MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L'AGROALIMENTAIRE ET DE LA FORÊT

Objet : bilan annuel de clôture de l'Etat. Comptabilisation des opérations relatives aux bourses sur critères sociaux (BCS) du PGM 143 et aux bourses allouées aux étudiants de l'enseignement supérieur agricole du PGM 142, et aux subventions aux établissements d'enseignement agricole privés (PGM 143).
Bases juridiques : loi organique n° 2001-692 du 1^er août 2001 relative aux lois de finances / Note de service DGER/SDPOFE/N2012-2093 du 8 août 2012 relative aux bourses nationales de l'enseignement agricole public et privé sous contrat - formation initiale - année scolaire 2012 - 2013 / Note de service DGER/SDESR/SDPOFE/C2012-2011 du 9 octobre 2012 relative aux bourses nationales d'enseignement supérieur agricole court et long - Etablissements publics et privés sous contrat - Formation initiale - Année universitaire 2012 - 2013.
Résumé : La présente note de service a pour objet de préciser les règles de comptabilisation au bilan de l'Etat des subventions versées aux établissements d'enseignement agricole privés sous contrat et des bourses sur critères sociaux versées aux élèves de l'enseignement agricole secondaire et supérieur court des établissements publics et privés sous contrat (programme 143) et aux étudiants de l'enseignement supérieur agricole (programme 142).
Il convient de noter qu'à compter des comptes de 2012, les normes comptables de l'Etat n° 2, 12 et 13 applicables en matière de dispositifs d'intervention pluriannuels sont modifiées. Le critère pour comptabiliser soit un passif (dette ou provision), soit un engagement hors bilan est fondé sur la notion de condition.
Ainsi, si l'ensemble des conditions nécessaires à la constitution du droit du bénéficiaire est réuni à la date de la clôture, il conviendra d'enregistrer une provision si le montant du droit est estimatif et susceptible d'évoluer ou une charge à payer s'il est certain. Si l'ensemble des conditions nécessaires à la constitution du droit du bénéficiaire n'est pas réuni à la date de clôture, une écriture d'engagement hors bilan devra être enregistrée.
S'agissant des bourses sur critères sociaux (BCS), le principe est la comptabilisation en engagements hors bilan (EHB) des bourses dues au-delà du 1^er trimestre de l'année scolaire 2012 / 2013. La comptabilisation de charges à payer (CAP) au titre des BCS doit rester exceptionnelle.
Pour ce qui concerne les subventions versées aux établissements d'enseignement agricole privés sous contrat, les règles sont inchangées par rapport à 2011 : comptabilisation en CAP des subventions dues au titre du 1^er trimestre de l'année scolaire 2012 / 2013 et non payées, et en provisions pour charges des subventions dues au titre des 2^ème et 3^ème trimestres de l'année scolaire 2012 / 2013.
Mots-clés : bilan, provisions pour charges, charges à payer, engagements hors bilan, bourses, financement des établissements d'enseignement agricole privés.

Plan de la note de service :

I - Rappel des notions de provisions pour charges et de charges à payer.

A. Les provisions pour charges.
B. Les charges à payer (CAP).
C. Les engagements hors bilan (EHB).

II - Le mode de comptabilisation des bourses sur critères sociaux.

A. Les principes.
B. Les contrôles à effectuer.
C. Les acteurs.

III - Le mode de comptabilisation des subventions aux établissements d'enseignement agricole privés.

A. Les principes.
B. Les contrôles à effectuer.
C. Les acteurs.

IV - La saisie des données.

Note : Les éléments nouveaux par rapport à la circulaire relative à la clôture 2011 apparaissent en surligné.

La comptabilisation des bourses sur critères sociaux (BCS) attribuées aux élèves de l'enseignement agricole secondaire des établissements publics et privés sous contrat et aux étudiants de l'enseignement supérieur agricole court et long des établissements publics et privés sous contrat, ainsi que des financements des établissements d'enseignement agricole privés sous contrat, ont suscité de nombreuses interrogations à l'occasion de l'élaboration des bilans 2010 et 2011 et feront encore l'objet d'une attention particulière de la Cour des comptes.
Ces financements (bourses sur critères sociaux et subventions aux établissements privés) peuvent générer trois types d'écritures comptables : charges à payer (CAP), provisions pour charges ou engagements hors bilan (EHB).

L'objet de la présente note est de préciser les règles à respecter pour l'élaboration du bilan 2012.

I - Rappel des notions de charges à payer et de provisions pour charges.

A. Les charges à payer (CAP).

Les charges à payer correspondent aux opérations de dépense qui, au 31 décembre de l'année N :
- ont fait l'objet d'un service fait (par exemple, dans le cas d'une subvention, l'acte attributif notifié de crédits de paiement, constitue le fait générateur du rattachement des charges à l'exercice) ;
- mais n'ont pas été payées pour diverses raisons (pièces justificatives manquantes, refus du comptable assignataire, absence de crédits de paiement, clôture de l'exercice, etc.).
Les charges à payer sont des dettes précises, dont le montant ou l'échéance ne présente qu'un faible degré d'incertitude.

B. Les provisions pour charges.

Les provisions correspondent aux opérations de dépenses au 31 décembre de l'année N pour lesquelles les trois conditions suivantes sont requises :
- il existe une obligation de l'Etat vis-à-vis de tiers (personne physique ou morale) soit juridique (contractuelle, légale ou réglementaire), soit reconnue par l'Etat (résultant d'une politique affichée ou d'une déclaration autorisée suffisamment explicite) ;
- le montant de l'obligation peut être estimé de façon fiable ;
- une sortie de ressources probable ou certaine sera nécessaire pour éteindre cette obligation sans contrepartie attendue pour l'Etat.

C. Les engagements hors bilan (EHB).

Les engagements hors bilan correspondent à des obligations potentielles de l'Etat. En ce qui concerne les interventions, il s'agit de transferts pour lesquels l'ensemble des conditions nécessaires à la constitution du droit du bénéficiaire n'est pas réalisé à la date de clôture des comptes.

II - Le mode de comptabilisation des bourses sur critères sociaux.

A. Les principes.

Les engagements juridiques (EJ) relatifs aux bourses sur critères sociaux (BCS) utilisent le flux 3. S'agissant du programme 143, ils sont déversés automatiquement dans Chorus depuis l'application métier " Luciole " ⁽¹⁾

Le flux 3, qui permet de ne pas matérialiser le service fait (SF) par une transaction dédiée dans Chorus, autorise la certification du SF concomitamment à la demande de paiement (DP). L'utilisation de ce flux permet également de ne pas générer dans Chorus de CAP automatiques ⁽²⁾
Au 31 décembre 2012, il convient de comptabiliser au titre du bilan 2012, à partir des arrêtés des DRAAF ⁽³⁾ (autorités académiques) validant les décisions des commissions régionales d'attribution des bourses réunies pour l'année scolaire 2012 / 2013 ou des décisions des directeurs des établissements d'enseignement supérieur qui ont reçu délégation, en engagements hors bilan, les bourses dues au-delà du 1^er trimestre de l'année scolaire en cours 2012 / 2013.
S'agissant des bourses accordées pour une durée supérieure à une année scolaire (exemple des bourses de l'enseignement secondaire technique agricole qui sont accordées pour toute la durée de la scolarité (au maximum 3 ans)), les règles ci-dessus s'appliquent non seulement pour l'année scolaire en cours mais également pour la durée de la formation restant à courir. Les services régionaux doivent donc enregistrer, après application d'un taux unique de sortie de 3,5 % ⁽⁴⁾ un engagement hors bilan pour la période de scolarité restant à accomplir au-delà du niveau d'études en cours.

Il ne devrait pas y avoir, s'agissant des bourses sur critères sociaux, de comptabilisation de CAP. Les seules CAP qui pourraient être comptabilisées ne peuvent résulter que de situations atypiques qu'il conviendra de justifier.
Les bourses sur critères sociaux relèvent de la sous action 40 du programme 143 (domaine fonctionnel 143-03-01 dans Chorus) et de la sous action 15 du programme 142 (domaine fonctionnel 142-01-06 dans Chorus).

B. Les contrôles à effectuer.

Les contrôles à effectuer portent sur :
- la reprise intégrale des engagements hors bilan figurant en balance d'entrée 2012 au titre des bourses sur critères sociaux ⁽⁵⁾
- la présence d'une écriture en engagement hors bilan : son absence signifierait qu'un engagement de l'Etat pris en 2012 mais portant en partie sur l'exercice 2013 n'a pas été traduit dans les comptes.
- concernant le montant de l'engagement hors bilan enregistré au titre de l'année scolaire 2012 / 2013, même s'il existe des éléments induisant une variabilité des bases, un contrôle de cohérence, en ordre de grandeur, peut être réalisé : environ 8/12^ème des crédits de paiement versés en 2012.
- l'intégration du taux unique national de sortie de 3,5 % pour le calcul des engagements hors bilan relatifs aux années de formations restant à accomplir au-delà de l'année scolaire en cours.

C. Les acteurs.

Les engagements hors bilan sont saisis dans Chorus au niveau local par les Centres de Prestations Comptables Mutualisées (CPCM), à partir des données transmises par les services régionaux (DRAAF ou DAAF), elles-mêmes issues de l'application " Luciole ".
Le CPCM transmet ensuite au comptable local, responsable de la validation du montant et de la comptabilisation de l'engagement hors bilan.

III - Le mode de comptabilisation des subventions aux établissements d'enseignement agricole privés.

A. Les principes.

Au 31 décembre 2012, il convient de comptabiliser au titre du bilan 2012, à partir des actes attributifs suivants :
- pour les subventions aux établissements d'enseignement agricole privés du temps plein et du rythme approprié : le contrat ou son avenant et les effectifs élèves des " bordereaux scolagri " d'octobre 2012 signés pour l'année scolaire 2012 / 2013 ;
- pour les subventions " article 44 " : le bordereau de rentrée scolaire 2012 ;
 en charges à payer : les subventions dues au titre du 1^er trimestre de l'année scolaire 2012 / 2013 (c'est-à-dire ayant donné lieu à une notification à un établissement) mais non versées, y compris pour cause d'insuffisance de crédits.
 en provisions pour charges :
 pour les établissements privés du temps plein (TP) : 8/12^èmes de la subvention due au titre de l'année scolaire 2012 / 2013, calculée sur la base des effectifs d'octobre 2012 ;
 pour les établissements privés du rythme approprié (RA) : 8/12^èmes de la subvention due au titre de l'année scolaire 2012 / 2013 calculée sur la base des effectifs d'octobre 2012.
A noter que, conformément aux termes de la lettre conjointe SG/SAFSL - DGER - CBCM du 9 octobre dernier, le nouveau dispositif entrant en vigueur au 1^er janvier 2013 et instaurant une gestion par année civile des subventions allouées aux établissements privés (gestion dite en AE = CP), ne change rien s'agissant des travaux d'inventaire.
Les subventions aux établissements privés sous contrat relèvent du programme 143 : domaine fonctionnel 143-02-03 dans Chorus pour les établissements du rythme approprié, domaine fonctionnel 143-02-06 dans Chorus pour les établissements privés du temps plein, domaine fonctionnel 143-02-07 dans Chorus pour les subventions " article 44 ".

B. Les contrôles à effectuer.

Les charges à payer peuvent exister pour les subventions aux établissements en raison :
- d'indisponibilité de CP en fin d'année ;
- de situations spécifiques. Dans ces cas, il convient que les services puissent fournir tous les justificatifs pour pouvoir procéder au pré-enregistrement d'une demande de paiement (DP) dans Chorus avec échéance sur 2012 et correspondant au montant de la CAP.

Pour les provisions pour charges :
- celles enregistrées au titre de 2011 doivent être entièrement reprises ;
- une dotation aux provisions doit être enregistrée dans Chorus pour les 8/12^ème de la subvention 2012 / 2013.

C. Les acteurs.

Les provisions sont saisies dans Chorus au niveau local par les CPCM qui les transmettent ensuite au comptable local, responsable de la validation du montant et de la comptabilisation de la provision.
Les éventuelles CAP feront l'objet d'une transmission au CPCM qui devra saisir une DP préenregistrée avec date d'échéance en 2012 afin de générer des charges à payer " complémentaires " (la DP devra impérativement rester au statut " préenregistrée " pour ne pas être adressée dans le workflow du comptable).

IV - La saisie des données.

Dans le respect des échéances nationales rappelées dans les guides des travaux d'inventaire disponibles sur NOCIA et des éventuelles échéances locales, les provisions pour charges (situation au 31/12/2012) devront être saisies par le CPCM de votre région dans l'application Chorus. Elles doivent être validées par le responsable de rattachement.
Les charges à payer correspondront aux DP préenregistrées saisies également par le CPCM mais non validées. Elles seront comptabilisées selon la procédure des charges à payer complémentaires.
Les dossiers justificatifs correspondants devront être transmis au CPCM.

( 1) L'instruction des dossiers doit s'effectuer à l'aide du logiciel LUCIOLE qui est le seul outil de référence pour les BCS.

( 2) Lors de l'enregistrement d'une certification du service fait dans CHORUS, la charge est constatée en contrepartie d'un compte de facture non parvenue (408). Les services faits certifiés non facturés en fin d'année, c'est-à-dire les services faits pour lesquels le comptable n'a pas comptabilisé la facture du fournisseur, constituent les charges à payer "automatiques ".

( 3) Les bourses sur critères sociaux sont attribuées pour la durée de la scolarité par le DRAAF. La note de service 2007-2073 du 30 mai 2007 (guide de procédure) définit, d'une part, le rôle de chaque acteur impliqué dans la gestion des bourses et, d'autre part, le rôle des commissions régionales et départementales.

( 4) Ce taux est censé représenter la part des élèves qui perdent le droit à bourses au cours de leur scolarité (redoublement, absentéisme...).

( 5) Pour tenir compte des modifications des normes comptables, les DDFiP vont procéder à l'annulation des provisions enregistrées en 2011 et les reclasser en engagements hors bilan (EHB) en balance d'entrée 2012. Sur cette opération, seuls les services de la DGFiP sont habilités à intervenir.

HAUT