analyse personnalisée des documents élaborés par le candidat.
- Préparation à l'épreuve orale :
Les candidats auditionnés bénéficieront d'une préparation à l'oral proposant une formation ciblée autour des techniques de communication appropriées à ce type de situation professionnelle ainsi qu'un entraînement face à un jury fictif.

Enfin, la Direction générale de l'Administration de la fonction publique rappelle que pour toute demande de renseignements complémentaires, les candidats ne devront en aucun cas contacter directement ses services. Ils devront s'adresser au service gestionnaire de leur administration, en l'occurrence, le Bureau des catégories A et des agents contractuels.

Par ailleurs, je vous informe que le site Internet de la Fonction publique www.fonction-publique.gouv.fr propose une rubrique sur le tour extérieur des administrateurs civils où les candidats pourront trouver toutes les informations utiles et notamment les rapports du comité de sélection des années antérieures.

Le sous-directeur mobilité, emplois et carrières
Signé : Michel GOMEZ

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