MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L'AGROALIMENTAIRE ET DE LA FORÊT

Objet : Bilan 2013 de l'État / Organisation des travaux avec les entités contrôlées du programme 142 / Processus de réconciliation des dettes et créances réciproques entre l'État et ses opérateurs au 31 décembre 2013.
Bases juridiques : Loi organique relative aux lois de finances.
Mots-clés : programme 142, réconciliation, dette, créance, opérateurs

La procédure de réconciliation des dettes et créances entre l'État et ses entités contrôlées est conduite annuellement à l'occasion des travaux de fin d'exercice (TFE). Elle permet de s'assurer que les éléments comptabilisés dans les comptes des différentes entités concernant des opérations réciproques sont cohérents et, le cas échéant, de prendre les mesures correctives nécessaires.

Cette procédure revêt une importance toute particulière eu égard aux enjeux qu'elle représente en matière de qualité et de certification des comptes de l'État et de ses établissements.
Les travaux de réconciliation présentés dans ce guide et ses annexes feront ainsi l'objet de contrôles spécifiques menés par le Service de contrôle budgétaire et comptable ministériel (SCBCM) et précisés dans son propre plan de contrôle.

1- Organisation et déroulement des travaux de réconciliation

Les acteurs et leurs rôles respectifs dans la procédure de réconciliation sont rappelés en annexe 1. La nature des opérations de réconciliation est détaillée en annexe 2.

Les travaux de réconciliation avec les établissements relevant de la tutelle de la DGER se déroulent de la façon suivante :

1. La DGER initie et complète les tableaux d'ajustement annexés au présent guide pour les éléments dont elle a connaissance, et les transmet au fil de l'eau aux entités contrôlées concernées (12 établissements d'enseignement supérieur et l'IRSTEA) pour corroboration.

2. Dès réception des tableaux initiés par le ministère, les entités contrôlées les complètent à leur tour, corroborant ou non les données pré renseignées, les signent et les retournent au ministère ;

3. Simultanément il appartient aux entités contrôlées de transmettre les informations nécessaires à la comptabilisation dans les comptes de l'État d'opérations dont le ministère n'a pas connaissance au préalable.
Il est impératif que le ministère et les entités contrôlées précisent pour chaque opération le programme budgétaire ⁽¹⁾ concerné et décomposent par programme :
- les sommes versées (charges de l'exercice hors inventaire) ;
- les charges à payer ;
- les provisions pour charges ;
- les engagements hors bilan.

¡ Cas particulier des entités relevant de plusieurs ministères (IRSTEA)

Dans les situations de tutelle partagée (entités contrôlées intervenant sur des programmes ministériels différents), chaque SCBCM ne devra inscrire que les seules opérations relevant de son assignation, et veillera à ce que l'entité ne recense que les données afférentes au ministère considéré.
Afin de faciliter le travail des entités en relation financière avec différents ministères, l'annexe 6 peut être utilisée. A réception de l'annexe 6, le ministère sélectionnera les opérations qui le concernent et qui entrent dans le périmètre des travaux défini dans la cartographie (annexe 3). Cette annexe 6 a plus généralement vocation à faciliter la circulation de l'information notamment entre les DCM. Cette annexe doit être retournée au format Excel et ne remplace en aucun cas l'annexe 5.

2- Calendrier et dossier justificatif :

Une fois les travaux de réconciliation achevés, il appartient au bureau de la réglementation comptable et du contrôle interne (BRCCI), sur la base des transmissions réalisées par la DGER :
- de centraliser l'ensemble des originaux des tableaux d'ajustement complétés et signés par les deux parties afin de constituer le dossier justificatif ;
- d'adresser deux jeux complets de ces mêmes tableaux d'ajustement au SCBCM :
o un au format PDF contenant les signatures de chaque responsable ;
o l'autre au format Excel afin de faciliter la constitution de tableaux synthétiques pour le dossier thématique.
Par ailleurs, les entités contrôlées recevront copie de chaque tableau définitif.

Le dossier justificatif doit être disponible à tout moment dans les entités contrôlées et dans les services ordonnateurs de l'État, notamment dans le cadre de la certification des comptes par la Cour. Il doit comprendre les pièces justificatives à l'origine des écritures (convention, demande de remboursement ...) citées dans les tableaux d'ajustement et/ou les restitutions issues de Chorus.

( 1) ou le domaine fonctionnel si la précision est souhaitée pour les entités ayant des opérations concernant plusieurs domaines fonctionnels sur un même programme.

ANNEXES

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