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MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L'AGROALIMENTAIRE ET DE LA FORÊT

SECRÉTARIAT GÉNÉRAL

Service des affaires financières, sociales et logistiques

Sous-direction des affaires budgétaires et comptables

Bureau de la réglementation comptable et du contrôle interne

Adresse : 78 rue de Varenne - 75349 Paris 07 SP

Suivi par :
Murielle Abattu-Demagny
Tél. : 01 49 55 56 64
murielle.abattu-demagny@agriculture.gouv.fr

DIRECTION GÉNÉRALE DE L'ENSEIGNEMENT ET DE LA RECHERCHE

Adresse : 1 ter avenue de Lowendal
75700 Paris 07 SP
Suivi par :
Mission des affaires générales
Clément Teissèdre
Tél. : 01 49 55 46 26
clement.teissedre@agriculture.gouv.fr
Service de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation
Laurent Jacquiau
Tél. : 01 49 55 47 69
laurent.jacquiau@agriculture.gouv.fr

CONTRÔLE BUDGÉTAIRE ET COMPTABLE MINISTÉRIEL

Département comptable ministériel

Adresse : 78 rue de Varenne
75349 Paris 07 SP

Suivi par : Isabelle Vandiedonck / Vincent Ducat
Tél : 01 49 55 44 64 /
01 49 55 51 30
isabelle.vandiedonck@agriculture.gouv.fr
vincent.ducat@agriculture.gouv.fr

NOTE DE SERVICE
SG/SAFSL/SDABC/N2013-1532
DGER/N2013-2165
Date: 18 décembre 2013

 

Date de mise en application : immédiate

Nombre d'annexes : 7
Annexe 1 : Les acteurs de la réconciliation et leur rôle respectif

Annexe 2 : La nature des opérations concernées par la réconciliation
Annexe 3 : Cartographie des entités contrôlées à enjeux ;
Annexe 4 : Logigramme des modalités de réconciliation des dettes et créances réciproques entre l'Etat et ses opérateurs au 31/12/2013 ;
Annexe 5 :
Tableau de réconciliation ;
Annexe 6 :
Relations financières avec plusieurs ministères
Annexe 7 :
Relations budgétaires et comptables Etat - entité contrôlée

Le ministre de l'agriculture, de l'agroalimentaire et de la forêt
à
Mesdames et Messieurs
les dirigeants des établissements
publics sous tutelle du programme 142,
les agents comptables.

 

Objet : Bilan 2013 de l'État / Organisation des travaux avec les entités contrôlées du programme 142 / Processus de réconciliation des dettes et créances réciproques entre l'État et ses opérateurs au 31 décembre 2013.
Bases juridiques : Loi organique relative aux lois de finances.
Mots-clés :
programme 142, réconciliation, dette, créance, opérateurs

DESTINATAIRES

Mesdames et Messieurs
- les dirigeants des établissements publics sous tutelle du programme 142,
- les agents comptables.

 

La procédure de réconciliation des dettes et créances entre l'État et ses entités contrôlées est conduite annuellement à l'occasion des travaux de fin d'exercice (TFE). Elle permet de s'assurer que les éléments comptabilisés dans les comptes des différentes entités concernant des opérations réciproques sont cohérents et, le cas échéant, de prendre les mesures correctives nécessaires.

Cette procédure revêt une importance toute particulière eu égard aux enjeux qu'elle représente en matière de qualité et de certification des comptes de l'État et de ses établissements.
Les travaux de réconciliation présentés dans ce guide et ses annexes feront ainsi l'objet de contrôles spécifiques menés par le Service de contrôle budgétaire et comptable ministériel (SCBCM) et précisés dans son propre plan de contrôle.

  • Deux grandes nouveautés pour le processus de réconciliation 2013 :
    Les tableaux d'ajustement, jusque-là répartis en 4 annexes selon le type d'opération, sont désormais rassemblés dans une annexe unique (Annexe 5) au sein de laquelle un espace spécifique est prévu pour chaque type d'opération (SCSP, dotations en fonds propres, transferts indirects,...). Cette fusion des anciennes annexes permet non seulement de simplifier les échanges par l'envoi d'un document unique, mais également d'assurer la remontée exhaustive des données.

    L'intégration effective des dotations en fonds propres au périmètre de réconciliation. En effet, ces dépenses d'investissement versées à des entités contrôlées par l'État, qui relèvent budgétairement de la catégorie 72 " dotations en fonds propres ", impactent au niveau central le compte 26 " Participations " et feront l'objet d'une attention et d'un traitement particulier en période d'inventaire.

 

1- Organisation et déroulement des travaux de réconciliation

Les acteurs et leurs rôles respectifs dans la procédure de réconciliation sont rappelés en annexe 1. La nature des opérations de réconciliation est détaillée en annexe 2.

Les travaux de réconciliation avec les établissements relevant de la tutelle de la DGER se déroulent de la façon suivante :

1. La DGER initie et complète les tableaux d'ajustement annexés au présent guide pour les éléments dont elle a connaissance, et les transmet au fil de l'eau aux entités contrôlées concernées (12 établissements d'enseignement supérieur et l'IRSTEA) pour corroboration.

2. Dès réception des tableaux initiés par le ministère, les entités contrôlées les complètent à leur tour, corroborant ou non les données pré renseignées, les signent et les retournent au ministère ;

3. Simultanément il appartient aux entités contrôlées de transmettre les informations nécessaires à la comptabilisation dans les comptes de l'État d'opérations dont le ministère n'a pas connaissance au préalable.
Il est impératif que le ministère et les entités contrôlées précisent pour chaque opération le programme budgétaire (1) concerné et décomposent par programme :
- les sommes versées (charges de l'exercice hors inventaire) ;
- les charges à payer ;
- les provisions pour charges ;
- les engagements hors bilan.

  • Remarques importantes :
    L'annexe 5 ne doit pas être imprimée et complétée de façon manuscrite. Les montants doivent être directement renseignés dans le tableur afin que la synthèse nationale du service comptable de l'État (SCE) soit plus facile à produire. Ainsi, l'impression pour signature devra être effectuée après renseignement des données chiffrées et le document devra être transmis par les entités contrôlées au ministère au format papier signé et au format Excel complété.

    En cas de désaccord sur le montant, la colonne " écart " du tableau sera automatiquement renseignée. En cas d'écart persistant (justifié ou non), il convient d'expliquer cet écart dans la colonne M et de procéder aux éventuelles écritures de correction si une erreur est décelée.

¡ Cas particulier des entités relevant de plusieurs ministères (IRSTEA)

Dans les situations de tutelle partagée (entités contrôlées intervenant sur des programmes ministériels différents), chaque SCBCM ne devra inscrire que les seules opérations relevant de son assignation, et veillera à ce que l'entité ne recense que les données afférentes au ministère considéré.
Afin de faciliter le travail des entités en relation financière avec différents ministères, l'annexe 6 peut être utilisée. A réception de l'annexe 6, le ministère sélectionnera les opérations qui le concernent et qui entrent dans le périmètre des travaux défini dans la cartographie (annexe 3). Cette annexe 6 a plus généralement vocation à faciliter la circulation de l'information notamment entre les DCM. Cette annexe doit être retournée au format Excel et ne remplace en aucun cas l'annexe 5.

2- Calendrier et dossier justificatif :

Une fois les travaux de réconciliation achevés, il appartient au bureau de la réglementation comptable et du contrôle interne (BRCCI), sur la base des transmissions réalisées par la DGER :
- de centraliser l'ensemble des originaux des tableaux d'ajustement complétés et signés par les deux parties afin de constituer le dossier justificatif ;
- d'adresser deux jeux complets de ces mêmes tableaux d'ajustement au SCBCM :
o un au format PDF contenant les signatures de chaque responsable ;
o l'autre au format Excel afin de faciliter la constitution de tableaux synthétiques pour le dossier thématique.
Par ailleurs, les entités contrôlées recevront copie de chaque tableau définitif.

Le dossier justificatif doit être disponible à tout moment dans les entités contrôlées et dans les services ordonnateurs de l'État, notamment dans le cadre de la certification des comptes par la Cour. Il doit comprendre les pièces justificatives à l'origine des écritures (convention, demande de remboursement ...) citées dans les tableaux d'ajustement et/ou les restitutions issues de Chorus.

Date

Opérations

29 novembre 2013
(pour rappel, tous les opérateurs n'ont pas encore répondu)

  • Date limite posée par la circulaire DB/DGFIP du 5/08/2013 pour l'envoi par les opérateurs du tableau synthétique reprenant la qualification des dispositifs au DCM.
    Contrôle de la qualification des dispositifs par le DCM.

Janvier 2014

  • Travaux de fin d'exercice et travaux de réconciliation.
    Envoi aux opérateurs et au SAFSL des annexes pré-remplies par la DGER au plus tard le 10/01/2014.

    Pré-enregistrement des écritures d'inventaire.
    Transmission des annexes 5 et 6 par les opérateurs à la DGER au plus tard le 22/01/2014.
    Validation par le SAFSL des écritures d'inventaire au vu de l'annexe 5 transmise par les opérateurs au plus tard le 31/01/2014.

Février 2014

  • Le DCM envoi au bureau CE-1B de la Direction générale des finances publiques le dossier de réconciliation.

Le respect des délais impartis étant une priorité afin d'assurer la bonne tenue des comptes de l'Etat, nous vous remercions de veiller au bon déroulement de ce chantier.

Le directeur des affaires financières, sociales et logistiques
Christian LIGEARD

La directrice générale de l'enseignement et de la recherche
Mireille RIOU-CANALS

Le Contrôleur budgétaire et comptable ministériel
Hervé CHAZEAU

 

( 1) ou le domaine fonctionnel si la précision est souhaitée pour les entités ayant des opérations concernant plusieurs domaines fonctionnels sur un même programme.

ANNEXES

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