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MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L'AGROALIMENTAIRE ET DE LA FORÊT
SECRÉTARIAT GÉNÉRAL Service des affaires financières, sociales et logistiques Sous-direction des affaires budgétaires et comptables Bureau de la réglementation comptable et du contrôle interne Adresse : 78 rue de Varenne - 75349 Paris 07 SP Suivi
par : |
DIRECTION GÉNÉRALE DE L'ENSEIGNEMENT ET DE LA RECHERCHE Adresse : 1 ter avenue de Lowendal |
CONTRÔLE BUDGÉTAIRE ET COMPTABLE MINISTÉRIEL Département comptable
ministériel |
NOTE DE SERVICE |
Date de mise en application : immédiate Nombre d'annexes : 7 |
Le ministre de l'agriculture, de
l'agroalimentaire et de la forêt |
Objet : Bilan 2013 de
l'État / Organisation des travaux avec les entités
contrôlées du programme 142 / Processus de
réconciliation des dettes et créances réciproques
entre l'État et ses opérateurs au 31 décembre
2013.
Bases juridiques : Loi organique relative aux lois de
finances.
Mots-clés : programme 142, réconciliation, dette,
créance, opérateurs
DESTINATAIRES |
Mesdames et Messieurs |
La procédure de réconciliation des dettes et créances entre l'État et ses entités contrôlées est conduite annuellement à l'occasion des travaux de fin d'exercice (TFE). Elle permet de s'assurer que les éléments comptabilisés dans les comptes des différentes entités concernant des opérations réciproques sont cohérents et, le cas échéant, de prendre les mesures correctives nécessaires.
Cette
procédure revêt une importance toute particulière eu
égard aux enjeux qu'elle représente en matière de
qualité et de certification des comptes de l'État et de
ses établissements.
Les travaux de réconciliation présentés dans ce
guide et ses annexes feront ainsi l'objet de contrôles
spécifiques menés par le Service de contrôle
budgétaire et comptable ministériel (SCBCM) et
précisés dans son propre plan de
contrôle.
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1- Organisation et déroulement des travaux de réconciliation
Les acteurs et leurs rôles respectifs dans la procédure de réconciliation sont rappelés en annexe 1. La nature des opérations de réconciliation est détaillée en annexe 2.
Les travaux de réconciliation avec les établissements relevant de la tutelle de la DGER se déroulent de la façon suivante :
1. La DGER initie et complète les tableaux d'ajustement annexés au présent guide pour les éléments dont elle a connaissance, et les transmet au fil de l'eau aux entités contrôlées concernées (12 établissements d'enseignement supérieur et l'IRSTEA) pour corroboration.
2. Dès réception des tableaux initiés par le ministère, les entités contrôlées les complètent à leur tour, corroborant ou non les données pré renseignées, les signent et les retournent au ministère ;
3. Simultanément il
appartient aux entités contrôlées de transmettre les
informations nécessaires à la comptabilisation dans les
comptes de l'État d'opérations dont le ministère n'a
pas connaissance au préalable.
Il est impératif que le ministère et les entités
contrôlées précisent pour chaque opération le
programme budgétaire (1) concerné et
décomposent par programme :
- les sommes versées (charges de l'exercice hors inventaire)
;
- les charges à payer ;
- les provisions pour charges ;
- les engagements hors bilan.
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¡ Cas particulier des entités relevant de plusieurs ministères (IRSTEA)
Dans les situations de tutelle
partagée (entités contrôlées intervenant sur
des programmes ministériels différents), chaque SCBCM ne
devra inscrire que les seules opérations relevant de son
assignation, et veillera à ce que l'entité ne recense que
les données afférentes au ministère
considéré.
Afin de faciliter le travail des entités en relation
financière avec différents ministères, l'annexe 6
peut être utilisée. A réception de l'annexe 6, le
ministère sélectionnera les opérations qui le
concernent et qui entrent dans le périmètre des travaux
défini dans la cartographie (annexe 3). Cette annexe 6 a plus
généralement vocation à faciliter la circulation de
l'information notamment entre les DCM. Cette annexe doit
être retournée au format Excel et ne remplace en aucun
cas l'annexe 5.
2- Calendrier et dossier justificatif :
Une fois
les travaux de réconciliation achevés, il appartient au
bureau de la réglementation comptable et du contrôle
interne (BRCCI), sur la base des transmissions réalisées
par la DGER :
- de centraliser l'ensemble des originaux des tableaux d'ajustement
complétés et signés par les deux parties afin de
constituer le dossier justificatif ;
- d'adresser deux jeux complets de ces mêmes
tableaux d'ajustement au SCBCM :
o un au format PDF contenant les signatures de chaque responsable
;
o l'autre au format Excel afin de faciliter la constitution de
tableaux synthétiques pour le dossier thématique.
Par ailleurs, les entités contrôlées recevront copie
de chaque tableau définitif.
Le dossier justificatif doit être disponible à tout moment dans les entités contrôlées et dans les services ordonnateurs de l'État, notamment dans le cadre de la certification des comptes par la Cour. Il doit comprendre les pièces justificatives à l'origine des écritures (convention, demande de remboursement ...) citées dans les tableaux d'ajustement et/ou les restitutions issues de Chorus.
Date |
Opérations |
29 novembre 2013 |
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Janvier 2014 |
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Février 2014 |
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Le respect des délais impartis étant une priorité afin d'assurer la bonne tenue des comptes de l'Etat, nous vous remercions de veiller au bon déroulement de ce chantier. |
Le directeur des affaires
financières, sociales et logistiques |
La directrice générale de
l'enseignement et de la recherche |
Le Contrôleur budgétaire et
comptable ministériel |
( 1) ou le domaine fonctionnel si la précision est souhaitée pour les entités ayant des opérations concernant plusieurs domaines fonctionnels sur un même programme.