MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L'AGROALIMENTAIRE ET DE LA FORÊT

Objet : Bilan 2013 de l'État / Organisation des travaux avec les établissements publics sous tutelle relevant de la mission AAFAR / Processus de réconciliation des dettes et créances réciproques entre l'État et ses opérateurs au 31 décembre 2013.
Bases juridiques : Loi organique relative aux lois de finances.
Mots-clés : AAFAR, réconciliation, établissement public sous tutelle, ajustement

La procédure de réconciliation des dettes et créances entre l'État et ses entités contrôlées est conduite annuellement à l'occasion des travaux de fin d'exercice (TFE). Elle permet de s'assurer que les éléments comptabilisés dans les comptes des différentes entités concernant des opérations réciproques sont cohérents et, le cas échéant, de prendre les mesures correctives nécessaires.

Les établissements publics sous tutelle relevant de la mission AAFAR concernés par la présente note de service sont les suivants : l'ANSES, l'ASP, France Agrimer, l'IFCE, l'ODEADOM et l'ONF.

Cette procédure revêt une importance toute particulière eu égard aux enjeux qu'elle représente en matière de qualité et de certification des comptes de l'État et de ses établissements.
Les travaux de réconciliation présentés dans ce guide feront ainsi l'objet de contrôles spécifiques menés par le Service de contrôle budgétaire et comptable ministériel (SCBCM) et précisés dans son propre plan de contrôle.

→ Deux grandes nouveautés pour le processus de réconciliation 2013 :

□ Les tableaux d'ajustement, jusque-là répartis en 4 annexes selon le type d'opération, sont désormais rassemblés dans une annexe unique (annexe 5) au sein de laquelle un espace spécifique est prévu pour chaque type d'opération (SCSP, dotations en fonds propres, transferts indirects,...). Cette fusion des anciennes annexes permet non seulement de simplifier les échanges par l'envoi d'un document unique, mais également d'assurer la remontée exhaustive des données.

 L'avis CNoCP n°2013-05 du 5 juillet 2013 indique que les travaux d'inventaire relatifs au rattachement à l'exercice des opérations de dispositifs d'intervention pour compte propre (anciennement appelés " non transparents ") devront suivre la même logique que ceux de l'État à partir de l'exercice 2014. Toutefois, la mise en œuvre de cette réforme peut être anticipée et effectuée dès la prochaine clôture. Les différents cas possibles sont évoqués dans ce guide (cf. annexe 2).

. Organisation et déroulement des travaux de réconciliation

Les acteurs et leurs rôles respectifs dans la procédure de réconciliation sont rappelés en annexe 1. La nature des opérations de réconciliation est détaillée en annexe 2.
L'attention est attirée sur la distinction effectuée dans ces annexes entre trois catégories d'entités :
 les établissements gérant des dispositifs transparents (exclusivement ou pas) dont les décrets de gouvernance prévoient la traçabilité budgétaire : l'ASP, France Agrimer et l'ODEADOM ;
 les autres établissements gérant des dispositifs transparents
 les entités qui perçoivent essentiellement des SCSP.

Les travaux de réconciliation avec les établissements relevant de la mission AAFAR se déroulent de la façon suivante :

1. Le SAFSL (Bureau du Budget et des Opérateurs - BBO) initie et complète les tableaux de réconciliation annexés au présent guide, pour les éléments relatifs aux SCSP, et les transmet aux établissements concernés pour qu'ils les complètent.

2. dès réception des tableaux initiés par le ministère, les établissements les complètent à leur tour, les signent et les retournent au ministère (DGPAAT ou DGAL) ;

3. il appartient simultanément aux établissements de transmettre les informations nécessaires à la comptabilisation dans les comptes de l'État d'opérations dont le ministère n'a pas connaissance au préalable.
Il est impératif que le ministère et les établissements précisent pour chaque opération le programme budgétaire ⁽¹⁾ concerné et décomposent par programme :
- les sommes versées (charges de l'exercice hors inventaire) ;
- les CAP ;
- les provisions pour charges ;
- les engagements hors bilan.

ð Cas particulier des entités relevant de plusieurs ministères
Dans les situations de tutelle partagée (entités contrôlées intervenant sur des programmes ministériels différents), chaque SCBCM ne devra inscrire que les seules opérations relevant de son assignation, et veillera à ce que l'entité ne recense que les données afférentes au ministère considéré.
Afin de faciliter le travail de l'entité en relation financière avec plusieurs ministères différents, l'annexe 6 peut être utilisée pour les entités ayant des relations avec plusieurs ministères. A réception de l'annexe 6, le ministère sélectionnera les opérations qui le concernent et qui entrent dans le périmètre des travaux défini dans la cartographie (annexe 3). Cette annexe 6 a plus généralement vocation à faciliter la circulation de l'information notamment entre les DCM. Cette annexe doit être retournée au format Excel et ne remplace en aucun cas l'annexe 5.

. Calendrier et dossier justificatif

Une fois les travaux de réconciliation achevés, il appartient au SAFSL :
- de centraliser l'ensemble des originaux des annexes 5 et 6 complétées et signées par les deux parties afin de constituer le dossier justificatif ;
- d'adresser deux jeux complets de ces mêmes annexes au SCBCM :
o un au format PDF contenant les signatures de chaque responsable ;
o l'autre au format Excel afin de faciliter la constitution de tableaux synthétiques pour le dossier thématique.
Par ailleurs, les opérateurs recevront copies de chaque tableau définitif.

Le dossier justificatif doit être disponible à tout moment dans les entités contrôlées et dans les services ordonnateurs de l'État, notamment dans le cadre de la certification des comptes par la Cour. Il doit comprendre les pièces justificatives à l'origine des écritures (convention, demande de remboursement ...) citées dans les tableaux d'ajustement et/ou les restitutions issues de Chorus.

Point d'attention :

Le respect des délais impartis est une priorité afin d'assurer la bonne tenue des comptes de l'Etat.

( 1) ou le domaine fonctionnel (DF) si la précision est souhaitée pour les entités ayant des opérations concernant plusieurs DF sur un même programme.

Annexe7 ods

ANNEXES

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