MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L'AGROALIMENTAIRE ET DE LA FORET

OBJET : Actualisation de la programmation - suivi de l'exécution
Bases juridiques :
Loi organique n°2001-692 du 1er août 2001 relative aux lois de finances
Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP)
Décret 2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et départements
Arrêté du 29 décembre 2005 relatif au contrôle financier des programmes et services du ministère de l'agriculture et de la pêche
Arrêté du 11 décembre 2012 relatif au cadre de la gestion budgétaire prise en application de l'article 105 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique
Résumé : La présente note de service vise à expliciter le travail à mener au cours de l'année pour actualiser la programmation sous CHORUS, suivre l'exécution budgétaire et construire les comptes-rendus de gestion de chacun des programmes dont vous êtes responsable.
Mots-clés : budget, CHORUS - programmation budgétaire - suivi budgétaire - exécution budgétaire

Le décret de gestion budgétaire des comptes publics (GBCP) publié le 7 novembre 2012 et son arrêté d'application prévoient que chaque année la programmation des crédits hors dépenses de personnel est réalisée et validée avant le 15 février et actualisée avant le 15 mai et le 15 septembre.
Par ailleurs, à partir de cette année, CHORUS devient notre outil de programmation budgétaire, en remplacement d'OPUS utilisé jusqu'alors au MAAF.
L'objet de cette note est d'expliciter le travail à mener au cours de l'année pour actualiser la programmation sous CHORUS, suivre l'exécution budgétaire et construire les comptes-rendus de gestion de chacun des programmes dont vous êtes responsable. Elle complète ainsi la note de service SG/SAFSL/SDABC/N2013-1502 du 09 janvier 2013 relative à la programmation budgétaire initiale.

I - Définitions

Pour mémoire, la programmation budgétaire est une projection des prévisions d'utilisation des crédits sur l'ensemble de l'exercice budgétaire. Celle-ci doit être la plus sincère possible.
La programmation peut être en décalage avec l'exécution (utilisation effective des crédits). Il s'agira dès lors en fin d'année de pouvoir expliquer les facteurs ayant conduit aux décalages observés entre programmation et exécution (les décalages observables entre programmation et exécution ne doivent pas nécessairement donner lieu à une actualisation de la programmation).
La programmation initiale à l'opération budgétaire (OB) et au BOP, formalisée au sein du DRICE et dans les avis au programme et au BOP, doit tenir compte des crédits prévus dans le cadre de la loi de finances initiale auxquels on applique une mise en réserve de précaution dont le taux est défini dans l'exposé des motifs du PLF ; elle peut également tenir compte de certains mouvements dont on sait qu'ils vont avoir lieu (mouvements dits certains).
Il est possible, dans certains cas, de ne pas procéder, lors de la programmation initiale, à une répartition intégrale des crédits au niveau de chaque BOP déconcentré afin de tenir compte du caractère imprévisible inhérent à certaines opérations (par exemple : occurrence d'une maladie, nombre d'élèves recensés, nombre de dossiers de demande, etc.) et de la marge d'erreur dans l'évaluation des besoins faite au moment du dialogue de gestion.
Une partie des crédits est alors programmée au niveau d'une " réserve " (sur le BOP central par exemple), même si, in fine, ces crédits auront vocation à venir alimenter les BOP régionaux, en fonction des besoins (non prévisibles en début d'année).
L'actualisation de la programmation consiste en une mise à jour de la programmation précédente (dernière version validée de la programmation sous CHORUS) en vue d'arrêter une nouvelle projection des prévisions d'utilisation des crédits sur l'ensemble de l'exercice budgétaire. Celle-ci est réalisée en une fois.
Une actualisation de la programmation n'a pas vocation à prendre en compte l'ensemble des opérations (réallocations de crédits, mises à disposition, etc.) qui ont eu lieu depuis l'actualisation précédente.
On appelle " reprogrammation ponctuelle " (ReProP) les opérations conduites entre deux actualisations de programmation qui seront prises en compte lors de la prochaine actualisation. L'actualisation de la programmation consiste donc en la somme de toutes les ReProP.
Seules sont considérées comme " ReProP " les opérations induites par un mouvement au sens réglementaire (LFR, décret de transfert, décret de virement, décret d'annulation, décret d'avance, arrêté de report ou arrêté de fonds de concours ou d'attribution de produit), par un tamponné de surgel/dégel ou par une décision politique de réorientation assumée des crédits suite par exemple à un facteur externe (tempête, sécheresse, épidémie, etc.).
De même, dans le cas particulier des programmations au niveau des BOP et qui donnent lieu à la création d'une " réserve " (lorsque la volumétrie par BOP déconcentré n'avait pu être définie en début d'année compte-tenu du caractère imprévisible inhérent à l'opération), les modifications de répartition des crédits en cours d'année entre la réserve et les BOP régionaux sont considérés comme ReProP.
Lors de l'actualisation de la programmation, l'analyse par le RFFIM (responsable de la fonction financière ministérielle - SAFSL) des propositions de ReProP portées par le responsable de programme (RPROG) peut conduire à un échange entre le RFFIM et le RPROG pour distinguer ce qui relève effectivement de l'actualisation de la programmation de ce qui relève de l'exécution.
A ce titre, des écarts entre la programmation actualisée et la prévision d'exécution de fin d'année sont possibles, sous la condition qu'ils puissent être expliqués.

II - Procédure d'actualisations de la programmation

Pour mémoire, la programmation budgétaire initiale a fait l'objet d'une saisie sous CHORUS (cf. note de service SG/SAFSL/SDABC/N2013-1502 du 09 janvier 2013).
Trois actualisations de la programmation sont réalisées chaque année sous CHORUS aux mois d'avril, d'août et d'octobre. Les étapes guidant l'actualisation sont les suivantes :

1. Le RFFIM prévient chaque RPROG de la mise en place d'une actualisation de la programmation sous CHORUS.

2. Chaque RPROG renseigne alors sous CHORUS les reprogrammations ponctuelles (ReProP) qu'il souhaite effectuer et envoie au RFFIM une note expliquant chacune des ReProP réalisée sous CHORUS.

3. Le RFFIM valide la nouvelle programmation actualisée sous CHORUS.
Les annexes 1 et 2 détaillent les tâches à accomplir et le rôle de chacun lors de ces étapes.
Une fois validée, les actualisations de programmation sont transmises pour information au CBCM.
Deux fois dans l'année (mai et septembre), l'actualisation de la programmation s'inscrit dans le cadre des comptes rendus de gestion prévus par le décret GBCP (cf. partie IV).

III - Calendrier des actualisations de la programmation

Le calendrier des actualisations de la programmation pour l'année 2013 est le suivant :
- Actualisation de la programmation n°1 :
o 15 avril : ouverture aux RPROG sous CHORUS de l'actualisation de la programmation ;
o 29 avril : date limite de renseignement sous CHORUS des ReProP et d'envoi par le RPROG au RFFIM de la note d'explication de chaque ReProP proposée ;
o 15 mai : enregistrement par le RFFIM de l'actualisation de la programmation sous CHORUS (après éventuels échanges avec les RPROG) ;
o Pour mémoire : 16 mai : constitution des comptes-rendus de gestion par le RFFIM et chaque RPROG (cf partie IV).
- Actualisation de la programmation n°2 :
o 30 août : ouverture aux RPROG sous CHORUS de l'actualisation de la programmation ;
o 9 septembre : date limite de renseignement sous CHORUS des ReProP et d'envoi par le RPROG au RFFIM de la note d'explication de chaque ReProP proposée ;
o 16 septembre : enregistrement par le RFFIM de l'actualisation de la programmation sous CHORUS (après éventuels échanges avec les RPROG) ;
o Pour mémoire : 17 septembre : constitution des comptes-rendus de gestion par le RFFIM et chaque RPROG (cf partie IV).
- Actualisation de la programmation n°3 :
o 14 octobre : ouverture aux RPROG sous CHORUS de l'actualisation de la programmation ;
o 21 octobre : date limite de renseignement sous CHORUS des ReProP et d'envoi par le RPROG au RFFIM de la note d'explication de chaque ReProP proposée ;
o 25 octobre : enregistrement par le RFFIM de l'actualisation de la programmation sous CHORUS (après éventuels échanges avec les RPROG).

IV - Suivi de l'exécution budgétaire

Afin de permettre un suivi partagé de l'évolution de l'exécution budgétaire, un tableau de suivi (cf. annexe 3) est envoyé dans le courant de la première semaine de chaque mois par le RFFIM à chaque RPROG. Pour l'année 2013, l'envoi du premier tableau de suivi sera réalisé sur la base des données d'exécution du mois de mars. Ce tableau de suivi retrace l'exécution pour le programme mois après mois.
Le RPROG renvoie le tableau de suivi complété avec ses observations au RFFIM avant le 15 de chaque mois.
De plus, des réunions entre le RPROG et le RFFIM sont mises en place tous les deux mois pendant le premier semestre puis chaque mois à partir du mois de septembre (pas de réunion pendant les mois de juillet et août). Basées sur l'analyse des tableaux de suivi de l'exécution, ces réunions doivent permettre d'échanger sur l'exécution au fil de l'eau, les prévisions d'exécution pour la fin d'année, la comparaison entre la programmation en vigueur et les prévisions d'exécution et les éventuelles conséquences des écarts à anticiper (identification d'impasses à venir par exemple).
Pour 2013, le calendrier prévisionnel des réunions RPROG/RFFIM est le suivant :
- entre le 23 et le 26 avril ;
- entre le 25 et le 28 juin ;
- entre le 17 et le 20 septembre ;
- entre le 22 et le 25 octobre ;
- entre le 19 et le 22 novembre.
Vous trouverez en annexe les calendriers indicatifs détaillés pour chaque programme (cf. annexe 4).

V - Comptes-rendus de gestion

Le décret GBCP prévoit l'envoi au CBCM de deux comptes-rendus de gestion (CRG) pour chaque programme et chaque BOP dans l'année, avant le 15 mai et avant le 15 septembre.
Le CRG de mai est basé sur les données d'exécution au 30 avril et le CRG de septembre est basé sur les données d'exécution au 31 août.
Pour 2013, et par dérogation, les CRG seront à faire parvenir au CBCM avant le 21 mai (CRG n°1) et avant le 20 septembre (CRG n°2).
Les CRG sont constitués d'un tableau et d'une note d'accompagnement. Le tableau (cf. annexe 5) reprend les données issues de l'actualisation de la programmation, les données relatives à l'exécution du mois précédent et indique la prévision d'exécution jusqu'en fin d'année.
Le RFFIM pré remplit le tableau du CRG avec les données d'exécution du mois précédent, la programmation actualisée et la programmation à l'année n+1. Il envoie ce tableau complété au RPROG qui vérifie les données pré remplies (et les modifient en cas de besoin) et complète la prévision d'exécution jusqu'au 31/12. Au plus tard les 15 mai et 13 septembre 2013, le RPROG renvoie au RFFIM le tableau complété accompagné d'une note reprenant les éléments d'explication.

L'entrée en vigueur du décret fixant de nouvelles procédures budgétaires et le passage à l'outil interministériel CHORUS conduisent le MAAF à adapter ses dispositifs de suivi de la programmation et de suivi d'exécution.
J'attire votre attention sur l'importance de respecter les procédures prévues ainsi que les délais (qui, pour certains, sont réglementés) compte-tenu des enjeux portés.
Le Bureau du Budget et des Opérateurs se tient à votre disposition pour vous aider dans ces travaux.

ANNEXES

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